Abschrift

Begriff und Bedeutung der Abschrift

Eine Abschrift ist die textgetreue Wiedergabe des Inhalts eines bestehenden Schriftstücks (Urschrift). Sie bildet den Wortlaut ab, ohne zwingend die äußere Form des Originals (Layout, Unterschrift, Stempel) bildlich wiederzugeben. Im Mittelpunkt steht die inhaltliche Übereinstimmung. Abschriften dienen dazu, den Inhalt von Urkunden, Verträgen, Beschlüssen oder Entscheidungen nachvollziehbar zu machen und in Verfahren oder im Rechtsverkehr nutzbar zu halten.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

Kopie, Fotokopie, Scan

Eine Kopie bildet das Original bildgetreu ab (z. B. Scan oder Fotokopie), einschließlich Unterschriftenbild, Logos und Stempeln. Eine Abschrift ist demgegenüber eine textliche Übertragung; die äußere Gestaltung muss nicht identisch sein.

Ausfertigung

Eine Ausfertigung ist eine von einer zuständigen Stelle hergestellte, besonders ausgewiesene Wiedergabe einer Urschrift. Sie tritt in bestimmten Zusammenhängen an die Stelle des Originals und bestätigt dessen Inhalt mit erhöhtem Vertrauensschutz. Eine Abschrift erreicht diese Wirkung grundsätzlich nicht.

Durchschrift, Doppel

Eine Durchschrift oder ein Doppel ist eine zeitgleich mit der Urschrift erstellte zweite Ausfertigung oder Kopie. Eine Abschrift kann auch nachträglich gefertigt werden und ist nicht zwingend zeitgleich entstanden.

Auszug

Ein Auszug gibt nur Teile eines Dokuments wieder (z. B. einzelne Eintragungen). Eine Abschrift bildet den vollständigen Text ab, einschließlich relevanter Vermerke und Anlagenhinweise.

Arten der Abschrift

Einfache Abschrift

Die einfache Abschrift ist eine nicht beglaubigte, textgetreue Wiedergabe. Sie dient der Information und Dokumentation. Ihr Beweiswert ist begrenzt, weil die Übereinstimmung mit der Urschrift nicht durch eine zuständige Stelle bestätigt wird.

Beglaubigte Abschrift

Die beglaubigte Abschrift enthält einen Beglaubigungsvermerk einer zur Beglaubigung befugten öffentlichen Stelle. Dieser Vermerk bestätigt, dass die Abschrift in Wortlaut und Umfang mit der vorgelegten Urschrift übereinstimmt. Beglaubigte Abschriften werden häufig für behördliche und gerichtliche Verfahren verlangt, wenn die Vorlage des Originals nicht erfolgt oder nicht erforderlich ist.

Elektronische Abschrift

Elektronische Abschriften sind digitale Textwiedergaben (z. B. PDF). Sie können als einfache Abschriften vorliegen oder mit einem elektronischen Beglaubigungsvermerk versehen sein. Für eine elektronische Beglaubigung kommen technische Signatur- und Siegelverfahren in Betracht, die eine nachvollziehbare Herkunft und Unverändertheit dokumentieren.

Gescannte Abschrift und elektronische Kopie

Ein Scan ist eine bildliche Kopie. Eine elektronische Abschrift ist eine in Textform wiedergegebene Übertragung. Beide Formen können, je nach Verfahren, unterschiedlich bewertet werden.

Elektronisch beglaubigte Abschrift

Eine elektronisch beglaubigte Abschrift verbindet den Beglaubigungsvermerk mit technischen Sicherungsmitteln. Sie wird insbesondere im elektronischen Rechts- und Verwaltungsverkehr eingesetzt, um die Identität mit der Urschrift verlässlich nachzuweisen.

Funktionen und rechtliche Bedeutung

Beweiswert

Einfache Abschriften liefern Anhaltspunkte für den Inhalt eines Dokuments, ersetzen aber nicht dessen urkundliche Beweiskraft. Beglaubigte Abschriften genießen erhöhtes Vertrauen hinsichtlich der Übereinstimmung mit der Urschrift, ohne die Urschrift selbst zu ersetzen. Die Würdigung bleibt vom jeweiligen Verfahren und Kontext abhängig.

Fristen und Zustellung

In förmlichen Verfahren können Fristen an die Zustellung bestimmter Dokumentformen anknüpfen. Je nach Konstellation ist die Zustellung der Ausfertigung, einer beglaubigten Abschrift oder einer in besonderer Form erstellten Dokumentversion maßgeblich. Eine einfache Abschrift dient häufig der Information.

Datenschutz und Geheimhaltung

Abschriften können personenbezogene und vertrauliche Inhalte enthalten. Ihre Erstellung und Weitergabe erfordert den sorgsamen Umgang mit sensiblen Daten und die Beachtung einschlägiger Vertraulichkeits- und Datenschutzanforderungen.

Abschriften in ausgewählten Verfahrensarten

Zivilverfahren

Abschriften werden zur Unterrichtung der Beteiligten, zur Aktenführung und zur Vorbereitung von Terminen verwendet. Beglaubigte Abschriften spielen eine Rolle, wenn die inhaltliche Identität mit der Urschrift verlässlich dokumentiert werden soll.

Strafverfahren

Abschriften können für Mitteilungen, Zustellungen und Akteneinsicht bedeutsam sein. Hierzu zählen textgetreue Wiedergaben von Beschlüssen, Protokollen und Verfügungen, je nach Zweck als einfache oder beglaubigte Abschrift.

Verwaltungsverfahren und Register

Im Verwaltungsbereich dienen Abschriften der Bekanntgabe von Bescheiden und der Dokumentation. In Registern kommen beglaubigte Abschriften und Auszüge zur Anwendung, um Eintragungen verlässlich nachzuweisen.

Notarielle Urkunden und Verträge

Bei beurkundeten Erklärungen werden Abschriften zur Unterrichtung der Beteiligten und zur Verwendung im Rechtsverkehr eingesetzt. Beglaubigte Abschriften können erforderlich sein, wenn eine identische Wortwiedergabe gegenüber Dritten verlässlich nachgewiesen werden soll.

Formale Anforderungen an eine Abschrift

Inhaltliche Richtigkeit

Wesentlich ist die wortgetreue Wiedergabe des gesamten Textes einschließlich Zahlen, Datumsangaben, Vermerke und Hinweise auf Anlagen. Unleserlichkeiten oder fehlende Stellen werden entsprechend kenntlich gemacht.

Kennzeichnung und Herkunft

Eine Abschrift sollte als solche erkennbar sein. Beglaubigte Abschriften tragen zusätzlich einen Beglaubigungsvermerk der zuständigen Stelle. Angaben zur Urschrift und zum Datum der Erstellung erhöhen die Nachvollziehbarkeit.

Lesbarkeit und Vollständigkeit

Klare Struktur, vollständige Seiten, wiedergegebene Randbemerkungen und konsistente Seitenzählung sind bedeutsam. Bei umfangreichen Dokumenten kann ein Vermerk über beigefügte Anlagen erforderlich sein.

Internationale Bezüge

Übersetzungen

Bei fremdsprachigen Urschriften kann eine Übersetzung neben der Abschrift erforderlich sein. Eine beglaubigte Übersetzung weist die Übereinstimmung mit dem übersetzten Text nach; sie ersetzt nicht die Abschrift der Ausgangssprache.

Apostille und Legalisation

Für den grenzüberschreitenden Gebrauch von beglaubigten Abschriften kommen zusätzliche Bestätigungsverfahren in Betracht, die die Echtheit von Unterschrift und Funktion der beglaubigenden Stelle nachvollziehbar machen.

Gebühren und Aufbewahrung

Gebühren

Für die Beglaubigung von Abschriften fallen in der Regel Gebühren an. Deren Höhe orientiert sich häufig am Umfang des Dokuments und der Art der Beglaubigung.

Aufbewahrung

Die Aufbewahrung von Abschriften richtet sich nach den verfahrens- oder institutionsbezogenen Anforderungen. Bei personenbezogenen Inhalten sind Speicherbegrenzung und Zugriffsregelungen zu beachten.

Häufig gestellte Fragen

Worin liegt der Unterschied zwischen Abschrift und Kopie?

Die Abschrift ist eine textliche Wiedergabe, die den Wortlaut überträgt. Die Kopie bildet das Original bildlich ab, einschließlich Layout und Unterschriftenbild. Für bestimmte Zwecke kann die bildliche Übereinstimmung der Kopie oder die textliche Genauigkeit der Abschrift maßgeblich sein.

Wann hat eine beglaubigte Abschrift besondere Bedeutung?

Wenn die Übereinstimmung mit der Urschrift verlässlich nachgewiesen werden soll und das Original nicht vorgelegt wird, erhält die beglaubigte Abschrift besonderes Gewicht. Sie bestätigt, dass Wortlaut und Umfang mit der Urschrift übereinstimmen.

Ersetzt eine Abschrift das Original?

Die einfache Abschrift ersetzt das Original nicht. Die beglaubigte Abschrift belegt die Identität des Wortlauts, tritt aber nur in spezifischen Zusammenhängen an die Stelle des Originals, wenn dies vorgesehen ist.

Ist eine elektronische Abschrift rechtswirksam?

Elektronische Abschriften können rechtswirksam verwendet werden, wenn das Verfahren dies vorsieht. Ein elektronischer Beglaubigungsvermerk kann den Nachweis der Übereinstimmung mit der Urschrift unterstützen.

Wer darf eine Abschrift beglaubigen?

Zur Beglaubigung sind öffentliche Stellen befugt, denen diese Aufgabe zugewiesen ist. Der Beglaubigungsvermerk dokumentiert die Identität der Abschrift mit der vorgelegten Urschrift.

Gilt bei Zustellung eine Abschrift als zugestellt?

Ob eine Abschrift die Zustellungsvoraussetzungen erfüllt, hängt vom jeweiligen Verfahren ab. Teilweise ist die Ausfertigung, teilweise die beglaubigte Abschrift oder eine besondere Dokumentform maßgeblich.

Welche Anforderungen gelten für die Vollständigkeit einer Abschrift?

Erfasst werden der gesamte Text, Zahlen und Datumsangaben, Randvermerke und Hinweise auf Anlagen. Unleserliche oder fehlende Stellen sind als solche erkennbar zu machen.

Ist eine Abschrift mit einer Übersetzung gleichzusetzen?

Nein. Die Abschrift gibt den Wortlaut der Urschrift wieder. Eine Übersetzung überträgt den Inhalt in eine andere Sprache. Beide können zusammen erforderlich sein, wenn der Inhalt fremdsprachiger Dokumente rechtlich bedeutsam ist.