Faktura

Begriff und rechtliche Einordnung der Faktura

Die Faktura (Plural: Fakturen) ist ein zentraler Begriff im Rechnungswesen, im Steuerrecht sowie im Handelsrecht und beschreibt im Wesentlichen das Dokument, das eine Forderung aus einem Geschäftsvorgang nachweist. Im deutschen Sprachraum wird die Faktura meist synonym mit „Rechnung“ verwendet, wobei die Faktura im engeren Sinn den formellen und rechtlichen Rahmen der Forderungsstellung darstellt. Die Faktura ist ein wesentlicher Bestandteil des kaufmännischen und geschäftlichen Zahlungsverkehrs und unterliegt zahlreichen gesetzlichen Regelungen.

Rechtsgrundlagen der Faktura

Die rechtlichen Anforderungen an eine Faktura ergeben sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), sowie aus steuerrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG).

Pflichtangaben und Gestaltungsmerkmale

Handels- und steuerrechtliche Vorgaben

Für die ordnungsgemäße Ausstellung einer Faktura gelten insbesondere nach § 14 UStG strenge Vorgaben. Eine Faktura muss beim Leistungsaustausch zwischen Unternehmern und in bestimmten Fällen auch gegenüber Privatpersonen folgende Pflichtangaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Ausstellungsdatum der Faktura
• Fortlaufende Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifizierung
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag mit Angabe des anzuwendenden Steuersatzes bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
• Im Falle einer Gutschrift den expliziten Hinweis „Gutschrift“

Diese Vorschriften dienen sowohl der Transparenz des Geschäftsverkehrs als auch der Sicherstellung und Kontrolle des Steueraufkommens.

Sonderfälle und Besonderheiten

In bestimmten Fällen, etwa bei Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro brutto, gelten erleichterte Anforderungen nach § 33 UStDV. Hier genügen reduzierte Angaben, wie Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung sowie das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe.

Elektronische Faktura

Die elektronische Faktura (elektronische Rechnung) ist seit der Änderung der gesetzlichen Vorschriften gemäß § 14 UStG ebenfalls zulässig. Damit Rechnungen elektronisch anerkannt werden, müssen sie folgenden Voraussetzungen genügen:

• Authentizität der Herkunft
• Integrität des Inhalts
• Lesbarkeit

Diese Bedingungen können durch geeignete innerbetriebliche Kontrollverfahren, digitale Signaturen oder den elektronischen Datenaustausch (EDI) erfüllt werden.

Faktura im kaufmännischen und zivilrechtlichen Kontext

Bedeutung im Schuldverhältnis und zur Fälligkeit

Die Faktura erfüllt im Geschäftsverkehr die Funktion des Leistungsnachweises und begründet, sofern keine Vorkasse vereinbart wurde, meist die Fälligkeit der Vergütung gemäß § 271 BGB in Verbindung mit den Zahlungsbedingungen des Kaufvertrages. Das Datum und der Zugang der Faktura beim Zahlungspflichtigen sind insbesondere bei der Berechnung von Skontofristen oder bei Verzug relevant.

Beweisfunktion im Rechtsverkehr

Eine Faktura besitzt hohe Beweiskraft hinsichtlich Inhalt und Bestehen einer Forderung. Im Streitfall kann die Faktura nach § 416 ZPO als Privaturkunde Beweis für die in ihr enthaltenen Erklärungen erbringen. Allerdings führt das alleinige Vorliegen einer Faktura nicht zwangsläufig zum Bestehen der ausgewiesenen Forderung, sofern diese bestritten wird.

Faktura und Umsatzsteuer

Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug ist für Unternehmer nur möglich, wenn eine ordnungsgemäße Faktura mit allen gesetzlich geforderten Angaben vorliegt (§ 15 UStG). Dies macht die formelle Richtigkeit der Faktura zu einer zentralen Voraussetzung für die steuerliche Entlastung im Unternehmensverkehr.

Haftung und Korrekturen

Fehlerhafte Fakturen können Haftungs- und Nachzahlungsrisiken nach sich ziehen. So haftet nach § 14c UStG beispielsweise der Rechnungsaussteller für zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer. Notwendige Korrekturen müssen nach den rechtlichen Vorgaben erfolgen, etwa durch Stornierung und Neuausstellung der Faktura.

Faktura im internationalen Geschäftsverkehr

Innergemeinschaftliche Lieferungen und Drittlandsgeschäfte

Bei grenzüberschreitenden Lieferungen innerhalb der Europäischen Union (innergemeinschaftliche Lieferungen) sowie bei Ausfuhren in Drittländer gelten gesonderte Vorgaben hinsichtlich der Fakturierung. Hierzu zählen unter anderem der korrekte Ausweis oder Nichtausweis der Umsatzsteuer und der Bezug auf die jeweilige steuerliche Behandlung.

Pflicht zur Ausstellung und Aufbewahrung

Im internationalen Kontext gelten häufig länderspezifische Aufbewahrungsfristen und Dokumentationspflichten. In Deutschland gilt nach § 147 AO und § 14b UStG eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für Fakturen, sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form.

Unterschiede zur Quittung und sonstigen Zahlungsbelegen

Die Faktura ist von einer Quittung und anderen Zahlungsbelegen abzugrenzen. Während eine Faktura die Grundlage einer Forderung darstellt und zur Zahlung auffordert, dokumentiert die Quittung in der Regel die tatsächliche Zahlung und Erfüllung einer Verbindlichkeit.

Sanktionen bei Verstößen

Verstöße gegen die gesetzlichen Vorschriften zur Faktura, insbesondere falsche oder fehlende Pflichtangaben, können steuerliche Sanktionen wie Versagung des Vorsteuerabzugs, Steuerschätzungen sowie Bußgeld- und Strafverfahren nach sich ziehen.

Fazit:
Die Faktura bildet den zentralen Beleg aller geschäftlichen Leistungsbeziehungen mit wesentlichen rechtlichen Funktionen und unterliegt einer Vielzahl gesetzlicher und steuerlicher Anforderungen. Sowohl bei der Ausstellung als auch bei der Aufbewahrung und Korrektur sind rechtliche Vorgaben sorgfältig zu beachten, um finanzielle Nachteile oder Rechtsnachteile zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen

Wann ist eine Faktura gemäß deutschem Recht verpflichtend auszustellen?

Nach deutschem Recht besteht insbesondere gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Faktura (Rechnung), wenn ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person erbringt. Für Lieferungen oder Leistungen an Privatpersonen (Nichtunternehmer) besteht grundsätzlich keine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung, mit Ausnahme bestimmter Leistungen wie z. B. Bauleistungen gegenüber Privatpersonen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Zusätzlich gilt für innergemeinschaftliche Lieferungen sowie Ausfuhren in Drittstaaten eine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung. Die Faktura ist binnen sechs Monaten nach Ausführung der Leistung zu erstellen. Bei Nichtbeachtung drohen Sanktionen, beispielsweise Bußgelder nach § 26a UStG.

Welche Pflichtangaben muss eine Faktura nach § 14 UStG enthalten?

Gemäß § 14 Abs. 4 UStG muss eine Faktura bestimmte Pflichtangaben enthalten, um sowohl steuerliche als auch handelsrechtliche Anforderungen zu erfüllen. Zu den Pflichtangaben zählen: der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellenden, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifikation der Rechnung, Art und Umfang der Leistung oder Lieferung, Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung, das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt, der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag. Auch Hinweise auf eventuelle Steuerbefreiungen müssen enthalten sein. Bei Rechnungen unter 250 Euro gelten vereinfachte Regelungen nach § 33 UStDV.

Unter welchen Umständen ist eine elektronische Faktura zulässig?

Seit dem 1. Juli 2011 ist die elektronische Faktura dem Papierbeleg gleichgestellt. Das bedeutet, dass eine Rechnung per E-Mail, als PDF, per Computer-Fax oder downloadbare Datei rechtlich zulässig ist. Voraussetzung ist die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung (§ 14 Abs. 1 UStG). Letztlich muss die Zustimmung des Rechnungsempfängers vorliegen – diese kann auch konkludent (zum Beispiel durch Begleichen der Rechnung) erfolgen. Zur Sicherstellung der Echtheit und Unversehrtheit können qualifizierte elektronische Signaturen oder spezielle EDI-Verfahren genutzt werden, sind aber nicht zwingend vorgeschrieben. Unternehmer tragen die Nachweispflicht für die Einhaltung der Vorgaben.

Was sind die rechtlichen Folgen einer fehlerhaften oder fehlenden Faktura?

Fehlerhafte oder fehlende Fakturen führen zu verschiedenen Konsequenzen: Der Empfänger kann den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG erst geltend machen, wenn eine den Vorgaben entsprechende Rechnung vorliegt. Darüber hinaus stellen das Ausstellen oder Nichtausstellen einer ordnungsgemäßen Rechnung Ordnungswidrigkeiten gemäß § 26a UStG und können mit einem Bußgeld bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Auch handelsrechtlich drohen Nachteile, da die Rechnung Grundlage für die Buchführung darstellt und für steuerliche Betriebsprüfungen benötigt wird. Bei Verletzung der Aufbewahrungspflichten sind weitere Sanktionen möglich, etwa Steuerzuschätzungen durch das Finanzamt sowie Bußgelder.

Wie lange müssen Fakturen aufbewahrt werden und welche Formvorgaben gelten?

Nach § 14b UStG müssen Fakturen grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Aufbewahrung kann in Papierform oder, bei elektronischer Ausstellung, elektronisch erfolgen. Die Lesbarkeit und Unverfälschbarkeit der Rechnungen muss während des gesamten Zeitraums gewährleistet sein. Die Anforderungen an die elektronische Archivierung unterliegen zudem den Vorschriften der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Eine Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfrist kann zu steuerlichen Nachteilen, Schätzungen und weiteren Sanktionen führen.

Wann verliert eine Faktura ihre Berechtigung zum Vorsteuerabzug?

Ein Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn die Faktura alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben beinhaltet und keine formalen Mängel aufweist. Fehlt eine Pflichtangabe oder ist die Rechnung inhaltlich falsch (z. B. falscher Leistungsempfänger, fehlender Steuerausweis), besteht kein Anspruch auf Vorsteuerabzug. Darüber hinaus ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen, wenn offensichtlicher Betrug oder der Missbrauch steuerlicher Vorschriften vorliegt. Nachträgliche Korrekturen sind zulässig, verlieren jedoch rückwirkend (im Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnungsausstellung) die Berechtigung zum Vorsteuerabzug, bis eine berichtigte Faktura vorliegt.

Welche Spezialregelungen gelten für Fakturen im internationalen Handel?

Besondere Regelungen gelten für grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU sowie für Drittländer. Für innergemeinschaftliche Lieferungen an Unternehmer oder juristische Personen in anderen EU-Mitgliedstaaten ist die Angabe der eigenen und der ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zwingend erforderlich. Zusätzlich ist auf die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 1b UStG i.V.m. § 6a UStG hinzuweisen. Für Exportlieferungen in Drittländer greift die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung mit Hinweis auf Steuerfreiheit gemäß § 4 Nr. 1a UStG i.V.m. § 6 UStG. Ebenso gelten besondere Aufzeichnungs- und Meldepflichten, beispielsweise im Rahmen der Zusammenfassenden Meldung (ZM) und der Intrastat-Meldungen. Bei Nichteinhaltung drohen Versagung der Steuerbefreiung und steuerliche Nachforderungen.