Apostille

Begriff und Definition der Apostille

Eine Apostille ist ein im internationalen Urkundenverkehr verwendetes Beglaubigungsverfahren, das auf Grundlage des „Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ vom 5. Oktober 1961 eingeführt wurde. Die Apostille bescheinigt die Echtheit einer öffentlichen Urkunde, die im Ursprungsstaat ausgestellt wurde, für den Gebrauch in einem anderen Staat, der ebenfalls Vertragsstaat des Haager Übereinkommens ist. Im Unterschied zur Legalisation ersetzt die Apostille sämtliche weiteren Formen der Überbeglaubigung oder Bestätigung durch ausländische Vertretungen.

Rechtsgrundlagen der Apostille

Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961

Die rechtliche Grundlage für das Apostille-Verfahren ist das Haager Übereinkommen Nr. 12 über die Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (BGBl. 1965 II S. 876). Das Übereinkommen regelt, dass öffentliche Urkunden, die in einem Vertragsstaat ausgestellt wurden und in einem anderen Vertragsstaat verwendet werden sollen, keiner diplomatischen oder konsularischen Legalisation mehr bedürfen, sondern durch eine Apostille bestätigt werden können.

Vertragsstaaten und Geltungsbereich

Das Übereinkommen gilt ausschließlich zwischen den Vertragsstaaten. Eine aktualisierte Liste der Vertragsstaaten wird durch die Haager Konferenz für Internationales Privatrecht veröffentlicht. Die Anwendung des Übereinkommens ist nicht auf bestimmte Dokumentarten beschränkt, jedoch ausdrücklich auf „öffentliche Urkunden“ im Sinne von Art. 1 des Übereinkommens.

Anwendungsbereich und Funktion der Apostille

Öffentliche Urkunden

Als öffentliche Urkunden gelten insbesondere:

• gerichtliche Urkunden,
• Urkunden der Staatsanwaltschaft, der Kanzlei eines Gerichtes oder eines Gerichtsvollziehers,
• Verwaltungsurkunden,
• Urkunden von Notarinnen und Notaren,
• amtliche Bestätigungen auf Privaturkunden (z. B. Beglaubigungsvermerke).

Privat ausgestellte Dokumente, wie einfache Handschriften, sind nicht beglaubigungsfähig, es sei denn, eine amtliche Stelle beglaubigt die Echtheit der Unterschrift oder den Inhalt.

Funktion der Apostille

Die Apostille bestätigt ausschließlich die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der die unterzeichnende Person gehandelt hat, sowie gegebenenfalls die Identität des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist (Art. 3). Sie sagt hingegen nichts über den Inhalt der Urkunde aus.

Form und Ausgestaltung der Apostille

Formale Anforderungen

Die Apostille besteht aus einem standardisierten Textfeld, das auf der Urkunde selbst oder auf einem Anhang angebracht wird. Sie enthält folgende Angaben:

• Bezeichnung der Apostille (nach Art. 4 des Übereinkommens – französisch „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“),
• Angaben zur ausstellenden Behörde,
• Name des Unterzeichners/der Unterzeichnerin,
• Dienststellung,
• Angabe über das Siegel oder den Stempel,
• Ort und Datum der Ausstellung,
• Unterschrift und Stempel/Siegel der Behörde, die die Apostille erteilt.

Die Form ist international weitgehend einheitlich geregelt.

Elektronische Apostille (e-Apostille)

Im Zuge der Digitalisierung bieten einige Staaten auch elektronische Apostillen an, sogenannte e-Apostillen. Diese werden digital signiert und zertifiziert; der Empfängerstaat muss über die technische Möglichkeit zur Überprüfung der Echtheit verfügen.

Zuständigkeit und Verfahren zur Erteilung der Apostille

Zuständige Behörden

Jeder Vertragsstaat bestimmt selbst, welche Behörden zur Ausstellung von Apostillen befugt sind. In Deutschland beispielsweise:

• Für gerichtliche und notarielle Urkunden: die Präsidentinnen und Präsidenten der Landgerichte,
• Für Urkunden der Verwaltungsbehörden: die zuständigen Regierungspräsidien oder Landesverwaltungsämter,
• Für Bundesurkunden: das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten.

Eine zentrale Liste der zuständigen Behörden ist für die Zwecke des Übereinkommens von jedem Vertragsstaat zu veröffentlichen.

Verfahren der Beantragung

Die Antragstellung auf Erteilung der Apostille erfolgt regelmäßig bei der zuständigen Behörde des Ausstellungslandes. In der Regel ist ein schriftlicher Antrag unter Vorlage der Originalurkunde erforderlich. Die Bearbeitungsdauer und Gebühren richten sich nach nationalem Recht.

Rechtliche Wirkung und Bedeutung im internationalen Rechtsverkehr

Beweiswert

Mit der Apostille ist die ausländische Urkunde für den Empfängerstaat als öffentliche Urkunde anerkannt, sofern der Inhalt an sich nicht gegen die öffentliche Ordnung („ordre public“) verstößt oder das Dokument nach nationalem Recht anerkennungsfähig ist.

Unterschiede zur Legalisation

Der Unterschied zu anderen Formen der Beglaubigung liegt darin, dass durch die Apostille ausschließlich eine einzige Behörde im Ursprungsstaat involviert ist. Im Falle der Legalisation hingegen wären mehrere Instanzen (z.B. Außenministerium und Konsulat) einbezogen.

Ablehnung von Apostillen

Der Empfängerstaat kann die Echtheit einer Apostille anzweifeln und Nachweise verlangen, wenn konkrete Zweifel bestehen. Ebenso kann er die Anerkennung verweigern, wenn die Urkunde nicht in den Anwendungsbereich des Übereinkommens fällt.

Apostille im Vergleich zum sonstigen Beglaubigungsverfahren

Legalisation

Die Apostille ersetzt die konsularische Legalisation. Nur bei Staaten, die dem Haager Übereinkommen nicht beigetreten sind, bedarf es weiterhin einer Legalisation.

Sonstige Überbeglaubigungen

In bestimmten Fällen erfolgt stattdessen eine Überbeglaubigung durch diplomatische oder konsularische Einrichtungen, wenn es sich um Staaten außerhalb des Anwendungsbereichs der Apostille handelt.

Probleme und Besonderheiten im Zusammenhang mit Apostillen

Missbrauch und Fälschung

Immer wieder werden gefälschte Apostillen festgestellt. Zur Vermeidung von Missbrauch setzen viele Staaten auf verifizierbare, digitale Vergabesysteme und Datenbanken.

Mehrstaatlichkeit

Einige Staaten erkennen die Apostille nicht für alle Arten von Urkunden an oder verlangen zusätzliche spezifische Echtheitsnachweise.

Sprachliche Anforderungen

Viele Staaten verlangen eine Übersetzung der Urkunden einschließlich Apostille in die jeweilige Amtssprache, gegebenenfalls durch beeidigte Übersetzer.

Bedeutung der Apostille im internationalen Urkundenverkehr

Die Apostille erleichtert den grenzüberschreitenden Rechtsverkehr erheblich, indem sie bürokratische und kostenintensive Mehrfachbeglaubigungen überflüssig macht. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil der internationalen Anerkennung öffentlicher Urkunden zwischen den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens.

Quellenhinweis: Die Angaben stützen sich auf das Haager Übereinkommen von 1961, Veröffentlichungen der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht und länderspezifische Regelungen zur Ausstellung von Apostillen.

Häufig gestellte Fragen

Welche Arten von Dokumenten können mit einer Apostille versehen werden?

Grundsätzlich können öffentliche Urkunden im Sinne des Haager Übereinkommens von 1961 mit einer Apostille versehen werden. Dazu zählen gerichtliche und notarielle Urkunden, Verwaltungsdokumente sowie bestimmte amtliche Bescheinigungen, die zum Beispiel auf privaten Schriftstücken angebracht werden. Hierzu zählen unter anderem Gerichtsurteile, Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden, Auszüge aus dem Handelsregister, Vollmachten, Schul- und Hochschulzeugnisse sowie notariell beglaubigte Dokumente. Private Schriftstücke (z.B. private Verträge) können nur dann apostilliert werden, wenn sie zuvor von einer zuständigen Behörde oder einem Notar amtlich beglaubigt wurden. Steuerunterlagen oder Ausweispapiere wie Reisepässe werden hingegen in der Regel nicht mit einer Apostille versehen.

Welche Behörde ist in Deutschland für die Ausstellung einer Apostille zuständig?

Die Zuständigkeit für die Ausstellung einer Apostille richtet sich nach der Art des Dokuments und dem Bundesland, in dem es ausgestellt wurde. Für gerichtliche Urkunden und notarielle Dokumente sind meistens die Landesjustizverwaltungen bzw. die Oberlandesgerichte zuständig. Verwaltungsdokumente wie Personenstandsurkunden (Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden) werden in der Regel von den jeweiligen Innenministerien oder deren beauftragten Behörden auf Landesebene beglaubigt. Hochschulzeugnisse wiederum fallen oftmals in die Zuständigkeit der jeweiligen Kultusministerien oder speziell beauftragten Regierungspräsidien. Jedes Bundesland regelt die Zuständigkeit gesondert, weshalb im Zweifelsfall eine Rücksprache mit der jeweiligen ausstellenden Behörde empfehlenswert ist.

Wie läuft das Verfahren zur Beantragung einer Apostille ab?

Das Verfahren beginnt mit der Vorlage des zu beglaubigenden Dokuments bei der zuständigen Behörde. Das Dokument muss im Original oder in einer beglaubigten Abschrift eingereicht werden, je nach Anforderungen der jeweiligen Behörde. Nach Prüfung der Echtheit und der Zuständigkeit wird die Apostille als Stempel oder Anhang am Dokument angebracht. In der Apostille werden Angaben zur ausstellenden Behörde, zur Person, welche die Urkunde unterzeichnet oder beglaubigt hat, sowie zum Ort und Datum gemacht. Die Bearbeitungszeit kann je nach Bundesland und Dokumentenart variieren, in der Regel beträgt sie einige Werktage. Oft ist eine persönliche Vorsprache möglich, zunehmend bieten Behörden auch einen postalischen oder digitalen Antrag an. Für die Ausstellung wird eine Verwaltungsgebühr erhoben, deren Höhe sich nach Bundesland und Dokument unterscheidet.

Wird eine Apostille international in jedem Land anerkannt?

Die Apostille ist ausschließlich in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens von 1961 gültig. Staaten, die nicht Vertragspartei sind, verlangen anstelle einer Apostille meist eine konsularische oder diplomatische Legalisation. Innerhalb der Vertragsstaaten besteht auf Grundlage des Übereinkommens die Verpflichtung, Dokumente mit einer Apostille ohne weitere Beglaubigung zu akzeptieren. Ausnahmen sind selten, können aber vorkommen, insbesondere dann, wenn Zweifel an der Form oder dem Inhalt des Dokuments bestehen. Es empfiehlt sich daher stets, die konkreten Anforderungen des Empfängerstaates vorab zu prüfen, beispielsweise bei konsularischen Vertretungen.

Können bereits beglaubigte Kopien erneut mit einer Apostille versehen werden?

Ja, eine Apostille kann sowohl auf Originaldokumenten als auch auf durch eine zuständige Behörde bereits beglaubigten Kopien angebracht werden. Voraussetzung ist, dass die öffentliche Beglaubigung durch eine autorisierte Stelle erfolgt ist und die Echtheit der Kopie zweifelsfrei festgestellt wurde. Die Apostille bestätigt in diesem Fall die Echtheit der Unterschrift und die Befugnis der Person oder Behörde, die die beglaubigte Kopie ausgestellt hat. Es ist zu beachten, dass die Werthaltigkeit der Apostille der Wertigkeit des zugrundeliegenden Dokuments folgt – eine Apostille begründet keine weitergehende inhaltliche Prüfung des beurkundeten Sachverhalts.

Verfällt eine Apostille oder verliert sie nach einer bestimmten Zeit ihre Gültigkeit?

Eine Apostille selbst ist formal unbefristet gültig. Ihre Gültigkeit wird aber von der Akzeptanz des jeweiligen Empfängerstaates und in Bezug auf das zugrundeliegende Dokument bestimmt. Bestimmte Empfänger, beispielsweise ausländische Hochschulen oder Behörden, können verlangen, dass Dokumente mit Apostille nicht älter als eine bestimmte Zeitspanne (z.B. sechs Monate oder ein Jahr) sind. Es ist daher ratsam, die jeweiligen Anforderungen des Zielstaates oder der empfangenden Stelle vorab zu klären, um unnötige Verzögerungen oder Kosten durch wiederholte Apostillierungen zu vermeiden.