Inkassomandat, -vollmacht: Definition und rechtliche Grundlagen
Begriffserklärung Inkassomandat und Inkassovollmacht
Das Inkassomandat beziehungsweise die Inkassovollmacht beschreibt die Rechtsbeziehung, in der eine Person oder Organisation (Gläubiger) einem Dritten (dem sogenannten Inkassodienstleister oder Inkassounternehmen) die Befugnis erteilt, in ihrem Namen fällige Forderungen gegen einen Schuldner außergerichtlich oder gerichtlich geltend zu machen und einzuziehen. Der Begriff „Inkassomandat“ bezieht sich insbesondere auf den schuldrechtlichen Auftrag im Rahmen einer Geschäftsbesorgung, während die „Inkassovollmacht“ die damit regelmäßig verbundene Vertretungsermächtigung kennzeichnet.
Rechtlicher Rahmen des Inkassomandats
Geschäftsbesorgungsvertrag im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB)
Das Inkassomandat ist typischerweise ein Auftrag im Sinne der §§ 662 ff. BGB oder – falls entgeltlich – ein Geschäftsbesorgungsvertrag gemäß § 675 Absatz 1 BGB. Der Inkassodienstleister verpflichtet sich, eine fremde Forderung im eigenen Namen für fremde Rechnung geltend zu machen, sodass der Gläubiger weiterhin wirtschaftlicher Inhaber der Forderung bleibt.
Voraussetzungen und Zustandekommen
Die wirksame Erteilung eines Inkassomandats setzt regelmäßig einen Vertrag voraus, in dem die zur Forderungseinziehung beauftragte Person mit der außergerichtlichen und, soweit zulässig, mit der gerichtlichen Geltendmachung von Ansprüchen betraut wird. Begrifflich kann zwischen Einzelmandat (Einziehung einer bestimmten Forderung), Dauermandat (laufende Betreuung eines Forderungspools) und spezialisierten Mandatsverhältnissen unterschieden werden.
Inkassovollmacht: Umfang und Grenzen
Bedeutung und Formerfordernisse
Die Inkassovollmacht ist die ausdrückliche Ermächtigung des Inkassodienstleisters, im Außenverhältnis zu Dritten – wie Schuldnern, Gerichten und Behörden – die Rechte des Gläubigers wahrzunehmen. Die Vollmacht kann grundsätzlich formfrei erteilt werden, in der Praxis jedoch wird sie meist schriftlich erteilt, um die Legitimation des Inkassobeauftragten gegenüber Dritten eindeutig zu dokumentieren.
Umfassende Vollmacht – Rechte und Pflichten
Üblicherweise umfasst die Inkassovollmacht folgende Befugnisse:
- Geltendmachung der Forderung (außer- und gerichtlich)
- Entgegennahme von Zahlungen
- Verhandlungen über Stundungen, Vergleiche oder Teilzahlungen
- Einleitung und Rücknahme von Mahn- und Vollstreckungsverfahren
- Erklärung des Schuldnerverzugs
- Einsicht in relevante Akten und Unterlagen
Grenzen bestehen unter anderem dann, wenn Rechtsgeschäfte abgeschlossen werden sollen, die über die Verwertung oder Verwaltung der Forderung hinausgehen (wie etwa Forderungsabtretungen); hierfür ist regelmäßig eine besondere Vollmacht erforderlich.
Abgrenzung zum Inkassozession und Prozessvollmacht
Zu unterscheiden ist das Inkassomandat von der Inkassozession, bei der die Forderung im Wege der Abtretung gemäß §§ 398 ff. BGB an den Einzugsermächtigten übergeht. Bei der Prozessvollmacht handelt es sich um eine gesonderte, für gerichtliche Verfahren erforderliche Vertretungsbefugnis (§ 81 Zivilprozessordnung), die ergänzend oder anstelle der Inkassovollmacht erteilt werden kann.
Zulassungsvoraussetzungen und gesetzliche Schranken
Erforderlichkeit der Registrierung
Nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) ist für die außergerichtliche Forderungseinziehung eine Registrierung als Inkassodienstleister bei der zuständigen Aufsichtsbehörde vorgeschrieben. Unregistrierte Akteure dürfen Inkassomandate nicht übernehmen; Verstöße gegen das RDG führen zur Unwirksamkeit der erteilten Vollmacht und ggf. zur Unzulässigkeit der ausgeübten Tätigkeiten.
Schutzvorschriften für Schuldner
Das RDG und das Einführungsgesetz zum Bürgerlichen Gesetzbuch (EGBGB) enthalten Schutzvorschriften, welche insbesondere Transparenzpflichten und Informationsgebote gegenüber Schuldnern sowie gläubigerschützende Regelungen bei der Inkassokostenerhebung konkretisieren.
Widerruf und Beendigung von Inkassomandat und Vollmacht
Das Inkassomandat sowie die Inkassovollmacht sind grundsätzlich jederzeit widerruflich, sofern nicht vertraglich eine anderweitige Kündigungsregelung getroffen wurde. Der Widerruf kann sowohl durch den Gläubiger als auch durch den Auftragnehmer erfolgen; er wird mit Zugang der Widerrufserklärung wirksam.
Mit Beendigung des Inkassomandats endet regelmäßig auch die Inkassovollmacht, wobei der Dienstleister zur Herausgabe sämtlicher mit dem Mandat erlangter Unterlagen und zur Auskunft über dessen Durchführung verpflichtet bleibt.
Inkassomandat und Datenschutz
Die im Rahmen eines Inkassomandats verarbeiteten personenbezogenen Daten unterliegen den Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Auftraggeber und Inkassodienstleister sind zur Beachtung von Informationspflichten, Zweckbindung und Datensicherheit verpflichtet, insbesondere im Umgang mit sensiblen Schuldnerinformationen und der Übermittlung an Dritte.
Inkassomandat im internationalen Kontext
Im grenzüberschreitenden Forderungseinzug gelten ergänzend die Vorschriften des internationalen Privatrechts, die Bestimmungen der Brüssel Ia-Verordnung (VO (EU) 1215/2012) sowie ggfs. internationale Übereinkünfte zum Forderungseinzug. Für die Erteilung und Anerkennung einer Inkassovollmacht im Ausland können zusätzliche Formerfordernisse oder Legalisierungen (Apostille) notwendig werden.
Zusammenfassung
Das Inkassomandat und die Inkassovollmacht bilden die Grundlage für die rechtswirksame und formgerechte Forderungseinziehung durch einen bevollmächtigten Dritten. Rechtskonforme Ausgestaltung, Beachtung gesetzlicher Zulassungsvorschriften sowie genaue Kenntnis der Befugnisse und Pflichten sind für Gläubiger wie auch für Inkassodienstleister essentiell, um einen effektiven, rechtssicheren und transparenten Einzug offener Forderungen zu ermöglichen.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die rechtlichen Voraussetzungen für die Erteilung eines Inkassomandats?
Damit ein Inkassomandat rechtlich wirksam erteilt werden kann, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst muss zwischen dem Gläubiger und dem Inkassounternehmen ein Vertrag geschlossen werden, der das Inkassounternehmen berechtigt, Forderungen im Namen oder auf Rechnung des Gläubigers einzuziehen. Dieser Vertrag sollte zumindest die genaue Bezeichnung der Forderung, den Forderungsbetrag sowie etwaige Zinsen und Nebenforderungen umfassen. Zudem ist es erforderlich, dass das Inkassounternehmen über eine Erlaubnis nach § 10 Abs. 1 Nr. 1 Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) verfügt, da ansonsten die Inkassotätigkeit unzulässig ist. Zu beachten ist außerdem, dass das Mandat ausdrücklich, aber auch konkludent (durch schlüssiges Verhalten) erteilt werden kann. Die Beauftragung kann schriftlich, mündlich oder durch elektronische Kommunikation erfolgen, wobei aus Gründen der Beweisführung die Schriftform empfohlen wird. Schließlich dürfen keine rechtlichen Hindernisse, wie etwa ein Insolvenzverfahren über das Vermögen des Gläubigers, der Mandatserteilung entgegenstehen.
Welche inhaltlichen Anforderungen werden an eine Inkassovollmacht gestellt?
Die Inkassovollmacht muss bestimmte Mindestinhalte aufweisen, um im Rechtsverkehr anerkannt zu sein. Die Vollmacht ist eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung, die das Inkassounternehmen zur Vornahme bestimmter Handlungen im Namen des Gläubigers berechtigt. Darin sollte konkret aufgeführt sein, auf welche Forderung(en) sich die Vollmacht bezieht und in welchem Umfang das Inkassounternehmen tätig werden darf (zum Beispiel Einziehung der Forderung, Verhandlungen über Ratenzahlungen, Abschluss von Vergleichen, Empfang von Zahlungen). Im Regelfall muss die Vollmacht zumindest zur gerichtlichen und außergerichtlichen Einziehung einer bestimmten Forderung ermächtigen. Wichtig ist, dass die Vollmacht vor ihrer Vorlage gegenüber dem Schuldner im Original oder in beglaubigter Abschrift erteilt worden sein sollte, da die Vorlage- und Nachweispflicht nach § 174 BGB besteht: Der Schuldner kann die Leistung an das Inkassounternehmen verweigern, solange dieses keine ordnungsgemäße Vollmacht vorgelegt hat.
Welche Rechte und Pflichten entstehen für das Inkassounternehmen durch das Inkassomandat?
Mit Erteilung des Inkassomandats ist das Inkassounternehmen verpflichtet, die Forderung sorgfältig und im Interesse des Gläubigers geltend zu machen. Zu den Pflichten gehört insbesondere die umfassende Information des Gläubigers über den Stand der Bearbeitung sowie eine sorgfältige Mittelverwendung, insbesondere beim Empfang und der Weiterleitung von Zahlungen des Schuldners. Das Inkassounternehmen unterliegt zudem strengen Bestimmungen zum Datenschutz sowie zum Schutz der Schuldnerinteressen; unlautere, bedroherische oder irreführende Methoden sind nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz und dem UWG untersagt. Weiterhin ist das Unternehmen verpflichtet, eventuelle Einreden oder Einwendungen des Schuldners an den Gläubiger weiterzuleiten und keine Maßnahmen zu ergreifen, die die Rechtsposition des Gläubigers verschlechtern könnten. Der Gläubiger kann das Mandat grundsätzlich jederzeit widerrufen, es sei denn, vertraglich wurde etwas anderes vereinbart.
Welche Bedeutung hat die Inkassovollmacht im Gerichtsprozess?
Im Gerichtsprozess spielt die Inkassovollmacht eine zentrale Rolle, denn das Inkassounternehmen muss seine Vertretungsbefugnis nachweisen, um im Namen des Gläubigers prozessuale Handlungen rechtswirksam vorzunehmen. Nach § 80 ZPO kann das Inkassounternehmen mit einer entsprechenden Vollmacht insbesondere Anträge stellen, Schriftstücke einreichen und Vergleiche schließen. Fehlt jedoch eine hinreichend ausgestellte Vollmacht oder kann sie auf Verlangen des Gerichts bzw. des Schuldners nicht ordnungsgemäß vorgelegt werden, besteht das Risiko, dass das Prozessgericht prozessuale Handlungen als unwirksam behandelt oder dem Inkassounternehmen im Falle einer Zurückweisung der Klage die Prozesskosten auferlegt. Daher ist die formale Korrektheit sowie der rechtzeitige Nachweis der Vollmacht im Gerichtsverfahren von zentraler Bedeutung.
Sind Inkassomandat und Inkassovollmacht übertragbar oder widerrufbar?
Grundsätzlich handelt es sich bei dem Inkassomandat um einen Geschäftsbesorgungsvertrag, der jederzeit von beiden Seiten – also sowohl vom Gläubiger als auch vom Inkassounternehmen – gekündigt, beziehungsweise widerrufen werden kann (§ 671 BGB). Die Inkassovollmacht als rechtliches Instrument ist regelmäßig ebenfalls frei widerrufbar, es sei denn, sie wurde als unwiderrufliche Vollmacht erteilt, was jedoch im Inkassowesen selten vorkommt. Ein Widerruf ist insbesondere angezeigt, wenn das Vertrauensverhältnis gestört ist oder der Gläubiger selbst aktiv werden möchte. Der Widerruf wirkt in der Regel ab Zugang beim Bevollmächtigten, wobei dem Schuldner gegenüber ebenfalls klar kommuniziert werden sollte, dass das Inkassounternehmen nicht mehr zur Forderungsdurchsetzung berechtigt ist. Eine Übertragung der Vollmacht auf Dritte ist grundsätzlich nicht ohne Weiteres möglich, es sei denn, dies ist in der Vollmacht ausdrücklich gestattet (Untervollmacht).
Welche rechtlichen Risiken bestehen für den Gläubiger bei Erteilung eines Inkassomandats?
Die Erteilung eines Inkassomandats birgt für den Gläubiger verschiedene rechtliche Risiken. Eine zentrale Gefahr ist die fehlerhafte oder unlautere Vorgehensweise des Inkassounternehmens, die zu Schadenersatzansprüchen gegen den Gläubiger führen kann, etwa wenn das Unternehmen unrechtmäßigen Druck auf den Schuldner ausübt. Zudem muss der Gläubiger für die Kosten des Inkassounternehmens grundsätzlich selbst einstehen, wenn der Schuldner diese nicht trägt oder die Forderung sich als unbegründet herausstellt. Darüber hinaus können Verjährungsprobleme entstehen, wenn das Inkassounternehmen die Angelegenheit nicht zeitnah betreibt. Es empfiehlt sich daher stets, nur seriöse und registrierte Inkassounternehmen zu beauftragen und den Verlauf der Inkassotätigkeit zu überwachen.
