E-faktura od 2025 r.: obowiązki i regulacje BMF

Stand: 16.10.2026

Obowiązek stosowania e-faktury od 2025 r. i okresy przejściowe

Ustawą Wachstumschancengesetz (niemiecka ustawa o szansach wzrostu) w Niemczech od 1 stycznia 2025 r. wprowadzono obowiązek rozliczania określonych transakcji pomiędzy przedsiębiorcami mającymi siedzibę w kraju za pomocą ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Objęte są nim czynności podlegające opodatkowaniu, które nie są zwolnione z podatku od wartości dodanej na podstawie § 4 pkt 8–29 UStG (Umsatzsteuergesetz, niemiecka ustawa o podatku obrotowym/VAT).

Wprowadzenie e-faktury wiąże się z regulacjami przejściowymi. Ogólna regulacja przejściowa dotycząca wystawiania i przesyłania faktur kończy się z upływem 31 grudnia 2026 r. Wyłącznie dla przedsiębiorstw, których obrót w 2026 r. nie przekroczył 800 000 euro, zgodnie z § 27 ust. 38 UStG obowiązuje przedłużona regulacja przejściowa do 31 grudnia 2027 r.

Prawo wyboru wystawienia e-faktury przysługuje wyłącznie wystawcy faktury. Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca sam wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu i opodatkowane, od 1 stycznia 2025 r. musi być w stanie odbierać e-faktury oraz prawidłowo przechowywać je w formie elektronicznej.

Podstawy e-faktury według UStG

Niezmienione obowiązkowe dane na fakturze

Formalne elementy treści faktury zgodnie z § 14 ust. 4 zdanie 1 UStG pozostają bez zmian. Wymagane ustawowo dane muszą być zawarte w ustrukturyzowanej części faktury elektronicznej. Ponieważ techniczne wdrożenie w części praktyki sprawia trudności, administracja skarbowa przewidziała w tym zakresie rozszerzone regulacje przejściowe oraz zasady niekwestionowania.

Zakres zastosowania obowiązkowej e-faktury

Rozliczenie za pomocą e-faktury jest obowiązkowe, jeżeli świadczenie podlegające opodatkowaniu w kraju jest wykonywane przez krajowego przedsiębiorcę na rzecz innego krajowego przedsiębiorcy w rozumieniu § 14 ust. 2 zdanie 3 UStG i świadczenie to nie jest zwolnione z podatku na podstawie § 4 pkt 8–29 UStG.

E-fakturę należy sporządzać w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym zgodnym z serią norm EN 16931. Dopuszczalny jest zarówno czysty plik XML, jak i faktura hybrydowa, na przykład faktura ZUGFeRD z czytelnym dla człowieka plikiem PDF oraz osadzonym plikiem XML. ZUGFeRD od wersji 2.0.1, z wyjątkiem profili MINIMUM i BASIC-WL, opiera się na EN 16931 i tym samym należy do dopuszczalnych formatów.

Faktura musi zostać wystawiona, przesłana, odebrana i zarchiwizowana w tym ustrukturyzowanym formacie. Odbiorca świadczenia musi mieć możliwość jej dalszego elektronicznego przetwarzania; nie jest jednak zobowiązany do jego dokonania.

Brak dodatkowych obowiązków zgłoszeniowych do 2030 r.

Obecnie nie istnieją dalsze obowiązki zgłoszeniowe wobec administracji skarbowej. Od 1 lipca 2030 r. mają jednak zostać wprowadzone dodatkowe elektroniczne obowiązki raportowe.

Inne faktury i wyjątki

Faktury w innych formatach są uznawane za inne faktury. Obejmują one zarówno faktury papierowe, jak i faktury elektroniczne bez ustrukturyzowanego formatu, na przykład faktury telefaksowe lub same faktury PDF bez zintegrowanego pliku XML.

W odniesieniu do świadczeń wykonanych do 31 grudnia 2026 r. przedsiębiorcy mogą, w odstępstwie od nowych wymogów ustawowych, nadal dokonywać rozliczenia za pomocą innej faktury. Odpowiada to ogólnej regulacji przejściowej zgodnie z § 27 ust. 38 zdanie 1 pkt 1 UStG. Przedsiębiorcy, których całkowity obrót w 2026 r. nie przekroczył 800 000 euro, mogą wystawiać inne faktury także za świadczenia wykonane do 31 grudnia 2027 r., § 27 ust. 38 zdanie 1 pkt 2 UStG.

Faktury na niewielkie kwoty do łącznej wartości 250 euro zgodnie z § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, niemieckie rozporządzenie wykonawcze do ustawy o VAT) oraz bilety przejazdowe zgodnie z § 34 UStDV mogą, niezależnie od regulacji przejściowych, nadal być wystawiane jako inne faktury. O ile spełnione są ogólne przesłanki wystawienia e-faktury, również w tych przypadkach możliwe jest jednak wystawienie e-faktury. Mali przedsiębiorcy również nie muszą wystawiać e-faktur za swoje świadczenia.

Wszyscy przedsiębiorcy muszą od 1 stycznia 2025 r. być w stanie odbierać e-faktury i archiwizować je elektronicznie. Dotyczy to także małych przedsiębiorców oraz przedsiębiorców wykonujących wyłącznie czynności zwolnione z podatku, które wykluczają odliczenie podatku naliczonego, na przykład przedsiębiorców zajmujących się wyłącznie zwolnionym z podatku wynajmem lokali mieszkalnych albo wyłącznie działalnością leczniczą. Zgoda odbiorcy świadczenia nie jest do tego wymagana.

Trzecie urzędowe pismo BMF z 15 października 2026 r.

Klasyfikacja instrukcji administracyjnej

Bundesministerium der Finanzen (BMF, Federalne Ministerstwo Finansów Niemiec) zajęło już stanowisko w sprawie zasad e-faktury w dwóch urzędowo opublikowanych pismach. Pierwsze pismo z 15 października 2024 r. zostało opublikowane w Bundessteuerblatt (BStBl, niemiecki Federalny Dziennik Podatkowy) 2024 I, strona 1320, i dotyczyło wprowadzenia e-faktury. Drugie pismo z 15 października 2025 r., BStBl 2025 I, strona 1806, sygnatura III C 2 – S 7287-a/00019/007/243, służyło dostosowaniu Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE, niemieckie wytyczne wykonawcze dotyczące stosowania podatku VAT).

15 października 2026 r. BMF opublikowało trzecie urzędowe pismo o sygnaturze III C 5 – S 7287-a/00019/021/017. Nosi ono tytuł „Wprowadzenie obowiązkowej faktury elektronicznej przy transakcjach pomiędzy krajowymi przedsiębiorcami od 1 stycznia 2025 r. – regulacje uzupełniające” i zostało opublikowane jako PDF na stronie Federalnego Ministerstwa Finansów. Również wydawnictwo NWB-Verlag potwierdza datę, sygnaturę oraz związane z tym zmiany Umsatzsteuer-Anwendungserlass.

Pismo podsumowuje istotne treści z wcześniejszych, nieopublikowanych urzędowo pism do organizacji branżowych, a ponadto zawiera dalej idące ustalenia. Poprzedzały je w szczególności pisma z 23 lutego 2026 r. m.in. do Zentralverband des Deutschen Handwerks, z 2 lipca 2026 r. do Verband der Automobilindustrie e. V. o sygnaturze III C 5 – S 7287-a/00019/015/057, z 21 lipca 2026 r. m.in. do DIHK o sygnaturze III C 5 – S 7287-a/00019/008/166 oraz z 1 września 2026 r. m.in. do DIHK o sygnaturze III C 5 – S 7287-a/00019/015/071.

Zgodnie z opublikowanym przedstawieniem administracja skarbowa w urzędowym piśmie z 15 października 2026 r. częściowo nie idzie tak daleko jak wypowiedzi zawarte w nieopublikowanych urzędowo pismach do organizacji branżowych. W zakresie, w jakim pisma te dotyczyły poszczególnych praktycznych kwestii związanych z e-fakturą, ich wypowiedzi nie zostały zatem w całości przejęte do pisma urzędowego.

Poszczególne regulacje BMF dotyczące e-faktury

Faktury zaliczkowe, przedpłatowe, częściowe i końcowe

Jeżeli faktury zaliczkowe, przedpłatowe lub częściowe zostały sporządzone z odrębnym wykazaniem podatku VAT, podatek VAT wykazany w tych fakturach nie może zostać ponownie odrębnie wykazany w fakturze końcowej. Należy go odpowiednio uwzględnić w fakturze końcowej albo jawnie odliczyć.

Administracja skarbowa ujęła różne formy prezentacji w sekcji 14.8 ust. 8 UStAE. Ponieważ jawne odliczenie podatku VAT wykazanego w fakturach zaliczkowych nie w każdym przypadku może zostać technicznie odwzorowane w ustrukturyzowanej części e-faktury, administracja skarbowa przewiduje do 30 czerwca 2030 r. zasadę niekwestionowania.

Zgodnie z nią odliczenie już otrzymanych częściowych wynagrodzeń na podstawie § 14 ust. 5 UStG może nastąpić w części ustrukturyzowanej jako suma poprzez pole BT-113 „Paid amount”. Szczegóły dotyczące częściowych wynagrodzeń mogą zostać ujęte w polu tekstu dowolnego BT-22 „Invoice note”.

Alternatywnie odliczenie otrzymanych częściowych wynagrodzeń w fakturze końcowej jako e-fakturze może nastąpić w osadzonym, nieustrukturyzowanym załączniku, jeżeli spełnia on wymogi sekcji 14.8 ust. 8 pkt 2 UStAE. W ustrukturyzowanej części e-faktury należy wówczas wyraźnie wskazać załącznik. Odpowiednia możliwość była już zawarta w piśmie BMF z 15 października 2024 r., jednak tam z terminem niekwestionowania do 31 grudnia 2027 r.

Obowiązek wystawienia e-faktury

Obowiązek wystawienia e-faktury istnieje, przy spełnieniu dalszych przesłanek, zasadniczo tylko wtedy, gdy odbiorca świadczenia jest przedsiębiorcą i nabywa świadczenie dla swojego przedsiębiorstwa. Administracja skarbowa wyjaśnia, że naruszenie tego obowiązku nie będzie kwestionowane, jeżeli przedsiębiorca dokonujący świadczenia nie wiedział o statusie przedsiębiorcy po stronie odbiorcy świadczenia i nie mógł go rozpoznać także przy zachowaniu staranności rzetelnego kupca.

W przypadku transakcji masowych z długotrwałymi stosunkami zobowiązaniowymi i mieszaną strukturą klientów, na przykład przy dostawach energii przez dostawcę mediów, zgodnie ze stanowiskiem administracji wystarczy wyjaśnienie na początku umowy albo przy zmianie umowy. Powtarzane zapytania w trakcie obowiązywania umowy nie są wymagane.

Jeżeli na wystawcy faktury ciąży obowiązek wystawienia e-faktury, a zamiast tego wystawia on inną fakturę, administracja skarbowa nie uznaje tego za wykroczenie administracyjne na podstawie § 26a ust. 2 pkt 1 UStG.

Dane obowiązkowe w części ustrukturyzowanej

Wszystkie dane obowiązkowe zgodnie z § 14 ust. 4 zdanie 1 UStG oraz w szczególnych przypadkach zgodnie z § 14a UStG muszą być zawarte w ustrukturyzowanej części e-faktury. W celu przyporządkowania poszczególnych informacji do przewidzianych pól administracja skarbowa odsyła do opublikowanych tabel przyporządkowania Koordinierungsstelle für IT-Standards oraz Forum elektronische Rechnung Deutschland.

Przy obszernych treściach świadczenia pełne ujęcie w ustrukturyzowanej e-fakturze jest częściowo utrudnione. BMF już w lutym 2026 r. wskazało w odniesieniu do robót budowlanych, że do 30 czerwca 2030 r. nie będzie kwestionowane, jeżeli w części ustrukturyzowanej zawarte będą wyłącznie sumy według poszczególnych branż robót, o ile czytelny dla człowieka załącznik zawiera szczegółowe rozbicie według przedmiaru robót i w części ustrukturyzowanej jednoznacznie się do niego odsyła.

Jednocześnie administracja skarbowa wyjaśniła, że samo odesłanie do nieustrukturyzowanych załączników lub zewnętrznych dokumentów nie spełnia wymogów e-faktury. Część ustrukturyzowana musi zawierać informacje w zakresie umożliwiającym funkcję kontrolną e-faktury.

Opis świadczenia musi zatem umożliwiać jednoznaczną identyfikację rozliczanych świadczeń oraz ich traktowania dla celów podatku VAT. Samo odesłanie do umowy nie jest w tym zakresie wystarczające. W części ustrukturyzowanej powinny być zawarte w szczególności rodzaj świadczenia, zakres świadczenia, treść świadczenia oraz ewentualnie miejsce świadczenia w sposób na tyle jednoznaczny, aby możliwe było abstrakcyjne ustalenie pozostałych podstaw opodatkowania oraz weryfikacja odliczenia podatku naliczonego.

Dalsze dane, na przykład bardziej szczegółowe rozbicie ewidencji godzin, które nie są konieczne dla funkcji kontrolnej, nie muszą być ujmowane w części ustrukturyzowanej. Mogą zostać przekazane w osadzonym załączniku. Osadzenie umowy jest możliwe, ale z punktu widzenia prawa podatku VAT nie jest wymagane.

E-faktury dotyczące robót budowlanych

Podstawowy model danych nie umożliwia obecnie jeszcze pełnego przedstawienia wykonanej roboty budowlanej według przedmiaru robót. Administracja skarbowa obecnie nie kwestionuje zatem, jeżeli w ustrukturyzowanej części e-faktury jako opis świadczenia pojawiają się jedynie poszczególne branże robót wraz z odpowiadającymi im sumami.

Warunkiem jest, aby czytelny dla człowieka osadzony załącznik zawierał szczegółowe rozbicie według przedmiaru robót. Na ten załącznik należy jednoznacznie wskazać w części ustrukturyzowanej. Ponadto przedmiar robót może zostać dodatkowo przekazany jako plik ustrukturyzowany, na przykład zgodnie ze standardem GAEB.

Uzgodnienia rabatowe, bonusy i skonta

Jeżeli pomiędzy przedsiębiorcą dokonującym świadczenia a odbiorcą świadczenia istnieje uzgodnienie dotyczące obniżek wynagrodzenia, na przykład bonusów, skont lub rabatów, faktura musi wskazywać na to zgodnie z § 14 ust. 4 pkt 7 UStG. Dotyczy to również sytuacji, gdy wysokość obniżki wynagrodzenia nie jest jeszcze ustalona.

BMF wyjaśnia, że ogólna informacja o zawartej na piśmie umowie dotyczącej obniżenia wynagrodzenia nie będzie kwestionowana. Warunkiem jest, aby dokumenty dotyczące obniżenia wynagrodzenia jako część ewidencji zgodnie z § 22 UStG mogły zostać przedłożone w krótkim czasie oraz łatwo i jednoznacznie zweryfikowane. Jeżeli uzgodnienie zawarte przed wystawieniem faktury zmieni się po jej wystawieniu, korekta faktury nie jest wymagana.

Wyjaśnienie to zostało również ujęte w sekcji 14.5 ust. 19 zdanie 6 i 7 UStAE.

Faktury według ceny brutto

Co do zasady w fakturze podatek VAT należy obliczać na podstawie ceny netto. Kwotę podatku należy podać z dokładnością do centa i zaokrągleniem handlowym.

Podstawowy model danych e-faktury nie umożliwia obecnie przedstawienia wychodzącego od kwoty brutto, na przykład przy dostawie książki objętej ceną regulowaną. Jeżeli nie stosuje się innego interoperacyjnego formatu faktury, administracja skarbowa nie kwestionuje, jeżeli w przypadku e-faktur zgodnych z EN 16931, które opierają się na cenach brutto i zostaną wystawione do 31 grudnia 2027 r., w części ustrukturyzowanej zamiast pełnego opisu świadczenia z pozycjami jednostkowymi zawarte będą jedynie określone dane zbiorcze.

Wymagane są wówczas sumy całkowite wynagrodzeń rozbite według stawek podatku i poszczególnych zwolnień podatkowych, odpowiednia stawka podatku i odpowiadająca jej kwota podatku albo wskazanie zwolnienia podatkowego. Dodatkowo czytelny dla człowieka osadzony załącznik musi zawierać prawidłowy opis świadczenia z pozycjami jednostkowymi, z którego wynikają sumy całkowite w części ustrukturyzowanej. Na ten załącznik należy jednoznacznie wskazać w części ustrukturyzowanej.

Korekta faktury i walidacja

Korekta e-faktury

Jeżeli istnieje obowiązek wystawienia e-faktury, również korekta zgodnie z § 31 ust. 5 UStDV musi nastąpić jako e-faktura. Należy przy tym zastosować typ faktury właściwy dla korekty. Nie istnieje ostateczna techniczna wytyczna, czy korekta następuje przez zastąpienie, kumulację czy poprzez notę uznaniową w rozumieniu handlowym.

Faktury mogą zasadniczo nadal być korygowane, niezależnie od tego, czy chodzi o inne faktury, czy o e-faktury. W przypadku zmian związanych z wykonanym świadczeniem, w całościowej ocenie faktury pierwotnej i skorygowanej nie może istnieć wątpliwość co do ilości i rodzaju dostarczonych towarów ani co do zakresu i rodzaju innego świadczenia.

Do urzędowo opublikowanego pisma nie zostały włączone szczególne wskazówki dotyczące określonych branż. Wcześniej BMF wskazywało dla określonych obszarów, w szczególności branży budowlanej, na tzw. procedurę czerwonego długopisu. Polega ona na tym, że faktury są sprawdzane przez odbiorcę faktury lub osobę przez niego upoważnioną i dostosowywane przez skreślenia. Jeżeli wystawca faktury przyjmował te zmiany za własne, administracja skarbowa uznawała to dotychczas za korektę faktury, tak że po stronie wystawcy faktury nie dochodziło do nieprawidłowego wykazania podatku zgodnie z § 14c ust. 1 UStG.

W toku dostosowania UStAE do e-faktury ta możliwość korekty została ograniczona do innych faktur. BMF potwierdza, że skreślenia lub porównywalne zmiany w fakturze pierwotnej dokonywane przez odbiorcę świadczenia są możliwe wyłącznie w przypadku innych faktur. W przypadku faktur elektronicznych prowadziłoby to, zdaniem BMF, do nadpisania pierwotnej treści, wskutek czego nadpisane treści nie byłyby już czytelne.

W takich przypadkach odbiorca świadczenia może skorygować pierwotną fakturę poprzez notę uznaniową. Warunkiem jest, aby nota uznaniowa jednoznacznie odnosiła się do korygowanej faktury oraz aby pomiędzy przedsiębiorcą dokonującym świadczenia a odbiorcą świadczenia uzgodniono, że korekta może nastąpić poprzez notę uznaniową.

Walidacja i kategorie błędów

Walidacja e-faktury nie jest prawną przesłanką jej ważności. Służy jako środek pomocniczy do sprawdzenia przestrzegania wymogów formalnych oraz do możliwości wykazania tego wobec administracji skarbowej.

BMF nie będzie oferować państwowego narzędzia walidacyjnego ani rekomendować określonych aplikacji. Już w piśmie z 15 października 2025 r. administracja skarbowa zajęła stanowisko w sprawie kategorii błędów. Pismo to rozróżnia błędy formatu, błędy reguł biznesowych i błędy merytoryczne, między innymi w nb. 6a, 6b i 35a oraz w sekcji 14b.1 ust. 5 UStAE.

Pismo z 15 października 2026 r. ponownie wyjaśnia, że klasyfikacja ta następuje z perspektywy prawa podatku VAT. Błąd reguły biznesowej prowadzi do błędu merytorycznego tylko wtedy, gdy dotyczy obowiązkowej danej wymaganej przepisami o VAT.

Nie każdy błąd wskazany podczas walidacji skutkuje zatem tym, że e-faktura nie zostanie uznana na gruncie prawa podatku VAT. Skutki w prawie podatku VAT, w szczególności dla odliczenia podatku naliczonego, mogą powstać, jeżeli błąd dotyczy obowiązkowej danej wymaganej przepisami o VAT.

Administracja publiczna i e-faktura

Również administracja publiczna jest związana zasadami dotyczącymi e-faktury, o ile działa jako przedsiębiorca. Ponadto z innych podstaw prawnych mogą wynikać obowiązki wystawiania faktur w ustrukturyzowanym formacie danych.

Może to prowadzić do sytuacji, w której jeden przepis przewiduje dla danego stanu faktycznego prawo wyboru, a inny przepis faktycznie ogranicza tę swobodę wyboru. Dotyczy to na przykład różnych kwot granicznych lub sposobów przesyłania. W takim przypadku miarodajny jest surowszy wymóg, aby spełnić obie regulacje.

Jeżeli w decyzji administracyjnej rozliczane jest zarówno świadczenie wykonywane w ramach działalności gospodarczej, jak i świadczenie władcze, niegospodarcze, decyzja musi zostać wystawiona w formie e-faktury. Jeżeli faktura na potrzeby VAT sporządzana jest oddzielnie, należy unikać podwójnego wykazania podatku VAT i powstania w ten sposób nieuprawnionego wykazania podatku zgodnie z § 14c ust. 2 UStG.

Z powodu ograniczeń technicznych obowiązki w zakresie VAT przy wydawaniu decyzji administracyjnej, która jednocześnie stanowi fakturę w rozumieniu UStG, obecnie nie mogą jeszcze zostać spełnione albo mogą zostać spełnione jedynie w utrudnionych warunkach. Administracja skarbowa nie kwestionuje zatem w przypadku decyzji dotyczących danin publicznoprawnych wydanych do 30 czerwca 2030 r., jeżeli w odstępstwie od wymogów ustawowych zostaną one wystawione i przesłane jako inne faktury.

Stosowanie regulacji uzupełniających

Zasady obowiązują, z zastrzeżeniem ustawowych regulacji przejściowych § 27 ust. 38 UStG, dla wszystkich transakcji wykonanych po 31 grudnia 2024 r. Dla celów odliczenia podatku naliczonego nie będzie kwestionowane, jeżeli e-faktura wystawiona do 31 grudnia 2026 r. odpowiada wprawdzie wymogom pierwszych dwóch pism BMF, ale nie odpowiada jeszcze dodatkowym wymogom pisma z 15 października 2026 r.

Wystawienie e-faktury może ponadto zostać uznane za spełnione, jeżeli przedsiębiorca sporządzi e-fakturę i wykaże, że starał się o jej prawidłowe przesłanie, na przykład na podstawie protokołu wysyłki. Wypowiedź ta dotyczy kwestii wystawienia i przesłania i nie zastępuje pozostałych ustawowych wymogów wobec faktury.

Znaczenie praktyczne dla przedsiębiorstw

Stan wdrożenia po dwóch latach

Przepisy dotyczące e-faktury obowiązują od 2025 r. Ze względu na regulacje przejściowe wdrożenie w części praktyki nie zostało jednak jeszcze w pełni zakończone. Najpóźniej od 2027 r. obowiązek e-fakturowania w wielu objętych nim stanach faktycznych wysunie się bardziej na pierwszy plan.

Po pismach z 15 października 2024 r. i 15 października 2025 r. administracja skarbowa podjęła kolejne kwestie również 15 października 2026 r. Nowe pismo w różnych miejscach wprowadza wyjaśnienia, pozostawia jednak nadal otwarte poszczególne pytania istotne dla praktyki albo nie przejmuje w całości wypowiedzi z nieopublikowanych urzędowo pism.

Inna faktura zamiast wymaganej e-faktury

Praktycznie istotne pytanie dotyczy odliczenia podatku naliczonego przez odbiorcę świadczenia, jeżeli zamiast wymaganej ustawowo e-faktury wystawiona zostaje tylko inna faktura. Odliczenie podatku naliczonego w przypadkach § 15 ust. 1 zdanie 1 pkt 1 UStG zasadniczo wymaga pełnej i prawidłowej faktury, jeżeli przedsiębiorca dokonujący świadczenia jest zobowiązany do zapłaty podatku VAT z tytułu tego świadczenia.

W przypadku faktur wystawionych do 31 grudnia 2026 r. co do zasady nie powoduje to trudności, ponieważ w tym zakresie obowiązuje ogólna regulacja przejściowa. Jeżeli przedsiębiorca dokonujący świadczenia osiągnął w 2026 r. całkowity obrót nieprzekraczający 800 000 euro, okres przejściowy przedłuża się do 31 grudnia 2027 r. Odbiorca świadczenia nie musi w takim przypadku żądać od przedsiębiorcy dokonującego świadczenia szczególnych dowodów; to, czy próg obrotu został przekroczony, należy oceniać według staranności rzetelnego kupca.

Po upływie regulacji przejściowych faktura papierowa lub inna faktura elektroniczna co do zasady nie stanowi prawidłowej faktury, jeżeli wymagana jest e-faktura. W nieopublikowanym urzędowo piśmie z 21 lipca 2026 r. administracja skarbowa wskazała jednak, że w indywidualnym przypadku odliczenie podatku naliczonego może być możliwe także przy fakturze formalnie nieprawidłowej, jeżeli z faktury wynikają wszystkie wymagane do tego przesłanki.

Z perspektywy administracji na to pytanie nie da się odpowiedzieć ogólnie, lecz zależy ono od okoliczności konkretnego przypadku. W okresach przejściowych 2025 i 2026 odliczenie podatku naliczonego co do zasady nie będzie kwestionowane wyłącznie z powodu błędnego formatu faktury, o ile odbiorca na podstawie posiadanych informacji mógł zakładać, że wystawca faktury korzysta z regulacji przejściowej.

Regulacja przejściowa zgodnie z § 27 ust. 38 UStG

W zakresie praktycznego wdrożenia regulacji przejściowej urzędowe pismo z 15 października 2026 r. nie zawiera wyraźnej wypowiedzi dotyczącej kolejnej kwestii indywidualnej. W nieopublikowanym urzędowo piśmie do sektora energetycznego z 12 października 2026 r. o sygnaturze III C 5 – S 7287-a/00019/015/077 BMF zajęło jednak w tej sprawie stanowisko.

Zgodnie z brzmieniem ustawy faktura za transakcję wykonaną po 31 grudnia 2024 r. i przed 1 stycznia 2027 r. może do 31 grudnia 2026 r. zostać przesłana w formie papierowej albo, za zgodą odbiorcy, w formacie elektronicznym, który nie odpowiada § 14 ust. 1 zdanie 6 UStG. Wątpliwe jest, zwłaszcza przy dostawach sukcesywnych, na przykład rocznych rozliczeniach za prąd, gaz lub wodę, czy świadczenie wykonane do 31 grudnia 2026 r. może zostać rozliczone inną fakturą także jeszcze w 2027 r.

BMF potwierdziło w nieopublikowanym urzędowo piśmie pogląd, że faktura dotycząca transakcji wykonanej po 31 grudnia 2024 r. i przed 1 stycznia 2027 r. może nadal zostać wystawiona jako inna faktura także wtedy, gdy zostanie wystawiona lub przesłana dopiero w 2027 r. Uzasadniono to tym, że § 27 ust. 38 UStG wyraźnie wiąże terminy przejściowe z wykonaniem transakcji, a nie z wystawieniem lub przesłaniem faktury.

Wypowiedź ta ma znaczenie praktyczne i powinna odpowiednio mieć znaczenie dla przedłużonej regulacji przejściowej zgodnie z § 27 ust. 38 zdanie 1 pkt 2 UStG. Jednocześnie należy zauważyć, że brzmienie regulacji ustawowej jest oceniane krytycznie, ponieważ wyraźnie odnosi się do wystawienia do 31 grudnia 2026 r. Stanowisko reprezentowane przez BMF jest tym samym z perspektywy praktyki zrozumiałe, pozostaje jednak w napięciu z brzmieniem ustawy.

Najważniejsze punkty w skrócie

• Obowiązek e-fakturowania obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. dla określonych transakcji pomiędzy krajowymi przedsiębiorcami.

• Ogólna regulacja przejściowa kończy się z upływem 31 grudnia 2026 r.

• Dla przedsiębiorców z całkowitym obrotem nie wyższym niż 800 000 euro w 2026 r. obowiązuje przedłużona regulacja przejściowa do 31 grudnia 2027 r.

• Wszyscy przedsiębiorcy muszą od 1 stycznia 2025 r. być w stanie odbierać e-faktury i archiwizować je elektronicznie.

• Pismo BMF z 15 października 2026 r. podsumowuje treści z kilku nieopublikowanych urzędowo pism do organizacji branżowych i wprowadza uzupełniające ustalenia.

• Błędy przy walidacji nie w każdym przypadku prowadzą do nieuznania e-faktury na gruncie prawa podatku VAT.

• W przypadku e-faktur wystawionych do 31 grudnia 2026 r. również dla celów odliczenia podatku naliczonego nie będzie kwestionowane, jeżeli nie odpowiadają one jeszcze dodatkowym wymogom pisma z 15 października 2026 r.

Częste pytania

Pismo BMF z 15.10.2026 r. dotyczące e-faktury: co zostało uregulowane?

Trzecie urzędowe pismo BMF z 15 października 2026 r. o sygnaturze III C 5 – S 7287-a/00019/021/017 zawiera uzupełniające regulacje dotyczące obowiązkowej e-faktury. Podsumowuje istotne punkty z wcześniejszych, nieopublikowanych urzędowo pism do organizacji branżowych i dostosowuje Umsatzsteuer-Anwendungserlass w poszczególnych miejscach.

E-faktura od 2025 r.: jakie praktyczne skutki ma to dla przedsiębiorstw?

Przedsiębiorcy muszą od 1 stycznia 2025 r. być w stanie odbierać e-faktury i archiwizować je elektronicznie. W odniesieniu do wystawiania obowiązują regulacje przejściowe, które zasadniczo trwają do 31 grudnia 2026 r., a dla określonych mniejszych przedsiębiorstw do 31 grudnia 2027 r.

Odliczenie podatku naliczonego przy błędnym formacie: co obowiązuje zgodnie z regulacjami przejściowymi dotyczącymi e-faktury?

W ramach okresów przejściowych odliczenie podatku naliczonego co do zasady nie będzie kwestionowane wyłącznie z powodu błędnego formatu faktury, jeżeli odbiorca na podstawie dostępnych informacji mógł zakładać zastosowanie regulacji przejściowej. Po upływie regulacji przejściowych co do zasady wymagana jest faktura w właściwym formacie e-faktury, jeżeli znajduje zastosowanie obowiązek e-fakturowania.

Klasyfikacja dla zagadnień prawa podatkowego

Uzupełniające regulacje BMF dotyczące e-faktury odnoszą się do licznych szczegółowych kwestii z zakresu podatku VAT, od danych obowiązkowych, przez korekty faktur, aż po regulacje przejściowe i zasady niekwestionowania. Dla przedsiębiorstw, inwestorów i zamożnych osób prywatnych istotne może być w szczególności rozgraniczenie pomiędzy obowiązkiem ustawowym, regulacją przejściową i administracyjnym niekwestionowaniem. MTR Legal Rechtsanwälte wspiera w kwestiach prawa podatkowego związanych z e-fakturą oraz innymi zagadnieniami podatku VAT; więcej informacji znajdą Państwo pod adresem doradztwo prawne w zakresie prawa podatkowego.