Begriff und rechtliche Einordnung des Buchhalters
Der Begriff Buchhalter bezeichnet in Deutschland eine Person, die mit der laufenden Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle eines Unternehmens, Vereins oder einer natürlichen Person beauftragt ist. Die Tätigkeit des Buchhalters umfasst insbesondere das Führen der Buchhaltung, also das systematische Erfassen, Ordnen und Auswerten betrieblicher Vorgänge im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften. Der Buchhalter spielt eine zentrale Rolle bei der Erfüllung der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungspflichten.
Tätigkeitsbereiche und Abgrenzung
Buchhaltung nach HGB und Steuerrecht
Im Rahmen der Buchhaltung differenziert das deutsche Recht zwischen Handelsbuchführung nach Handelsgesetzbuch (HGB) und der steuerlichen Buchführungspflicht nach Abgabenordnung (AO) bzw. den Einzelsteuergesetzen. Buchhalter sind in jeder Unternehmensform tätig und unterstützen sowohl bilanzierende Unternehmen als auch nicht bilanzierende Unternehmen (z. B. Einnahmenüberschussrechner).
Abgrenzung zum Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
Der Begriff Buchhalter ist rechtlich nicht mit dem öffentlich-rechtlichen Berufsbild eines Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers gleichzusetzen. Während Steuerberater und Wirtschaftsprüfer zu Vorbehaltsaufgaben (z. B. Steuerberatung, Erstellung von Jahresabschlüssen zur Veröffentlichung) berechtigt sind, ist die Tätigkeit des Buchhalters in Deutschland durch § 6 Nr. 3 und 4 Steuerberatungsgesetz (StBerG) reguliert und beschränkt sich auf das Führen der laufenden Lohn- und Finanzbuchhaltung sowie die Übernahme damit zusammenhängender Dienstleistungen.
Gesetzliche Beschränkungen
Nicht zulässig für Buchhalter sind insbesondere Tätigkeiten, die eine unzulässige Steuerberatung darstellen würden, wie:
- Beratung in steuerlichen Angelegenheiten
- Erstellung von Steuererklärungen (außer im Bereich Lohnsteuer-Anmeldung)
- Erstellung von Bilanzen und Jahresabschlüssen für Dritte
Verstöße gegen diese Abgrenzungen können als unerlaubte Hilfeleistung in Steuersachen gewertet und nach dem Steuerberatungsgesetz verfolgt werden.
Rechtlicher Status des Buchhalters
Zulassung und Qualifikation
Der Begriff „Buchhalter“ ist in Deutschland rechtlich nicht geschützt. Es besteht keine Zulassungspflicht oder obligatorische Qualifikation für die Ausübung der Tätigkeit. Buchhalter können ihre Tätigkeit freiberuflich, als Selbstständige oder im Anstellungsverhältnis ausüben. Allerdings unterliegen selbstständig tätige Buchhalter den Vorgaben des Steuerberatungsgesetzes sowie handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur ordnungsgemäßen Buchführung.
Pflichten bei Ausübung
Zu den zentralen gesetzlichen Grundlagen, an die ein Buchhalter gebunden ist, zählen:
- §§ 238 ff. HGB (Handelsbuchführungspflicht): Geregelt werden Umfang und Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für Kaufleute.
- §§ 140, 141 AO (Steuerliche Buchführungspflichten): Bestimmt werden Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten aus steuerlicher Sicht.
- § 6 Nr. 3 und 4 StBerG (Einschränkung der Buchhaltungsbefugnisse): Reglementierung der erlaubten Tätigkeiten.
Bei der Bearbeitung personenbezogener Daten sind zudem die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten.
Verschwiegenheitspflicht
Buchhalter unterliegen je nach vertraglicher Vereinbarung und Geschäftsgeheimnisregelungen der Verschwiegenheitspflicht gegenüber Dritten. Für angestellte Buchhalter ergeben sich solche Verpflichtungen üblicherweise aus dem Arbeitsvertrag und dem Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG).
Haftung
Buchhalter haften grundsätzlich für durch sie verursachte Fehler, z. B. bei der fehlerhaften Erfassung von Geschäftsvorfällen oder bei Verletzung der Aufbewahrungspflichten. Die Haftung ist abhängig vom Umfang der übernommenen Aufgaben und kann sich auf Schadensersatzansprüche des Auftraggebers erstrecken.
Erlaubte Dienstleistungen und Leistungsumfang
Nach dem Steuerberatungsgesetz dürfen Buchhalter im Bereich der Buchführung insbesondere folgende Dienstleistungen erbringen:
- Laufende Erfassung der Geschäftsvorfälle (Finanzbuchhaltung)
- Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und laufende Lohnsteueranmeldungen
- Kontierung und Verbuchung von Belegen
- laufende Überwachung des Zahlungsverkehrs
- Unterstützung bei der Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen (ohne steuerliche Beratung)
Die Erstellung von Steuererklärungen, Jahresabschlüssen oder sogenannten prüfungsnahen Tätigkeiten ist nicht gestattet.
Buchhalter als Berufsbild im internationalen Vergleich
Deutschland
In Deutschland existieren verschiedene Ausbildungs- und Weiterbildungswege für Buchhalter, darunter die Qualifikation zum „Geprüften Buchhalter (IHK)“. Der Berufstitel ist jedoch nicht geschützt.
Österreich
In Österreich ist der Buchhaltungsberuf ebenfalls reglementiert. Die „Bilanzbuchhalter“ sind hier staatlich geprüfte Selbständige, deren Berufsbild gesetzlich geregelt ist (z. B. BibuG).
Schweiz
In der Schweiz erfolgt die Tätigkeit im Bereich der Buchhaltung durch verschiedene Abschlüsse und Berufsbezeichnungen, z. B. Fachmann/-frau im Finanz- und Rechnungswesen mit eidg. Fachausweis.
Haftung und Verantwortlichkeit
Verantwortung gegenüber Dritten
Buchhalter tragen eine besondere Verantwortung bei der ordnungsgemäßen und fristgerechten Buchführung. Fehler können nicht nur zivilrechtliche Haftungsansprüche nach sich ziehen, sondern unter Umständen auch steuerliche oder strafrechtliche Konsequenzen für das Unternehmen oder die Auftraggeber.
Deliktische Haftung und Haftungsbegrenzung
Im Rahmen selbständiger Tätigkeit kann eine Haftungsbegrenzung durch individuelle Vertragsgestaltung erreicht werden; insbesondere wird empfohlen, durch Berufshaftpflichtversicherungen Risiken abzusichern.
Aufbewahrungspflichten und Datenschutz
Aufzeichnungspflichten
Buchhalter sind verpflichtet, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) einzuhalten. Dies betrifft insbesondere die:
- ordnungsgemäße Belegablage und Belegorganisation
- lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation aller Geschäftsvorfälle
- fristgerechte Aufbewahrung aller relevanten Unterlagen (in der Regel 10 Jahre nach § 257 HGB und § 147 AO)
Datenschutz
Bei der Bearbeitung von Arbeitnehmerdaten (Lohnbuchhaltung) ist die Einhaltung der Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO, zwingend erforderlich.
Zusammenfassung
Der Buchhalter ist eine zentrale Instanz im betrieblichen Rechnungswesen, dessen Tätigkeit maßgeblich durch handels- und steuerrechtliche Vorschriften sowie das Steuerberatungsgesetz geprägt ist. Trotz fehlendem Schutz des Berufstitels sind Umfang und Inhalt der zulässigen Tätigkeiten klar rechtlich definiert. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist für Rechtssicherheit und Haftungsvermeidung von entscheidender Bedeutung.
Häufig gestellte Fragen
Darf ein Buchhalter selbstständig für Mandanten tätig werden?
Ein Buchhalter darf grundsätzlich selbstständig tätig sein und Buchführungsaufgaben für Mandanten übernehmen. Allerdings unterliegt dies engen rechtlichen Grenzen. Zentral ist hierbei das Steuerberatungsgesetz (StBerG). Danach dürfen sogenannte „Helfer in Steuersachen“ wie Buchhalter nur begrenzte Tätigkeiten ausüben: Sie dürfen im Auftrag Dritter lfd. Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die laufende Finanzbuchhaltung erledigen (§ 6 Nr. 3 und 4 StBerG). Die Erstellung von Jahresabschlüssen, Steuererklärungen oder die Vertretung vor Finanzbehörden hingegen ist ausschließlich Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und vereidigten Buchprüfern vorbehalten. Ein Verstoß kann als unerlaubte Hilfeleistung in Steuersachen strafrechtliche und zivilrechtliche Konsequenzen haben. Buchhalter müssen außerdem eine ordnungsgemäße Anmeldung ihres Gewerbes beim zuständigen Gewerbeamt vornehmen.
Welche rechtlichen Voraussetzungen muss ein Buchhalter in Deutschland erfüllen?
Buchhalter benötigen für eine berufsmäßige selbstständige Tätigkeit keine spezielle staatliche Zulassung oder Prüfung, allerdings gelten die oben genannten Einschränkungen gemäß Steuerberatungsgesetz. Für die Tätigkeit als „externer Buchhalter“ ist eine Gewerbeanmeldung nach § 14 GewO erforderlich. Wer zusätzlich mit Lohn- und Gehaltsabrechnung betraut wird, muss die Vorgaben des Sozialgesetzbuches und des Datenschutzrechts beachten. Werden angestellte Buchhalter bei Unternehmen beschäftigt, regeln Arbeitsvertrag und Weisungsrecht die Aufgabenverteilung; hier gelten insbesondere die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie ggf. das Strafgesetzbuch (StGB) bei Verstößen wie Untreue (§ 266 StGB).
Welche Haftungsrisiken bestehen für Buchhalter?
Buchhalter haften wie andere Dienstleister für Schäden, die durch Fehler bei ihrer Tätigkeit entstehen. Im Angestelltenverhältnis haftet der Buchhalter nach dem sogenannten innerbetrieblichen Schadenausgleich – im Fall von Fahrlässigkeit meist nur beschränkt. Selbstständige Buchhalter haften persönlich für Fehler, etwa bei fehlerhaften Buchungen oder versäumten Fristen. Die Haftung umfasst zivilrechtliche Ansprüche wie Schadensersatz, ggf. auch Regressansprüche des Mandanten. Eine Berufshaftpflichtversicherung ist daher dringend empfehlenswert, obwohl sie gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. Bei unerlaubter Steuerberatung droht zudem strafrechtliche Verfolgung (§ 160 StGB).
Welche Aufgaben darf ein Buchhalter im rechtlichen Rahmen nicht übernehmen?
Ein Buchhalter darf insbesondere keine Vorbehaltsaufgaben übernehmen, die steuerberatenden Berufen vorbehalten sind. Hierzu zählen: Erstellung von Steuererklärungen, Jahresabschlüssen, Bilanzen, Rechtsberatung in Steuersachen sowie die Vertretung vor Finanzbehörden. Die Beratung über steuerliche Gestaltungen, Auskünfte zu steuerlichen Auswirkungen bestimmter Geschäftsvorfälle und die Auslegung gesetzlicher Vorschriften sind ebenfalls verboten. Verstöße werden als unerlaubte Hilfeleistung in Steuersachen geahndet (§ 160 StBerG) und ziehen sowohl zivilrechtliche als auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich.
Welche Pflichten hat ein Buchhalter hinsichtlich Datenschutz und Verschwiegenheit?
Ein Buchhalter ist zur Einhaltung strenger Datenschutzregeln verpflichtet. Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verpflichten Buchhalter zur Wahrung von Vertraulichkeit und Sicherheit personenbezogener Daten ihrer Mandanten. Dazu gehören die Sicherung von physischen und digitalen Daten sowie die Begrenzung des Zugangs auf notwendige Personen. Bei Datenpannen besteht eine Meldepflicht an die Datenschutzbehörde. Für selbstständige Buchhalter gilt zudem eine Verschwiegenheitspflicht über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse ihrer Mandanten, die sich zivilrechtlich aus dem Dienstleistungsvertrag ergibt.
Welche Folgen hat ein Verstoß gegen das Steuerberatungsgesetz für Buchhalter?
Verstößt ein Buchhalter gegen das Steuerberatungsgesetz – etwa durch unerlaubte Hilfeleistung in Steuersachen – drohen straf- und zivilrechtliche Konsequenzen. Das Gesetz sieht für diese Fälle Freiheitsstrafen bis zu einem Jahr oder Geldstrafen vor (§ 160 StBerG). Zivilrechtlich sind Regressforderungen von Mandanten denkbar, etwa, wenn durch fehlerhafte Beratung steuerliche Nachteile entstanden sind. Zudem kann ein solcher Verstoß zum Entzug der Gewerbeerlaubnis führen. Auch wettbewerbsrechtliche Abmahnungen von Wettbewerbern oder von Kammern sind möglich. In schweren Fällen erfolgt eine Eintragung in das Gewerbezentralregister.
Müssen Buchhalter laufende Fortbildungen nachweisen?
Für angestellte Buchhalter besteht keine gesetzliche Pflicht zur regelmäßigen Fortbildung, empfohlen wird sie jedoch dringend, da sich Rechtslagen, insbesondere im Steuer- und Handelsrecht, laufend ändern. Selbstständige Buchhalter unterliegen keiner Fortbildungspflicht, sollten aber im eigenen Interesse Fachkenntnisse aktualisieren, um Fehler und daraus resultierende Haftungsrisiken zu vermeiden. Berufsverbände wie der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) bieten entsprechende Kurse an und erwarten von ihren Mitgliedern regelmäßige Weiterbildung. Bei Tätigkeiten nahe der Grenze zur Steuerberatung sollten Schulungen zur Abgrenzung der erlaubten Leistungen besucht werden.
