Begriff und Bedeutung der Rechnung
Eine Rechnung ist ein Dokument, das den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen dokumentiert. Sie dient als Nachweis über eine Forderung gegenüber einer anderen Person oder einem Unternehmen. Die Rechnung enthält Angaben zu den gelieferten Produkten oder erbrachten Leistungen sowie zum vereinbarten Preis. Im Geschäftsverkehr ist die Ausstellung einer Rechnung häufig verpflichtend, insbesondere wenn es sich um Geschäfte zwischen Unternehmen handelt.
Rechtliche Anforderungen an eine Rechnung
Für Rechnungen gelten bestimmte gesetzliche Vorgaben, die sicherstellen sollen, dass sie nachvollziehbar und überprüfbar sind. Diese Anforderungen betreffen sowohl den Inhalt als auch die Form der Rechnung.
Pflichtangaben auf einer Rechnung
Eine ordnungsgemäße Rechnung muss verschiedene Angaben enthalten. Dazu zählen unter anderem der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens sowie des Leistungsempfängers, das Ausstellungsdatum der Rechnung, eine fortlaufende Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifikation sowie eine genaue Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen. Auch das Entgelt (Nettobetrag), etwaige Steuerbeträge und gegebenenfalls Hinweise auf Steuerbefreiungen müssen aufgeführt werden.
Form der Rechnungsstellung
Grundsätzlich kann eine Rechnung in Papierform oder elektronisch ausgestellt werden. Bei elektronischen Rechnungen ist darauf zu achten, dass sie in einem Format übermittelt werden, das Unveränderbarkeit gewährleistet und für den Empfänger lesbar ist.
Bedeutung im Geschäftsverkehr und für Privatpersonen
Im geschäftlichen Bereich stellt die Ausstellung einer korrekten Rechnung oft eine Voraussetzung für steuerliche Abzüge dar. Unternehmen benötigen ordnungsgemäße Rechnungen beispielsweise zum Vorsteuerabzug im Rahmen ihrer Umsatzsteuererklärung.
Auch Privatpersonen erhalten bei größeren Anschaffungen häufig Rechnungen als Zahlungsnachweis oder zur Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen.
Zahlungs- und Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit Rechnungen
Zahlungsverpflichtung durch Erhalt einer Rechnung
Mit dem Zugang einer ordnungsgemäßen Rechnung wird in vielen Fällen ein Zahlungsanspruch begründet. Der Empfänger schuldet dann grundsätzlich den ausgewiesenen Betrag innerhalb eines bestimmten Zeitraums – sofern keine abweichenden Vereinbarungen getroffen wurden.
Aufbewahrungspflichten für Rechnungen
Sowohl Unternehmer als auch bestimmte andere Personen sind verpflichtet, erhaltene wie ausgestellte Rechnungen über einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Diese Pflicht dient dazu, bei Prüfungen durch Behörden einen lückenlosen Nachweis aller Geschäftsvorgänge führen zu können.
Für Privatpersonen besteht diese Verpflichtung nur in Ausnahmefällen – etwa beim Erwerb bestimmter Wirtschaftsgüter mit längerer Gewährleistungspflicht.
Korrektur fehlerhafter Rechnungen
Werden nachträglich Fehler auf einer bereits ausgestellten oder empfangenen Rechnung festgestellt – beispielsweise falsche Beträge oder unvollständige Angaben -, kann diese berichtigt werden.
Die Korrektur erfolgt meist durch Stornierung (Stornorechnung) beziehungsweise Berichtigung mittels neuer korrekter Abrechnung unter Bezugnahme auf das ursprüngliche Dokument.
Bedeutung von Gutschriften im Zusammenhang mit Rechnungen
Neben klassischen Ausgangsrechnungen gibt es sogenannte Gutschriften: Hierbei erstellt nicht der Leistende selbst ein Abrechnungsdokument; vielmehr übernimmt dies ausnahmsweise der Leistungsempfänger.
Die rechtlichen Anforderungen an solche Gutschriften entsprechen weitgehend denen herkömmlicher Ausgangsrechnungen hinsichtlich Inhalt und Formvorschriften.
Häufig gestellte Fragen zum Thema „Rechnung“ (FAQ)
Muss jede Lieferung oder Dienstleistung mit einer schriftlichen Rechnung belegt werden?
Nicht jede Lieferung oder Dienstleistung muss zwingend mit einer schriftlichen Abrechnung versehen sein; jedoch bestehen insbesondere im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen umfangreiche Pflichten zur Ausstellung.
Darf eine elektronische Kopie anstelle eines Papierdokuments verwendet werden?
Sowohl elektronische als auch Papierrechnungen sind zulässig; entscheidend ist dabei vor allem Lesbarkeit sowie Unveränderbarkeit des Dokuments.
Können fehlerhafte Angaben nachträglich korrigiert werden?
Sind Fehler vorhanden – etwa bei Beträgen oder Adressdaten -, können diese grundsätzlich berichtigt beziehungsweise storniert und neu ausgestellt werden.
Müssen Privatpersonen ihre erhaltenen Belege dauerhaft aufbewahren?
Einer dauerhaften Aufbewahrungspflicht unterliegen Privatpersonen nur selten; Ausnahmen bestehen beispielsweise beim Erwerb langlebiger Güter wegen möglicher Ansprüche während längerer Fristen.
Darf ein Kunde Zahlbetrag kürzen, wenn einzelne Positionen strittig sind?
Liegen Meinungsverschiedenheiten bezüglich einzelner Posten vor, kann dies Auswirkungen auf Zahlungsverpflichtung haben; Details hängen vom jeweiligen Vertragsverhältnis ab.
Muss immer Umsatzsteuer ausgewiesen sein?
Nicht alle Abrechnungsdokumente enthalten Umsatzsteuer: In bestimmten Fällen entfällt deren Ausweisung aufgrund besonderer Regelkonstellationen wie Kleinunternehmerregelung bzw. Steuerbefreiungstatbeständen.
