Het Bundesarbeitsgericht (BAG, Federal Labour Court) heeft met arrest van 7 mei 2026 (Az. 2 AZR 184/25) de eisen aan het bewijs van ontvangst van juridisch relevante brieven aangescherpt. Werkgevers kunnen zich bij de bezorging van belangrijke brieven niet zonder meer verlaten op het verzendbewijs en het elektronisch gereproduceerde afleveringsbewijs van een Einwurf-Einschreiben (brievenbus-aangetekende brief). Slaagt het bewijs van ontvangst niet, dan kan dit in een ontslagbeschermingsprocedure ten nadele van de werkgever uitpakken.
Werknemer verzet zich tegen ontslag wegens ziekte
Aan de beslissing van het Bundesarbeitsgericht lag een ontslagbeschermingsprocedure ten grondslag waarin een sinds mei 2015 in dienst zijnde werknemer zich verzette tegen een regulier ontslag wegens ziekte door zijn werkgever. In het bedrijf waren meer dan tien werknemers voltijds werkzaam, zodat het Kündigungsschutzgesetz (German Protection Against Dismissal Act) van toepassing was.
De werknemer was in de drie jaar voorafgaand aan de opzegging herhaaldelijk arbeidsongeschikt wegens ziekte. In de periode van 28 november 2020 tot en met 27 november 2021 vielen 40 werkdagen onder voor de prognose relevante verzuimdagen, in de daaropvolgende jaarperiode waren dat 75 werkdagen en in de periode van 28 november 2022 tot en met 27 november 2023 nog eens 37 werkdagen.
Uitnodiging voor het bedrijfsintegratiemanagement (bEM)
De werkgever had de werknemer al meerdere malen uitgenodigd om deel te nemen aan een betriebliches Eingliederungsmanagement (bEM, bedrijfsintegratiemanagement). In augustus 2022 was een dergelijke procedure uitgevoerd. Een verdere uitnodiging uit april 2023 bleef daarentegen onbeantwoord.
Nadat de werknemer in de periode van 3 mei tot en met 6 oktober 2023 opnieuw aanzienlijke ziekteverzuimperioden had gehad, verzond de werkgever op 11 oktober 2023 opnieuw een uitnodiging voor een bEM. De brief werd als brievenbus-aangetekende brief verzonden. De werknemer betwistte echter dat hij de uitnodiging had ontvangen. Een verder bEM vond niet plaats.
Na raadpleging van de personeelsraad zegde de werkgever de arbeidsovereenkomst bij brief van 15 december 2023 regulier op per 30 juni 2024.
Arbeitsgericht wijst ontslagbeschermingsvordering toe
De werknemer stelde tijdig een Kündigungsschutzklage (vordering tot ontslagbescherming) in. Hij voerde aan dat het ontslag sociaal ongerechtvaardigd was. In het bijzonder ontbrak een voldoende negatieve gezondheidsprognose; bovendien was het ontslag disproportioneel, omdat geen behoorlijk bEM was uitgevoerd. De uitnodiging van oktober 2023 had hij niet ontvangen.
De werkgever beriep zich daarentegen op het verzendbewijs, de track-and-tracegegevens en een reproductie van het afleveringsbewijs van Deutsche Post AG. Daaruit zou blijken dat de uitnodiging op 14 oktober 2023 was bezorgd. Volgens hem leverden de overgelegde stukken prima-faciebewijs voor de ontvangst op.
Het Arbeitsgericht (Labour Court) wees de ontslagbeschermingsvordering toe. Het Landesarbeitsgericht Hamburg (Regional Labour Court Hamburg) verwierp het hoger beroep van de werkgever na verhoor van de aangewezen postbezorger. Met zijn beroep in Revision bij het Bundesarbeitsgericht bleef de werkgever zijn doel nastreven om het ontslag rechtsgeldig te laten verklaren.
BAG verwerpt Revision
Het Bundesarbeitsgericht verwierp de Revision van de werkgever bij arrest van 7 mei 2026 – 2 AZR 184/25. Het ontslag wegens ziekte was sociaal ongerechtvaardigd en daarmee rechtens ongeldig.
Centraal in de beslissing staan twee met elkaar verbonden vragen: het bewijs van ontvangst van een uitnodiging voor een bEM en de stelplicht van de werkgever ten aanzien van de proportionaliteit van een ontslag wegens ziekte, wanneer een vereist bEM niet is uitgevoerd.
Geen prima-faciebewijs voor ontvangst bij de toegepaste scanprocedure
Het BAG ontkende dat er prima-faciebewijs bestond dat de uitnodiging voor het bEM de werknemer daadwerkelijk had bereikt.
Volgens de vaststellingen van het Landesarbeitsgericht Hamburg (arrest van 14 juli 2025 – 4 SLa 26/24) vond de bezorging van de brievenbus-aangetekende brieven in de relevante procedure van Deutsche Post AG plaats met behulp van een scanner. De bezorger registreerde eerst de barcode van de zending. Vervolgens tekende hij op het invoerveld van het apparaat en sloot daarmee het elektronische documentatieproces af. Pas daarna wierp hij de brief in de brievenbus van de ontvanger. De gegevens werden direct aan het trackingsysteem van Deutsche Post AG doorgegeven.
Naar het oordeel van het BAG vormt deze procedure geen typische gang van zaken waaruit met voldoende hoge waarschijnlijkheid kan worden afgeleid dat de zending daadwerkelijk in de juiste brievenbus is gedeponeerd.
Tijdstip van documentatie doorslaggevend
Het doorslaggevende verschil met de bezorgprocedure die in eerdere beslissingen van het Bundesgerichtshof (BGH, Federal Court of Justice) werd behandeld, ligt in het tijdstip van de documentatie. Bij de daar aan de orde zijnde procedure werd het voor identificatie dienende afneembare etiket onmiddellijk vóór het inwerpen van de zending verwijderd en op een afleveringsbewijs geplakt. De bezorger bevestigde de bezorging vervolgens met handtekening en datumvermelding. De documentatie had daarmee betrekking op een reeds uitgevoerde inworp.
Het Bundesgerichtshof had in 2023 bij een brievenbus-aangetekende brief nog prima-faciebewijs voor de ontvangst aangenomen wanneer het verzendbewijs en een reproductie van het afleveringsbewijs worden overgelegd. Het verschil met deze zogenoemde peel-offprocedure is dat bij de scanprocedure al vóór het inwerpen wordt getekend. De bewijspositie is daarmee niet verschoven door een gewijzigde juridische beoordeling, maar door de wijziging van de bezorgprocedure.
In de hier relevante scanprocedure werd het documentatieproces daarentegen vóór de daadwerkelijke inworp afgesloten. Na de handtekening op de scanner moest de bezorger de zending nog in de brievenbus deponeren. Het was daarom niet uitgesloten dat hij na de elektronische bevestiging werd afgeleid of opgehouden en de zending, in strijd met de reeds opgemaakte documentatie, niet naar behoren inwierp.
Geen voldoende hoge waarschijnlijkheid
Het BAG verduidelijkte dat de elektronische registratie weliswaar conclusies kan toelaten dat de bezorger zich op de beoogde bezorglocatie bevond en dat de zending tot daar was gekomen. Zij levert echter geen voldoende hoge waarschijnlijkheid op dat de brief vervolgens daadwerkelijk in de juiste brievenbus terechtkwam.
Ook de combinatie van verzendbewijs, track-and-tracegegevens en gereproduceerd afleveringsbewijs leidde niet tot een andere uitkomst.
De kernuitspraak luidt daarom: bij de hier onderzochte scanprocedure van Deutsche Post levert de overlegging van deze stukken geen prima-faciebewijs op voor de daadwerkelijke ontvangst van een brievenbus-aangetekende brief.
Daarmee is niet iedere brievenbus-aangetekende brief in het algemeen ongeschikt als bewijs van ontvangst. Doorslaggevend zijn veeleer de concreet toegepaste bezorgprocedure en de vraag of de documentatie een voldoende betrouwbare conclusie over de daadwerkelijke inworp toelaat.
Deutsche Post heeft haar bezorgproces naar eigen zeggen inmiddels gewijzigd: de bezorger bevestigt de inworp nu na de scan aanvullend digitaal in de scanner door middel van handtekening en bevestiging van de deponering. Daarmee zou prima-faciebewijs in de toekomst opnieuw in aanmerking kunnen komen.
Als alternatief kunnen echter ook bezorgwijzen worden onderzocht die onafhankelijk van de postprocedure bewijsbaar zijn: met name persoonlijke overhandiging – bij voorkeur in aanwezigheid van een getuige – evenals bezorging door een bode of een koeriersdienst komen in aanmerking.
Verhoor van de postbezorger leverde geen bewijs van ontvangst op
De werkgever kon de ontvangst van de uitnodiging ook niet bewijzen door het verhoor van de bezorger.
De als getuige gehoorde postmedewerker had geen concrete herinnering aan de betwiste bezorging. Hij kon noch bevestigen dat de handtekening op de reproductie van het afleveringsbewijs van hem afkomstig was, noch betrouwbaar verklaren dat hij bij de bezorging van brievenbus-aangetekende brieven steeds een bepaalde procedure aanhield.
Het Landesarbeitsgericht mocht de verklaring daarom als niet-concludent beoordelen. Het BAG zag in deze bewijswaardering geen in Revision juridisch relevante fout.
Daarmee bleef de ontvangst van de uitnodiging voor het bEM onbewezen.
Opnieuw uitnodigen voor bEM ondanks eerdere niet-reactie
Het BAG bevestigde bovendien dat de werkgever in beginsel opnieuw het initiatief tot uitvoering van een bEM moet nemen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan en de werknemer na een eerdere weigering of niet-reactie opnieuw aanzienlijke perioden van arbeidsongeschiktheid vertoont.
Volgens § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX (German Social Code, Book IX) moet een bEM worden aangeboden wanneer werknemers binnen één jaar langer dan zes weken ononderbroken of herhaaldelijk arbeidsongeschikt zijn.
Heeft een werknemer een eerdere uitnodiging niet aanvaard, dan vervalt de verplichting van de werkgever niet blijvend. Wordt de werknemer opnieuw in overeenkomstige omvang ziek, dan kan zijn bereidheid tot deelname zijn veranderd. De werkgever moet daarom in beginsel een nieuwe poging ondernemen; hij had dus opnieuw moeten uitnodigen tot uitvoering van een bEM.
Omdat hij de ontvangst van de uitnodiging van 11 oktober 2023 niet kon bewijzen, kon niet worden vastgesteld dat hij op behoorlijke wijze aan zijn initiatiefplicht had voldaan.
Minder ingrijpende maatregelen vóór ontslag wegens ziekte onderzoeken
Een ontslag wegens ziekte vereist onder meer dat er geen passende minder ingrijpende maatregel beschikbaar is waarmee het ontslag kan worden voorkomen of toekomstige verzuimperioden kunnen worden verminderd. Denk bijvoorbeeld aan aanpassing van de bestaande werkplek, voortzetting van de arbeid op een andere geschikte werkplek of maatregelen voor medische revalidatie.
Het bEM is op zichzelf weliswaar geen minder ingrijpend middel ten opzichte van het ontslag. Het dient er echter toe dergelijke alternatieven te identificeren en te ontwikkelen. § 167 Abs. 2 SGB IX concretiseert in zoverre het proportionaliteitsbeginsel.
Laat de werkgever een vereist bEM achterwege, dan rust op hem in de ontslagbeschermingsprocedure een verzwaarde stelplicht. Hij moet dan uit eigen beweging concreet stellen en zo nodig bewijzen dat ook een behoorlijk bEM geen geschikte maatregelen aan het licht had kunnen brengen om verdere perioden van arbeidsongeschiktheid te voorkomen of in elk geval aanzienlijk te verminderen.
In de onderhavige zaak slaagde dit bewijs niet.
Ontslag disproportioneel
Omdat de werkgever noch de ontvangst van de nieuwe uitnodiging had bewezen, noch de objectieve nutteloosheid van een verder bEM voldoende had onderbouwd, was het ontslag disproportioneel.
Op de overige tussen partijen betwiste vragen, in het bijzonder over de behoorlijke raadpleging van de personeelsraad, kwam het niet meer beslissend aan.
Brievenbus-aangetekende brieven zijn geen betrouwbaar bewijs van ontvangst
Het BAG verduidelijkt dat een verzendbewijs en een elektronisch gereproduceerd afleveringsbewijs niet automatisch prima-faciebewijs voor ontvangst opleveren.
Voor de praktijk betekent dit een afwijking van de aanname dat een brievenbus-aangetekende brief bij overlegging van de bijbehorende verzenddocumenten steeds voldoende bewijs van ontvangst vormt.
De beslissing betreft rechtstreeks de concreet onderzochte scanprocedure. Zij zegt niet dat een brievenbus-aangetekende brief onder geen enkele omstandigheid geschikt zou zijn om ontvangst te bewijzen. Evenmin kan daaruit worden afgeleid dat ontvangst nooit door andere bewijsmiddelen zou kunnen worden aangetoond.
Werkgevers moeten er echter rekening mee houden dat de enkele overlegging van de gebruikelijke verzenddocumenten bij een gemotiveerde betwisting van de ontvangst niet volstaat. Een later verhoor van de bezorger helpt evenmin noodzakelijkerwijs verder, met name wanneer deze geen concrete herinnering aan het voorval heeft.
Gevolgen voor de ontvangst van ontslagbrieven en andere verklaringen
De beslissing is ook buiten de concrete bEM-context van belang. De beginselen inzake prima-faciebewijs betreffen de vraag of de ontvangst van een geschrift op grond van een typische gang van zaken als bewezen kan worden beschouwd.
Dat kan met name relevant worden bij opzeggingen, waarschuwingen, termijnstellingen en overige ontvangstbehoevende verklaringen, maar ook bij termijngebonden verklaringen in het handelsverkeer, zoals aanmaning, herroeping of opzegging van een overeenkomst, waarvan de rechtsgevolgen volgens § 130 BGB (German Civil Code) ontvangst door de geadresseerde vereisen.
Er moet echter worden gedifferentieerd: het BAG heeft rechtstreeks beslist over het bewijs van een uitnodiging voor een bEM, niet over de geldigheid van een ontslag dat zelf per brievenbus-aangetekende brief werd bezorgd. De overdraagbaarheid van de overwegingen op andere geschriften hangt daarom af van de concrete bezorgprocedure en de omstandigheden van het individuele geval.
Bij juridisch relevante brieven moet daarom niet uitsluitend op elektronische track-and-trace worden vertrouwd. Als verdere maatregelen komen in aanmerking:
-
persoonlijke overhandiging tegen een duidelijke ontvangstbevestiging;
-
bezorging door een bode die de inhoud van de brief kent en de inworp in de juiste brievenbus kan documenteren;
-
een andere bezorgvorm die een robuust bewijs van de concrete ontvangst mogelijk maakt.
Welke variant in het individuele geval de voorkeur verdient, hangt onder meer af van de urgentie, de kosten, het bewijsdoel en de wettelijke vereisten voor de betreffende verklaring. Juist bij opzeggingen moet de bezorging daarom als een zelfstandig onderdeel van juridische risicobeheersing worden behandeld.
Betekenis van het arrest
Met het arrest van 7 mei 2026 – 2 AZR 184/25 – verbindt het Bundesarbeitsgericht twee voor de arbeidsrechtelijke praktijk centrale uitspraken.
Ten eerste leveren verzendbewijs, track-and-tracegegevens en gereproduceerd afleveringsbewijs bij de concreet onderzochte scanprocedure van Deutsche Post AG geen prima-faciebewijs op dat een brievenbus-aangetekende brief daadwerkelijk in de juiste brievenbus is terechtgekomen.
Ten tweede kan het achterwege laten van een vereist bEM het ontslag wegens ziekte doen stranden wanneer de werkgever niet gemotiveerd uiteenzet dat ook een behoorlijk bEM geen minder ingrijpende middelen ter voorkoming van het ontslag had kunnen aanwijzen.
MTR Legal Rechtsanwälte adviseert ondernemingen over arbeidsrechtelijke vraagstukken. Meer informatie vindt u onder juridisch advies in het arbeidsrecht.
