Begriff und rechtliche Einordnung von Auslösungen
Definition
Unter Auslösungen versteht man im deutschen Recht sämtliche Zahlungen, die Arbeitnehmern zur Abgeltung von Mehraufwendungen bei einer beruflich bedingten auswärtigen Tätigkeit gewährt werden. Sie dienen in erster Linie dazu, die im Rahmen von Dienst- oder Geschäftsreisen entstehenden zusätzlichen Kosten – insbesondere für Unterkunft, Verpflegung und Reisenebenkosten – auszugleichen. Die gesetzliche Grundlage für Auslösungen findet sich insbesondere im Steuerrecht, im Sozialversicherungsrecht sowie im Arbeitsrecht.
Abgrenzung zu verwandten Begriffen
Auslösungen werden häufig mit Reisekosten, Spesen oder Tagegeldern gleichgesetzt. In der Praxis bestehen jedoch Unterschiede. Während Auslösungen eine spezielle steuerliche Behandlung erfahren, umfassen Reisekosten sämtliche durch eine Dienstreise entstehenden Aufwendungen, wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Verpflegungsmehraufwendungen. Spesen sind ein Sammelbegriff für jegliche ersatzfähige Auslagen. Tagegelder bezeichnen in Österreich oder der Schweiz spezifisch pauschale Zahlungen für Verpflegung und Nebenkosten.
Rechtsgrundlagen der Auslösungen
Steuerrechtliche Behandlung nach dem Einkommensteuergesetz (EStG)
Die wichtigste gesetzliche Regelung für Auslösungen findet sich im deutschen Einkommensteuergesetz (EStG). Nach § 3 Nr. 16 und § 9 EStG gelten bestimmte Auslösungen als steuerfreie Einnahmen, wenn sie als Ersatz für tatsächlich entstandene berufliche Mehraufwendungen gezahlt werden.
Verpflegungsmehraufwand
Bei einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit können Arbeitnehmer den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten geltend machen oder vom Arbeitgeber steuerfreie Auslösungen (Pauschalen) erhalten. Die Höhe der Pauschalen ist in § 9 Abs. 4a EStG festgelegt und wird jährlich aktualisiert.
Unterkunfts- und Übernachtungskosten
Neben dem Verpflegungsmehraufwand umfasst die steuerfreie Erstattungsmöglichkeit auch Unterkunfts- und Übernachtungskosten (§ 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG). Arbeitgeber können diese Kosten gegen entsprechenden Nachweis oder in pauschalierter Form steuerfrei erstatten.
Nachweispflichten und steuerliche Grenzen
Die steuerliche Anerkennung von Auslösungen setzt voraus, dass die auswärtige Tätigkeit nachweislich beruflich veranlasst ist. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind verpflichtet, die entsprechenden Nachweise – wie Reisebelege, Tätigkeitsnachweise und Abrechnungen – aufzubewahren. Überschreiten die gezahlten Auslösungen die zulässigen Pauschalen, ist der übersteigende Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln.
Arbeitsrechtliche Aspekte der Auslösungen
Im Arbeitsrecht besteht grundsätzlich kein gesetzlicher Anspruch auf Auslösungen, sofern keine abweichenden Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegt sind. Allerdings kann auf Basis betrieblicher Übungen oder Gewohnheitsrecht ein Anspruch entstehen, wenn der Arbeitgeber regelmäßig Auslösungen zahlt.
Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen
In vielen Branchen, insbesondere im Bau- und Transportgewerbe, regeln Tarifverträge die Details zur Zahlung von Auslösungen, beispielsweise deren Höhe, Bedingungen und Abrechnungsmodalitäten. Betriebsvereinbarungen können ebenfalls entsprechende Regelungen enthalten.
Zweckbindung und Widerrufbarkeit
Auslösungen sind zweckgebunden für die Abgeltung von Mehraufwendungen. Eine zweckfremde Verwendung kann Rückforderungsansprüche des Arbeitgebers begründen. Die Widerrufbarkeit von Auslösungen richtet sich nach den getroffenen Vereinbarungen und allgemeinen arbeitsrechtlichen Grundsätzen.
Sozialversicherungsrechtliche Behandlung
Auch sozialversicherungsrechtlich werden steuerfreie Auslösungen nicht dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zugerechnet (§ 1 Abs. 1 Nr. 4 SvEV). Voraussetzung hierfür ist die Einhaltung der in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegten Höchstbeträge. Werden diese Beträge überschritten, ist der darüber hinausgehende Teil beitragspflichtig.
Auslösungen in der Praxis
Anspruchsvoraussetzungen
Ein Anspruch auf Auslösungen setzt typischerweise voraus, dass die berufliche Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (frühere „regelmäßige Arbeitsstätte“) ausgeübt wird. Maßgeblich ist hierfür die Definition der „auswärtigen Tätigkeit“, wie sie in R 9.4 LStR (Lohnsteuer-Richtlinien) beschrieben ist.
Berechnung und Auszahlung
Die Höhe der Auslösung richtet sich nach den tatsächlichen Mehraufwendungen oder gesetzlichen Pauschalen. Der Arbeitgeber kann steuerfreie Auslösungen als Vorauszahlung, als Kostenerstattung gegen Nachweis oder als pauschale Verpflegungspauschale gewähren.
Rückforderung und Haftung
Sollte sich nachträglich herausstellen, dass die Voraussetzungen für eine Auslösung nicht oder nicht mehr vorlagen, kann der Arbeitgeber entsprechende Rückforderungsansprüche geltend machen. Arbeitnehmer sind verpflichtet, überzahlte Beträge zu erstatten.
Besonderheiten in bestimmten Branchen
Baugewerbe
Im Baugewerbe ist die Auslösung ein zentraler Bestandteil der Entlohnung. Beschäftigte, die auf wechselnden Baustellen tätig sind, erhalten regelmäßig tariflich geregelte Auslösungen zur Deckung ihrer Mehraufwendungen.
Transport- und Logistikbranche
Auch im Speditionsverkehr sowie bei Taxifahrern oder Berufskraftfahrern sind Auslösungen verbreitet, da das ständige Arbeiten an wechselnden Einsatzorten zum Berufsbild gehört.
Rechtsfolgen bei fehlerhafter Behandlung
Steuerliche Haftung
Werden Auslösungen über die zulässigen Höchstbeträge hinaus steuerfrei gezahlt, muss der Arbeitgeber für die nicht-abgeführten Lohnsteuern haften. Auch Arbeitnehmer sind verpflichtet, übersteigende Auslösungen in ihrer Einkommenssteuererklärung als Arbeitslohn anzugeben.
Sozialversicherungsbeiträge
Nicht korrekt abgerechnete oder zu hoch bemessene Auslösungen unterliegen den Beitragspflichten in der Sozialversicherung. Dies kann zu Nachforderungen und gegebenenfalls Bußgeldern führen.
Zusammenfassung
Auslösungen sind ein rechtlich facettenreicher Bereich, der Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht gleichermaßen berührt. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen schreiben vor, wann und in welcher Höhe Auslösungen steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden dürfen. Entscheidend ist, dass sie sowohl betrieblich veranlasst als auch nachweisbar sind. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren von einer klaren Dokumentation sämtlicher auswärtigen Tätigkeiten und der lückenlosen Abrechnung sämtlicher Mehraufwendungen. Änderungen gesetzlicher Vorschriften und branchenspezifische Vereinbarungen sind bei der Behandlung von Auslösungen stets zu berücksichtigen.
Häufig gestellte Fragen
Wann besteht ein rechtlicher Anspruch auf Auslösung?
Ein rechtlicher Anspruch auf Auslösung besteht grundsätzlich, wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird und ihm dadurch zusätzliche Kosten – insbesondere für Verpflegung oder Übernachtung – entstehen. Die Voraussetzungen und der Umfang eines solchen Anspruchs ergeben sich entweder aus dem individuellen Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung, dem anzuwendenden Tarifvertrag oder im Falle des öffentlichen Dienstes aus den einschlägigen gesetzlichen oder tariflichen Regelungen (z.B. Bundesreisekostengesetz oder TVöD). Fehlt eine ausdrückliche Regelung, kann sich ein Anspruch in Ausnahmefällen auch aus betrieblicher Übung ableiten, insbesondere wenn Auslösungen über einen längeren Zeitraum regelmäßig gezahlt wurden. Der Arbeitgeber kann nicht einseitig Auslösungen ohne rechtliche Grundlage verweigern, wenn eine solche betriebliche Praxis existiert.
Wie hoch sind die Auslösungen und wie werden sie berechnet?
Die Höhe von Auslösungen ist gesetzlich nicht einheitlich geregelt und richtet sich entweder nach dem jeweils geltenden Tarifvertrag, einer zwischen den Parteien getroffenen Vereinbarung oder – im öffentlichen Dienst und bei Auslandsdienstreisen – nach den Vorgaben des Einkommensteuergesetzes (§ 3 Nr. 16, § 9 Abs. 4a EStG) und den Veröffentlichungen des Bundesministeriums der Finanzen zu Pauschalen. Meist richtet sich die Höhe nach der Abwesenheitsdauer und dem Ort der Tätigkeit. Üblich sind Tagespauschalen für Verpflegung sowie separate Pauschalen für Übernachtung. Eine Anpassung der Beträge ist regelmäßig möglich, wenn gesetzliche oder tarifliche Änderungen erfolgen. Ohne vertragliche oder tarifliche Regelungen wird in der Praxis häufig auf steuerrechtliche Vorgaben zurückgegriffen.
Unterliegt die Auslösung der Sozialversicherung und Lohnsteuer?
Auslösungen können unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei und sozialversicherungsfrei sein. Dies gilt, wenn sie als sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen oder Übernachtungspauschalen gewährt werden, die die amtlichen Pauschalbeträge nicht überschreiten und zu tatsächlichen, beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten gezahlt werden (§ 3 Nr. 13, Nr. 16 EStG, R 9.6 LStR). Übersteigen die gezahlten Auslösungen diese Beträge oder liegen keine entsprechenden Nachweise über eine berufliche Veranlassung vor, sind die übersteigenden Beträge steuer- und beitragspflichtig. Die Arbeitgeber sind in diesem Zusammenhang verpflichtet, eine Prüfung vorzunehmen und ggf. Beträge entsprechend zu versteuern.
Kann der Arbeitgeber Auslösungen auch einseitig kürzen oder streichen?
Eine Kürzung oder Streichung der Auslösungen durch den Arbeitgeber ist nur möglich, sofern keine gesetzliche, tarifliche oder vertragliche Verpflichtung zur Zahlung besteht bzw. die Parteien dies ausdrücklich vereinbart haben. Besteht jedoch ein Anspruch aus tarifierter oder individualvertraglicher Vereinbarung, kann der Arbeitgeber nicht einseitig auf die Zahlung verzichten oder die Höhe herabsetzen. Etwas anderes gilt, wenn die Höhe der Auslösung im Arbeitsvertrag als freiwillige Leistung mit entsprechendem Freiwilligkeitsvorbehalt genannt wurde. Auch betriebliche Übung kann einen Anspruch auf Zahlung begründen, welcher nicht einseitig abgeändert werden kann. Änderungen bedürfen dann stets der Zustimmung des Arbeitnehmers oder einer Änderungskündigung.
Was geschieht bei Krankheit oder Urlaub während einer auswärtigen Tätigkeit?
Im Falle einer Krankheit während einer auswärtigen Tätigkeit besteht der Anspruch auf Auslösung grundsätzlich so lange, wie der Arbeitnehmer infolge seiner Tätigkeit am auswärtigen Arbeitsort bleibt und tatsächlich Mehraufwendungen entstehen. Wird der Arbeitnehmer hingegen arbeitsunfähig und kehrt an seinen Wohnort zurück, endet der Anspruch auf Auslösung mit dem Tag der Rückkehr. Während des Urlaubs besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Auslösung, da in dieser Zeit keine berufliche auswärtige Tätigkeit vorliegt. Ausnahme: Tarifverträge oder betriebliche Regelungen sehen ausdrücklich etwas anderes vor.
Wie sind Auslösungen im Streitfall gerichtlich durchsetzbar?
Im Streitfall können Auslösungen vor den Arbeitsgerichten eingeklagt werden. Maßgeblich ist dann die Vertragsgrundlage (Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, betriebliche Übung etc.), aus der sich ein Zahlungsanspruch ergibt. Der Arbeitnehmer muss die Voraussetzungen des Anspruchs konkret darlegen, z.B. durch Nachweise über Auswärtstätigkeit, Abwesenheitszeiten und geltende Pauschalen bzw. tatsächliche Mehraufwendungen. Können diese nicht belegt werden, besteht die Gefahr des Anspruchsverlustes. Das Gericht prüft außerdem, ob der Arbeitgeber eine geltend gemachte Verweigerung der Leistung rechtfertigen kann (etwa bei Missbrauchsfällen oder fehlender Anspruchsgrundlage). Auch Verjährungsfristen sind zu beachten; diese richten sich in der Regel nach der tariflichen oder gesetzlichen Ausschlussfrist.
