Il Bundesarbeitsgericht (BAG, Corte federale del lavoro) ha inasprito, con sentenza del 7 maggio 2026 (Az. 2 AZR 184/25, numero di ruolo), i requisiti relativi alla prova della ricezione di comunicazioni giuridicamente rilevanti. I datori di lavoro non possono fare affidamento senz’altro, per la consegna di comunicazioni importanti, sulla ricevuta di accettazione e sulla ricevuta di consegna riprodotta elettronicamente di una raccomandata con immissione in cassetta. Se non riesce la prova della ricezione, ciò può andare a svantaggio del datore di lavoro nel procedimento di tutela contro il licenziamento.
Il lavoratore si oppone a un licenziamento per malattia
Alla base della decisione del Bundesarbeitsgericht vi era un procedimento di tutela contro il licenziamento, nel quale un lavoratore occupato dal maggio 2015 si opponeva a un licenziamento ordinario per malattia intimato dal suo datore di lavoro. Nell’azienda erano impiegati a tempo pieno più di dieci lavoratori, sicché trovava applicazione il Kündigungsschutzgesetz (legge tedesca sulla tutela contro il licenziamento).
Nei tre anni precedenti la comunicazione del licenziamento, il lavoratore era stato ripetutamente inabile al lavoro per malattia. Nel periodo dal 28 novembre 2020 al 27 novembre 2021, le assenze rilevanti ai fini della prognosi ammontavano a 40 giorni lavorativi; nel successivo periodo annuale erano 75 giorni lavorativi e nel periodo dal 28 novembre 2022 al 27 novembre 2023 ulteriori 37 giorni lavorativi.
Invito alla gestione aziendale dell’integrazione (bEM)
Il datore di lavoro aveva già invitato più volte il lavoratore a partecipare a una procedura di betriebliches Eingliederungsmanagement (bEM, gestione aziendale dell’integrazione). Nell’agosto 2022 era stata svolta una procedura di questo tipo. Un ulteriore invito dell’aprile 2023 era invece rimasto senza risposta.
Dopo che il lavoratore, nel periodo dal 3 maggio al 6 ottobre 2023, aveva nuovamente accumulato assenze significative per malattia, il datore di lavoro inviò l’11 ottobre 2023 un ulteriore invito al bEM. La comunicazione fu spedita come raccomandata con immissione in cassetta. Il lavoratore contestò tuttavia di aver ricevuto l’invito. Non ebbe luogo un ulteriore bEM.
Dopo l’audizione del Personalrat (consiglio del personale), il datore di lavoro risolse il rapporto di lavoro con comunicazione del 15 dicembre 2023 mediante licenziamento ordinario con effetto al 30 giugno 2024.
L’Arbeitsgericht accoglie il ricorso contro il licenziamento
Il lavoratore propose tempestivamente ricorso per tutela contro il licenziamento. Sostenne che il licenziamento fosse socialmente ingiustificato. In particolare, mancava una prognosi sanitaria negativa sufficiente; inoltre, il licenziamento era sproporzionato, poiché non era stato svolto un bEM regolare. Egli affermò di non aver ricevuto l’invito dell’ottobre 2023.
Il datore di lavoro si richiamò invece alla ricevuta di accettazione, al tracciamento della spedizione e a una riproduzione della ricevuta di consegna della Deutsche Post AG. Da tali documenti risultava, a suo avviso, che l’invito era stato consegnato il 14 ottobre 2023. Secondo la sua opinione, la documentazione prodotta fondava una prova prima facie della ricezione.
L’Arbeitsgericht (tribunale del lavoro) accolse il ricorso contro il licenziamento. Il Landesarbeitsgericht Hamburg (tribunale regionale del lavoro di Amburgo), dopo aver escusso il portalettere indicato, respinse l’appello del datore di lavoro. Con il ricorso per Revision dinanzi al Bundesarbeitsgericht, il datore di lavoro proseguì nel suo obiettivo di far dichiarare efficace il licenziamento.
Il BAG respinge la Revision
Il Bundesarbeitsgericht respinse la Revision del datore di lavoro con sentenza del 7 maggio 2026 – 2 AZR 184/25. Il licenziamento per malattia era socialmente ingiustificato e quindi giuridicamente inefficace.
Al centro della decisione vi sono due questioni connesse tra loro: la prova della ricezione di un invito al bEM e l’onere di allegazione del datore di lavoro quanto alla proporzionalità di un licenziamento per malattia, quando non sia stato svolto un bEM necessario.
Nessuna prova prima facie della ricezione nella procedura di scansione praticata
Il BAG ha negato l’esistenza di una prova prima facie del fatto che l’invito al bEM fosse effettivamente pervenuto al lavoratore.
Secondo gli accertamenti del Landesarbeitsgericht Hamburg (sentenza del 14 luglio 2025 – 4 SLa 26/24, numero di ruolo), la consegna delle raccomandate con immissione in cassetta, nella procedura rilevante della Deutsche Post AG, avveniva mediante uno scanner. Il portalettere registrava dapprima il codice a barre della spedizione. Successivamente firmava sul campo di inserimento del dispositivo, concludendo così la procedura elettronica di documentazione. Solo dopo inseriva la comunicazione nella cassetta postale del destinatario. I dati venivano trasmessi immediatamente al sistema di tracciamento della Deutsche Post AG.
Secondo il BAG, tale procedura non costituisce un andamento tipico degli eventi che consenta di concludere, con probabilità sufficientemente elevata, per l’effettiva immissione della spedizione nella cassetta postale corretta.
Momento della documentazione decisivo
La differenza decisiva rispetto alla procedura di consegna esaminata in precedenti decisioni del Bundesgerichtshof (BGH, Corte federale di giustizia) risiede nel momento della documentazione. Nella procedura ivi presa in considerazione, l’etichetta staccabile utilizzata per l’identificazione veniva rimossa dalla spedizione immediatamente prima dell’immissione e applicata su una ricevuta di consegna. Il portalettere confermava poi la consegna mediante firma e indicazione della data. La documentazione si riferiva quindi a un’immissione già avvenuta.
Nel 2023, il Bundesgerichtshof aveva ancora riconosciuto, per la raccomandata con immissione in cassetta, una prova prima facie della ricezione qualora fossero prodotte la ricevuta di accettazione e la riproduzione della ricevuta di consegna. La differenza rispetto a questa cosiddetta procedura peel-off consiste nel fatto che, nella procedura di scansione, la firma viene apposta già prima dell’immissione. La situazione probatoria si è quindi spostata non per effetto di una diversa valutazione giuridica, bensì a causa della modifica della procedura di consegna.
Nella procedura di scansione qui rilevante, invece, la procedura di documentazione veniva conclusa prima dell’effettiva immissione. Dopo la firma sullo scanner, il portalettere doveva ancora inserire la spedizione nella cassetta postale. Non era pertanto escluso che, dopo la conferma elettronica, egli fosse distratto o trattenuto e non immettesse correttamente la spedizione, contrariamente alla documentazione già prodotta.
Nessuna probabilità sufficientemente elevata
Il BAG ha chiarito che la registrazione elettronica può sì consentire inferenze sul fatto che il portalettere si trovasse nel luogo di consegna previsto e che la spedizione fosse giunta fin lì. Essa però non fonda una probabilità sufficientemente elevata che la lettera sia poi effettivamente giunta nella cassetta postale corretta.
Anche la combinazione di ricevuta di accettazione, tracciamento della spedizione e ricevuta di consegna riprodotta non ha condotto a un risultato diverso.
L’affermazione centrale è dunque la seguente: nella procedura di scansione della Deutsche Post qui esaminata, la produzione di tali documenti non fonda alcuna prova prima facie dell’effettiva ricezione di una raccomandata con immissione in cassetta.
Ciò non significa che ogni raccomandata con immissione in cassetta sia in generale inidonea come prova della ricezione. Decisivi sono piuttosto la procedura di consegna concretamente applicata e la questione se la documentazione consenta una conclusione sufficientemente affidabile sull’effettiva immissione.
Secondo proprie indicazioni, la Deutsche Post ha già modificato il proprio processo di consegna: ora il portalettere conferma l’immissione, dopo la scansione, anche digitalmente nello scanner mediante firma e conferma dell’inserimento. In tal modo, in futuro una prova prima facie potrebbe nuovamente venire in considerazione.
In alternativa, possono tuttavia essere esaminate anche modalità di consegna dimostrabili indipendentemente dalla procedura postale: vengono in considerazione in particolare la consegna personale – opportunamente in presenza di un testimone – nonché la consegna tramite un incaricato o un servizio di corriere.
L’escussione del portalettere non ha fornito la prova della ricezione
Il datore di lavoro non ha potuto provare la ricezione dell’invito nemmeno mediante l’escussione del portalettere.
Il dipendente postale escusso come testimone non aveva alcun ricordo concreto della consegna controversa. Non poteva né confermare che la firma sulla riproduzione della ricevuta di consegna provenisse da lui, né riferire in modo affidabile di aver sempre osservato una determinata procedura nella consegna di raccomandate con immissione in cassetta.
Il Landesarbeitsgericht ha quindi potuto valutare la testimonianza come non utile. Il BAG non ha ravvisato, in tale valutazione della prova, alcun errore rilevante ai fini della Revision.
La ricezione dell’invito al bEM è pertanto rimasta non provata.
Nuovo invito al bEM nonostante la precedente mancata reazione
Il BAG ha inoltre ribadito che, in linea di principio, il datore di lavoro deve prendere nuovamente l’iniziativa per lo svolgimento di un bEM quando ne ricorrono i presupposti di legge e il lavoratore, dopo un precedente rifiuto o una mancata reazione, presenta nuovamente periodi significativi di inabilità al lavoro.
Ai sensi del § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX (Nono libro del Codice sociale tedesco), un bEM deve essere offerto quando i dipendenti, nell’arco di un anno, sono inabili al lavoro per più di sei settimane ininterrottamente o ripetutamente.
Se un lavoratore non ha accettato un invito precedente, l’obbligo del datore di lavoro non viene meno in modo permanente. Se il lavoratore si ammala nuovamente in misura corrispondente, la sua disponibilità a partecipare può essere cambiata. Il datore di lavoro deve pertanto, in linea di principio, compiere un ulteriore tentativo; avrebbe quindi dovuto invitare nuovamente allo svolgimento di un bEM.
Poiché non ha potuto provare la ricezione dell’invito dell’11 ottobre 2023, non è stato possibile accertare che avesse adempiuto correttamente al proprio obbligo di iniziativa.
Verificare misure meno gravose prima del licenziamento per malattia
Un licenziamento per malattia presuppone, tra l’altro, che non sia disponibile alcuna misura adeguata e meno gravosa con cui evitare il licenziamento o ridurre le future assenze. Possono venire in considerazione, ad esempio, l’adattamento del posto di lavoro finora occupato, la prosecuzione dell’impiego in un altro posto di lavoro idoneo o misure di riabilitazione medica.
Il bEM non è di per sé un mezzo meno gravoso rispetto al licenziamento. Esso serve però a identificare e sviluppare tali alternative. Il § 167 Abs. 2 SGB IX concretizza in tal senso il principio di proporzionalità.
Se il datore di lavoro omette un bEM necessario, nel procedimento di tutela contro il licenziamento grava su di lui un onere di allegazione ampliato. Egli deve allora esporre di propria iniziativa in modo concreto e, se del caso, provare che anche un bEM regolare non avrebbe potuto individuare misure idonee a impedire ulteriori periodi di inabilità al lavoro o quantomeno a ridurli in misura significativa.
Nel caso di specie, tale prova non è riuscita.
Licenziamento sproporzionato
Poiché il datore di lavoro non aveva né provato la ricezione del nuovo invito né illustrato in modo sufficiente l’oggettiva inutilità di un ulteriore bEM, il licenziamento era sproporzionato.
Le ulteriori questioni controverse tra le parti, in particolare relative alla regolare audizione del Personalrat, non erano più decisive.
Le raccomandate con immissione in cassetta non sono una prova affidabile della ricezione
Il BAG chiarisce che una ricevuta di accettazione e una ricevuta di consegna riprodotta elettronicamente non fondano automaticamente una prova prima facie della ricezione.
Per la prassi ciò significa un superamento dell’assunto secondo cui una raccomandata con immissione in cassetta, in presenza della relativa documentazione di spedizione, costituisca sempre una prova sufficiente della ricezione.
La decisione riguarda direttamente la procedura di scansione concretamente esaminata. Essa non afferma che una raccomandata con immissione in cassetta non sia in alcuna circostanza idonea a provare la ricezione. Né se ne può dedurre che la ricezione non possa mai essere provata mediante altri mezzi di prova.
I datori di lavoro devono tuttavia mettere in conto che la mera produzione della consueta documentazione di spedizione, in caso di contestazione circostanziata della ricezione, non sia sufficiente. Anche una successiva escussione del portalettere non è necessariamente utile, in particolare se questi non ha alcun ricordo concreto dell’operazione.
Conseguenze per la ricezione di licenziamenti e altre dichiarazioni
La decisione è significativa anche oltre il concreto contesto del bEM. I principi sulla prova prima facie riguardano la questione se la ricezione di un documento possa essere considerata provata sulla base di un andamento tipico degli eventi.
Ciò può diventare rilevante in particolare per licenziamenti, ammonimenti, fissazioni di termini e altre dichiarazioni recettizie, ma anche per dichiarazioni soggette a termine nel traffico commerciale, ad esempio solleciti, revoche o risoluzioni di un contratto, le cui conseguenze giuridiche, ai sensi del § 130 BGB (Codice civile tedesco), presuppongono la ricezione da parte del destinatario.
Tuttavia, occorre distinguere: il BAG si è pronunciato direttamente sulla prova di un invito al bEM, non sull’efficacia di un licenziamento che sia stato esso stesso notificato mediante raccomandata con immissione in cassetta. La trasferibilità delle considerazioni ad altri documenti dipende pertanto dalla concreta procedura di consegna e dalle circostanze del singolo caso.
Per comunicazioni giuridicamente rilevanti non ci si dovrebbe quindi affidare soltanto al tracciamento elettronico della spedizione. Come ulteriori misure vengono in considerazione:
-
consegna personale contro una conferma di ricezione significativa;
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consegna tramite un incaricato che conosca il contenuto della comunicazione e possa documentare l’immissione nella cassetta postale corretta;
-
un’altra forma di consegna che consenta una prova solida della concreta ricezione.
Quale variante sia preferibile nel singolo caso dipende, tra l’altro, dall’urgenza, dai costi, dall’obiettivo probatorio e dai requisiti di legge applicabili alla rispettiva dichiarazione. Proprio in caso di licenziamenti, la consegna dovrebbe quindi essere trattata come parte autonoma della gestione del rischio giuridico.
Significato della sentenza
Con sentenza del 7 maggio 2026 – 2 AZR 184/25 – il Bundesarbeitsgericht collega due affermazioni centrali per la prassi del diritto del lavoro.
In primo luogo, nella procedura di scansione della Deutsche Post AG concretamente esaminata, la ricevuta di accettazione, il tracciamento della spedizione e la ricevuta di consegna riprodotta non fondano alcuna prova prima facie del fatto che una raccomandata con immissione in cassetta sia effettivamente giunta nella cassetta postale corretta.
In secondo luogo, l’omissione di un bEM necessario può far cadere il licenziamento per malattia se il datore di lavoro non espone in modo circostanziato che anche un bEM regolare non avrebbe potuto individuare mezzi meno gravosi per evitare il licenziamento.
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