Begriff und Bedeutung des Bon
Der Bon ist ein vom Verkäufer ausgestellter Beleg über einen getätigten Umsatz. Er dokumentiert den Kauf oder die entgeltliche Leistung und dient als Nachweis gegenüber Käufer, Unternehmen und Behörden. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden unterschiedliche Belegarten als Bon bezeichnet, vor allem der Kassenbon im Einzelhandel, aber auch Pfandbons, Rabattbons oder Wertgutscheine.
Abgrenzung
Der Kassenbon ist ein Verkaufsbeleg über eine konkrete Transaktion. Ein Gutschein- oder Wertbon verbrieft dem Inhaber ein Guthaben oder einen Anspruch auf eine Leistung. Der Rabattbon (Coupon) gewährt eine Preisreduktion unter bestimmten Bedingungen. Der Pfandbon dokumentiert einen Rückgabeanspruch auf Pfandbeträge. Eine Rechnung ist ein Abrechnungsdokument; in bestimmten Konstellationen kann ein Kassenbon zugleich eine Rechnung darstellen.
Rechtliche Funktionen des Bon
Der Bon erfüllt mehrere rechtliche Zwecke: Er dokumentiert die Entgeltvereinbarung, die Leistungserbringung oder Warenübergabe, die Steuerbemessungsgrundlagen und die ordnungsgemäße Kassenaufzeichnung. Für Käufer besitzt er Beweisfunktion, etwa zum Nachweis des Kaufdatums und des Vertragspartners. Für Unternehmen ist er Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung und Kassenführung.
Inhalt und Form des Kassenbons
Ein Kassenbon enthält in der Praxis insbesondere folgende Angaben:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Datum und Uhrzeit der Transaktion
- Eindeutige Beleg- und/oder Transaktionsnummer sowie Angaben zum Kassensystem
- Bezeichnung der Waren oder Leistungen, Menge, Einzelpreise und Gesamtbetrag
- Steuersätze und darauf entfallende Steuerbeträge
- Zahlungsart (z. B. bar, Karte)
- Hinweise auf Sicherheits- oder Prüfelemente elektronischer Aufzeichnungssysteme
Eine eigenhändige Unterschrift ist regelmäßig nicht vorgesehen. Der Name des Kunden erscheint nur in Ausnahmefällen. Form und Medium können papiergebunden oder elektronisch sein, sofern die gesetzlichen Mindestanforderungen gewahrt werden.
Bons im Kassen- und Steuerrecht
Belegerteilungspflicht
Im stationären Handel besteht eine allgemeine Pflicht zur Belegerteilung je Geschäftsvorfall. Der Bon ist dabei grundsätzlich unmittelbar bei Abschluss des Umsatzes bereitzustellen. Eine Verpflichtung des Kunden zur Annahme besteht nicht. Für einzelne Branchen oder besondere Situationen können Erleichterungen auf Antrag in Betracht kommen.
Manipulationsschutz und Kassenführung
Elektronische Kassensysteme unterliegen besonderen Anforderungen an Aufzeichnungs-, Unveränderbarkeits- und Sicherheitsmerkmale. Diese Anforderungen spiegeln sich häufig in zusätzlichen Angaben auf dem Bon wider, etwa in Form von Transaktions- oder Prüfkennzeichen. Der Bon ist Teil der nachvollziehbaren Kassenführung.
Rechnungseigenschaft
Ein Bon kann eine Rechnung darstellen, insbesondere im Einzelhandel bei Geschäften bis zu bestimmten Betragsgrenzen. Für unternehmerische Zwecke können je nach Verwendungszweck weitergehende Rechnungsangaben erforderlich sein. Dies betrifft etwa die eindeutige Zuordnung zum Leistungsempfänger oder detaillierte Leistungsbeschreibungen.
Datenschutz und Digitalisierung des Bon
Elektronische Bons (z. B. per QR-Code, E-Mail oder App) sind zulässig, wenn datenschutzrechtliche Grundsätze wie Transparenz, Zweckbindung und Datenminimierung eingehalten werden. Eine digitale Ausgabe setzt die Einwilligung des Kunden voraus; ein papierner Bon muss grundsätzlich verfügbar sein. Personenbezogene Daten dürfen nur in erforderlichem Umfang verarbeitet werden. Die Ausgabe eines Bons darf nicht vom Preisvorteil oder einer Registrierung abhängig gemacht werden, sofern hierfür keine rechtliche Grundlage besteht.
Gutscheine, Rabatt- und Pfandbons
Gutscheine und Wertbons
Ein Gutschein- oder Wertbon verbrieft ein Guthaben oder einen Anspruch auf eine bestimmte Ware oder Dienstleistung. Üblich sind Wertgutscheine (Geldbetrag) und Warengutscheine (konkrete Leistung). Geltungsdauer und Einlösebedingungen ergeben sich aus den Ausgabebedingungen und dem allgemeinen Vertragsrecht. Der Anspruch unterliegt der regelmäßigen Verjährung. Teil- und Restguthaben, Auszahlbarkeit sowie Übertragbarkeit ergeben sich aus der Ausgestaltung im Einzelfall.
Rabattbons (Coupons)
Rabattbons gewähren eine Preisreduktion. Sie sind an Bedingungen geknüpft (z. B. Gültigkeitszeitraum, Produktkreis, Kombinationsverbote). Die Bedingungen müssen hinreichend klar sein. Ein Rabattbon begründet keinen Anspruch auf Auszahlung in Geld, sondern wirkt als Preisnachlass.
Pfandbons
Pfandbons dokumentieren einen Anspruch auf Auszahlung von Pfandbeträgen oder Verrechnung beim erneuten Einkauf. Sie sind in der Regel nur beim ausstellenden Unternehmen einlösbar. Die Geltungsdauer ergibt sich aus den Bedingungen und den allgemeinen Verjährungsregeln.
Aufbewahrung, Nachweisfunktion und Beweiswert
Unternehmen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für aufzeichnungspflichtige Unterlagen. Der Bon ist Bestandteil der Kassenaufzeichnungen. Für Verbraucher besteht keine allgemeine Aufbewahrungspflicht. Als Beleg hat der Bon Beweiswert für den Kaufzeitpunkt, den Verkäufer und den gezahlten Preis. Im Gewährleistungsfall kann der Bon als Nachweis der Herkunft der Ware dienen. Der Beweiswert kann durch ergänzende Unterlagen (z. B. Kontoauszug) gestützt werden.
Besondere Konstellationen
Storno- und Korrekturvorgänge
Fehlbuchungen werden durch Storno- oder Korrekturbelege rückgängig gemacht. Diese dokumentieren die Verbindung zur ursprünglichen Transaktion und sichern die Nachvollziehbarkeit.
Beschädigte oder unleserliche Bons
Thermopapier kann mit der Zeit verblassen. Der Nachweis des Kaufs ist nicht auf einen bestimmten Belegträger beschränkt. Weitere geeignete Unterlagen können zur Belegführung beitragen.
Bon und Umtausch
Vertragliche Umtauschregelungen eines Händlers sind von gesetzlichen Mängelrechten zu unterscheiden. Der Bon dient in beiden Kontexten als Nachweis der Transaktion; Umfang und Voraussetzungen ergeben sich aus den jeweiligen Regelungen.
Internationale Perspektive
In anderen Rechtsordnungen finden sich vergleichbare Pflichten zur Belegerteilung und Anforderungen an Kassenaufzeichnungen. Bezeichnungen variieren (z. B. Receipt, Sales Slip). Inhaltliche Mindestangaben und die Anerkennung elektronischer Bons richten sich nach den jeweils geltenden nationalen Vorgaben.
Häufig gestellte Fragen
Ist ein Bon dasselbe wie eine Rechnung?
Ein Bon kann eine Rechnung sein, insbesondere im Einzelhandel bei Geschäften bis zu bestimmten Betragsgrenzen. Für bestimmte Verwendungszwecke können jedoch zusätzliche Rechnungsangaben erforderlich sein. Ob ein Bon alle Anforderungen erfüllt, hängt von Inhalt und Zweck ab.
Muss immer ein Bon ausgestellt werden?
Für Einzelhandelsumsätze besteht eine grundsätzliche Pflicht zur Belegerteilung je Geschäftsvorfall. Die Annahme durch den Kunden ist nicht verpflichtend. In besonderen Konstellationen können behördlich genehmigte Erleichterungen vorgesehen sein.
Welche Angaben gehören zwingend auf einen Kassenbon?
Üblich sind Angaben zum Aussteller, Datum und Uhrzeit, Belegnummer, Waren- oder Leistungsbezeichnung mit Menge und Preis, Steuersätze und Steuerbeträge sowie die Summe. In elektronischen Systemen treten häufig Sicherheits- oder Transaktionsmerkmale hinzu. Eine Unterschrift ist regelmäßig nicht vorgesehen.
Darf ein Bon elektronisch statt auf Papier ausgegeben werden?
Ja, elektronische Bons sind zulässig, wenn die gesetzlichen Mindestanforderungen eingehalten und datenschutzrechtliche Vorgaben beachtet werden. Eine digitale Ausgabe setzt die Einwilligung des Kunden voraus; ein papierner Bon muss grundsätzlich verfügbar bleiben.
Wie lange ist ein Gutschein- oder Pfandbon gültig?
Die Gültigkeit ergibt sich aus den Ausgabebedingungen und den allgemeinen Regeln zur Verjährung. Wertgutscheine unterliegen der regelmäßigen Verjährung, beginnend nach den gesetzlichen Vorgaben zum Jahresende. Aktionscoupons dürfen kürzere Fristen vorsehen, wenn diese klar kommuniziert werden.
Muss der Name des Kunden auf dem Bon stehen?
Der Name des Kunden ist bei Kassenbons im Einzelhandel üblicherweise nicht enthalten. Eine Personalisierung kann bei bestimmten Rechnungen oder bei Lieferung an Dritte vorkommen, ist für den einfachen Bon jedoch nicht typisch.
Welchen Beweiswert hat ein Bon?
Ein Bon ist ein privater Beleg mit erheblicher Nachweisfunktion für den Abschluss einer Transaktion, insbesondere hinsichtlich Zeitpunkt, Preis und Vertragspartner. Sein Beweiswert kann durch weitere Unterlagen ergänzt werden.
