Arbeitsbescheinigung – Definition, rechtlicher Hintergrund und Bedeutung
Die Arbeitsbescheinigung ist ein wesentliches Dokument im Arbeitsrecht, das vom Arbeitgeber ausgestellt wird und wesentliche Angaben zum Beschäftigungsverhältnis eines Arbeitnehmers enthält. Sie dient in erster Linie dem Nachweis der Beschäftigungszeiten und der Entgeltentwicklung, insbesondere im Zusammenhang mit sozialversicherungsrechtlichen Ansprüchen.
Rechtsgrundlagen der Arbeitsbescheinigung
Gesetzliche Regelungen
Das zentrale gesetzliche Fundament für die Ausstellung der Arbeitsbescheinigung bildet § 312 Drittes Buch Sozialgesetzbuch (SGB III). Nach dieser Vorschrift ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer auf Verlangen oder nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Arbeitsbescheinigung auszustellen. Die gesetzlichen Anforderungen an Inhalt und Form sind im Detail im SGB III geregelt. Die Pflicht dient insbesondere den Anforderungen der Bundesagentur für Arbeit zur Prüfung und Berechnung von Ansprüchen auf Arbeitslosengeld.
Zweck der Arbeitsbescheinigung
Die Arbeitsbescheinigung sichert die Ansprüche des Arbeitnehmers gegenüber der Bundesagentur für Arbeit, vor allem im Hinblick auf Arbeitslosengeld und andere Leistungen nach dem SGB III. Sie dokumentiert die Dauer und Art des Beschäftigungsverhältnisses, regelmäßig erzielte Arbeitsentgelte und Angaben zu Gründen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Inhalt und Anforderungen einer Arbeitsbescheinigung
Pflichtangaben
Nach § 312 Abs. 2 SGB III und den zugehörigen Verwaltungsvorschriften umfasst die Arbeitsbescheinigung unter anderem folgende Angaben:
- Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
- Tatsächliche Arbeitszeiten (Vollzeit/Teilzeit)
- Art der Beschäftigung und Stellung im Unternehmen
- Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, insbesondere beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt
- Angaben über Einmalzahlungen, Sonderzahlungen und deren Fälligkeiten
- Angaben zu Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt (zum Beispiel Krankheit, Elternzeit)
- Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Kündigung, Eigenkündigung, Aufhebungsvertrag)
Form der Arbeitsbescheinigung
Die Arbeitsbescheinigung ist in Textform zu erstellen und unterschrieben an den Arbeitnehmer oder direkt an die Arbeitsagentur zu übermitteln. Die Bundesagentur für Arbeit stellt hierfür ein amtlich vorgeschriebenes Formular zur Verfügung (Vordruck nach § 312 SGB III), dessen Verwendung verpflichtend ist.
Rechtliche Pflichten und mögliche Sanktionen
Arbeitgeberpflichten
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, eine Arbeitsbescheinigung auf Anforderung unverzüglich und vollständig auszustellen. Kommt der Arbeitgeber dieser Pflicht schuldhaft nicht nach, kann die Bundesagentur für Arbeit ein Ordnungswidrigkeitenverfahren einleiten und ein Bußgeld verhängen (§ 404 Abs. 2 Nr. 19 SGB III). Darüber hinaus können Ansprüche auf Schadensersatz des Arbeitnehmers bestehen, etwa wenn durch verzögerte oder fehlerhafte Ausstellung Nachteile beim Bezug von Sozialleistungen entstehen.
Arbeitnehmeranspruch
Der Arbeitnehmer hat das Recht, die Ausstellung der Arbeitsbescheinigung jederzeit anzufordern – spätestens jedoch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Ein gerichtliches Vorgehen zur Durchsetzung dieses Anspruchs ist möglich, sollte der Arbeitgeber sich weigern, die Bescheinigung zu erstellen.
Unterscheidung zu anderen Bescheinigungen
Abgrenzung zum Arbeitszeugnis
Die Arbeitsbescheinigung ist nicht mit dem Arbeitszeugnis zu verwechseln. Während das Arbeitszeugnis eine Beurteilung der Arbeitsleistung und des Verhaltens des Arbeitnehmers zum Gegenstand hat, enthält die Arbeitsbescheinigung ausschließlich objektive Angaben zum Beschäftigungsverhältnis. Die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses ist durch § 109 Gewerbeordnung (GewO) geregelt, die Arbeitsbescheinigung hingegen durch das Sozialgesetzbuch.
Weitere relevante Bescheinigungen
Neben der Arbeitsbescheinigung kann der Arbeitgeber weitere Nachweise ausstellen, etwa Entgeltbescheinigungen oder Zwischenbescheinigungen für laufende Beschäftigungsverhältnisse, die ähnlich aufgebaut sind, aber anderen Zwecken dienen.
Bedeutung für das Sozialversicherungs- und Arbeitsförderungsrecht
Die Arbeitsbescheinigung ist eine zentrale Grundlage für die Entscheidung über den Anspruch auf Leistungen der Arbeitsförderung. Ohne eine vollständige und korrekte Arbeitsbescheinigung können Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen auf Arbeitslosengeld auftreten. Dieses Dokument stellt somit eine bedeutende Schnittstelle zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Sozialleistungsträgern dar.
Umgang mit Fehlern und Korrekturen
Enthält die ausgestellte Bescheinigung Fehler, ist der Arbeitgeber verpflichtet, diese umgehend zu korrigieren. Arbeitnehmer sollten die Angaben sorgfältig prüfen und bei Bedarf auf einer Korrektur bestehen, um Nachteile bei der Leistungsgewährung zu vermeiden.
Datenschutz und Weitergabe
Im Rahmen der Ausstellung und Übermittlung der Arbeitsbescheinigung sind die Anforderungen des Datenschutzes, insbesondere gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), zu beachten. Die Weitergabe der darin enthaltenen personenbezogenen Daten ist ausschließlich auf gesetzlicher Grundlage oder mit Einwilligung des Betroffenen zulässig.
Zusammenfassung
Die Arbeitsbescheinigung ist ein zentrales, gesetzlich vorgeschriebenes Dokument im deutschen Arbeits- und Sozialversicherungsrecht. Sie dokumentiert alle wesentlichen Daten eines Beschäftigungsverhältnisses und bildet die Grundlage für sozialversicherungsrechtliche Leistungsansprüche. Die Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie die genaue Ausgestaltung der Bescheinigung sind detailliert im SGB III geregelt. Die Erfüllung dieser gesetzlichen Vorgaben sichert transparente und nachvollziehbare Abläufe im Übergang vom Erwerbsleben in den Leistungsbezug bei der Bundesagentur für Arbeit.
Häufig gestellte Fragen
Wer ist zur Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung verpflichtet?
Zur Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung ist ausschließlich der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet. Diese Verpflichtung ergibt sich aus § 312 SGB III (Drittes Buch Sozialgesetzbuch). Arbeitgeber müssen die Arbeitsbescheinigung nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses unaufgefordert und unverzüglich ausstellen, da sie für die Beantragung von Arbeitslosengeld durch den Arbeitnehmer zwingend erforderlich ist. Die Arbeitsbescheinigung muss wahrheitsgemäß und vollständig ausgefüllt werden. Auch ehemalige Arbeitnehmer, deren Beschäftigungsverhältnis bereits länger zurückliegt, haben einen Rechtsanspruch auf die Ausstellung. Kommt der Arbeitgeber seiner Verpflichtung nicht nach, kann die Bundesagentur für Arbeit diesen auffordern und das Ausstellen notfalls sogar kostenpflichtig anordnen. Ungeachtet von etwaigen offenen Ansprüchen oder Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist die Bescheinigung stets zu erteilen.
In welchem Umfang muss die Arbeitsbescheinigung ausgefüllt werden?
Die Arbeitsbescheinigung muss sämtliche für das Arbeitslosengeld relevante Informationen enthalten. Hierzu zählen Angaben zum Zeitraum der Beschäftigung, zur Art des Arbeitsverhältnisses, Angaben zum Verdienst und zu abgerechneten oder noch ausstehenden Entgeltbestandteilen wie etwa Urlaubs- oder Weihnachtsgeld. Darüber hinaus sind auch Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie Angaben zu besonderen Umständen wie Arbeitsausfall, Entlassungsentschädigungen oder Freistellungen aufzuführen. Die Bescheinigung muss lückenlos und nachvollziehbar sein, da sie als wichtige Entscheidungsgrundlage für die Bundesagentur für Arbeit im Rahmen der Leistungsbewilligung dient. Unvollständige oder fehlerhafte Angaben können erhebliche rechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber haben.
Gibt es eine bestimmte Frist für die Ausstellung der Arbeitsbescheinigung?
Das Gesetz sieht vor, dass die Arbeitsbescheinigung „unverzüglich“ nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu erteilen ist, was in der Regel eine Ausstellung innerhalb weniger Werktage bedeutet. Eine exakte Frist in Tagen schreibt das SGB III zwar nicht explizit vor, allerdings ist eine verzögerte Ausstellung, insbesondere bei Antragstellung auf Arbeitslosengeld, unzulässig. Bei Nichteinhaltung kann das Jobcenter den Arbeitgeber zur Ausstellung auffordern und gegebenenfalls ein Ordnungswidrigkeitsverfahren einleiten. Arbeitsrechtlich kann der Arbeitnehmer auf Ausstellung klagen, um seinen Anspruch durchzusetzen.
Welche rechtlichen Folgen drohen dem Arbeitgeber bei Nichterteilung oder falscher Ausstellung?
Unterlässt der Arbeitgeber die Ausstellung der Arbeitsbescheinigung oder macht er darin falsche Angaben, kann dies weitreichende rechtliche Konsequenzen haben. Neben einer möglichen Klage des Arbeitnehmers auf Erteilung der Bescheinigung kann ein Bußgeld durch die Bundesagentur für Arbeit verhängt werden. Dies ist im § 404 SGB III geregelt. Falschangaben können zudem den Tatbestand des Betrugs oder der Urkundenfälschung erfüllen und strafrechtlich verfolgt werden. Kommt es durch das unterlassene Ausstellen zu Verzögerungen bei der Auszahlung des Arbeitslosengeldes, können dem Arbeitnehmer Schadensersatzansprüche gegen den Arbeitgeber zustehen.
Muss die Arbeitsbescheinigung auch bei befristeten oder geringfügigen Beschäftigungen ausgestellt werden?
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung besteht unabhängig von Art oder Befristung des Arbeitsverhältnisses. Sie gilt daher auch für geringfügige Beschäftigungen (Minijobs), befristete Arbeitsverhältnisse oder kurzfristige Beschäftigungen. Maßgeblich ist lediglich, dass das Arbeitsverhältnis sozialversicherungspflichtig war oder zu einer Leistungspflicht der Agentur für Arbeit führen kann. Auch bei mehrfach befristeten Arbeitsverhältnissen oder nach Elternzeit ist die Ausstellung erforderlich, sofern ein Antrag auf Arbeitslosengeld in Betracht kommt.
Gibt es eine gesetzliche Vorgabe für das Formular der Arbeitsbescheinigung?
Ja, es existiert ein gesetzlich vorgeschriebenes Standardformular, das vom Arbeitgeber für die Ausstellung der Arbeitsbescheinigung zu verwenden ist. Dieses Formular wird von der Bundesagentur für Arbeit online zur Verfügung gestellt und ist regelmäßig zu aktualisieren. Das Formular schreibt vor, welche Daten einzutragen sind und in welcher Form die Informationen übermittelt werden müssen. Elektronische Übermittlung ist mittlerweile in vielen Fällen zulässig oder sogar vorgeschrieben (§ 312 Abs. 3 SGB III), wobei auf die Datensicherheit und den Datenschutz besondere Rücksicht zu nehmen ist. Eigenmächtige Abänderungen oder Ergänzungen am Formular sind rechtlich nicht zulässig.
Besteht eine Aufbewahrungspflicht für ausgestellte Arbeitsbescheinigungen?
Aus arbeitsrechtlicher Sicht besteht für den Arbeitgeber eine Aufbewahrungspflicht für ausgestellte und übermittelte Arbeitsbescheinigungen bzw. deren Kopien. Diese Dokumente sind in der Regel mindestens drei Jahre, entsprechend den allgemeinen Aufbewahrungsfristen für Lohn- und Gehaltsunterlagen, aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht dient dem Zweck, etwaigen Nachfragen der Bundesagentur für Arbeit oder gerichtlichen Auseinandersetzungen betreffend den Nachweis der Ausstellung und des Inhalts der Arbeitsbescheinigung nachzukommen. Zudem schützt sie vor etwaigen nachgelagerten zivil- oder strafrechtlichen Konsequenzen.
