Definition und rechtliche Einordnung des Bons
Ein Bon ist ein schriftlicher Nachweis über den Erwerb oder das Anbieten einer Ware oder Dienstleistung, welcher insbesondere im Bereich des Handels, der Gastronomie sowie im Dienstleistungs- und Handwerkssektor Verwendung findet. Häufig wird synonym der Begriff „Kassenbon“ oder „Kassenbeleg“ verwendet. Im rechtlichen Kontext stellt der Bon eine Urkunde im Sinne des § 416 Zivilprozessordnung (ZPO) dar und gilt als Beweismittel im Streitfall.
Rechtsgrundlagen und gesetzliche Vorschriften
Pflicht zur Ausstellung eines Bons
Mit der Einführung der sogenannten Bonpflicht in Deutschland im Rahmen des § 146a Absatz 2 Abgabenordnung (AO) ist seit dem 1. Januar 2020 jeder Inhaber eines elektronischen Aufzeichnungssystems verpflichtet, dem Kunden unmittelbar nach Abschluss des Geschäftsvorgangs einen Kassenbeleg (Bon) zur Verfügung zu stellen. Diese Regelung dient der Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen und der Bekämpfung von Steuerhinterziehung.
Ausnahmen und Befreiungen
Die Abgabenordnung sieht die Möglichkeit vor, dass das Bundesministerium der Finanzen für bestimmte Geschäftsvorfälle oder Unternehmen im B2B-Bereich Ausnahmen genehmigen kann, sofern eine Belegerstellung nachweislich unzumutbar ist. Beispielsweise betrifft dies häufig Einzelhandelsgeschäfte mit geringwertigen Umsätzen oder mobile Verkaufsstände.
Formale Anforderungen an den Inhalt
Gemäß § 6 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) müssen auf dem Bon folgende Angaben vermerkt sein:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Datum und Uhrzeit des Vorgangabschlusses
- Menge und Art der gelieferten Waren oder angebotenen Dienstleistungen
- Transaktionsnummer und Betrag der Transaktion
- Seriennummer oder Unternehmensidentifikationsmerkmal des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der technischen Sicherheitseinrichtung
Elektronische und digitale Bons
Gemäß den gesetzlichen Vorgaben kann der Bon dem Kunden auch in elektronischer Form (z. B. per E-Mail, QR-Code oder Smartphone-App) übermittelt werden, sofern der Kunde und das Kassenpersonal dem zustimmen. Elektronische Bons müssen dieselben rechtlichen Anforderungen erfüllen wie papiergebundene Bons.
Bon als Urkunde im Rechtssinne
Beweisfunktion und Beweiskraft
Der Bon hat im Zivilrecht die Bedeutung einer Privaturkunde nach § 416 ZPO. Im Streitfall, etwa bei Reklamationen oder Gewährleistungsansprüchen, dient der Bon als Beweismittel für den Nachweis des Vertragsschlusses, des Leistungsinhalts und des Zeitpunkts der Übergabe. Derartige Urkunden entfalten im Zivilprozess eine hohe Beweiskraft.
Bedeutung für Gewährleistungs- und Garantieansprüche
Ein Bon kann als Nachweis für einen ordnungsgemäßen Kaufvertrag dienen und ist meist Voraussetzung für die Durchsetzung von Gewährleistungsrechten nach §§ 437 ff. BGB oder etwaigen vertraglichen Garantieansprüchen.
Rückgabe- und Umtauschrecht
Rechtlich besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Rückgabe oder Umtausch mangelfreier Ware; werden solche Rechte jedoch vertraglich oder als Kulanz eingeräumt, ist der Bon häufig als Nachweis des Kaufdatums und der Transaktion erforderlich.
Aufbewahrungspflichten und Datenschutz
Aufbewahrungsfristen
Im Rahmen steuerlicher Aufbewahrungspflichten müssen Unternehmer und Betriebe Bons sowie die zugehörigen Buchungsbelege gemäß § 147 AO für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren (bei elektronischer Archivierung) aufbewahren. Papierbelege unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von mindestens sechs Jahren.
Datenschutzrechtliche Aspekte
Im Zusammenhang mit Bons können personenbezogene Daten verarbeitet werden, beispielsweise bei Nennung von Kundendaten auf Rechnungen oder Bons. Hier gelten die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur die unbedingt notwendigen Daten auf Bons erscheinen und einer unbefugten Einsichtnahme entgegengewirkt wird.
Bon im internationalen Rechtsvergleich
In anderen europäischen Staaten bestehen ähnliche Regelungen, wobei insbesondere in Österreich bereits seit 2016 eine Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO) existiert. Die genauen Anforderungen an den Bon, insbesondere die Pflichtangaben und technischen Standards, können jedoch national variieren.
Sanktionen bei Verstößen gegen die Bonpflicht
Unternehmen, die der gesetzlichen Belegausgabepflicht nicht oder nicht ordnungsgemäß nachkommen, begehen eine Ordnungswidrigkeit nach § 379 AO. Diese kann mit einer Geldbuße geahndet werden. Steuerbehörden sind berechtigt, die Umsetzung der Bonpflicht im Rahmen von Außenprüfungen oder Kassennachschauen zu kontrollieren.
Zusammenfassung
Der Bon stellt im rechtlichen Sinne ein wesentliches Beweis- und Dokumentationsinstrument im Geschäftsverkehr dar. Die Belegausgabepflicht ist gesetzlich verankert und umfasst detaillierte Anforderungen an die Ausgestaltung des Bons. Ihm kommt eine entscheidende Rolle im Rahmen der Vertragserfüllung, des Verbraucherschutzes und der steuerlichen Dokumentation zu, wodurch er sowohl für Unternehmen als auch für Verbraucher von hoher Bedeutung ist.
Häufig gestellte Fragen
Welche Angaben sind laut deutschem Recht auf einem Bon verpflichtend?
Ein Kassenbon, der in Deutschland gemäß § 146a Abs. 2 AO im Zuge der Belegausgabepflicht von elektronischen Kassensystemen ausgegeben wird, muss verschiedene Pflichtangaben enthalten. Diese sind im Detail durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und das Anwendungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen präzisiert. Zu den Mindestangaben zählen: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, der Entgeltbetrag und der darauf entfallende Steuerbetrag nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen, die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls sowie die Transaktionsnummer, die eindeutige Identifizierung des Bons ermöglicht. Auch der Betrag der jeweiligen Umsatzsteuersätze muss einzeln ausgewiesen werden. Falls auf dem Bon auf andere Belege, wie Vorabrechnungen, verwiesen wird, ist dieser Bezug kenntlich zu machen. Ein vollständiger Kassenbon stellt sicher, dass die steuerrelevanten Daten nachvollziehbar, prüfbar und rechtssicher sind.
Wer ist in Deutschland zur Ausstellung eines Bons verpflichtet?
Nach § 146a Abs. 2 AO besteht für Unternehmer, die elektronische Kassensysteme verwenden, grundsätzlich die Pflicht, bei jedem Geschäftsvorfall einem Kunden einen Beleg (Kassenbon) zur Verfügung zu stellen. Diese sogenannte Belegausgabepflicht gilt insbesondere für Verkäufe an Endverbraucher. Ausnahmen kann es nur geben, wenn die Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems nicht vorgeschrieben ist – beispielsweise bei Verkäufen auf Wochenmärkten, wenn keine elektronische Kasse genutzt wird, oder bei Verkäufen auf Vertrauensbasis, wie bei Hofläden mit Selbstbedienung ohne elektronische Kasse. Die Belegausgabepflicht gilt unabhängig davon, ob der Kunde den Bon annimmt. Es reicht, wenn der Beleg angeboten wird. Ziel ist die Bekämpfung von Steuerhinterziehung durch manipulationssichere Nachvollziehbarkeit aller Umsätze.
Welche rechtlichen Konsequenzen drohen bei Nichtausstellung eines Bons?
Die Nichtausstellung eines gesetzlich vorgeschriebenen Bons kann in Deutschland erhebliche rechtliche Folgen nach sich ziehen. Nach § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 AO handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße belegt werden kann. Die Höhe der Strafe liegt im Ermessen der Finanzverwaltung und kann sich bei wiederholten Verstößen oder bei systematischen Zuwiderhandlungen erhöhen. Zusätzlich könnten sich steuerliche Nachteile ergeben, etwa indem Buchführungsunterlagen als mangelhaft eingestuft werden, was das Finanzamt zu Hinzuschätzungen der Erlöse und damit zu Steuernachzahlungen berechtigen kann. In gravierenden Fällen, etwa bei gleichzeitigem Nachweis einer Steuerhinterziehung, können auch strafrechtliche Ermittlungen folgen. Unternehmen sollten deshalb sicherstellen, dass ihre Kassen den gesetzlichen Anforderungen genügen und alle Pflichtbelege ordnungsgemäß ausgegeben werden.
Müssen Bons im Rahmen der Aufbewahrungspflichten archiviert werden?
Ja, im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO und den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind Unternehmen verpflichtet, Kassenbons elektronisch zu archivieren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich zehn Jahre. Dabei ist zu beachten, dass die Bons in unveränderlicher Form archiviert werden müssen, zum Beispiel als digitale Belege im Kassen- oder Buchhaltungssystem. Eine ausschließliche Aufbewahrung von Papierbelegen ist nicht ausreichend, wenn die Kasse elektronische Bons erzeugt. Die Finanzverwaltung muss im Rahmen einer Betriebsprüfung jederzeit in der Lage sein, die einzelnen Bons datentechnisch auszulesen und nachzuvollziehen.
Gibt es Ausnahmen von der Belegausgabepflicht?
Ja, laut § 146a Abs. 2 Satz 2 AO kann das Finanzamt auf Antrag eines Unternehmers in bestimmten Fällen Ausnahmen von der Belegausgabepflicht zulassen, wenn die Ausstellung eines Bons unzumutbar ist. Dies gilt insbesondere für Unternehmen mit einem sehr hohen Anteil an anonymen Massengeschäften (zum Beispiel Bäckereien oder Kioske), bei denen die Kundenfrequenz so hoch ist, dass die Bon-Ausgabe mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden wäre (etwa durch erhöhte Wartezeiten oder erheblichen Papierverbrauch). Der Unternehmer muss den Antrag entsprechend begründen, und die Ausnahmegenehmigung ist regelmäßig befristet und kann widerrufen werden. Ohne eine ausdrückliche Ausnahmegenehmigung gilt jedoch die Belegausgabepflicht uneingeschränkt.
Ist ein Bon auch ein rechtlicher Nachweis für Gewährleistungs- oder Vertragsansprüche?
Ein Bon dient nach deutschem Recht vor allem als Beleg für den Abschluss eines Kaufvertrags und als Nachweis für dessen Bedingungen, insbesondere im Zusammenhang mit Garantie- oder Gewährleistungsansprüchen des Käufers. Er dokumentiert das Datum des Kaufes sowie die erworbene Ware oder Dienstleistung eindeutig. Aus rechtlicher Sicht ist der Kunde jedoch nicht zwingend verpflichtet, ausschließlich durch Vorlage des Kassenbons seine Ansprüche geltend zu machen: Auch andere Nachweise (z.B. Kontoauszüge, Zeugen) können ausreichen. Trotzdem genießen Bons vor Gericht hohe Beweiskraft, da sie als neutraler und zeitnah ausgestellter Nachweis gelten. Händler sind jedoch verpflichtet, die gesetzlichen Gewährleistungs- und Garantiefristen unabhängig davon einzuhalten, ob der Originalbon noch vorhanden ist.
Welche Form darf ein Bon laut Gesetz haben (z.B. Papier, digital)?
Das deutsche Recht schreibt keine bestimmte Form für den Belegausdruck zwingend vor. Grundsätzlich kann der Bon sowohl in Papierform als auch digital ausgestellt werden. Seit 2020 kann der Kunde auf Wunsch einen elektronischen Bon erhalten, etwa per E-Mail, QR-Code oder App. Allerdings muss der Beleg dem Kunden tatsächlich zur Übernahme angeboten werden, d. h., es muss sichergestellt werden, dass er den Bon erhalten kann, ohne sich in ein weiteres System (z. B. App-Registrierung) einloggen zu müssen. Die Einwilligung des Kunden zur digitalen Belegübermittlung ist einzuholen, wenn keine Papierausgabe erfolgt. Für den Unternehmer besteht die Pflicht, alle ausgegebenen Belege ordnungsgemäß (bei elektronischen Bons digital) aufzubewahren. Auch elektronisch ausgestellte Bons unterliegen den genannten Aufbewahrungspflichten und müssen im Rahmen der GoBD unveränderbar gespeichert werden.
