Rechnung, Übersendung der –

Begriffserklärung: Rechnung, Übersendung der –

Die Übersendung einer Rechnung bezeichnet den Vorgang, bei dem ein Unternehmen oder eine Person einem Kunden oder Geschäftspartner eine Abrechnung über erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren zukommen lässt. Die Rechnung dient als Nachweis für die Forderung eines Geldbetrags und ist ein zentrales Element im Geschäftsverkehr. Die Art und Weise, wie eine Rechnung übersandt wird, unterliegt bestimmten rechtlichen Anforderungen.

Bedeutung der Rechnungsübersendung im Rechtsverkehr

Im geschäftlichen Alltag stellt die Übersendung einer Rechnung einen wichtigen Schritt dar. Sie dokumentiert nicht nur die erbrachte Leistung oder Lieferung, sondern löst auch häufig Zahlungsfristen aus und kann steuerliche Relevanz haben. Für Unternehmen ist es daher von Bedeutung, dass Rechnungen ordnungsgemäß erstellt und korrekt an den Empfänger übermittelt werden.

Zweck der Rechnungsübersendung

Die Hauptfunktion der Übersendung besteht darin, dem Empfänger alle relevanten Informationen zur Zahlung bereitzustellen. Dazu gehören Angaben zum Liefer- oder Leistungsumfang sowie zu Zahlungsmodalitäten. Gleichzeitig dient sie als Beleg für Buchhaltungs- und Steuerzwecke.

Formen der Rechnungsübersendung

Rechnungen können auf verschiedenen Wegen übersandt werden:

• Postalisch: Der Versand erfolgt in Papierform per Post.
• Elektronisch: Die Übermittlung kann per E-Mail (z.B. als PDF), über spezielle Portale oder andere digitale Wege erfolgen.
• Persönlich: In seltenen Fällen wird die Rechnung direkt übergeben.

Für jede dieser Formen gelten bestimmte Voraussetzungen hinsichtlich Nachweisbarkeit und Lesbarkeit.

Anforderungen an elektronische Rechnungen

Bei elektronischer Übermittlung müssen insbesondere Authentizität (Echtheit des Ursprungs) sowie Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Zudem muss sichergestellt sein, dass der Empfänger mit dieser Form einverstanden ist.

Zeitpunkt und Fristen bei der Übersendung von Rechnungen

Der Zeitpunkt für das Versenden einer Rechnung hängt vom jeweiligen Vertragsverhältnis ab. Häufig erfolgt dies nach Abschluss einer Lieferung oder Dienstleistungserbringung; in manchen Fällen sind auch Abschlagsrechnungen während laufender Projekte möglich.

Bedeutung des Zugangs beim Empfänger

Rechtlich relevant ist meist nicht nur das Absenden einer Rechnung, sondern ihr Zugang beim Empfänger – also wann diese tatsächlich empfangen wurde bzw. hätte empfangen werden können.

Bedeutung für Zahlungsverpflichtungen und Verjährung

Sobald eine ordnungsgemäße Rechnung zugegangen ist, beginnt in vielen Fällen die vereinbarte Zahlungsfrist zu laufen; ebenso kann dies Einfluss auf Fristen zur Geltendmachung von Ansprüchen haben (Verjährungsbeginn).

Sonderfälle: Korrektur- & Stornorechnungen

Muss eine bereits versandte Abrechnung korrigiert werden – etwa wegen eines Fehlers -, so erfolgt dies durch Zusenden einer berichtigten bzw. Stornorechnung unter Einhaltung vergleichbarer Formerfordernisse wie bei Erstversand.

Datenaufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit übersandten Rechnungen

Sowohl Aussteller als auch Empfänger sind verpflichtet, Kopien beziehungsweise Originale erhalten gebliebener Abrechnungen aufzubewahren. Dies gilt unabhängig davon, ob sie postalisch oder elektronisch zugestellt wurden.