DGA

Definition und Bedeutung der DGA

Die Abkürzung DGA steht im deutschen Rechtskontext vornehmlich für „Digitale Gesellschaftsakte“, wird jedoch auch in internationalen Rechtssystemen als „Directors and General Assembly“ beziehungsweise „Directors‘ General Agreement“ verwendet. Vorrangig versteht man unter DGA im deutschen Recht die Digitale Gesellschaftsakte, eine elektronische Akte zur Verwaltung und Dokumentation gesellschaftsrechtlicher Vorgänge, insbesondere für Unternehmen, Gesellschaften und Registergerichte. Die rechtlichen Aspekte der DGA erstrecken sich über zahlreiche Bereiche des Gesellschaftsrechts, Datenschutzrechts sowie digitaler Verwaltungsvorschriften.

Rechtlicher Rahmen der DGA

Gesellschaftsrechtliche Grundlagen

Die Einführung der DGA ist eng verknüpft mit der fortschreitenden Digitalisierung innerhalb des Gesellschaftsrechts. Das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) sowie das Gesetz zur Ergänzung der Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiREG) ermöglichen seit 2021 die durchgängig digitale Führung von Gesellschafts- und Registerakten. Dadurch ersetzt die DGA die analoge Dokumentation von Gesellschafterbeschlüssen, Gründungsunterlagen und gesellschaftsrechtlichen Vorgängen. Der rechtliche Rahmen orientiert sich hierbei an § 8 ff. Handelsgesetzbuch (HGB), §§ 10-12 GmbHG und einschlägigen Verordnungen wie der Handelsregisterverordnung (HRV).

Eintragung und Führung

Die DGA wird als digitale Sammlung aller relevanten gesellschaftsrechtlichen Unterlagen geführt. Dazu gehören Gründungsurkunden, Satzungen, Gesellschafterlisten, Registeranmeldungen, Beschlüsse und sonstige gesellschaftsrechtlich relevante Dokumente. Die rechtliche Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Führung ergibt sich insbesondere aus § 8 Abs. 2 GmbHG sowie § 12 HGB (elektronische Registerführung).

Einsichtsrechte

Gemäß § 9 HGB besteht das Recht auf öffentliche Einsicht in das Handelsregister und die damit verbundenen Akten, wozu auch die DGA zählt. Die Zugänglichkeit ist im § 8 HRV und im elektronischen Rechtsverkehr durch das Justizportal geregelt.

Datenschutzrechtliche Anforderungen

Die DGA enthält regelmäßig personenbezogene Daten, beispielsweise von Gesellschaftern und Geschäftsführern. Daher finden die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) entsprechende Anwendung. Besonders relevant sind Regelungen zur Datensicherheit (§ 32 DSGVO) sowie zur Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung (Art. 6 DSGVO).

Vertraulichkeit und Zugriffsbeschränkungen

Die Einsichtnahme in die DGA ist grundlegend öffentlich. Bestimmte Dokumente können jedoch vertraulich behandelt werden, sofern gesetzliche Ausnahmen greifen (z. B. bei schützenswerten Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen nach § 30 Abs. 2 Satz 2 VwVfG).

Beweisfunktion und Rechtswirkung

Die DGA dient der Beweissicherung aller gesellschaftsrechtlichen Vorgänge. Nach §§ 415 ff. ZPO gelten elektronische Dokumente, die den Anforderungen des § 371a ZPO genügen, als vollwertiger Urkundsbeweis im Zivilprozess. DGA-Dokumente sind insbesondere dann beweiskräftig, wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind.

Aufbau und Inhalt der DGA

Pflichten zur Dokumentation

Die Gesellschaft ist nach § 41 GmbHG verpflichtet, gesellschaftsrechtlich relevante Vorgänge lückenlos und fortlaufend zu dokumentieren, was im digitalen Zeitalter durch die DGA erfolgt. Hierzu zählen:

• Gründungsdokumente und Satzungen
• Gesellschafterlisten und deren Änderungen
• Änderungen in der Geschäftsführung
• Registeranmeldungen und -eintragungen
• Beschlüsse der Gesellschafterversammlung
• Sondervereinbarungen und Urkunden
• Protokolle der Generalversammlung

Digitale Signatur und Authentifizierung

Rechtlich bedeutsam ist, dass die in der DGA abgelegten Dokumente in der Regel mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden müssen (§ 126a BGB). Dadurch soll die Integrität und Authentizität der Dokumente gewährleistet werden.

Elektronischer Rechtsverkehr und DGA

Übermittlung und Kommunikation

Mit der Umsetzung des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (ERV-Gesetz) ist die digitale Übermittlung gesellschaftsrechtlicher Dokumente an Registergerichte und Notariate verpflichtend. Die DGA spielt dabei als Schnittstelle zwischen Unternehmen, Notaren und Gerichten eine zentrale Rolle.

Schnittstellen zu Behörden und Gerichten

Registergerichte verlangen seit Inkrafttreten der entsprechenden Regelungen eine digitale Übermittlung der Gründungsdokumente und sonstigen gesellschaftsrechtlichen Unterlagen über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) oder das besondere elektronische Notarpostfach (beN). Die DGA ermöglicht eine standardisierte Übermittlung und revisionssichere Archivierung.

Vorteile und Herausforderungen der DGA

Vorteile

• Rechtskonforme, manipulationssichere und effiziente Dokumentation sämtlicher gesellschaftsrechtlicher Vorgänge
• Erleichterter Zugriff und transparente Verwaltung für Gesellschafter, Registergerichte und berechtigte Dritte
• Beschleunigung unternehmensbezogener Prozesse durch Medienbruchfreiheit

Herausforderungen

• Erhöhte Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit
• Notwendigkeit regelmäßiger technischer und rechtlicher Aktualisierung
• Mögliche Unsicherheiten im Umgang mit digitalen Signaturen und Nachweiserfordernissen

Internationale Bedeutung und Relevanz

Europäischer Kontext

Durch die Umsetzung der EU-Digitalisierungsrichtlinie (EU 2019/1151) ist die DGA in nahezu allen Mitgliedstaaten der Europäischen Union rechtlich anerkannt. Die Pflicht zur vollständigen Digitalisierung von Gesellschaftsakten ist damit länderübergreifend vereinheitlicht, wobei länderspezifische Besonderheiten in der Dokumentation und im Zugang bestehen.

Rechtsvergleichende Perspektiven

In anderen Mitgliedsstaaten der EU sowie in Drittstaaten, beispielsweise der Schweiz und den USA, existieren vergleichbare elektronische Gesellschaftsakten, deren rechtliche Ausgestaltung sich jedoch hinsichtlich Einsichtsrechten und Beweiswert unterscheiden kann.

Zusammenfassung

Die DGA (Digitale Gesellschaftsakte) bildet im deutschen und europäischen Gesellschaftsrecht das zentrale Instrument zur digitalen Dokumentation und Verwaltung gesellschaftsrechtlicher Unterlagen. Ihre rechtlichen Grundlagen und Vorgaben ergeben sich aus handelsrechtlichen, Datenschutz- und prozessrechtlichen Vorschriften. Die ordnungsgemäße Nutzung sowie die rechtssichere Archivierung und Einsichtnahme in die DGA gewährleisten Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit für gesellschaftsrechtliche Vorgänge im digitalen Zeitalter. Wesentliche Herausforderungen bestehen im Bereich des Datenschutzes, der regelmäßigen technischen Anpassung sowie der rechtlichen Konkretisierung bei Nutzung digital signierter Dokumente. Die DGA unterliegt einer kontinuierlichen Fortentwicklung im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung des Gesellschafts-, Handels- und Registerrechts.

Häufig gestellte Fragen

Welche rechtlichen Pflichten bestehen für Eigentümer im Rahmen einer DGA?

Eigentümer, beispielsweise von Mehrfamilienhäusern, sind im Rahmen der DGA (Digitale Gebäudeakte) rechtlich zu einer ordnungsgemäßen Führung, Pflege und Sicherung der Gebäudeakte verpflichtet. Dies ergibt sich unter anderem aus §§ 194 ff. BauGB sowie landesrechtlichen Vorgaben (z.B. Bauordnungen, Verwaltungsvorschriften). Die DGA dient dabei als strukturierter Nachweis aller relevanten Bau-, Wartungs-, Prüf- und Abnahmeunterlagen. Eigentümer müssen sicherstellen, dass sämtliche Änderungen, Modernisierungen oder Instandhaltungsmaßnahmen unverzüglich dokumentiert und der DGA hinzugefügt werden. Darüber hinaus besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für bestimmte Dokumente, etwa Prüfbescheinigungen oder Energieausweise, wobei diese je nach Bundesland und Art des Dokuments unterschiedlich lang sein kann (meist zwischen 5 und 30 Jahren). Verstöße gegen diese Pflicht können sowohl zivil- als auch ordnungsrechtliche Konsequenzen haben, insbesondere im Hinblick auf die Verkehrssicherungspflicht und die Haftung gegenüber Dritten.

Wer darf rechtlich Einsicht in die Digitale Gebäudeakte nehmen?

Die Einsichtsrechte in die DGA sind gesetzlich geregelt und hängen in erster Linie vom konkreten Anlass sowie vom berechtigten Personenkreis ab. Behörden wie Bauordnungsamt oder Brandschutzdienststellen haben im Rahmen ihrer Kontroll- und Überwachungstätigkeiten umfassende Einsichtsrechte, die sich aus dem Bauordnungsrecht und den jeweiligen Verwaltungsvorschriften ergeben. Käufer und Mietinteressenten haben im Vorfeld eines Kauf- oder Mietvertrags einen legitimen Anspruch auf Einsicht in wesentliche Inhalte der DGA, etwa zur Beurteilung des Gebäudezustands oder bereits erfolgter Sanierungen. Mieter können unter bestimmten Voraussetzungen (z.B. bei Modernisierungen, energetischen Maßnahmen) Auskunft in relevante Aktenbestandteile verlangen. Auch Gerichte und Gutachter erhalten im Rahmen von gerichtlichen oder behördlichen Verfahren Einsicht, sofern dies zur Wahrheitsfindung erforderlich ist. Datenschutzrechtlich muss die Weitergabe personenbezogener Daten aus der DGA (wie etwa bei privaten Kontaktdaten von Handwerkern oder Eigentümern) immer dem Grundsatz der Zweckbindung und Datensparsamkeit genügen.

Wie wird die DGA im Immobilienrecht berücksichtigt?

Im Immobilienrecht gewinnt die DGA zunehmend an Bedeutung, vor allem im Zusammenhang mit Kaufverträgen, Übergabeprotokollen und der Dokumentation lebenszyklusrelevanter Maßnahmen am Gebäude. Rechtlich ist der Verkäufer verpflichtet, über alle wesentlichen Tatsachen bezüglich des Gebäudes aufzuklären – eine lückenlos geführte DGA kann dabei den Nachweis erbringen, dass keine gravierenden Mängel verschwiegen wurden. Bei Gewährleistungsfällen oder Ansprüchen wegen arglistiger Täuschung vor Gericht wird häufig gerade die DGA als Beweisstück herangezogen. Zudem kann die DGA Bestandteil der Übertragungsunterlagen bei Eigentümerwechsel werden, wobei spezielle Reglungen im Kaufvertrag zur Übergabe und Aktualisierungspflicht aufgenommen werden sollten. Im Rahmen der Vermietung dient die DGA als Nachweis für Wartungen und die Erfüllung von Instandhaltungspflichten, um sich gegen mietrechtliche Ansprüche zu schützen.

Welche rechtlichen Anforderungen gibt es an die digitale Speicherung und Archivierung?

Die digitale Speicherung von Gebäudeakten unterliegt in Deutschland vielfältigen rechtlichen Vorgaben, vor allem aus dem Handelsrecht (§§ 238, 257 HGB), Steuerrecht (§ 147 AO), Bauordnungsrecht und dem Datenschutzrecht (DSGVO/ BDSG). Die Daten müssen sowohl sicher als auch langfristig unveränderlich archiviert werden. Für digitale Dokumente bedeutet dies u.a., dass sie mit qualifizierten elektronischen Signaturen gesichert, gegen Manipulation geschützt und so gespeichert werden, dass sie jederzeit lesbar und reproduzierbar sind. Die eingesetzte Software muss revisionssicher sein, das heißt, sie darf keine nachträgliche Veränderung der archivierten Dokumente ohne Protokollierung zulassen. Zudem sind regelmäßige Sicherungskopien anzufertigen und geeignete Zugriffskontrollen vorzuhalten, sodass nur autorisierte Personen die Akte einsehen oder ändern können. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz entsprechen dabei den Anforderungen nach Art. 32 DSGVO.

Welche Konsequenzen drohen bei lückenhafter Führung einer DGA?

Die nicht ordnungsgemäße oder lückenhafte Führung der DGA kann eine Vielzahl rechtlicher Konsequenzen nach sich ziehen. Bei behördlichen Kontrollen können Bußgelder verhängt werden, wenn beispielsweise Pflichtdokumentationen zu Bauabnahmen, Prüfungen oder Wartungen fehlen. Im Haftungsfall, etwa bei Gebäudeschäden oder Unfällen, kann das Fehlen relevanter Nachweise zur Umkehr der Beweislast führen, sodass der Eigentümer oder Verwalter in eine nachteilige Rechtsposition gerät. Zivilrechtlich besteht außerdem die Gefahr von Schadensersatzforderungen durch Erwerber, Mieter oder Nachbarn, wenn sich etwa Mängel aufgrund fehlender Dokumentation nicht mehr nachvollziehen lassen. Im Extremfall kann dies auch zu Rückabwicklungen von Kaufverträgen oder Mietminderungen führen.

Wer trägt im Schadensfall die Beweislast, wenn die DGA unvollständig ist?

Ist die DGA unvollständig oder lückenhaft, trifft grundsätzlich den Eigentümer oder Verwalter die Beweislast hinsichtlich der ordnungsgemäßen Erfüllung seiner baurechtlichen, sicherheitsrechtlichen und zivilrechtlichen Pflichten. In Streitfällen, etwa bei Schadensersatzklagen aufgrund von Gebäudeschäden oder Baumängeln, wird regelmäßig das Fehlen der Nachweise als Anhaltspunkt dafür gewertet, dass bestimmte Maßnahmen nicht oder nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Die Rechtsprechung legt hierbei hohen Wert auf präzise und fortlaufende Dokumentation, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben nachzuweisen. Kann der Eigentümer anhand der DGA keine lückenlose Dokumentation vorlegen, kann sich dies im Zivilprozess nachteilig auf die eigene Rechtsposition auswirken und zur Umkehr der Beweislast führen.

Welche speziellen datenschutzrechtlichen Herausforderungen bestehen bei der DGA?

Die DGA enthält eine Vielzahl personenbezogener Daten, wie Angaben zu Eigentümern, Mietern, Dienstleistern oder Handwerkern, und unterliegt daher streng den Vorschriften des Datenschutzrechts, insbesondere der DSGVO. Eigentümer und Verwaltungen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Jede Änderung, Weitergabe oder Einsichtnahme muss protokolliert werden (Art. 5, Art. 30 DSGVO). Für die Übermittlung an Dritte oder Behörden bedarf es einer klaren Rechtsgrundlage, etwa aufgrund gesetzlicher Offenlegungspflichten oder berechtigter Interessen. Datenschutzverletzungen können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen, zusätzlich können Betroffene Auskunft, Berichtigung oder Löschung ihrer Daten verlangen. Bei Nutzung externer Cloud- oder IT-Dienstleister sind zudem Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung abzuschließen und die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen.