Czwarta ustawa o redukcji biurokracji weszła w życie 1 stycznia 2025 roku
1 stycznia 2025 roku weszła w życie Czwarta ustawa o redukcji biurokracji. Ustawa ta wprowadza znaczącą zmianę w prawie najmu lokali użytkowych. Ponieważ w umowie najmu lokali użytkowych nie jest już wymagany podpis odręczny, wystarczy prosta forma tekstowa. To oznacza istotne ułatwienie, ponieważ forma tekstowa oznacza, że nie jest wymagana odręczna sygnatura dokumentu.
Czwarta ustawa o redukcji biurokracji (BEG IV) zawiera szereg działań. Do głównych punktów należy skrócenie okresów przechowywania dokumentów w prawie handlowym i podatkowym, promocja cyfryzacji, redukcja obowiązków zgłoszeniowych i informacyjnych oraz inne ułatwienia. Do takich należy również zniesienie wymogu formy pisemnej w różnych obszarach, gdzie wystarcza prosta forma tekstowa, jak to podkreśla kancelaria prawna MTR Legal, która doradza m.in. w prawie nieruchomości.
Zniesienie wymogu formy pisemnej przy umowie najmu lokali użytkowych
BEG IV ma na celu promowanie cyfryzacji, co ma zostać osiągnięte m.in. poprzez zniesienie wymogu formy pisemnej. Forma tekstowa będzie wtedy wystarczająca. W przeciwieństwie do formy pisemnej, nie będzie już wymagana odręczna sygnatura na papierze. To przyspiesza procesy cyfrowe i ułatwia praktyczne stosowanie. Zwłaszcza że e-mail jest i tak powszechnym środkiem komunikacji w codziennym życiu biznesowym. Od 1 stycznia 2025 roku umowy mogą być zawierane również przez e-mail, jeśli forma tekstowa jest wystarczająca, jak to ma miejsce w przypadku umowy najmu lokali użytkowych. Dla formy tekstowej wystarczy także faks lub dokumenty elektroniczne, takie jak np. PDF.
Forma tekstowa: czytelne oświadczenie na trwałym nośniku
Forma tekstowa jest uregulowana w § 126b Kodeksu cywilnego. Wymagane jest zatem „czytelne oświadczenie, w którym wymieniona jest osoba składająca oświadczenie, złożone na trwałym nośniku danych”. Każde medium, które umożliwia odbiorcy tak przechowywanie lub przechowanie wiadomości skierowanej do niego, aby była ona dostępna dla niego wystarczająco długo i umożliwiało przekazanie oświadczenia w niezmienionej formie, jest uznawane za trwały nośnik.
Do tej pory zgodnie z § 550 Kodeksu cywilnego, umowa najmu na czas dłuższy niż rok, która nie jest zawarta w formie pisemnej, jest traktowana jako zawarta na czas nieokreślony i może być zakończona z uwzględnieniem ustawowych okresów wypowiedzenia. Teraz to samo dotyczy formy tekstowej: umowa najmu, która została zawarta na czas dłuższy niż rok, jest traktowana jako zawarta na czas nieokreślony, jeśli nie spełnia wymogu formy tekstowej.
Zawarcie umowy bardziej efektywne i mniej biurokratyczne
Dla wynajmujących i najemców, zwłaszcza lokali użytkowych, oznacza to, że zawarcie umowy może się odbyć szybciej i z mniejszym nakładem pracy, ponieważ wymagane fizyczne dokumenty nie muszą być wysyłane tam i z powrotem oraz podpisywane odręcznie. Jednak dla umów najmu zawartych przed 1 stycznia 2025 roku nadal wymagana jest forma pisemna.
Dodatkową zaletą tej nowelizacji jest fakt, że naruszenia formy pisemnej w prawie najmu lokali użytkowych często były przyczyną sporów prawnych między najemcą a wynajmującym.
Uniknięcie niepewności prawnej
Jednakże, zniesienie wymogu formy pisemnej i redukcja do formy tekstowej może również powodować pewną niepewność prawną dla najemców i wynajmujących. Dlatego projektowanie umów powinno być możliwie jak najbardziej szczegółowe i precyzyjne, aby relacje prawne między stronami były jasno określone i można było uniknąć ewentualnych sporów prawnych. Oznacza to, że wszystkie ustalenia w umowie najmu muszą być sformułowane jasno i jednoznacznie.
To tym bardziej istotne, że w prawie najmu lokali użytkowych istnieje szeroka swoboda umów i strony mogą swobodnie ustalać swoje prawa i obowiązki. Dlatego szczególne znaczenie ma określenie okresu najmu i ewentualne uzgodnienia dotyczące okresów wypowiedzenia lub dostosowania czynszu w umowie najmu lokali użytkowych.
Ponadto strony umowy powinny mieć na uwadze, że bez odręcznego podpisu może być trudniej udowodnić autentyczność uzgodnień umownych.
MTR Legal dysponuje dużym doświadczeniem w prawie nieruchomości i wspiera w projektowaniu umów oraz innych kwestiach w prawie najmu lokali użytkowych.
Zapraszamy do nawiązania kontaktu z nami!
