Was ist eine Schriftformklausel?
Eine Schriftformklausel ist eine vertragliche Bestimmung, nach der bestimmte Erklärungen oder Änderungen eines Vertrags nur in schriftlicher Form wirksam sein sollen. Gemeint ist im Regelfall eine eigenhändig unterschriebene Urkunde oder eine Erklärung mit einer gleichwertigen, besonders gesicherten elektronischen Signatur. Schriftformklauseln dienen dazu, Absprachen nachvollziehbar zu dokumentieren, spätere Streitigkeiten über den Inhalt von Vereinbarungen zu vermeiden und Zuständigkeiten innerhalb von Unternehmen zu ordnen. Sie sind von gesetzlich vorgeschriebenen Formvorgaben zu unterscheiden: Eine vertragliche Klausel kann gesetzliche Formanforderungen nicht ersetzen oder mildern, sondern nur zusätzlich anordnen.
Zweck und Funktion
Klarheit und Beweisbarkeit
Schriftformklauseln schaffen eine verlässliche Dokumentationsbasis. Die Beteiligten können sich auf einen schriftlich fixierten Inhalt beziehen, was die Beweisführung in Konfliktfällen erleichtert und Auslegungsrisiken reduziert.
Organisation und Kontrolle
In arbeitsteiligen Strukturen steuern Schriftformklauseln, wer Änderungen vornehmen darf und in welcher Form. Sie verhindern, dass informelle Zusagen als verbindlich behandelt werden, wenn hierfür interne Freigaben fehlen.
Risikozuweisung
Die Klausel verlagert Beweisrisiken: Wer sich auf eine formlos getroffene Abrede beruft, muss im Zweifel genauer darlegen und beweisen, dass diese Vereinbarung tatsächlich getroffen wurde und gelten soll.
Arten von Schriftformklauseln
Einfache Schriftformklausel
Hiernach bedürfen Änderungen und Ergänzungen des Vertrags der Schriftform. Mündliche Nebenabreden sollen danach keine Wirkung entfalten. Solche Klauseln sind weit verbreitet und erfassen häufig auch Kündigungen, Fristsetzungen oder Anzeigen von Mängeln, sofern dies ausdrücklich so vorgesehen ist.
Doppelte Schriftformklausel
Diese Fassung bestimmt zusätzlich, dass auch ein Verzicht auf die Schriftform oder eine Änderung der Klausel selbst nur schriftlich möglich sein soll. In vorformulierten Vertragsbedingungen stößt eine solche Verstärkung auf inhaltliche Grenzen, weil individuell getroffene Abreden grundsätzlich Vorrang haben. Eine spätere, individuell ausgehandelte Absprache kann daher trotz doppelter Schriftformklausel wirksam sein.
Schriftformheilungsklausel
Mitunter wird vereinbart, dass ein Verstoß gegen eine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform innerhalb eines Vertragsverhältnisses „geheilt“ sein soll. Solche Regelungen sind in Konstellationen mit zwingender gesetzlicher Schriftform regelmäßig wirkungslos, da vertragliche Abreden zwingende Formvorschriften nicht außer Kraft setzen können.
Klauseln zur Textform oder elektronischen Form
Teilweise erlauben Verträge die Textform (etwa E‑Mail) anstelle der Schriftform, oder sie schließen elektronische Kommunikationswege aus. Welche Form genügt, ergibt sich aus dem genauen Wortlaut der Klausel. Eine reine Textform erfordert keine Unterschrift, eine Schriftform in der Regel schon.
Integrations- oder „Entire-Agreement“-Klauseln
Solche Bestimmungen erklären den schriftlichen Vertragstext zur abschließenden Regelung und verweisen frühere Absprachen insoweit als gegenstandslos. In Verbindung mit einer Schriftformklausel wird klargestellt, dass weitere Ergänzungen nur in der festgelegten Form Geltung erlangen.
Wirksamkeit und Grenzen
Vorrang individueller Abreden
Individuell ausgehandelte Vereinbarungen haben grundsätzlich Vorrang vor vorformulierten Klauseln. Haben die Vertragsparteien später mündlich eine konkrete Abrede getroffen und diese tatsächlich umgesetzt, kann diese trotz Schriftformklausel Geltung beanspruchen. Die Klausel erschwert jedoch den Nachweis einer solchen Abrede.
Inhaltskontrolle vorformulierter Bedingungen
Schriftformklauseln in vorformulierten Vertragsbedingungen unterliegen einer inhaltlichen Kontrolle. Unklare, überraschende oder unangemessen benachteiligende Regelungen sind unwirksam. Doppelte Schriftformklauseln werden häufig als zu weitgehend angesehen, insbesondere wenn sie den Vorrang individueller Abreden faktisch unterlaufen.
Gesetzliche Formvorschriften bleiben unberührt
Zwingende Formvorgaben des Gesetzes können durch vertragliche Klauseln weder aufgehoben noch erleichtert werden. Wer etwa in einem Bereich handelt, in dem gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sich nicht allein auf eine weniger strenge vertragliche Form berufen. Umgekehrt kann eine vertragliche Schriftform auch dort vereinbart werden, wo das Gesetz keine Form verlangt; die Wirksamkeit einer solchen Verschärfung hängt von Transparenz und Angemessenheit ab.
Vertrauensschutz und widersprüchliches Verhalten
Verhält sich eine Vertragspartei über einen längeren Zeitraum so, als gälten formlos getroffene Abreden, kann es treuwidrig sein, sich später strikt auf die Schriftformklausel zu berufen. Ob ein solches Verhalten den Einwand entkräftet, hängt von den konkreten Umständen ab.
Verhältnis zu Textform und elektronischer Signatur
Schriftform
Die klassische Schriftform setzt eine eigenhändige Unterschrift auf einem körperlichen Dokument voraus. In vielen Bereichen wird eine besonders gesicherte elektronische Signatur als gleichwertig behandelt. Einfache elektronische Erklärungen genügen dieser Form in der Regel nicht.
Textform
Die Textform verlangt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, ohne Unterschrift. E‑Mail, Telefax oder ein unterschriftsloses Schreiben können genügen, sofern die Parteien die Textform vereinbart haben oder die Klausel diese als ausreichend benennt.
Elektronische Signaturen
Es wird zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen unterschieden. Nur die qualifizierte elektronische Signatur wird weitgehend der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Ob sie eine vereinbarte Schriftform ersetzt, hängt vom Vertragswortlaut und den anwendbaren Regeln zur Formgleichwertigkeit ab.
Typische Anwendungsfelder
Arbeitsverträge
Schriftformklauseln ordnen an, dass Änderungen, Nebenabreden oder Zusagen nur schriftlich gelten. Doppelte Schriftformklauseln sind hier häufig zu finden, stoßen aber auf Grenzen, wenn sie den Vorrang individueller Abreden beeinträchtigen oder Transparenzanforderungen nicht erfüllen.
Miet- und Pachtverträge
In langfristigen Mietverhältnissen sind Schriftformklauseln üblich, etwa für Vertragsänderungen oder Kündigungen. Bei gesetzlich formbedürftigen Laufzeiten sind „Heilungsklauseln“ für Formmängel in der Regel unwirksam.
Handels- und Lieferverträge
Im unternehmerischen Verkehr dienen Schriftformklauseln der Qualitätssicherung von Leistungsänderungen, Preisabstimmungen oder Gewährleistungsabreden. Sie erleichtern die interne Nachweisführung und Auditierbarkeit.
Gesellschaftsverträge und Gesellschaftervereinbarungen
Hier sollen Schriftformklauseln die Änderung zentraler Organisationsregeln an eine dokumentierte Willensbildung binden. Die Wirksamkeit richtet sich nach der Vereinbarung und den zwingenden Vorgaben des jeweiligen Rechtsrahmens.
Beweis- und Risikofragen
Beweislast
Verlangt der Vertrag Schriftform und beruft sich eine Partei auf eine formlos getroffene Änderung, trägt sie typischerweise ein erhöhtes Beweisrisiko. Schriftformklauseln wirken daher auch als Beweisabrede.
Dokumentationskontinuität
Eine lückenlose Dokumentation stärkt die Nachvollziehbarkeit des Vertragsverlaufs. Wo die Schriftform vereinbart ist, ergibt sich aus dem Vertrag ein Erwartungsrahmen, der spontane, informelle Zusagen rechtlich weniger belastbar erscheinen lässt.
Abgrenzung zu verwandten Klauseln
Salvatorische Klausel
Die salvatorische Klausel regelt, wie mit unwirksamen Vertragsbestimmungen umzugehen ist. Sie sagt nichts über die erforderliche Form von Erklärungen. Beide Klauseltypen erfüllen unterschiedliche Funktionen.
Gesetzliche Formbedürftigkeit
Eine gesetzlich angeordnete Form (etwa Schriftform, notarielle Beurkundung oder öffentliche Beglaubigung) ist zwingend. Eine vertragliche Schriftformklausel ist dem gegenüber eine freiwillige, privatrechtliche Anordnung und kann die Gesetzeslage nicht verändern.
Häufig gestellte Fragen zur Schriftformklausel
Bindet eine Schriftformklausel spätere mündliche Absprachen?
Eine Schriftformklausel erschwert die Wirksamkeit und vor allem den Nachweis späterer mündlicher Absprachen. Individuell getroffene und tatsächlich umgesetzte Abreden können gleichwohl Geltung erlangen. Der Nachweis einer solchen Absprache ist jedoch anspruchsvoll.
Reicht eine E‑Mail, um die Schriftform einzuhalten?
Eine E‑Mail erfüllt die Textform, aber nicht ohne Weiteres die Schriftform. Ob eine E‑Mail genügt, hängt davon ab, ob der Vertrag Textform ausdrücklich zulässt oder ob eine qualifizierte elektronische Signatur eingesetzt wird, die der Unterschrift gleichgestellt ist.
Was ist der Unterschied zwischen Schriftform und Textform?
Schriftform setzt eine eigenhändige Unterschrift oder eine gleichwertige qualifizierte elektronische Signatur voraus. Textform verlangt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, etwa per E‑Mail, ohne Unterschrift.
Ist eine doppelte Schriftformklausel wirksam?
Die Wirksamkeit hängt vom Einsatzbereich ab. In vorformulierten Vertragsbedingungen wird die doppelte Ausgestaltung häufig als zu weitgehend angesehen, weil individuell getroffene Abreden grundsätzlich Vorrang haben. Eine generelle Wirksamkeit kann ihr daher nicht zugesprochen werden.
Kann eine Schriftformklausel gesetzliche Formvorgaben ersetzen?
Nein. Zwingende gesetzliche Formanforderungen können vertraglich weder aufgehoben noch erleichtert werden. Eine vertragliche Schriftformklausel wirkt nur zusätzlich und daneben.
Gilt eine Schriftformklausel auch für Nebenabreden und Fristabsprachen?
Das richtet sich nach dem Wortlaut der Klausel. Häufig erfassen Schriftformklauseln ausdrücklich alle Änderungen und Ergänzungen, einschließlich Nebenabreden, Fristverlängerungen und sonstiger Modifikationen.
Welche Bedeutung hat eine qualifizierte elektronische Signatur?
Eine qualifizierte elektronische Signatur wird weitgehend der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Ob sie eine vereinbarte Schriftform erfüllt, folgt aus dem Vertragswortlaut und den anwendbaren Regeln zur Formgleichwertigkeit.
