Außergerichtliche Kosten: Bedeutung, Umfang und rechtliche Einordnung
Außergerichtliche Kosten sind alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Durchsetzung, Abwehr oder Regelung eines Anspruchs außerhalb des eigentlichen Gerichtsapparats entstehen. Sie betreffen vor allem die Vorbereitung eines Rechtsstreits, Verhandlungen, Einigungen sowie Maßnahmen der Konfliktbeilegung ohne oder neben einem gerichtlichen Verfahren. Der Begriff wird in unterschiedlichen Verfahrensarten teils verschieden verwendet und kann sowohl vor einem Verfahren als auch begleitend während eines Verfahrens relevant sein.
Kerngedanke und Abgrenzung zu Gerichtskosten
Gerichtskosten sind Gebühren und Auslagen, die unmittelbar vom Gericht erhoben werden (zum Beispiel Verfahrensgebühren, Zustellungskosten). Außergerichtliche Kosten hingegen fallen bei den Beteiligten selbst an. Dazu zählen insbesondere Kosten für rechtliche Beratung und Vertretung, Auslagen der Parteien und Aufwendungen für außergerichtliche Konfliktlösungen. In einigen Verfahrensordnungen wird mit „außergerichtliche Kosten“ ausdrücklich die Gesamtheit der parteibezogenen Kosten bezeichnet, die nicht dem Gericht zufließen.
Typische Positionen außergerichtlicher Kosten
- Vergütung und Auslagen einer rechtsberatenden oder vertretenden Person (zum Beispiel Gebühren, Pauschalen, Auslagenersatz, Umsatzsteuer)
- Kosten für vorprozessuale Schreiben, Mahnungen und Vergleichsverhandlungen
- Auslagen der Partei (Reise-, Porto-, Telefon-, Kopierkosten)
- Aufwendungen für Privatgutachten, Kostenvoranschläge oder fachliche Stellungnahmen außerhalb des Gerichts
- Gebühren für Mediation, Schlichtung oder Schiedsverfahren
- Übersetzungs- und Dolmetschkosten im außergerichtlichen Bereich
Entstehungssituationen
Vor einem Verfahren
Außergerichtliche Kosten entstehen häufig bereits, bevor ein Verfahren eingeleitet wird. Typische Konstellationen sind die Prüfung von Ansprüchen, die Geltendmachung per Mahnschreiben, Verhandlungen über Zahlung, Mängelbeseitigung oder Schadensersatz sowie der Abschluss eines außergerichtlichen Vergleichs. Solche Kosten können unter bestimmten Voraussetzungen später ersatzfähig sein.
Während eines Verfahrens (parteibezogene Kosten)
Auch während eines laufenden Verfahrens fallen außerhalb der Gerichtskasse Kosten an, etwa für Schriftsatzentwürfe, außergerichtliche Vergleichsgespräche, Abstimmungen mit Sachverständigen oder Zeugen sowie für die Reise der Partei oder ihrer Vertretung. Je nach Verfahrensart werden diese parteibezogenen Kosten als „außergerichtliche Kosten“ erfasst und können – bei entsprechender Kostenentscheidung – erstattet werden.
Alternative Streitbeilegung (Mediation, Schlichtung, Schiedsverfahren)
Gebühren für Mediatorinnen und Mediatoren, Schlichtungsstellen oder Schiedsgerichte zählen regelmäßig zu den außergerichtlichen Kosten. Deren Übernahme und Verteilung richtet sich vorrangig nach Vereinbarungen der Beteiligten und kann in Einzelfällen im Anschluss an ein staatliches Gerichtsverfahren kostenrechtlich relevant werden.
Wer trägt die außergerichtlichen Kosten?
Grundsatz der Kostenfolge nach Ergebnis
Die Verteilung der außergerichtlichen Kosten orientiert sich häufig am Ausgang der Angelegenheit. Je nach Verfahrensart und Entscheidungspraxis können die Kosten ganz oder anteilig der unterliegenden Seite auferlegt werden. Es sind aber auch abweichende Lösungen möglich, etwa bei teilweisem Erfolg oder bei Gesichtspunkten der Angemessenheit.
Einigungen und Kostenvereinbarungen
Bei einem außergerichtlichen oder gerichtlichen Vergleich können die Beteiligten die Kostenverteilung frei regeln. Häufig wird vereinbart, dass jede Seite ihre außergerichtlichen Kosten selbst trägt. Ebenso kommen abweichende Verteilungen oder pauschale Kostenregelungen in Betracht. Ohne ausdrückliche Kostenklausel richtet sich die Kostentragung nach den allgemeinen Grundsätzen der jeweiligen Verfahrensart.
Besonderheiten in verschiedenen Verfahrensarten
Zivilverfahren
Außergerichtliche Kosten betreffen hier vor allem vorprozessuale Aufwendungen und die parteibezogenen Kosten im Prozess. Unter bestimmten Voraussetzungen können vorprozessuale Kosten als ersatzfähiger Schaden oder als erstattungsfähige Kosten des Rechtsstreits behandelt werden. Maßgeblich sind Erforderlichkeit und Zurechenbarkeit im Einzelfall.
Verwaltungsverfahren und Verwaltungsgericht
Im verwaltungsgerichtlichen Bereich wird mit „außergerichtlichen Kosten“ oft die Gesamtheit der parteibezogenen Kosten bezeichnet. Die Kostengrundentscheidung berücksichtigt Erfolg und Misserfolg sowie Billigkeitsgesichtspunkte. Auch Kosten eines Vorverfahrens oder einer außergerichtlichen Einigung können einbezogen sein, wenn sie in einem engen sachlichen Zusammenhang mit dem Streitgegenstand stehen.
Sozialrechtliche Verfahren
Auch im sozialrechtlichen Kontext werden unter „außergerichtlichen Kosten“ typischerweise die Aufwendungen der Beteiligten verstanden. Die Erstattungsfähigkeit hängt von Erfolg und Notwendigkeit der Aufwendungen ab; teilweise werden auch Kosten des Vorverfahrens berücksichtigt.
Straf- und Ordnungswidrigkeiten
Im Straf- und Bußgeldbereich wird häufig von notwendigen Auslagen gesprochen. Der Gedanke ist verwandt: Parteien können Aufwendungen für Verteidigung oder Beteiligung geltend machen, wobei die Kostentragung sich am Ausgang orientiert.
Erstattungsfähigkeit und Notwendigkeit
Voraussetzungen der Erstattbarkeit
Außergerichtliche Kosten sind grundsätzlich nur erstattungsfähig, wenn sie zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung erforderlich waren. Erforderlichkeit meint, dass ein vernünftiger, wirtschaftlich denkender Beteiligter die Aufwendung in der konkreten Situation für geboten halten durfte. Eine rein vorsorgliche oder überschießende Kostenerzeugung ist regelmäßig nicht erstattungsfähig.
Umfang und Angemessenheit
Erstattungsfähig ist in der Regel die angemessene gesetzliche Vergütung sowie notwendige Auslagen. Überhöhte Sätze, unverhältnismäßige Reisekosten oder nicht benötigte Zusatzleistungen können ganz oder teilweise unberücksichtigt bleiben. Bei Privatgutachten kommt es darauf an, ob sie zur sachgerechten Vorbereitung erforderlich waren und im Zusammenhang mit dem Streitgegenstand stehen.
Sonderfragen: Mehrere Beteiligte, Streitgenossen, Nebenintervention
- Mehrere Beteiligte: Die Verteilung kann nach Obsiegen/Unterliegen quotelt werden; interne Ausgleichsfragen bleiben davon getrennt.
- Streitgenossen: Kosten einer gemeinsamen Vertretung können angemessen sein; Mehrfachvertretungen werden kostenrechtlich gesondert betrachtet.
- Nebenintervention: Aufwendungen einer unterstützenden Partei können erstattungsfähig sein, wenn sie notwendig waren und die Kostenentscheidung sie erfasst.
Berechnung und Bezifferung
Gebühren und Auslagen
Die Vergütung rechtlicher Vertretung richtet sich regelmäßig nach gesetzlichen Gebührensystemen oder vereinbarten Honoraren. Hinzu kommen Auslagen wie Pauschalen, Reise- und Kommunikationskosten sowie gegebenenfalls Umsatzsteuer. Für die Erstattung ist der gesetzliche Rahmen maßgeblich; darüber hinaus vereinbarte Honorare sind nicht stets vollständig ersatzfähig.
Streitwert und Bedeutung der Angelegenheit
In vielen Bereichen beeinflusst der Wert der Angelegenheit die Höhe der Gebühren. Der Wert kann sich nach wirtschaftlichem Interesse, Zeitraum, wiederkehrenden Leistungen oder ideellen Faktoren richten. Eine zutreffende Einordnung ist für die spätere Erstattungsfähigkeit von Bedeutung.
Kostennachweis und Kostenerstattung
Für die Festsetzung oder Erstattung ist eine nachvollziehbare Aufstellung erforderlich: Gebührenpositionen, Auslagen, Datum, Anlass, Zusammenhang zur Sache sowie Belege. Die Prüfung orientiert sich an Notwendigkeit und Angemessenheit. Im Anschluss an eine Kostengrundentscheidung kann ein gesondertes Verfahren zur betragsmäßigen Festsetzung der erstattungsfähigen außergerichtlichen Kosten durchgeführt werden.
Versicherung und Finanzierung
Rechtsschutzversicherung
Rechtsschutzversicherungen können außergerichtliche Kosten ganz oder teilweise abdecken, abhängig vom Vertragsumfang, Wartezeiten und Ausschlüssen. Selbstbeteiligungen und Deckungszusagen beeinflussen die tatsächliche Entlastung. Ungeachtet dessen bleibt die prozessuale Erstattungsfähigkeit gegenüber der Gegenseite eine eigenständige Frage.
Verfahrensbezogene Finanzierungshilfen
Finanzierungshilfen für Verfahren können je nach Ausgestaltung auch außergerichtliche Aufwendungen berühren. Ob und in welchem Umfang Kosten vor einem Verfahren oder außerhalb des Gerichts erfasst sind, richtet sich nach den jeweiligen Voraussetzungen und Bewilligungen.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet der Begriff „außergerichtliche Kosten“ genau?
Er umfasst die Aufwendungen der Beteiligten außerhalb der Gerichtskasse. Dazu zählen insbesondere Vergütungen und Auslagen für rechtliche Beratung und Vertretung, Kosten für Verhandlungen, vorprozessuale Schreiben, Privatgutachten sowie Gebühren für Mediation, Schlichtung oder Schiedsverfahren.
Welche Kosten zählen typischerweise dazu?
Dazu gehören gesetzliche oder vereinbarte Honorare einer Vertretung, Auslagen wie Reise-, Porto- und Kopierkosten, Kosten für anwaltliche Mahnschreiben und Vergleichsverhandlungen, Privatgutachten sowie Gebühren alternativer Streitbeilegung.
Wer trägt die außergerichtlichen Kosten nach einem Vergleich?
Dies richtet sich in erster Linie nach der im Vergleich getroffenen Kostenregelung. Fehlt eine ausdrückliche Regelung, gelten die allgemeinen Grundsätze der jeweiligen Verfahrensart, häufig orientiert am Verhältnis von Obsiegen und Unterliegen.
Können vorgerichtliche Anwaltskosten erstattet werden?
Vorgerichtliche Anwaltskosten können erstattungsfähig sein, wenn sie zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung erforderlich waren und in einem engen sachlichen Zusammenhang mit der später entschiedenen Sache stehen. Maßgeblich ist die rechtliche Einordnung im jeweiligen Verfahrenskontext.
Wie werden außergerichtliche Kosten berechnet?
Die Berechnung erfolgt häufig nach gesetzlichen Gebührensystemen, die sich am Wert der Angelegenheit und der Tätigkeit orientieren, zuzüglich Auslagen und Umsatzsteuer. Vereinbarte Honorare sind kostenrechtlich nur im Rahmen der Erstattungsfähigkeit berücksichtigungsfähig.
Sind Kosten für Mediation oder Schlichtung erstattungsfähig?
Sie können erstattungsfähig sein, wenn sie im Zusammenhang mit der Streitbeilegung erforderlich und angemessen waren oder wenn die Beteiligten hierzu eine entsprechende Kostenregelung getroffen haben. Die Beurteilung erfolgt nach den Umständen des Einzelfalls und der jeweiligen Verfahrensart.
Welche Nachweise sind für die Kostenerstattung erforderlich?
Erforderlich sind regelmäßig eine detaillierte Kostenaufstellung, nachvollziehbare Belege und die Darlegung des Zusammenhangs mit der Sache. Geprüft werden insbesondere Notwendigkeit, Angemessenheit und sachliche Zuordnung.
