Hausverwaltung: Begriff, Stellung und rechtliche Einordnung
Die Hausverwaltung ist ein organisatorisches und rechtliches Verwaltungsorgan für Immobilien. Sie übernimmt im Auftrag von Eigentümerinnen und Eigentümern oder einer Wohnungseigentümergemeinschaft die laufende Verwaltung des Gebäudes und der zugehörigen wirtschaftlichen und technischen Abläufe. Ihr Aufgabenbereich reicht von der Finanz- und Vertragsverwaltung über die Instandhaltung bis zur Umsetzung gemeinschaftlicher Entscheidungen.
Definition
Unter Hausverwaltung wird die entgeltliche Wahrnehmung von Verwaltungsaufgaben für Wohn- oder Teileigentum verstanden. Die Tätigkeit kann die Betreuung eines gesamten Gebäudes, einer Gemeinschaft aus mehreren Einheiten oder einzelner Wohnungen umfassen. Je nach Auftragsart handelt die Hausverwaltung für eine Gemeinschaft oder für einzelne Eigentümerinnen und Eigentümer.
Abgrenzung zu anderen Rollen
Die Hausverwaltung ist nicht Eigentümerin der Immobilie, sondern handelt auf Grundlage eines Verwaltervertrags oder gemeinschaftlicher Beschlüsse. Bei Mietobjekten agiert sie als Vertreterin der Eigentümerschaft. In Gemeinschaften mit Wohnungseigentum nimmt sie Aufgaben für das gemeinschaftliche Eigentum wahr und setzt Beschlüsse der Gemeinschaft um.
Rechtsnatur
Rechtlich handelt es sich um ein auftragsähnliches Dauerschuldverhältnis. In Wohnungseigentümergemeinschaften besitzt die Verwaltung teils organähnliche Befugnisse für die laufende Geschäftsführung. In der Mietverwaltung erfolgt die Vertretung regelmäßig auf Grundlage einer Vollmacht der Eigentümerseite.
Typen der Hausverwaltung
Verwaltung von Gemeinschaftseigentum
Diese Form betrifft die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Dazu zählen die Organisation der Eigentümerversammlung, die Umsetzung von Beschlüssen, die Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sowie die Koordination von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum.
Mietverwaltung
Die Mietverwaltung betrifft vermietete Objekte. Sie umfasst die Verwaltung von Mietverhältnissen, die Überwachung von Mieteingängen, die Betriebskostenabrechnung, die Wahrnehmung von Rechten aus Mietverträgen sowie die Beauftragung laufender Bewirtschaftungsleistungen.
Sondereigentumsverwaltung
Hier werden einzelne Wohnungen oder Teileigentumseinheiten im Auftrag der jeweiligen Eigentümerinnen und Eigentümer verwaltet. Typisch sind die Abwicklung der Vermietung der jeweiligen Einheit, die Abrechnung von Nebenkosten und die technische Betreuung innerhalb des Sondereigentums.
Bestellung, Vertrag und Vergütung
Bestellung und Zulassung
Die Bestellung der Verwaltung erfolgt bei Wohnungseigentümergemeinschaften durch die Gemeinschaft. Bei Einzelobjekten erfolgt sie durch die Eigentümerin oder den Eigentümer. Für die gewerbliche Tätigkeit ist in der Regel eine behördliche Erlaubnis sowie eine Berufshaftpflichtversicherung erforderlich; zudem bestehen Regeln zur geordneten Geschäftsführung.
Verwaltervertrag
Der Verwaltervertrag regelt Umfang und Grenzen der Tätigkeit, die Vertretungsmacht, die Vergütung, die Laufzeit, die Beendigung, die Haftung sowie Dokumentations- und Berichtspflichten. Er bildet die Grundlage für die rechtliche Beziehung zwischen Auftraggeberseite und Hausverwaltung und konkretisiert gesetzliche Vorgaben.
Laufzeit, Abberufung und Kündigung
Verträge sind regelmäßig befristet. Eine Abberufung oder Kündigung ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Mit der Beendigung endet die Vertretungsmacht; die Verwaltung bleibt zur geordneten Übergabe der Unterlagen und Gelder verpflichtet.
Vergütung und Auslagen
Üblich sind Pauschalvergütungen pro Einheit oder Objekt. Zusätzliche Leistungen können gesondert vergütet werden. Auslagen wie Porto, Gebühren oder Kosten für externe Dienste werden nach Vereinbarung erstattet. Transparenz- und Abrechnungspflichten sind Bestandteil einer ordnungsgemäßen Verwaltung.
Aufgaben und Befugnisse
Administrative Aufgaben
Dazu zählen die Buchführung, das Forderungsmanagement, die Erstellung von Plänen und Abrechnungen, die Verwaltung von Rücklagen sowie die Zahlungsabwicklung über Konten, die dem Verwaltungszweck zugeordnet sind. Bei Gemeinschaften ist die getrennte Vermögensführung wesentlich.
Technische Aufgaben
Die Hausverwaltung koordiniert Wartung, Prüfung und Instandhaltung technischer Anlagen, beauftragt Instandsetzungsmaßnahmen und überwacht deren Durchführung. Die Einhaltung von Verkehrssicherungspflichten wird organisatorisch begleitet, soweit sie in den Verantwortungsbereich der Verwaltung fallen.
Organisatorische Aufgaben in Gemeinschaften
Hierzu gehören die Einberufung und Durchführung von Versammlungen, die Vorbereitung von Beschlussgegenständen, die Protokollierung und die Umsetzung gefasster Beschlüsse. Die Verwaltung sorgt für den geordneten Kommunikationsfluss innerhalb der Gemeinschaft.
Aufgaben in der Mietverwaltung
Die Verwaltung nutzt die eingeräumte Vertretungsmacht gegenüber Mietenden, erstellt und verwaltet Mietunterlagen, überwacht Zahlungseingänge, veranlasst Betriebskostenabrechnungen und organisiert Instandsetzungen innerhalb der vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben.
Grenzen der Vertretungsmacht
Die Vertretungsbefugnis ist durch Gesetz, Beschlüsse und den Verwaltervertrag begrenzt. Maßnahmen des laufenden Geschäfts sind umfasst; außerhalb dessen bedarf es einer Beschlusslage oder besonderen Beauftragung. Rechtshandlungen mit erheblicher finanzieller Tragweite setzen regelmäßig eine eindeutige Grundlage voraus.
Dringliche Maßnahmen
Bei Gefahr im Verzug können sofortige Maßnahmen erforderlich sein, um Schäden vom Gebäude oder von Personen abzuwenden. Solche Maßnahmen sind auf das Notwendige beschränkt und werden im Anschluss gegenüber der Auftraggeberseite rechenschaftspflichtig dokumentiert.
Außerplanmäßige Ausgaben
Ausgaben außerhalb genehmigter Pläne erfordern eine Entscheidung der zuständigen Gremien oder Auftraggeberseite, es sei denn, es liegt eine geregelte Ermächtigung vor. Transparenz über Kosten, Umfang und Zweck ist Bestandteil der ordnungsgemäßen Verwaltung.
Rechte, Pflichten und Haftung
Treue- und Neutralitätspflichten
Die Hausverwaltung wahrt die Interessen der Gemeinschaft oder der Auftraggeberseite, handelt unparteiisch und vermeidet Interessenkonflikte. Entscheidungen werden sachgerecht auf Grundlage der vereinbarten Ziele und Beschlüsse vorbereitet und umgesetzt.
Informations- und Auskunftspflichten
Zu den Kernpflichten gehören regelmäßige Information der Beteiligten, nachvollziehbare Abrechnungen, die Bereitstellung prüffähiger Unterlagen sowie die Beantwortung von Auskunftsverlangen im gesetzlichen und vertraglichen Rahmen.
Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten
Verträge, Rechnungen, Protokolle, Abrechnungen und technische Nachweise sind geordnet zu führen, nachvollziehbar zu dokumentieren und nach den einschlägigen Fristen aufzubewahren. Bei Beendigung der Verwaltung sind sämtliche Unterlagen und Vermögenswerte vollständig zu übergeben.
Haftung
Die Haftung richtet sich nach allgemeinen zivilrechtlichen Grundsätzen und den vertraglichen Vereinbarungen. Maßgeblich sind Sorgfalt, Auswahl und Überwachung beauftragter Dritter sowie die Einhaltung der Grenzen der Vertretungsmacht. Eine Berufshaftpflichtversicherung dient dem Risikoausgleich.
Kontrolle und Mitwirkung
Einsichts- und Kontrollrechte
Eigentümerinnen und Eigentümer haben Einsichtsrechte in Verwaltungs- und Abrechnungsunterlagen. Prüfungen können intern oder durch beauftragte Dritte erfolgen. Die Rechnungslegung dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsführung.
Beschlusswesen
In Gemeinschaften erfolgt die Willensbildung durch Beschlüsse. Die Hausverwaltung bereitet Beschlusspunkte vor, führt die Abstimmung durch und setzt die Ergebnisse um. Die rechtliche Wirksamkeit der Beschlüsse hängt von ordnungsgemäßer Vorbereitung und Durchführung ab.
Rechnungslegung und Jahresabschluss
Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und Rücklagenübersichten bilden die finanzielle Grundlage der Verwaltung. Sie ermöglichen den Beteiligten eine geordnete Kontrolle über Einnahmen, Ausgaben und Mittelverwendung.
Datenschutz und Compliance
Personenbezogene Daten
Die Hausverwaltung verarbeitet personenbezogene Daten von Eigentümerinnen, Eigentümern, Mietenden und Dienstleistern. Zulässigkeit, Zweckbindung, Datensparsamkeit, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen sowie Informationspflichten bilden den rechtlichen Rahmen. Verträge mit Auftragsverarbeitern werden dokumentiert.
Rechtliche Querschnittspflichten
Relevante Querschnittsthemen betreffen unter anderem Gleichbehandlung, Barrierefreiheit im Rahmen baulicher Entscheidungen, ordnungsgemäße Heiz- und Betriebskostenabrechnung, Verbrauchserfassung und Informationspflichten gegenüber Beteiligten.
Beendigung der Verwaltung und Übergabe
Gründe der Beendigung
Mögliche Gründe sind Zeitablauf, Abberufung, Kündigung oder ein Wechsel der Eigentumsverhältnisse. Mit Beendigung endet die Befugnis zur Vertretung. Ansprüche aus Abrechnung, Vergütung und Haftung bestehen fort, soweit sie entstanden sind.
Übergabepflichten
Bei Beendigung hat die Hausverwaltung sämtliche Unterlagen, Schlüssel, Verträge, Abrechnungen, Kontounterlagen und vorhandenen Vermögenswerte vollständig und geordnet zu übergeben. Die Übergabe dient der nahtlosen Fortführung der Verwaltung durch die Nachfolgeinstanz.
Besondere Konstellationen
Erstverwaltung und Bauträgerbezug
In Neubauvorhaben wird die Verwaltung häufig bereits vor Entstehung einer stabilen Gemeinschaft bestellt. Transparenz über Verträge und Gewährleistungsthemen ist in dieser Phase von besonderer Bedeutung.
Vertretung gegenüber Behörden und Dienstleistern
Die Hausverwaltung handelt im Rahmen ihrer Vollmacht gegenüber Versorgern, Handwerksbetrieben und öffentlichen Stellen. Die Vertretung erstreckt sich auf Rechtsgeschäfte, die zur ordnungsgemäßen Bewirtschaftung erforderlich sind.
Digitale Verwaltung
Elektronische Kommunikation, digitale Umlaufverfahren und Online-Aktenführung sind verbreitet. Zulässigkeit und Formanforderungen richten sich nach gesetzlichen Vorgaben, Beschlusslagen und vertraglichen Regelungen.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Hausverwaltung
Wer bestellt die Hausverwaltung in einer Gemeinschaft?
Die Bestellung erfolgt durch die Gemeinschaft der Wohnungseigentümerinnen und -eigentümer. Der Beschluss legt Beginn, Laufzeit und wesentliche Eckpunkte fest und bildet zusammen mit dem Verwaltervertrag die rechtliche Grundlage der Tätigkeit.
Welche Unterlagen muss die Hausverwaltung führen und vorhalten?
Erforderlich sind geordnete Finanzunterlagen, Verträge, Protokolle, Abrechnungen, technische Nachweise, Gewährleistungsdokumente sowie Kommunikations- und Beschlussunterlagen. Diese dienen der Nachvollziehbarkeit, Kontrolle und ordnungsgemäßen Rechnungslegung.
Wie weit reicht die Vertretungsmacht der Hausverwaltung?
Die Vertretungsmacht umfasst laufende Geschäfte der Bewirtschaftung im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben. Maßnahmen mit erheblicher wirtschaftlicher Bedeutung benötigen eine eindeutige Grundlage, etwa durch Beschluss oder besondere Beauftragung.
Haftet die Hausverwaltung für Fehler von beauftragten Dritten?
Eine Haftung kann bestehen, wenn Auswahl, Anleitung oder Überwachung unzureichend waren oder vertragliche Pflichten verletzt wurden. Maßgeblich ist der vereinbarte Leistungsumfang sowie der Sorgfaltsmaßstab einer ordentlichen Verwaltung.
Welche Pflichten bestehen beim Datenschutz?
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert eine rechtliche Grundlage, Zweckbindung, Datenminimierung und angemessene Sicherheitsmaßnahmen. Betroffene sind über relevante Datenverarbeitungen zu informieren; Auftragsverarbeitung wird vertraglich geregelt.
Wie erfolgt die Abrechnung gegenüber Eigentümerinnen und Eigentümern?
Üblich sind Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung mit Einnahmen, Ausgaben, Rücklagen und Verteilungsschlüsseln. Die Unterlagen müssen prüffähig sein und eine transparente Kontrolle der Mittelverwendung ermöglichen.
Was geschieht bei Beendigung des Verwaltervertrags?
Mit Vertragsende endet die Vertretungsbefugnis. Die Verwaltung hat sämtliche Unterlagen und Vermögenswerte vollständig zu übergeben. Offene Abrechnungen und Ansprüche werden geordnet abgeschlossen.
