Begriff und Einordnung des Bestätigungsschreibens
Ein Bestätigungsschreiben ist eine schriftliche Mitteilung, die den Inhalt bereits geführter Verhandlungen oder Absprachen zusammenfasst und festhält. Es dient der Dokumentation und der Herstellung von Klarheit über das, was zwischen den Beteiligten besprochen oder vereinbart wurde. Im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnet der Begriff jede schriftliche Bestätigung, etwa über Termine, Zahlungen oder Vertragsinhalte. Im engeren Sinne hat das Bestätigungsschreiben im Handelsverkehr eine besondere rechtliche Bedeutung.
Alltagssprachliche Verwendung
Außerhalb des Handelsverkehrs werden Bestätigungsschreiben in vielfältigen Zusammenhängen genutzt, etwa als Termin- oder Zahlungsbestätigung, als Bankbestätigung, als Arbeitsbestätigung oder als Auftragsbestätigung. Diese Schreiben dienen primär der Information und Beweissicherung.
Bestätigungsschreiben im Handelsverkehr
Im Handelsverkehr wird mit Bestätigungsschreiben häufig das sogenannte kaufmännische Bestätigungsschreiben bezeichnet. Dabei bestätigt eine Partei, typischerweise ein Unternehmen, die Ergebnisse vorangegangener Vertragsverhandlungen. Besondere Bedeutung erhält dieses Schreiben dadurch, dass das Ausbleiben eines zeitnahen Widerspruchs unter bestimmten Voraussetzungen dazu führen kann, dass der bestätigte Inhalt als verbindlich gilt.
Voraussetzungen und Erscheinungsformen
Voraussetzungen im Handelsverkehr
Damit ein Bestätigungsschreiben im Handelsverkehr die typische Bindungswirkung entfalten kann, werden üblicherweise folgende Punkte verlangt:
- Zwischen den Parteien haben vorab Verhandlungen stattgefunden, die bereits auf einen Vertragsschluss gerichtet waren.
- Das Schreiben bestätigt diese Verhandlungen in ihrer wesentlichen Aussage und enthält die maßgeblichen Punkte der Vereinbarung.
- Das Schreiben wird zeitnah nach den Verhandlungen versandt und erreicht den Empfänger.
- Absender und Empfänger sind dem kaufmännischen Geschäftsverkehr zuzuordnen; mindestens der Empfänger muss in diesem Umfeld tätig sein.
- Das Schreiben entspricht äußerlich der üblichen Form eines geschäftlichen Bestätigungsschreibens und ist redlich abgefasst, das heißt ohne bewusste Täuschung über den Verhandlungsinhalt.
Inhaltliche Anforderungen
Das Bestätigungsschreiben muss die wesentlichen Vertragspunkte klar wiedergeben, etwa Parteien, Gegenstand, Menge, Preis, Leistungsumfang, Liefer- oder Leistungszeit, Zahlungsmodalitäten und sonstige Kernpunkte. Ergänzungen oder Präzisierungen sind möglich, dürfen jedoch den Kern des zuvor Verhandelten nicht verfälschen.
Form und Übermittlung
Eine besondere Form ist nicht erforderlich. Klassische Briefe, Fax, E-Mail oder andere geeignete Kommunikationsmittel kommen in Betracht, sofern die Nachricht dem Empfänger zugeht und sich der Inhalt dauerhaft wiedergeben lässt.
Rechtswirkungen
Bindungswirkung durch Schweigen
Im allgemeinen Vertragsrecht gilt Schweigen nicht als Zustimmung. Im kaufmännischen Verkehr besteht jedoch die Besonderheit, dass das unbeantwortete Bestätigungsschreiben eine Bindungswirkung entfalten kann: Widerspricht der Empfänger nicht zeitnah, kann der im Schreiben wiedergegebene Vertragsinhalt als verbindlich gelten. Diese Wirkung stützt sich auf die im Handelsverkehr anerkannten Gepflogenheiten.
Abweichende und ergänzende Bestätigungen
Deckt sich der Inhalt des Bestätigungsschreibens weitgehend mit dem zuvor Besprochenen, kann das Schweigen des Empfängers zur Bindung führen. Geringfügige Abweichungen oder Konkretisierungen können unter Umständen ebenfalls wirksam werden, wenn kein zeitnaher Widerspruch erfolgt. Weichen einzelne Punkte jedoch wesentlich ab oder werden überraschende, unübliche Bedingungen einseitig eingeführt, ist eine Bindungswirkung ohne ausdrückliche Zustimmung typischerweise nicht zu erwarten.
Beweisfunktion
Erreicht ein Bestätigungsschreiben die volle Bindungswirkung nicht, kann es dennoch als Beweismittel dienen. Es hat dann indizielle Bedeutung dafür, wie der Absender die Verhandlungen verstanden hat, und kann zur Klärung strittiger Vertragsinhalte beitragen.
Grenzen und Sonderkonstellationen
Verbraucherbeteiligung
Ist eine der Parteien eine Privatperson außerhalb des kaufmännischen Geschäftsverkehrs, entfällt die besondere Wirkung des Schweigens in der Regel. In solchen Konstellationen kann ein Bestätigungsschreiben vor allem Beweisfunktion haben, begründet aber ohne ausdrückliche Zustimmung üblicherweise keine Bindung.
Kreuzende Bestätigungsschreiben
Senden beide Parteien nach Verhandlungen jeweils ein eigenes Bestätigungsschreiben mit voneinander abweichenden Inhalten, spricht man von kreuzenden Bestätigungsschreiben. In solchen Fällen fehlt es häufig an einem deckungsgleichen Vertragsinhalt. Dann ist im Einzelfall zu ermitteln, ob und mit welchem Inhalt ein Vertrag zustande gekommen ist.
AGB und überraschende Klauseln
Werden dem Bestätigungsschreiben allgemeine Geschäftsbedingungen zugrunde gelegt, gelten die allgemeinen Regeln für deren Einbeziehung und Wirksamkeit. Ungewöhnliche oder überraschende Klauseln bedürfen einer besonderen Erwartbarkeit und Verständlichkeit; sie setzen voraus, dass die andere Seite mit ihnen rechnen musste.
Internationale Geschäfte
Bei grenzüberschreitenden Verträgen hängt die Wirkung eines Bestätigungsschreibens vom anwendbaren Recht ab. Zudem können im internationalen Warenhandel Handelsbräuche und Gepflogenheiten Bedeutung erlangen. Maßgeblich ist, welches Recht auf den Vertrag Anwendung findet und welche Verkehrssitte zwischen den Parteien etabliert ist.
Abgrenzungen zu ähnlichen Dokumenten
Auftragsbestätigung
Die Auftragsbestätigung ist die Annahmeerklärung auf ein zuvor abgegebenes Angebot. Sie führt zum Vertragsschluss, wenn Angebot und Annahme übereinstimmen. Das kaufmännische Bestätigungsschreiben knüpft demgegenüber an bereits geführte Verhandlungen an und bestätigt deren Ergebnis; die Bindungswirkung kann durch Ausbleiben eines Widerspruchs entstehen.
Bestätigungsschreiben anderer Bereiche
- Bankbestätigung: Bestätigung von Kontoständen, Sicherheiten oder Zahlungsflüssen.
- Arbeitsbestätigung: Bestätigung von Beschäftigungsdauer oder Tätigkeitsinhalten.
- Termin- und Leistungsbestätigungen: Dokumentation von Terminen, Lieferfenstern oder Leistungszusagen.
Solche Bestätigungen dienen primär der Dokumentation und Beweissicherung. Eine Bindungswirkung durch Schweigen entsteht außerhalb des Handelsverkehrs grundsätzlich nicht.
Zeitliche Aspekte und Zugang
Unverzüglichkeit und Fristverständnis
Die Wirkung des Bestätigungsschreibens setzt einen zeitnahen Versand nach Abschluss der Verhandlungen voraus. Ebenso wird ein zeitnaher Widerspruch des Empfängers erwartet, wenn der Inhalt nicht akzeptiert werden soll. Was als „zeitnah“ gilt, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, der Art des Geschäfts und den üblichen Abläufen im betreffenden Markt.
Zugang und Risikoverteilung
Das Schreiben muss in den Machtbereich des Empfängers gelangen, etwa durch Brief, Fax oder E-Mail. Ab Zugang trifft den Empfänger das Risiko, den Inhalt zur Kenntnis zu nehmen und gegebenenfalls zu reagieren. Technische Übermittlungswege, Bürozeiten und branchenübliche Kommunikationsformen spielen dabei eine Rolle.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Bestätigungsschreiben im Sinne des Handelsverkehrs?
Es ist eine schriftliche Bestätigung der zuvor geführten Verhandlungen zwischen Unternehmen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann das Ausbleiben eines zeitnahen Widerspruchs dazu führen, dass der im Schreiben festgehaltene Inhalt verbindlich wird.
Welche Voraussetzungen muss ein Bestätigungsschreiben erfüllen?
Erforderlich sind vorangegangene, auf Vertragsschluss gerichtete Verhandlungen, eine zeitnahe Absendung, der Zugang beim Empfänger, die zutreffende Wiedergabe der wesentlichen Vertragspunkte sowie ein geschäftsüblicher, redlicher Charakter des Schreibens.
Gilt die besondere Wirkung auch gegenüber Verbrauchern?
Gegenüber Privatpersonen außerhalb des kaufmännischen Geschäftsverkehrs entfaltet ein Bestätigungsschreiben in der Regel keine Bindungswirkung durch Schweigen. Es kann jedoch als Beweismittel dienen.
Welche Rolle spielen Abweichungen im Bestätigungsschreiben?
Kleine, den Kern nicht berührende Abweichungen oder Konkretisierungen können im Handelsverkehr unter Umständen wirksam werden, wenn kein zeitnaher Widerspruch erfolgt. Wesentliche oder überraschende Abweichungen bedürfen regelmäßig einer ausdrücklichen Zustimmung.
Ist ein Bestätigungsschreiben auch per E-Mail oder Fax möglich?
Ja. Entscheidend ist, dass die Nachricht den Empfänger erreicht und sich der Inhalt dauerhaft wiedergeben lässt. Briefe, Fax und E-Mail kommen daher in Betracht.
Welche Bedeutung hat das Bestätigungsschreiben als Beweismittel?
Selbst wenn die volle Bindungswirkung nicht eintritt, dokumentiert das Schreiben den vom Absender verstandenen Verhandlungsstand und kann im Streitfall indizielle Bedeutung haben.
Was passiert bei kreuzenden Bestätigungsschreiben?
Senden beide Seiten abweichende Bestätigungsschreiben, fehlt häufig eine inhaltliche Übereinstimmung. Ob ein Vertrag und mit welchem Inhalt zustande kam, ist dann anhand der gesamten Umstände zu beurteilen.
Wie verhalten sich Bestätigungsschreiben zu allgemeinen Geschäftsbedingungen?
Werden AGB einbezogen, gelten die allgemeinen Regeln zu Transparenz, Einbeziehung und Wirksamkeit. Ungewöhnliche oder überraschende Klauseln sind ohne entsprechende Erwartbarkeit nicht wirksam Bestandteil des Vertrags.
