Was bedeutet Freihändige Vergabe?
Die Freihändige Vergabe ist ein Verfahren der öffentlichen Beschaffung, bei dem eine Vergabestelle ausgewählte Unternehmen direkt anspricht, Angebote einholt und über den Auftragsinhalt verhandelt. Im Unterschied zu öffentlich bekanntgemachten Verfahren findet keine allgemeine Ausschreibung statt. Das Verfahren soll in bestimmten, gesetzlich vorgesehenen Konstellationen eine zügige, zweckmäßige und wirtschaftliche Beschaffung ermöglichen, ohne die Grundprinzipien von Transparenz, Wettbewerb und Gleichbehandlung außer Acht zu lassen.
Im heutigen Sprachgebrauch wird die Freihändige Vergabe häufig als Verhandlungsvergabe bezeichnet. Oberhalb europaweit relevanter Schwellenwerte gelten strengere Anforderungen, während unterhalb solcher Wertgrenzen erweiterte Spielräume bestehen. In beiden Bereichen setzt die Zulässigkeit eine nachvollziehbare Begründung und eine sorgfältige Dokumentation voraus.
Einordnung in das öffentliche Auftragswesen
Abgrenzung zu anderen Verfahren
Öffentliche Auftraggeber nutzen unterschiedliche Vergabearten. Dem offenen Wettbewerb mit öffentlicher Bekanntmachung stehen Verfahren gegenüber, bei denen nur ausgewählte Unternehmen beteiligt werden. Die Freihändige Vergabe gehört zu den selektiven Verfahren und eröffnet Verhandlungsmöglichkeiten über Preise, Leistungen und Vertragsbedingungen. Sie unterscheidet sich von vollständig offenen Verfahren durch den fehlenden allgemeinen Aufruf zur Angebotsabgabe und von starren Verfahren durch die Möglichkeit, Inhalte zu verhandeln.
Typische Anwendungskonstellationen
Die Freihändige Vergabe kommt nur unter bestimmten Voraussetzungen in Betracht. Typisch sind Konstellationen, in denen der Leistungsbedarf oder die Marktsituation eine flexible Vorgehensweise erfordern, etwa bei:
- besonderer Dringlichkeit, die einen regulären Wettbewerb nicht zulässt,
- Leistungen, die nur von einem Unternehmen erbracht werden können (z. B. aus technischen Gründen oder wegen ausschließlicher Rechte),
- ergänzenden oder wiederholenden Leistungen, die mit einer bestehenden Leistung verknüpft sind,
- kreativen, künstlerischen oder hochspezialisierten Leistungen, deren Ausgestaltung verhandelt werden muss,
- Beschaffungen unterhalb bestimmter Wertgrenzen, bei denen der Aufwand einer allgemeinen Ausschreibung außer Verhältnis stünde,
- erfolglosen oder unzweckmäßigen vorherigen Wettbewerben, aus denen kein tragfähiges Angebot hervorging.
Ob und in welcher Form dieses Verfahren zulässig ist, hängt vom Auftragsgegenstand, vom geschätzten Auftragswert und vom jeweils einschlägigen Regelwerk ab. Maßgeblich ist stets die nachvollziehbare Begründung der Wahl des Verfahrens.
Ablauf und Beteiligte
Auswahl potenzieller Unternehmen
Die Vergabestelle identifiziert geeignete Unternehmen und lädt diese zur Abgabe von Angeboten ein. Die Auswahl hat sich an objektiven, sachgerechten Kriterien zu orientieren. Wo es rechtlich vorgesehen ist, werden mehrere Unternehmen beteiligt, um einen Mindestwettbewerb zu gewährleisten.
Verhandlungen und Angebote
Das zentrale Merkmal ist die Möglichkeit, über Leistungsinhalte, Qualitäten, Fristen und Preise zu verhandeln. Der Ablauf gliedert sich häufig in Angebotsaufforderung, Verhandlungsrunden und die Abgabe überarbeiteter Angebote. Dabei müssen Gleichbehandlung, Vertraulichkeit und Transparenz der Wertung sichergestellt sein. Zuschlagskriterien und deren Gewichtung sind vorab festgelegt und werden auf alle Teilnehmenden gleichermaßen angewendet.
Zuschlag und Dokumentation
Nach Abschluss der Verhandlungen erteilt die Vergabestelle den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot nach den festgelegten Kriterien. Sämtliche wesentlichen Schritte, Erwägungen und Entscheidungen werden in einem Vergabevermerk dokumentiert. Je nach Rechtsrahmen kommen Bekanntmachungs- oder Informationspflichten vor oder nach Zuschlagserteilung hinzu.
Transparenz, Wettbewerb und Gleichbehandlung
Grundprinzipien
Auch ohne öffentliche Bekanntmachung gelten grundlegende Prinzipien: fairer Wettbewerb, Gleichbehandlung der Bieter, Transparenz des Verfahrens sowie Verhältnismäßigkeit. Diese Grundsätze steuern die Auswahl der Unternehmen, den Ablauf der Verhandlungen und die Bewertung der Angebote.
Bekanntmachung und Dokumentationspflicht
Die Freihändige Vergabe ist in ihrem Kern kein öffentlich bekanntgemachtes Verfahren. Abhängig von Auftragswert und Rechtsrahmen können jedoch Informations- und Bekanntmachungspflichten bestehen, etwa in Form von Vorab- oder nachträglichen Mitteilungen. Die Dokumentation muss es ermöglichen, die Wahl des Verfahrens, den Verlauf der Verhandlungen und die Zuschlagsentscheidung nachzuvollziehen.
Umgang mit Vertraulichkeit
Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse der teilnehmenden Unternehmen sind zu schützen. Informationen, die den Wettbewerb verfälschen könnten, dürfen nicht ungleich verteilt werden. Gleichzeitig sind Vergabestellen an Transparenzanforderungen gebunden, die eine Kontrolle der Rechtmäßigkeit ermöglichen.
Grenzen und Risiken
Missbrauchsgefahr und Kontrolle
Die größere Flexibilität erhöht die Anforderungen an Kontrollen und Dokumentation. Risiken bestehen insbesondere bei einer zu engen Auswahl von Unternehmen, sachwidrigen Verhandlungsvorteilen oder unklaren Zuschlagskriterien. Interne und externe Prüfungen, etwa durch Aufsichtsstellen oder Rechnungseinrichtungen, dienen der Verfahrenssicherung.
Folgen von Verstößen
Rechtsverstöße können zu Verzögerungen, Korrekturen des Verfahrens, Aufhebungen, Schadensersatzansprüchen oder der Unwirksamkeit eines Vertrags führen. Unter Umständen stehen Unternehmen Nachprüfungs- und Rechtsschutzmöglichkeiten offen. Die konkrete Ausgestaltung hängt davon ab, ob der Auftrag oberhalb oder unterhalb relevanter Schwellenwerte liegt.
Digitale Vergabe und Praxisentwicklung
E-Vergabe
Elektronische Kommunikationswege, digitale Angebotsabgabe und revisionssichere Dokumentation prägen zunehmend auch die Freihändige Vergabe. Digitale Plattformen unterstützen die Nachvollziehbarkeit von Kommunikationsschritten und die fristgerechte Verfahrenssteuerung.
Nachhaltigkeit und soziale Aspekte
Bei der Festlegung von Zuschlagskriterien können, wo zulässig, qualitative, umweltbezogene oder soziale Kriterien berücksichtigt werden. Diese Kriterien müssen leistungsbezogen, transparent und diskriminierungsfrei angewendet werden.
Internationale Bezüge
Einfluss des europäischen Vergaberechts
Oberhalb europaweit relevanter Auftragswerte greifen unionsrechtlich geprägte Vorgaben. Die Freihändige Vergabe ist dann regelmäßig nur in eng umschriebenen Ausnahmefällen möglich und an erhöhte Transparenz- und Begründungsanforderungen gebunden. Unterhalb dieser Werte sind nationale Regelungen maßgeblich, die gleichwohl die Grundprinzipien des fairen Wettbewerbs wahren.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Freihändige Vergabe eine Beschaffung ohne Wettbewerb?
Nein. Zwar findet keine öffentliche Bekanntmachung statt, doch in der Regel werden mehrere geeignete Unternehmen beteiligt und es gelten die Grundsätze von Wettbewerb, Gleichbehandlung und Transparenz. Entscheidungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Wann ist die Freihändige Vergabe zulässig?
Sie ist in bestimmten, vorab definierten Konstellationen zulässig, etwa bei besonderer Dringlichkeit, bei Alleinstellungsmerkmalen eines Unternehmens, bei ergänzenden Leistungen oder bei Aufträgen unterhalb bestimmter Wertgrenzen. Die Wahl des Verfahrens ist zu begründen.
Dürfen Preise und Leistungsinhalte verhandelt werden?
Ja. Das Verfahren ist gerade auf Verhandlungen angelegt. Zulässig ist die Erörterung von Preisen, Leistungsumfang, Fristen und Vertragsbedingungen, sofern Gleichbehandlung und Transparenz gewahrt bleiben und die Kriterien konsistent angewendet werden.
Müssen mehrere Unternehmen eingeladen werden?
In vielen Konstellationen werden mehrere geeignete Unternehmen beteiligt, um einen Mindestwettbewerb sicherzustellen. Ob und in welchem Umfang mehrere Einladungen erforderlich sind, hängt vom Rechtsrahmen, vom Auftragsgegenstand und vom Auftragswert ab.
Gibt es Bekanntmachungs- oder Informationspflichten?
Grundsätzlich ist die Freihändige Vergabe kein öffentlich bekanntgemachtes Verfahren. Je nach Wert und Regelwerk können jedoch Informations- oder Bekanntmachungspflichten vor oder nach dem Zuschlag bestehen, um Transparenz und Kontrolle zu gewährleisten.
Welche Rechtsschutzmöglichkeiten bestehen?
Unternehmen können sich gegen Vergabeentscheidungen zur Wehr setzen. Die Art des Rechtsschutzes richtet sich danach, ob der Auftrag oberhalb oder unterhalb relevanter Schwellenwerte liegt und welche Verfahrensschritte betroffen sind. Möglich sind beispielsweise Nachprüfungsverfahren und gerichtliche Kontrolle.
Welche Folgen haben Verfahrensfehler?
Fehler können zu Verzögerungen, Korrekturen, Aufhebungen des Vergabeverfahrens, Schadensersatzansprüchen oder zur Unwirksamkeit eines bereits geschlossenen Vertrages führen. Maßgeblich sind Art, Schwere und Zeitpunkt des Verstoßes.
