Secretary (Sekretär): Rechtliche Definition und Einordnung
Begriff und Ursprünge
Der Begriff Secretary (deutsch: Sekretär bzw. Sekretärin) ist im internationalen Rechtskontext vor allem im angelsächsischen Sprachraum mit verschiedenen Bedeutungen belegt. Die Bezeichnung reicht vom allgemeinen Verwaltungsangestellten (z. B. Verwaltungskraft, Assistenz) bis hin zu hohen Funktionen in öffentlichen und privaten Organisationen, wie dem „Company Secretary“ im Gesellschaftsrecht oder dem „Secretary of State“ auf Regierungsebene. In Deutschland wird der Begriff überwiegend als Funktionsbezeichnung für administrative und organisatorische Aufgaben verstanden, während im angloamerikanischen Rechtssystem erweiterte und teils rechtsverbindliche Rollen bestehen.
Secretary im Gesellschaftsrecht
Company Secretary
In vielen Common-Law-Ländern ist die Rolle des Company Secretary (Unternehmenssekretär) durch gesetzliche Vorschriften klar geregelt. Der Company Secretary übernimmt eine zentrale Rolle im Unternehmen, die weit über administrative Aufgaben hinausgeht und gesetzlich fixierte Verantwortlichkeiten einschließt.
Pflichten und Aufgaben
Der Company Secretary ist für die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen innerhalb des Unternehmens verantwortlich. Zu den typischen Aufgaben zählen:
- Einberufung und Protokollierung von Vorstandssitzungen und Hauptversammlungen
- Sicherstellung der Einhaltung gesellschaftsrechtlicher Vorgaben (z. B. Mitteilungspflichten, Registereintragungen)
- Wahrung der ordnungsgemäßen Geschäftsführung
- Verwaltung von Unternehmensunterlagen und Registern
Je nach nationaler Gesetzgebung kann die Nichteinhaltung dieser Pflichten zivil- und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Rechtliche Stellung
Die rechtliche Stellung eines Company Secretary ist häufig gesetzlich geregelt, beispielsweise im Companies Act 2006 im Vereinigten Königreich. Hier obliegt die Bestellung und Abberufung dem Board of Directors. Der Secretary besitzt teilweise Zeichnungsbefugnis und haftet unter bestimmten Umständen für Pflichtverletzungen.
Bestellung und Qualifikation
In manchen Staaten ist die Benennung eines Company Secretary für bestimmte Gesellschaftsformen (z. B. Public Limited Company) verpflichtend. Die Eignungskriterien werden durch Gesetze oder satzungsmäßige Bestimmungen konkretisiert, und Verstöße gegen die Pflicht zur Bestellung können sanktionsbewehrt sein.
Secretary in deutschen Gesellschaften
In Deutschland existiert kein gesetzlich geregeltes Pendant zum Company Secretary. Tätigkeiten, die im angloamerikanischen Bereich durch einen Secretary wahrgenommen werden, fallen hier zumeist unter die Verantwortung von Geschäftsführung, Prokuristen oder Verwaltungsangestellten. Dennoch kann ein Unternehmen in der Satzung oder durch Beschluss bestimmte Aufgaben an eine Person mit der Bezeichnung „Sekretär(in)“ oder „Secretary“ übertragen. Diese Bestellung hat jedoch keine eigenständige gesetzliche Legitimationswirkung.
Secretary im öffentlichen Recht
Government Secretary und Secretary of State
Auf Regierungsebene kann der Begriff Secretary verschiedene Ämter bezeichnen. Im Vereinigten Königreich und in den Vereinigten Staaten ist beispielsweise der „Secretary of State“ ein Minister mit spezifischem Ressort. Die rechtliche Stellung, Ernennung sowie die Kompetenzen dieser Funktionsträger sind im jeweiligen Staatsrecht und in den einschlägigen Gesetzen (z. B. US Code, Ministerialgesetze) detailliert normiert.
Rechtsgrundlagen
Die Ernennung, Amtsdauer, Funktion und Abberufung von Secretaries im staatlichen Kontext sind regelmäßig in Verfassungen oder speziellen Gesetzesnormen geregelt. Sie verfügen über weitreichende Entscheidungsbefugnisse und unterliegen besonderen Amtspflichten sowie der Kontrollmechanismen der Exekutive oder Legislative.
Secretary im Arbeitsrecht
Arbeitsvertragliche Regelungen
Angestellte mit der Berufsbezeichnung „Sekretär“ oder „Sekretärin“ unterliegen den Bestimmungen des jeweiligen nationalen Arbeitsrechts. Hierzu gehören:
- Abschluss eines Arbeitsvertrags mit festgelegten Aufgabenbereichen
- Arbeitszeitregelungen, Vergütung und Kündigungsfristen
- Rechte und Pflichten im Verhältnis zum Arbeitgeber, wie Verschwiegenheitspflichten
Verschwiegenheit und Datenschutz
Sekretärinnen und Sekretäre sind regelmäßig mit vertraulichen Daten und Informationen betraut. Die Einhaltung von Verschwiegenheitspflichten und Datenschutzauflagen ist rechtlich verbindlich und kann bei Verstößen zivil- und gegebenenfalls strafrechtliche Folgen haben.
Secretary im internationalen Recht
Internationale Organisationen
Im Kontext internationaler Organisationen, wie den Vereinten Nationen, existieren Positionen mit der Bezeichnung „Secretary-General“ oder „Secretary“. Diese Funktionen sind durch Völkerrecht und Satzungen der jeweiligen Organisation strukturiert und mit besonderen Rechten und Pflichten ausgestattet. Der Secretary-General der Vereinten Nationen beispielsweise besitzt in der Charta der Vereinten Nationen definierte Aufgaben, darunter die Wahrung der Geschäftsordnung und die Vertretung der Organisation gegenüber Staaten und Gremien.
Haftungsregelungen und Sanktionen
Zivil- und Strafrechtliche Verantwortung
Personen mit der Funktion eines Company Secretary unterliegen bei Pflichtverletzungen einer besonderen Form der Haftung. Dies kann sowohl Schadensersatzpflichten gegenüber der Gesellschaft als auch strafrechtliche Sanktionen bei Verstößen, etwa gegen Meldepflichten oder Compliance-Vorschriften, nach sich ziehen.
Regressmöglichkeiten
Bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz können Unternehmen die entstandenen Schäden regressieren, sofern ein nachweisbarer Pflichtverstoß vorliegt. Auch Dritte, etwa Gesellschafter oder Gläubiger, haben unter bestimmten Voraussetzungen Anspruch auf Schadensersatz.
Zusammenfassung
Die Position des Secretary ist in vielen Rechtssystemen mit spezifischen und häufig auch gesetzlich geregelten Aufgaben, Befugnissen und Haftungsrisiken verbunden. Besonders im Gesellschafts- und internationalen Organisationsrecht kommt ihr eine entscheidende strukturelle und rechtliche Bedeutung zu. Die genaue Ausgestaltung und rechtliche Einordnung richten sich nach der jeweiligen nationalen oder internationalen Rechtsordnung und den einschlägigen Vorschriften, wodurch der Secretary eine facettenreiche und rechtlich relevante Schlüsselrolle in Unternehmen und Institutionen darstellt.
Häufig gestellte Fragen
Welche rechtlichen Anforderungen muss eine Person für die Tätigkeit als Secretary erfüllen?
Für die Position des Secretary – insbesondere im Unternehmenskontext, etwa als Gesellschaftssekretär/in in einer Kapitalgesellschaft – bestehen unterschiedliche rechtliche Voraussetzungen abhängig von der jeweiligen Gesellschaftsform und dem nationalen Recht. In vielen Jurisdiktionen, beispielsweise nach deutschem Handelsrecht (HGB, GmbHG, AktG), ist die Funktion im engeren Sinne nicht gesetzlich reglementiert, das heißt, es gibt keine formale Qualifikationspflicht (wie einen bestimmten Berufsabschluss oder eine Zertifizierung). Allerdings kann die Satzung einer Gesellschaft zusätzliche Anforderungen festlegen, etwa Unabhängigkeit, Neutralität oder spezifische Kenntnisse im Gesellschaftsrecht. Darüber hinaus bestehen in bestimmten Branchen (zum Beispiel Finanzdienstleistungen) aufgrund aufsichtsrechtlicher Vorgaben besondere Voraussetzungen, wie einwandfreie Zuverlässigkeit (Führungszeugnis) oder Nachweise zur Befähigung. Im Rahmen der Tätigkeit als „Secretary of the Board“ ist oft auch auf die Regelungen zur Verschwiegenheit, zum Datenschutz nach DSGVO und ggf. zum Whistleblower-Schutz abzustellen. Je nach Art des Unternehmens kann eine Eintragung ins Handelsregister oder eine Bekanntgabe an Aufsichtsbehörden notwendig sein. Bei Verstößen gegen die gesetzlichen Vorgaben oder Sorgfaltspflichten kann zudem eine persönliche Haftung entstehen.
Welche rechtlichen Pflichten trägt ein Secretary gegenüber der Gesellschaft?
Ein Secretary hat umfassende rechtliche Pflichten gegenüber der Gesellschaft, vor allem im Hinblick auf die ordnungsgemäße Verwaltung und Protokollierung gesellschaftsrechtlicher Vorgänge. Zu den wesentlichen Pflichten gehören die ordnungsgemäße Einberufung und Dokumentation von Hauptversammlungen, Gesellschafterversammlungen oder Vorstandssitzungen sowie die Führung und Aufbewahrung der Protokolle nach gesetzlichen Vorgaben (§ 130 AktG, § 51 GmbHG). Weiterhin muss der Secretary erforderliche Meldungen an Registergerichte veranlassen, wie etwa Adress- oder Geschäftsführerwechsel. Er ist verpflichtet, Fristen für die Anmeldung von Unternehmensdaten zum Handels-, Vereins- und Transparenzregister einzuhalten und die Einhaltung gesetzlicher Formalien bei Beschlussfassungen zu überwachen. Darüber hinaus trifft den Secretary die Pflicht, interne gesellschaftsrechtliche Vorschriften, wie Satzungen oder Geschäftsordnungen, zu beachten und Verstöße an die zuständigen Gremien zu melden. Auch der vertrauliche Umgang mit sensiblen Daten unterliegt strengen datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Wie gestaltet sich die Haftung eines Secretary aus rechtlicher Sicht?
Die Haftung eines Secretary ist rechtlich insbesondere im Delikts- und Gesellschaftsrecht verankert. Ein Secretary trägt eine besondere Sorgfaltspflicht und kann bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz für Schäden, die der Gesellschaft oder Dritten aus Pflichtverletzungen entstehen, haften (§ 823 BGB, ggf. nach § 43 GmbHG oder § 93 AktG bei Vorstandsnähe). Insbesondere bei Verletzung von gesetzlichen Meldepflichten, Fristversäumnissen oder falscher Protokollierung geschäftsrelevanter Beschlüsse können Schadensersatzansprüche entstehen. Darüber hinaus kann unter Umständen eine strafrechtliche Verantwortlichkeit bestehen, etwa bei Urkundenfälschung, Bestechlichkeit oder Datenschutzverstößen (nach StGB, DSGVO). Die Haftung kann durch eine sogenannte D&O-Versicherung (Directors-and-Officers-Versicherung) gemindert werden, sofern eine solche besteht und den Secretary ausdrücklich einschließt.
Unterliegt der Secretary einer besonderen Verschwiegenheitspflicht?
Ja, der Secretary unterliegt in der Regel einer besonderen gesetzlichen und vertraglichen Verschwiegenheitspflicht. Diese ergibt sich zum einen aus arbeitsvertraglichen bzw. dienstvertraglichen Nebenpflichten nach § 241 Abs. 2 BGB, kann aber auch explizit durch Gesellschaftsverträge, Satzungen oder Geschäftsordnungen geregelt sein. Besonders streng ist die Geheimhaltungspflicht hinsichtlich solcher Informationen, die als Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse eingestuft werden (§ 17 UWG, § 201 StGB). Im Bereich börsennotierter Unternehmen kommt zusätzlich das Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) im Hinblick auf Insiderinformationen zur Anwendung. Ein Verstoß gegen diese Verschwiegenheitspflichten kann sowohl zivilrechtliche Ansprüche (Schadensersatz, Unterlassung) als auch arbeitsrechtliche Maßnahmen (Abmahnung, fristlose Kündigung) sowie strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Welche gesetzlichen Regelungen gelten für die Protokollierung von Sitzungen durch den Secretary?
Für die Protokollierung von Sitzungen wie Vorstandssitzungen, Gesellschafter- oder Hauptversammlungen gibt es eine Vielzahl gesetzlicher Vorschriften. Nach deutschem Recht sind für Aktiengesellschaften (§ 130 AktG) und GmbHs (§ 51 GmbHG) wesentliche Mindestanforderungen an die Protokollführung vorgesehen. Dazu gehören die vollständige Wiedergabe der Tagesordnungspunkte, namentliche Nennung der Teilnehmer, genaue Dokumentation der gefassten Beschlüsse sowie die Unterschrift des Protokollführers (oft der Secretary) und ggf. des Versammlungsleiters. Die Protokolle stellen Urkunden im Sinne des § 261 ZPO dar und müssen jederzeit nachvollziehbar, manipulationssicher und unter Berücksichtigung der Aufbewahrungspflichten (regelmäßig 10 Jahre, § 257 HGB) geführt werden. Versäumnisse oder Mängel in der Protokollierung können zur Anfechtbarkeit oder Unwirksamkeit von Beschlüssen führen.
Welche arbeitsrechtlichen Besonderheiten sind für Secretaries zu beachten?
Im Arbeitsverhältnis unterliegen Secretaries den allgemeinen arbeitsrechtlichen Schutzvorschriften, wie dem Kündigungsschutzgesetz (KSchG), Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie tarifvertraglichen Regelungen, sofern anwendbar. Besonders relevant ist der Umgang mit Vertrauensarbeitszeit, die regelmäßige Erreichbarkeit sowie Erfordernisse in Bezug auf Fort- und Weiterbildung (insbesondere im Compliance-Bereich). Bei Verdacht auf Pflichtverletzungen gelten spezifische Anhörungs- und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats (wenn vorhanden) nach BetrVG. Liegt eine Vertrauensposition mit besonderer Geheimhaltungsstufe vor, kann das Unternehmen ergänzende arbeitsvertragliche Regelungen treffen, die im Einklang mit dem Gesetz stehen müssen.
Können Aufgaben des Secretary delegiert werden und welche rechtlichen Einschränkungen bestehen dabei?
Eine Delegation von Secretary-Aufgaben ist grundsätzlich möglich, sofern keine gesetzlichen Vorschriften oder die Gesellschaftsverfassung dem entgegenstehen. Allerdings hat der Secretary im Falle der Delegation weiterhin eine Überwachungs- und Kontrollpflicht bezüglich der ordnungsgemäßen Ausführung. Die Verantwortung verbleibt grundsätzlich beim Secretary, insbesondere bei Aufgaben mit gesetzlicher Bindung (z. B. Protokollierung, Registermeldungen). Fehler eines beigezogenen Dritten können dem Secretary zugerechnet werden, sofern keine ausreichende Auswahl- und Überwachungssorgfalt nachgewiesen werden kann. Im Einzelfall kann auch eine personenbezogene Bestellung in der Satzung vorgesehen sein, dann ist eine Delegation nur nach entsprechender Satzungsänderung zulässig.
