Hausverwaltung

Begriff und rechtliche Definition der Hausverwaltung

Die Hausverwaltung bezeichnet im deutschen Recht die professionelle Verwaltung von Immobilien, insbesondere von Mietshäusern, Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) sowie gewerblich genutzten Gebäuden. Hausverwaltungen übernehmen für Eigentümer sämtliche administrativen, kaufmännischen und technischen Aufgaben, die im Rahmen des laufenden Betriebs und der Erhaltung einer Immobilie anfallen. Der Begriff „Hausverwaltung“ ist durch gesetzliche Regelungen, insbesondere im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), klar umrissen.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Hausverwaltung finden sich primär im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) sowie vereinzelt im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), insbesondere in den §§ 535 ff. BGB (Mietrecht) und im Dienstvertragsrecht (§§ 611 ff. BGB). Die Aufgaben und Pflichten einer Hausverwaltung werden zudem durch die Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung sowie durch den Verwaltervertrag bestimmt.

Hausverwaltung nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG)

Im Rahmen des Wohnungseigentumsgesetzes ist die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zentral geregelt. Nach § 20 WEG ist für jede Wohnungseigentümergemeinschaft zwingend ein Verwalter zu bestellen. Die Bestellung, Abberufung sowie die Rechte und Pflichten des Verwalters sind in den §§ 26 und 27 WEG näher geregelt.

Hausverwaltung im Mietrecht

Im Bereich der Mietverwaltung übernimmt die Hausverwaltung für den Vermieter die rechtlich notwendige Mietverwaltung, zu der insbesondere die Durchführung von Mietverhältnissen, Mietenbuchhaltung, Betriebskostenabrechnung und Instandhaltungsmaßnahmen gehören.

Aufgaben und Pflichten der Hausverwaltung

Die Aufgaben der Hausverwaltung teilen sich in zwei Hauptbereiche: die Verwaltung von Wohnungseigentum (WEG-Verwaltung) und die Verwaltung von Mietobjekten (Mietverwaltung).

Aufgaben der WEG-Verwaltung

Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums

Die WEG-Verwaltung umfasst insbesondere die ordnungsgemäße Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Dazu zählen:

• Erhaltung und Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums (§ 21 WEG)
• Durchführung und Kontrolle von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
• Erstellung und Durchsetzung von Wirtschaftsplänen sowie Jahresabrechnungen (§§ 28, 29 WEG)
• Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen (§ 24 WEG)
• Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft
• Durchsetzung von Hausordnungen und sonstigen Regelungen

Vertretung der Gemeinschaft

Die Hausverwaltung ist berechtigt und verpflichtet, die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer im Rechtsverkehr zu vertreten (§ 9b WEG). Dies betrifft z.B. das Abschließen und Kündigen von Dienstleistungsverträgen (z.B. Hausmeister, Winterdienst) sowie die Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen Dritter.

Aufgaben der Mietverwaltung

Im Bereich der Mietverwaltung übernimmt die Hausverwaltung die Vertretung des Eigentümers gegenüber den Mietern. Hierzu gehören unter anderem:

• Abschluss, Kündigung und Abwicklung von Mietverträgen
• Überwachung der Mietzahlungen und Mahnwesen bei Zahlungsverzug
• Erstellung der Betriebskostenabrechnungen nach § 556 BGB
• Instandhaltung und Instandsetzung der vermieteten Immobilie
• Durchführung von Wohnungsabnahmen und -übergaben
• Kommunikation mit Mietern hinsichtlich aller relevanten Belange

Kaufmännische und technische Verwaltung

Neben den spezifisch rechtlichen Aufgaben ist die Hausverwaltung regelmäßig auch für kaufmännische Tätigkeiten wie Zahlungsüberwachungen, Liquiditätsplanung und das Führen von Hausgeld- und Mietkonten verantwortlich. Technisch gehört die Organisation und Überwachung notwendiger baulicher Maßnahmen zu ihren Pflichten.

Bestellung, Vertrag und Abberufung der Hausverwaltung

Bestellung und Bestellungsvoraussetzungen

Im WEG-Bereich erfolgt die Bestellung des Verwalters typischerweise durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung (§ 26 WEG). Voraussetzung ist dabei regelmäßig eine ordnungsgemäße Durchführung des Auswahlverfahrens. Die Bestellung kann auf maximal fünf Jahre (bei Erstbestellung zwei Jahre) befristet werden.

Verwaltervertrag

Das Verhältnis zwischen Eigentümergemeinschaft oder Eigentümer und der Hausverwaltung wird durch einen Verwaltervertrag ausgestaltet. Dieser ist rechtlich ein Geschäftsbesorgungsvertrag gemäß §§ 675, 611 ff. BGB. Im Vertrag werden insbesondere Vergütung, Aufgabenbereich sowie Haftungsfragen geregelt.

Abberufung und Kündigung

Der Verwalter kann grundsätzlich durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft abberufen werden (§ 26 Abs. 3 WEG). Eine Kündigung des Verwaltervertrags ist für beide Seiten aus wichtigem Grund fristlos möglich, bei Vorliegen besonderer vertraglicher Kündigungsregelungen auch ordentlich.

Rechte, Haftung und Verantwortlichkeiten

Vertretungsmacht und Handeln im Außenverhältnis

Die Hausverwaltung verfügt über Vertretungsmacht im Außenverhältnis, sofern sie durch Vertrag oder Beschluss legitimiert ist. Überschreitet der Verwalter jedoch seine Befugnisse, kann die Gemeinschaft dessen Handeln nach § 177 BGB genehmigen oder verweigern.

Haftung der Hausverwaltung

Die Hausverwaltung haftet für die ordnungsgemäße Ausführung ihrer Aufgaben. Grundlage ist die schuldrechtliche Haftung aus dem Verwaltervertrag sowie eine mögliche deliktische Haftung bei schuldhafter Pflichtverletzung. Typische Haftungsfälle sind fehlerhafte Jahresabrechnungen, unterlassene Instandhaltungsmaßnahmen oder verspätete Meldung von Schäden. In der Regel besteht eine Pflicht zum Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung.

Aufsicht und Genehmigungsvorbehalte

Für die Tätigkeit als Hausverwaltung ist seit der Reform der Gewerbeordnung im Jahr 2018 nach § 34c GewO eine behördliche Erlaubnis erforderlich, die an Zuverlässigkeit, geordnete Vermögensverhältnisse sowie Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherung gebunden ist. Darüber hinaus unterliegt die Verwaltung insbesondere im WEG-Bereich umfassenden Kontrollmöglichkeiten durch die Gemeinschaft, unter anderem durch die jährliche Entlastung und jederzeitige Einsichtsrechte in Unterlagen.

Unterschiede zwischen WEG-Verwalter und Mietverwalter

Während sich die Verwaltung von Wohnungseigentumsgemeinschaften streng nach den Vorgaben des WEG richtet, beruhen Mietverwaltungen auf freier vertraglicher Vereinbarung zwischen Immobilieneigentümer und Verwaltung. Die Pflicht zur Bestellung eines Verwalters besteht grundsätzlich nur bei Wohnungseigentümergemeinschaften, nicht jedoch zwingend bei Mietshäusern.

Fazit

Die Hausverwaltung ist ein zentraler Bestandteil des Immobilienrechts in Deutschland. Sie übernimmt für Eigentümer und Gemeinschaften umfangreiche treuhänderische, kaufmännische und technische Aufgaben. Das rechtliche Rahmenwerk reicht von spezialgesetzlichen Vorschriften im WEG bis hin zu allgemeinen Vorschriften im BGB und der Gewerbeordnung. Die professionelle Hausverwaltung leistet einen entscheidenden Beitrag zum Werterhalt und zu einer effizienten Bewirtschaftung von Immobilien. Eine sorgfältige Auswahl, klare vertragliche Regelung und kontinuierliche Kontrolle sind rechtlich essenziell für ein erfolgreiches und reibungsloses Verwaltungsverhältnis.

Häufig gestellte Fragen

Welche rechtlichen Pflichten hat eine Hausverwaltung gegenüber der Eigentümergemeinschaft?

Eine Hausverwaltung ist laut Wohnungseigentumsgesetz (WEG) rechtlich dazu verpflichtet, die gemeinschaftlichen Belange der Eigentümergemeinschaft ordnungsgemäß zu verwalten. Dazu zählen insbesondere die Durchsetzung der Hausordnung, die Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen sowie die Umsetzung der dort gefassten Beschlüsse. Weiterhin muss die Verwaltung für eine ordentliche Buchführung sorgen, eine Jahresabrechnung sowie einen Wirtschaftsplan erstellen und den jeweiligen Eigentümern zugänglich machen. Die Verwaltung ist zudem verpflichtet, das gemeinschaftliche Eigentum instand zu halten und erforderliche Maßnahmen zur Instandsetzung zu koordinieren. Bei Rechtsverstößen, wie etwa dem Überschreiten von Kompetenzen oder dem Missachten von Beschlüssen, kann die Eigentümergemeinschaft Schadensersatzansprüche gegen die Hausverwaltung geltend machen oder deren Abberufung beschließen.

Welche rechtlichen Voraussetzungen sind für die Bestellung einer Hausverwaltung notwendig?

Die Bestellung einer Hausverwaltung bedarf einer formellen Bestellung durch die Eigentümerversammlung gemäß § 26 WEG. Der Beschluss über die Bestellung muss mit einfacher Mehrheit gefasst werden, wobei die Bestellung grundsätzlich schriftlich zu dokumentieren ist. Seit der WEG-Reform 2020 ist zudem eine sogenannte „Zertifizierte Verwalter“-Qualifikation verpflichtend, sofern diese von einem Eigentümer ausdrücklich verlangt wird, um sicherzustellen, dass die Verwaltung über die notwendigen Fachkenntnisse verfügt. Die Laufzeit eines Hausverwaltervertrags darf grundsätzlich maximal fünf Jahre betragen. Eine vorzeitige Abberufung ist allerdings bei Vorliegen eines wichtigen Grundes jederzeit möglich. Zu beachten ist auch das Transparenzgebot: Sämtliche Angebote, Entscheidungen und Verträge im Zusammenhang mit der Hausverwaltung müssen für die Eigentümergemeinschaft nachvollziehbar und einsehbar sein.

Welche rechtlichen Möglichkeiten haben Eigentümer bei Pflichtverletzung der Hausverwaltung?

Im Falle einer Pflichtverletzung durch die Hausverwaltung stehen den Wohnungseigentümern verschiedene rechtliche Mittel zur Verfügung. Bei Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften, die Teilungserklärung oder gegen Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft kann die Abberufung des Verwalters gemäß § 26 Abs. 3 WEG auch vor Ablauf der Bestelldauer beschlossen werden. Darüber hinaus können Eigentümer Schadenersatzansprüche geltend machen, wenn der Verwaltungspflichtverstoß nachweisbar zu einem finanziellen oder materiellem Nachteil geführt hat. Zudem besteht bei gravierenden Pflichtverletzungen das Recht, Strafanzeige zu erstatten, etwa bei Veruntreuungen oder Untreuehandlungen seitens des Verwalters.

Inwiefern haftet eine Hausverwaltung für Fehler oder Versäumnisse?

Die Hausverwaltung unterliegt einer vertraglichen und gesetzlichen Haftung gegenüber der Eigentümergemeinschaft. Bei schuldhaftem Verhalten, wie beispielsweise der unterlassenen Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums trotz eindeutiger Beschlusslage, haftet die Verwaltung nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) und des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) für daraus entstandene Schäden. Die Haftung erstreckt sich insbesondere auf Vermögensschäden, etwa bei fehlerhafter Jahresabrechnung oder sorgfaltswidriger Ausführung ihrer Aufgaben. In der Praxis schließen Hausverwalter häufig eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ab, die eventuelle Schadensersatzforderungen abdecken soll. Im Falle grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz kann die persönliche Haftung des Hausverwalters jedoch nicht ausgeschlossen werden.

Welche rechtlichen Regelungen gelten für die Kündigung eines Hausverwaltervertrags?

Der Vertrag mit einer Hausverwaltung kann ordentlich gemäß den vereinbarten Fristen im Verwaltervertrag gekündigt werden. Das Wohnungseigentumsgesetz (§ 26 WEG) erlaubt außerdem die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund, etwa bei gravierenden Pflichtverstößen wie Unterschlagung, Befangenheit oder fortlaufender Missachtung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft. Die Kündigung bedarf eines Mehrheitsbeschlusses der Eigentümerversammlung; im Streitfall kann die Wirksamkeit der Kündigung gerichtlich überprüft werden. Nach Ausspruch der Kündigung hat die Verwaltung unverzüglich sämtliche Verwaltungsunterlagen und Vermögenswerte an die Eigentümergemeinschaft bzw. den neu bestellten Verwalter herauszugeben.

Was muss eine ordnungsgemäße Jahresabrechnung aus rechtlicher Sicht enthalten?

Die ordnungsgemäße Jahresabrechnung einer Hausverwaltung ist durch das WEG normiert und muss sämtliche Einnahmen und Ausgaben im Abrechnungszeitraum transparent und nachvollziehbar aufschlüsseln. Sie muss die Verteilung der Kosten gemäß dem jeweiligen Verteilerschlüssel – etwa nach Miteigentumsanteilen oder Nutzerverhalten – eindeutig darstellen. Ebenso verpflichtend ist die Angabe von Rücklagenzu- und -abflüssen sowie eventuellen Nachschussforderungen an die Eigentümer. Die Abrechnung ist von der Hausverwaltung durch geeignete Belege zu untermauern und jeder Eigentümer hat gemäß § 18 WEG ein Recht auf Einsicht in die entsprechenden Unterlagen. Die ordnungsgemäße Abrechnung ist Grundlage für die Entlastungsentscheidung der Eigentümerversammlung. Fehlende oder fehlerhafte Abrechnungen können zur Schadensersatzpflicht oder sogar zur Abberufung des Hausverwalters führen.

Welche rechtlichen Vorgaben existieren bei der Durchführung von Eigentümerversammlungen?

Die Durchführung der Eigentümerversammlung richtet sich nach § 24 WEG. Der Hausverwalter ist verpflichtet, mindestens einmal jährlich eine Versammlung einzuberufen. Die Einladung muss in Textform, in der Regel mindestens drei Wochen vorher, unter Angabe der Tagesordnungspunkte an alle Eigentümer versandt werden. Nur die auf der Tagesordnung aufgeführten Beschlussanträge dürfen grundsätzlich behandelt werden, außer dringende Anlässe lassen einen Beschluss über nicht angekündigte Themen zu. Jeder Eigentümer hat das Recht auf Teilnahme, Redebeiträge und Abstimmung. Die Beschlussfähigkeit ist in der Versammlung festzustellen und das Ergebnis der Abstimmungen ist in einer unterschriebenen Niederschrift zu dokumentieren. Beschlüsse werden mit einfacher Stimmenmehrheit gefasst, sofern das Gesetz oder die Gemeinschaftsordnung keine besonderen Mehrheiten vorschreiben. Willensbekundungen und Beschlüsse, die gegen zwingendes Recht verstoßen, sind nichtig. Bei Streitigkeiten über Versammlungsabläufe oder Beschlüsse besteht das Recht auf gerichtliche Überprüfung.