E-Rechnung seit 2025: Pflichten und BMF-Regelungen

Stand: 16.10.2026

Pflicht zur E-Rechnung seit 2025 und Übergangsfristen

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde in Deutschland zum 1. Januar 2025 die Pflicht eingeführt, bestimmte Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern mit einer strukturierten elektronischen Rechnung abzurechnen. Erfasst sind steuerbare Umsätze, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind.

Die Einführung der E-Rechnung ist mit Übergangsregelungen verbunden. Die allgemeine Übergangsregelung für Ausstellung und Übermittlung endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Nur für Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, gilt nach § 27 Abs. 38 UStG eine verlängerte Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027.

Das Wahlrecht, eine E-Rechnung auszustellen, liegt ausschließlich beim Rechnungsaussteller. Unabhängig davon, ob ein Unternehmer selbst steuerbare und steuerpflichtige Umsätze ausführt, muss er seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und ordnungsgemäß elektronisch aufzubewahren.

Grundlagen der E-Rechnung nach dem UStG

Unveränderte Pflichtangaben in der Rechnung

Die formalen Rechnungsinhalte nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG bleiben unverändert. Die gesetzlich erforderlichen Angaben müssen im strukturierten Teil der elektronischen Rechnung enthalten sein. Da die technische Umsetzung in Teilen der Praxis Schwierigkeiten bereitet, hat die Finanzverwaltung hierzu erweiterte Übergangs- und Nichtbeanstandungsregelungen vorgesehen.

Anwendungsbereich der verpflichtenden E-Rechnung

Eine Abrechnung durch E-Rechnung ist verpflichtend, wenn eine im Inland steuerbare Leistung von einem inländischen Unternehmer an einen anderen inländischen Unternehmer im Sinne des § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG ausgeführt wird und diese Leistung nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist.

Die E-Rechnung ist in einem strukturierten elektronischen Format nach der Normenreihe EN 16931 zu erstellen. Zulässig ist sowohl eine reine XML-Datei als auch eine hybride Rechnung, etwa eine ZUGFeRD-Rechnung mit menschenlesbarer PDF-Datei und eingebetteter XML-Datei. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 beruht, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, auf EN 16931 und gehört damit zu den zulässigen Formaten.

Die Rechnung muss in diesem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und archiviert werden. Eine elektronische Weiterverarbeitung muss beim Leistungsempfänger möglich sein; sie ist jedoch nicht zwingend vorzunehmen.

Keine zusätzlichen Meldepflichten bis 2030

Derzeit bestehen keine weiteren Meldepflichten gegenüber der Finanzverwaltung. Zum 1. Juli 2030 sollen jedoch zusätzliche elektronische Meldepflichten eingeführt werden.

Sonstige Rechnungen und Ausnahmen

Rechnungen in anderen Formaten gelten als sonstige Rechnungen. Dazu zählen Papierrechnungen ebenso wie elektronische Rechnungen ohne strukturiertes Format, etwa Telefax-Rechnungen oder reine PDF-Rechnungen ohne integrierte XML-Datei.

Für Leistungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, dürfen Unternehmer abweichend von den neuen gesetzlichen Vorgaben noch mit einer sonstigen Rechnung abrechnen. Dies entspricht der allgemeinen Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG. Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, können auch für Leistungen bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen ausstellen, § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG.

Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV können unabhängig von den Übergangsregelungen weiterhin als sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Soweit die allgemeinen Voraussetzungen für eine E-Rechnung vorliegen, ist aber auch in diesen Fällen eine E-Rechnung möglich. Kleinunternehmer müssen für ihre Leistungen ebenfalls keine E-Rechnungen ausstellen.

Alle Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und elektronisch archivieren können. Dies gilt auch für Kleinunternehmer sowie für Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen, die den Vorsteuerabzug ausschließen, etwa Unternehmer mit ausschließlich steuerfreier Wohnraumvermietung oder ausschließlich heilkundlicher Tätigkeit. Eine Zustimmung des Leistungsempfängers ist hierfür nicht erforderlich.

Drittes amtliches BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026

Einordnung der Verwaltungsanweisung

Das Bundesministerium der Finanzen hatte bereits mit zwei amtlich veröffentlichten Schreiben zu den Grundsätzen der E-Rechnung Stellung genommen. Das erste Schreiben vom 15. Oktober 2024 wurde im Bundessteuerblatt 2024 I, Seite 1320 veröffentlicht und betraf die Einführung der E-Rechnung. Das zweite Schreiben vom 15. Oktober 2025, BStBl 2025 I, Seite 1806, Geschäftszeichen III C 2 – S 7287-a/00019/007/243, diente der Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses.

Am 15. Oktober 2026 hat das BMF ein drittes amtliches Schreiben mit dem Geschäftszeichen III C 5 – S 7287-a/00019/021/017 veröffentlicht. Es trägt den Titel „Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 – Ergänzende Regelungen“ und ist als PDF auf der Seite des Bundesfinanzministeriums veröffentlicht. Auch der NWB-Verlag bestätigt Datum, Geschäftszeichen und die damit verbundenen Änderungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses.

Das Schreiben fasst wesentliche Inhalte aus zuvor nicht amtlich veröffentlichten Verbandsschreiben zusammen und enthält darüber hinaus weitergehende Festlegungen. Vorausgegangen waren insbesondere Schreiben vom 23. Februar 2026 unter anderem an den Zentralverband des Deutschen Handwerks, vom 2. Juli 2026 an den Verband der Automobilindustrie e. V. mit dem Geschäftszeichen III C 5 – S 7287-a/00019/015/057, vom 21. Juli 2026 unter anderem an den DIHK mit dem Geschäftszeichen III C 5 – S 7287-a/00019/008/166 sowie vom 1. September 2026 unter anderem an den DIHK mit dem Geschäftszeichen III C 5 – S 7287-a/00019/015/071.

Nach der veröffentlichten Darstellung bleibt die Finanzverwaltung mit dem amtlichen Schreiben vom 15. Oktober 2026 teilweise hinter den Aussagen aus den nicht amtlich veröffentlichten Verbandsschreiben zurück. Soweit diese Schreiben einzelne praktische Fragen zur E-Rechnung betrafen, sind deren Aussagen daher nicht vollständig in das amtliche Schreiben übernommen worden.

Einzelregelungen des BMF zur E-Rechnung

Anzahlungs-, Vorauszahlungs-, Abschlags- und Endrechnungen

Wurden Anzahlungs-, Vorauszahlungs- oder Abschlagsrechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis erstellt, darf die darin ausgewiesene Umsatzsteuer in der Endrechnung nicht nochmals gesondert ausgewiesen werden. Sie ist in der Endrechnung entsprechend zu berücksichtigen oder offen abzusetzen.

Die Finanzverwaltung hat die unterschiedlichen Darstellungsformen in Abschn. 14.8 Abs. 8 UStAE aufgenommen. Da die offene Absetzung der in Anzahlungsrechnungen ausgewiesenen Umsatzsteuer nicht in jedem Fall im strukturierten Teil der E-Rechnung technisch abgebildet werden kann, sieht die Finanzverwaltung bis zum 30. Juni 2030 eine Nichtbeanstandungsregelung vor.

Danach kann die Absetzung bereits vereinnahmter Teilentgelte nach § 14 Abs. 5 UStG im strukturierten Teil als Summe über das Feld BT-113 „Paid amount“ erfolgen. Einzelheiten zu den Teilentgelten können über das Freitextfeld BT-22 „Invoice note“ aufgenommen werden.

Alternativ kann die Absetzung vereinnahmter Teilentgelte in einer Endrechnung als E-Rechnung in einem eingebetteten, unstrukturierten Anhang erfolgen, wenn dieser die Anforderungen nach Abschn. 14.8 Abs. 8 Nr. 2 UStAE erfüllt. Im strukturierten Teil der E-Rechnung muss dann ausdrücklich auf die Anlage verwiesen werden. Eine entsprechende Möglichkeit war bereits im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 enthalten, dort jedoch mit einer Nichtbeanstandungsfrist bis zum 31. Dezember 2027.

Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung

Eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht unter den weiteren Voraussetzungen grundsätzlich nur, wenn der Leistungsempfänger Unternehmer ist und die Leistung für sein Unternehmen bezieht. Die Finanzverwaltung stellt klar, dass ein Verstoß gegen diese Pflicht nicht beanstandet wird, wenn der leistende Unternehmer keine Kenntnis von der Unternehmereigenschaft des Leistungsempfängers hatte und diese auch bei Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte.

Bei Massengeschäften mit Dauerschuldverhältnissen und gemischter Kundenstruktur, etwa bei Energielieferungen eines Versorgers, genügt nach der Verwaltungsauffassung eine Klärung zu Beginn des Vertrags oder bei einer Vertragsänderung. Wiederholte Nachfragen während der Vertragslaufzeit sind nicht erforderlich.

Besteht für den Rechnungsaussteller eine Pflicht zur E-Rechnung und stellt er stattdessen eine sonstige Rechnung aus, sieht die Finanzverwaltung darin keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG.

Pflichtangaben im strukturierten Teil

Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG und in besonderen Fällen nach § 14a UStG müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Für die Zuordnung der einzelnen Informationen zu den vorgesehenen Feldern verweist die Finanzverwaltung auf veröffentlichte Zuordnungstabellen der Koordinierungsstelle für IT-Standards und des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

Bei umfangreichen Leistungsinhalten ist die vollständige Aufnahme in die strukturierte E-Rechnung teilweise erschwert. Das BMF hatte bereits im Februar 2026 für Bauleistungen ausgeführt, dass bis zum 30. Juni 2030 nicht beanstandet wird, wenn im strukturierten Teil nur Summen nach einzelnen Gewerken enthalten sind, sofern eine menschenlesbare Anlage eine detaillierte Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis enthält und im strukturierten Teil eindeutig darauf verwiesen wird.

Zugleich hat die Finanzverwaltung klargestellt, dass eine bloße Bezugnahme auf unstrukturierte Anlagen oder externe Unterlagen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllt. Der strukturierte Teil muss die Informationen in einem Umfang enthalten, der die Kontrollfunktion der E-Rechnung ermöglicht.

Die Leistungsbeschreibung muss deshalb eine eindeutige Identifizierung der abgerechneten Leistungen und ihrer umsatzsteuerlichen Behandlung zulassen. Ein bloßer Verweis auf einen Vertrag genügt hierfür nicht. Im strukturierten Teil sollen insbesondere Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls Leistungsort so eindeutig enthalten sein, dass eine abstrakte Bestimmung der übrigen Besteuerungsgrundlagen und die Prüfung des Vorsteuerabzugs möglich sind.

Darüber hinausgehende Angaben, etwa eine weitergehende Aufschlüsselung von Stundennachweisen, die für die Kontrollfunktion nicht erforderlich sind, müssen nicht im strukturierten Teil aufgenommen werden. Sie können in einem eingebetteten Anhang übermittelt werden. Die Einbettung eines Vertrags ist möglich, umsatzsteuerrechtlich aber nicht erforderlich.

E-Rechnungen über Bauleistungen

Das Kern-Datenmodell ermöglicht derzeit noch keine vollständige Darstellung der ausgeführten Bauleistung nach Leistungsverzeichnis. Die Finanzverwaltung beanstandet es deshalb gegenwärtig nicht, wenn im strukturierten Teil der E-Rechnung als Leistungsbeschreibung nur die einzelnen Gewerke mit den zugehörigen Summen erscheinen.

Voraussetzung ist, dass eine menschenlesbare eingebettete Anlage eine detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis enthält. Auf diese Anlage muss im strukturierten Teil eindeutig hingewiesen werden. Daneben kann das Leistungsverzeichnis zusätzlich als strukturierte Datei, etwa nach dem GAEB-Standard, übermittelt werden.

Rabattvereinbarungen, Boni und Skonti

Besteht zwischen leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger eine Vereinbarung über Entgeltminderungen, etwa Boni, Skonti oder Rabatte, muss die Rechnung nach § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG darauf hinweisen. Dies gilt auch dann, wenn die Höhe der Entgeltminderung noch nicht feststeht.

Das BMF stellt klar, dass ein allgemeiner Hinweis auf eine schriftlich abgeschlossene Entgeltminderungsvereinbarung nicht beanstandet wird. Voraussetzung ist, dass die Dokumente über die Entgeltminderung als Teil der Aufzeichnungen nach § 22 UStG innerhalb kurzer Zeit vorgelegt und leicht sowie eindeutig geprüft werden können. Ändert sich eine vor Rechnungsausstellung getroffene Vereinbarung nach der Ausstellung, ist eine Rechnungsberichtigung nicht erforderlich.

Diese Klarstellung wurde auch in Abschn. 14.5 Abs. 19 Satz 6 und 7 UStAE aufgenommen.

Bruttopreisrechnungen

Grundsätzlich ist in einer Rechnung die Umsatzsteuer ausgehend vom Nettopreis zu berechnen. Der Steuerbetrag ist centgenau und kaufmännisch gerundet anzugeben.

Das Kern-Datenmodell der E-Rechnung ermöglicht derzeit keine Darstellung, die von einem Bruttobetrag ausgeht, etwa bei der Lieferung eines preisgebundenen Buchs. Wird kein anderes interoperables Rechnungsformat verwendet, beanstandet die Finanzverwaltung es nicht, wenn bei E-Rechnungen nach EN 16931, die auf Bruttopreisen beruhen und bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellt werden, im strukturierten Teil statt einer vollständigen Leistungsbeschreibung mit Einzelpositionen nur bestimmte Gesamtdaten enthalten sind.

Erforderlich sind dann die Gesamtsummen der nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselten Entgelte, der jeweilige Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Zusätzlich muss eine menschenlesbare eingebettete Anlage eine ordnungsgemäße Leistungsbeschreibung mit Einzelpositionen enthalten, aus der sich die Gesamtsummen im strukturierten Teil ergeben. Auf diese Anlage ist im strukturierten Teil eindeutig hinzuweisen.

Rechnungsberichtigung und Validierung

Berichtigung einer E-Rechnung

Besteht eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, muss auch eine Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV als E-Rechnung erfolgen. Dabei ist der Rechnungstyp für eine Berichtigung zu verwenden. Eine abschließende technische Vorgabe, ob die Berichtigung ersetzend, kumulierend oder durch kaufmännische Gutschrift erfolgt, besteht nicht.

Rechnungen können grundsätzlich weiterhin berichtigt werden, unabhängig davon, ob es sich um sonstige Rechnungen oder E-Rechnungen handelt. Bei Änderungen im Zusammenhang mit der ausgeführten Leistung darf in der Gesamtschau von ursprünglicher und berichtigter Rechnung kein Zweifel über Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder über Umfang und Art der sonstigen Leistung bestehen.

Nicht in das amtlich veröffentlichte Schreiben aufgenommen wurden spezielle Hinweise zu bestimmten Branchen. Vorab hatte das BMF für bestimmte Bereiche, insbesondere die Baubranche, auf das sogenannte Rotstiftverfahren hingewiesen. Dabei werden Rechnungen durch den Rechnungsempfänger oder einen Beauftragten geprüft und durch Streichungen angepasst. Macht sich der Rechnungsaussteller diese Änderungen zu eigen, wurde dies bisher von der Finanzverwaltung als Rechnungsberichtigung anerkannt, sodass beim Rechnungsaussteller kein unrichtiger Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG eintrat.

Im Zuge der Anpassung des UStAE an die E-Rechnung wurde diese Korrekturmöglichkeit auf sonstige Rechnungen beschränkt. Das BMF bekräftigt, dass Streichungen oder vergleichbare Änderungen in der Ursprungsrechnung durch den Leistungsempfänger nur bei sonstigen Rechnungen möglich sind. Bei elektronischen Rechnungen würde dies nach Auffassung des BMF zu einer Überschreibung des ursprünglichen Inhalts führen, wodurch die überschriebenen Inhalte nicht mehr lesbar wären.

In solchen Fällen kann der Leistungsempfänger die ursprüngliche Rechnung durch eine Gutschrift berichtigen. Voraussetzung ist, dass die Gutschrift eindeutig auf die berichtigte Rechnung Bezug nimmt und zwischen leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger vereinbart wurde, dass eine Korrektur durch Gutschrift erfolgen kann.

Validierung und Fehlerkategorien

Die Validierung einer E-Rechnung ist keine rechtliche Voraussetzung für deren Gültigkeit. Sie dient als Hilfsmittel, um die Einhaltung formaler Anforderungen zu prüfen und gegenüber der Finanzverwaltung nachweisen zu können.

Das BMF wird kein staatliches Validierungsinstrument anbieten und auch keine bestimmten Anwendungen empfehlen. Bereits im Schreiben vom 15. Oktober 2025 hatte die Finanzverwaltung zu Fehlerkategorien Stellung genommen. Dieses Schreiben unterscheidet Formatfehler, Geschäftsregelfehler und inhaltliche Fehler, unter anderem in Rz. 6a, 6b und 35a sowie in Abschn. 14b.1 Abs. 5 UStAE.

Das Schreiben vom 15. Oktober 2026 stellt nochmals klar, dass diese Einordnung aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht erfolgt. Ein Geschäftsregelfehler führt nur dann zu einem inhaltlichen Fehler, wenn er eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betrifft.

Nicht jeder bei einer Validierung angezeigte Fehler hat daher zur Folge, dass die E-Rechnung umsatzsteuerrechtlich nicht anzuerkennen ist. Folgen im Umsatzsteuerrecht, insbesondere für den Vorsteuerabzug, können sich ergeben, wenn der Fehler eine umsatzsteuerrechtliche Pflichtangabe betrifft.

Öffentliche Verwaltung und E-Rechnung

Auch die öffentliche Verwaltung ist an die Grundsätze der E-Rechnung gebunden, soweit sie unternehmerisch tätig wird. Daneben können sich aus anderen Rechtsgründen Pflichten ergeben, Rechnungen in einem strukturierten Datenformat auszustellen.

Dies kann dazu führen, dass eine Vorschrift für einen Sachverhalt ein Wahlrecht vorsieht, eine andere Vorschrift diese Wahlfreiheit aber tatsächlich einschränkt. Dies betrifft etwa unterschiedliche Grenzbeträge oder Übermittlungswege. In einem solchen Fall ist die strengere Vorgabe maßgeblich, um beiden Regelungen zu entsprechen.

Wird in einem Bescheid sowohl über eine unternehmerische Leistung als auch über eine hoheitliche, nichtunternehmerische Leistung abgerechnet, muss der Bescheid in Form einer E-Rechnung ausgestellt werden. Wird die umsatzsteuerliche Rechnung gesondert erstellt, ist zu vermeiden, dass Umsatzsteuer doppelt ausgewiesen wird und dadurch ein unberechtigter Steuerausweis nach § 14c Abs. 2 UStG entsteht.

Wegen technischer Beschränkungen können umsatzsteuerliche Pflichten beim Erlass eines Bescheids, der zugleich Rechnung im Sinne des UStG ist, derzeit noch nicht oder nur unter erschwerten Bedingungen erfüllt werden. Die Finanzverwaltung beanstandet es daher bei bis zum 30. Juni 2030 erlassenen Bescheiden über öffentlich-rechtliche Abgaben nicht, wenn diese abweichend von den gesetzlichen Vorgaben als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.

Anwendung der ergänzenden Regelungen

Die Grundsätze gelten vorbehaltlich der gesetzlichen Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG für alle Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt wurden. Für den Vorsteuerabzug wird es nicht beanstandet, wenn eine bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnung zwar den Vorgaben der ersten beiden BMF-Schreiben entspricht, nicht aber den zusätzlichen Vorgaben des Schreibens vom 15. Oktober 2026.

Die Ausstellung einer E-Rechnung kann zudem als erfüllt gelten, wenn der Unternehmer eine E-Rechnung erstellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat, etwa anhand eines Sendeprotokolls. Diese Aussage betrifft die Frage der Ausstellung und Übermittlung und ersetzt nicht die übrigen gesetzlichen Anforderungen an die Rechnung.

Praktische Bedeutung für Unternehmen

Umsetzungsstand nach zwei Jahren

Die Vorschriften zur E-Rechnung gelten seit 2025. Durch die Übergangsregelungen ist die Umsetzung in Teilen der Praxis jedoch noch nicht vollständig erfolgt. Spätestens ab 2027 tritt die E-Rechnungspflicht für viele betroffene Sachverhalte stärker in den Vordergrund.

Die Finanzverwaltung hat nach den Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 auch am 15. Oktober 2026 weitere Fragen aufgegriffen. Das neue Schreiben schafft an verschiedenen Stellen Klarstellungen, lässt aber einzelne für die Praxis bedeutsame Fragen weiterhin offen oder greift Aussagen aus nicht amtlich veröffentlichten Schreiben nicht vollständig auf.

Sonstige Rechnung statt erforderlicher E-Rechnung

Eine praktisch bedeutsame Frage betrifft den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers, wenn statt einer gesetzlich erforderlichen E-Rechnung nur eine sonstige Rechnung erteilt wird. Der Vorsteuerabzug setzt in den Fällen des § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG grundsätzlich eine vollständige und ordnungsgemäße Rechnung voraus, wenn der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer für die Leistung schuldet.

Für bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte Rechnungen bereitet dies regelmäßig keine Schwierigkeiten, weil insoweit die allgemeine Übergangsregelung gilt. Hat der leistende Unternehmer im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt, verlängert sich die Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Der Leistungsempfänger muss in diesem Fall keine besonderen Nachweise vom leistenden Unternehmer verlangen; ob die Umsatzgrenze überschritten wurde, ist anhand der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns zu beurteilen.

Nach Ablauf der Übergangsregelungen ist eine Papier- oder sonstige elektronische Rechnung grundsätzlich keine ordnungsgemäße Rechnung, wenn eine E-Rechnung erforderlich ist. In einem nicht amtlich veröffentlichten Schreiben vom 21. Juli 2026 hatte die Finanzverwaltung jedoch ausgeführt, dass im Einzelfall auch bei einer formal nicht ordnungsgemäßen Rechnung ein Vorsteuerabzug möglich sein kann, wenn sich aus der Rechnung alle hierfür erforderlichen Voraussetzungen ergeben.

Diese Frage lässt sich nach der Verwaltungssicht nicht allgemein beantworten, sondern hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Für die Übergangszeiträume 2025 und 2026 wird der Vorsteuerabzug allein wegen eines falschen Rechnungsformats grundsätzlich nicht beanstandet, sofern der Empfänger nach den ihm vorliegenden Informationen davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelung in Anspruch nimmt.

Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 UStG

Zur praktischen Umsetzung der Übergangsregelung enthält das amtliche Schreiben vom 15. Oktober 2026 keine ausdrückliche Aussage zu einer weiteren Einzelfrage. In einem nicht amtlich veröffentlichten Schreiben an die Energiewirtschaft vom 12. Oktober 2026 mit dem Geschäftszeichen III C 5 – S 7287-a/00019/015/077 hat das BMF hierzu jedoch Stellung genommen.

Nach dem Gesetzeswortlaut kann eine Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format übermittelt werden, das nicht § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entspricht. Fraglich ist insbesondere bei Sukzessivlieferungen, etwa Jahresabrechnungen für Strom, Gas oder Wasser, ob eine bis zum 31. Dezember 2026 ausgeführte Leistung auch noch im Jahr 2027 durch sonstige Rechnung abgerechnet werden kann.

Das BMF hat in dem nicht amtlich veröffentlichten Schreiben die Auffassung bestätigt, dass eine Rechnung über einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auch dann weiterhin als sonstige Rechnung erteilt werden kann, wenn sie erst im Jahr 2027 ausgestellt oder übermittelt wird. Begründet wird dies damit, dass § 27 Abs. 38 UStG die Übergangsfristen ausdrücklich an die Ausführung des Umsatzes und nicht an Ausstellung oder Übermittlung der Rechnung knüpfe.

Diese Aussage ist für die Praxis bedeutsam und dürfte entsprechend für die verlängerte Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG relevant sein. Zugleich ist zu beachten, dass der Wortlaut der gesetzlichen Regelung kritisch gesehen wird, weil er ausdrücklich auf eine Ausstellung bis zum 31. Dezember 2026 Bezug nimmt. Die vom BMF vertretene Sicht ist damit aus Praxissicht nachvollziehbar, steht jedoch in einem Spannungsverhältnis zum Gesetzeswortlaut.

Wesentliche Punkte im Überblick

• Die E-Rechnungspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern.

• Die allgemeine Übergangsregelung endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026.

• Für Unternehmer mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 gilt eine verlängerte Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027.

• Alle Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und elektronisch archivieren können.

• Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 fasst Inhalte aus mehreren nicht amtlich veröffentlichten Verbandsschreiben zusammen und trifft ergänzende Festlegungen.

• Fehler bei der Validierung führen nicht in jedem Fall zur umsatzsteuerrechtlichen Nichtanerkennung einer E-Rechnung.

• Für bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnungen wird auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs nicht beanstandet, wenn sie den zusätzlichen Vorgaben des Schreibens vom 15. Oktober 2026 noch nicht entsprechen.

Häufige Fragen

BMF-Schreiben vom 15.10.2026 zur E-Rechnung: Was wurde geregelt?

Das dritte amtliche BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 mit dem Geschäftszeichen III C 5 – S 7287-a/00019/021/017 enthält ergänzende Regelungen zur obligatorischen E-Rechnung. Es fasst wesentliche Punkte aus zuvor nicht amtlich veröffentlichten Verbandsschreiben zusammen und passt den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an einzelnen Stellen an.

E-Rechnung ab 2025: Welche praktischen Folgen hat das für Unternehmen?

Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und elektronisch archivieren können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen, die grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 und für bestimmte kleinere Unternehmen bis zum 31. Dezember 2027 reichen.

Vorsteuerabzug bei falschem Format: Was gilt nach den Übergangsregelungen zur E-Rechnung?

Innerhalb der Übergangszeiträume wird der Vorsteuerabzug allein wegen eines falschen Rechnungsformats grundsätzlich nicht beanstandet, wenn der Empfänger nach den vorhandenen Informationen von der Anwendung der Übergangsregelung ausgehen konnte. Nach Ablauf der Übergangsregelungen ist eine Rechnung im zutreffenden E-Rechnungsformat grundsätzlich erforderlich, wenn die E-Rechnungspflicht eingreift.

Einordnung für steuerrechtliche Fragestellungen

Die ergänzenden Regelungen des BMF zur E-Rechnung betreffen zahlreiche umsatzsteuerliche Detailfragen, von Pflichtangaben über Rechnungsberichtigungen bis hin zu Übergangs- und Nichtbeanstandungsregelungen. Für Unternehmen, Investoren und vermögende Privatpersonen kann insbesondere die Abgrenzung zwischen gesetzlicher Pflicht, Übergangsregelung und verwaltungsseitiger Nichtbeanstandung von Bedeutung sein. MTR Legal Rechtsanwälte unterstützt bei steuerrechtlichen Fragestellungen im Zusammenhang mit der E-Rechnung und weiteren umsatzsteuerlichen Themen; nähere Informationen finden Sie unter Rechtsberatung im Steuerrecht.