Beurkundung und Beurkundungsgesetz: Begriff, Zweck und Einordnung
Die Beurkundung ist die förmliche Aufnahme einer Erklärung oder eines Rechtsgeschäfts in einer öffentlichen Urkunde. Sie dient der Rechtssicherheit, der Klarheit über Inhalt und Reichweite von Erklärungen sowie der verlässlichen Beweisbarkeit. In Deutschland wird die notarielle Beurkundung durch ein eigenes Bundesgesetz geregelt, das die Aufgaben, Pflichten und Verfahren für Notarinnen und Notare verbindlich festlegt. Dieses Gesetz wird häufig als Beurkundungsgesetz bezeichnet. Es bestimmt, wie Urkunden zustande kommen, welche Formelemente einzuhalten sind, welche inhaltlichen Prüf- und Belehrungspflichten bestehen und wie Urkunden aufzubewahren und zu verwahren sind.
Grundprinzipien der Beurkundung
Neutralität und Schutzfunktion
Die Beurkundung ist auf Ausgleich und Schutz aller Beteiligten angelegt. Die beurkundende Amtsperson wahrt Neutralität, klärt über Inhalt und rechtliche Tragweite auf und sorgt für eine verständliche Gestaltung. Ziel ist, Fehlvorstellungen zu vermeiden und eine ausgewogene, klare und nachvollziehbare Urkunde zu schaffen.
Form, Klarheit und Beweis
Die Beurkundung stellt sicher, dass Erklärungen vollständig, eindeutig und überprüfbar dokumentiert sind. Die öffentliche Urkunde besitzt erhöhte Beweiskraft über die abgegebenen Erklärungen und den Ablauf der Niederschrift.
Sorgfalt und Identifikation
Zum Verfahren gehören Identitätsfeststellung, Prüfung der Geschäftsfähigkeit im Rahmen des Beurkundungsvorgangs, Erfassung des wirklichen Willens der Beteiligten, gegebenenfalls Einschaltung von Dolmetschenden und die gesicherte Verwahrung der Urkunde.
Formen: Beurkundung und Beglaubigung
Notarielle Beurkundung
Bei der notariellen Beurkundung wird der Inhalt eines Rechtsgeschäfts oder einer Erklärung vollständig protokolliert. Die Niederschrift wird verlesen, genehmigt und unterzeichnet. Sie enthält Ort, Zeit, Beteiligte, den wesentlichen Inhalt sowie Bestätigungen zum Ablauf.
Öffentliche Beglaubigung
Die öffentliche Beglaubigung erfasst in der Regel nur die Echtheit einer Unterschrift oder eines Handzeichens. Der Inhalt des Dokuments wird – anders als bei der Beurkundung – nicht geprüft oder protokolliert. Sie dient vor allem der Identitäts- und Echtheitsbestätigung.
Typische Anwendungsfelder
Eine notarielle Beurkundung ist in zahlreichen Bereichen vorgesehen, insbesondere bei bedeutenden Vermögens- und Statusgeschäften. Dazu zählen regelmäßig Kaufverträge über Grundstücke, grundstücksbezogene Vereinbarungen, die Gründung und Satzungsänderungen bestimmter Gesellschaftsformen, Erbverträge, Ehe- und Partnerschaftsverträge, bestimmte Schenkungsversprechen sowie Vollstreckungsunterwerfungen in Urkunden. Auch Anmeldungen zum Handelsregister und Erklärungen im Unternehmensverkehr bedürfen häufig einer öffentlichen Beglaubigung oder Beurkundung.
Ablauf der Beurkundung
Vorbereitung
In der Vorbereitung werden die Beteiligten, der Sachverhalt und die Ziele geklärt, erforderliche Unterlagen zusammengetragen und ein Entwurf erstellt. Sprach- und Verständlichkeitsfragen werden vorab geklärt; bei Bedarf werden Übersetzungen oder Dolmetschende einbezogen.
Termin und Niederschrift
Im Termin werden Identität und Beteiligtenstellung festgestellt. Die Urkunde wird verlesen, erläutert und von den Beteiligten genehmigt. Anschließend erfolgt die Unterzeichnung und die Amtsperson versieht die Urkunde mit den erforderlichen Vermerken und dem Siegel.
Nachgang und Vollzug
Nach der Beurkundung können Vollzugstätigkeiten anfallen, etwa Mitteilungen, Anmeldungen oder die Einreichung der Urkunde bei Registern oder Behörden. Beteiligte erhalten Abschriften oder Ausfertigungen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben.
Rechtswirkungen und Beweiskraft
Die öffentliche Urkunde verkörpert einen erhöhten Beweiswert über den Inhalt der Erklärungen, den Ablauf der Beurkundung und die Identität der Beteiligten. In bestimmten Fällen kann eine notarielle Urkunde als Vollstreckungstitel dienen, wenn sie eine entsprechende Unterwerfungserklärung enthält. Zudem sichert die Form die Wirksamkeit dort, wo das Gesetz für bestimmte Geschäfte die notarielle Beurkundung verlangt.
Elektronische Beurkundung und Digitalisierung
Das Beurkundungsrecht gestattet digitale Verfahren, die schrittweise ausgebaut werden. Dazu gehören elektronische Urkunden, elektronische Verwahrung und – für festgelegte Fälle – auch Fernverfahren mit sicherer Identifizierung und qualifizierten elektronischen Signaturen. Nicht alle Rechtsgeschäfte sind für die elektronische Beurkundung freigegeben; für sensible Vorgänge verbleibt die Präsenzbeurkundung als Regelfall.
Beteiligte, Sprache und Barrierefreiheit
Beteiligte Personen
Beteiligte sind die erklärenden Personen und gegebenenfalls deren Vertretungen. Die Amtsperson achtet auf korrekte Vertretungsnachweise, Zustimmungen und Genehmigungen. Bei minderjährigen oder betreuten Personen werden die notwendigen Erklärungen der gesetzlichen Vertretung berücksichtigt.
Sprache und Übersetzungen
Die Urkunde muss für alle Beteiligten verständlich sein. Erforderlichenfalls wird in eine andere Sprache übertragen und ein Dolmetschdienst hinzugezogen. Die Sprachwahl und das Verständnis werden im Protokoll dokumentiert.
Kosten und Gebühren
Die Vergütung für Beurkundungen und Beglaubigungen ist gesetzlich festgelegt. Sie richtet sich regelmäßig nach dem wirtschaftlichen Wert des Geschäfts und umfasst die Beurkundung, Entwürfe, Ausfertigungen sowie Vollzugstätigkeiten. Eine freie Preisvereinbarung ist nicht vorgesehen. Auslagen und Steuern können hinzukommen.
Fehler, Unwirksamkeit und Korrekturen
Formmängel
Fehlt die gesetzlich vorgeschriebene Form, kann ein Rechtsgeschäft unwirksam sein. Die Beurkundungsform soll solche Risiken ausschließen, indem Inhalt, Wille und Ablauf ordnungsgemäß festgehalten werden.
Berichtigung und Ergänzung
Offenkundige Schreib- und Rechenfehler können berichtigt werden. Bei inhaltlichen Unklarheiten kommt eine ergänzende oder neue Beurkundung in Betracht. Bestehen Register- oder Grundbucheintragungen, können sie Auswirkungen auf die Wirksamkeit und die Rechtslage haben.
Internationaler Bezug
Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten können zusätzliche Anforderungen gelten, etwa die Bestätigung der Echtheit durch Apostille oder Legalisation. Sprachfragen, nationales Kollisionsrecht und Anerkennungsregeln anderer Staaten beeinflussen, ob und wie eine deutsche Urkunde im Ausland verwendet werden kann.
Aufbewahrung, Einsicht und Datenschutz
Urkunden werden in amtlichen Registern und Sammlungen geführt. Abschriften, Ausfertigungen und elektronische Dokumente werden nach festen Regeln erstellt und verwahrt. Einsichts- und Auskunftsrechte sind gesetzlich begrenzt und richten sich nach einem berechtigten Interesse. Der Schutz persönlicher Daten ist verbindlich vorgegeben.
Abgrenzung zu anderen Formanforderungen
Die einfache Schriftform verlangt lediglich eine eigenhändige Unterschrift auf einem Text. Die Textform erfordert keine Unterschrift, sondern eine lesbare, auf dauerhaftem Datenträger abgegebene Erklärung. Die öffentliche Beglaubigung bestätigt die Echtheit einer Unterschrift. Die notarielle Beurkundung geht weiter: Sie erfasst den Inhalt der Erklärung, dokumentiert den Ablauf und verleiht der Urkunde gesteigerte Beweiskraft.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen Beurkundung und öffentlicher Beglaubigung?
Die Beurkundung protokolliert Inhalt, Wille und Ablauf vollständig und wird verlesen, genehmigt und unterzeichnet. Die öffentliche Beglaubigung bestätigt in erster Linie die Echtheit einer Unterschrift, ohne den dokumentierten Inhalt inhaltlich auszugestalten oder zu erklären.
Für welche Geschäfte ist eine notarielle Beurkundung vorgesehen?
Sie ist vor allem bei wirtschaftlich bedeutsamen und persönlich weitreichenden Geschäften vorgesehen, etwa im Grundstücksbereich, bei Gründung und Satzungsänderung bestimmter Gesellschaften, bei Erbverträgen, Ehe- und Partnerschaftsverträgen sowie bei bestimmten Schenkungsversprechen und Vollstreckungsunterwerfungen.
Welche Beweiskraft hat eine notarielle Urkunde?
Eine notarielle Urkunde besitzt erhöhte Beweiskraft über die abgegebenen Erklärungen, die Identität der Beteiligten und den Ablauf der Verhandlung. In bestimmten Fällen kann sie Grundlage einer Zwangsvollstreckung sein, wenn sie eine Unterwerfungserklärung enthält.
Ist eine elektronische Beurkundung möglich?
Elektronische Verfahren sind für festgelegte Fälle vorgesehen. Dabei kommen sichere Identifizierungsverfahren und qualifizierte elektronische Signaturen zum Einsatz. Nicht alle Rechtsgeschäfte sind dafür freigegeben; vielfach bleibt der Präsenztermin maßgeblich.
Wovon hängen die Kosten der Beurkundung ab?
Die Kosten richten sich gesetzlich nach dem wirtschaftlichen Wert des Geschäfts. Hinzu kommen Auslagen und gegebenenfalls Steuern. Eine freie Preisvereinbarung ist nicht vorgesehen.
Was geschieht bei Formmängeln?
Fehlt die erforderliche Form, kann ein Geschäft unwirksam sein. Ob und inwieweit eine Heilung eintritt, hängt von den Umständen, dem Geschäftstyp und nachfolgenden Eintragungen oder Erfüllungshandlungen ab.
Wie werden ausländische Beteiligte und Fremdsprachen berücksichtigt?
Bei fremdsprachigen Beteiligten können Übersetzungen und Dolmetschende hinzugezogen werden. Für die Verwendung im Ausland können zusätzliche Bestätigungen wie Apostille oder Legalisation erforderlich sein.
