Begriff und rechtliche Bedeutung der Abschrift
Eine Abschrift ist im rechtlichen Kontext eine schriftliche Vervielfältigung einer bereits bestehenden Urkunde oder eines Dokuments. Die Abschrift dient als Kopie des Originaldokuments, wobei sie den gesamten Wortlaut sowie etwaige sichtbare Besonderheiten der Vorlage wiedergibt. Die Abschrift kann sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form existieren. Ihre rechtliche Bedeutung variiert in den unterschiedlichen Rechtsgebieten, insbesondere im Zivilrecht, Strafrecht, Verwaltungsrecht und Notariatsrecht. Abschriften werden in zahlreichen Verfahren als Beweismittel oder Nachweise verwendet. Die korrekte Erstellung, Beglaubigung und Verwendung einer Abschrift ist daher von erheblicher rechtlicher Relevanz.
Abgrenzung: Abschrift, Ausfertigung, Kopie und Fotokopie
Abschrift
Die Abschrift bezeichnet die wortgetreue Übertragung des Textes eines Dokuments oder einer Urkunde. Im Gegensatz zur Kopie wird nicht das Bild, sondern ausschließlich der Inhalt in Schriftform wiedergegeben.
Ausfertigung
Die Ausfertigung ist eine vom Aussteller (z.B. Behörde oder Notar) offiziell hergestellte, mit Ausfertigungsvermerk versehene angemeldete Abschrift, die das Original rechtlich ersetzt und eigenständige Beweiskraft besitzt.
Kopie und Fotokopie
Im Gegensatz zur Abschrift handelt es sich bei der Kopie – insbesondere bei der Fotokopie – um eine bildliche Vervielfältigung; das Dokument wird dabei fotomechanisch reproduziert. Eine Kopie gibt das äußere Erscheinungsbild exakt wieder, während bei der Abschrift nur der Text buchstabengetreu übertragen wird.
Form und Inhalt der Abschrift
Formvorschriften
Für die Erstellung einer Abschrift gibt es in verschiedenen Rechtsbereichen unterschiedliche Anforderungen. Grundsätzlich muss die Abschrift vollständig und inhaltlich deckungsgleich mit dem Originaldokument sein. In gerichtlichen oder behördlichen Verfahren sind häufig weitere formale Vorgaben zu erfüllen, insbesondere hinsichtlich:
- Erkennbarkeit als Abschrift (Kennzeichnung mit „Abschrift“)
- Vollständigkeit und Lesbarkeit
- Unterschrift oder Stempel zur Bestätigung der Richtigkeit (ggf. durch eine beglaubigende Stelle)
Wahrheits- und Vollständigkeitserfordernis
Eine Abschrift muss alle im Original enthaltenen Informationen, Textpassagen und gegebenenfalls sichtbare Eigenarten wie handschriftliche Ergänzungen, Änderungen oder Durchstreichungen übernehmen. Streichungen, Randvermerke oder andere Besonderheiten sollten im Zweifel zusätzlich kenntlich gemacht werden.
Beglaubigte Abschrift
Begriff und Zweck
Die beglaubigte Abschrift ist eine mit einem Echtheitsvermerk versehene Abschrift eines Originals. Durch die Beglaubigung bescheinigt eine öffentliche Stelle (z.B. Notar, Behörde), dass die Abschrift mit dem Original übereinstimmt. Sie dient häufig als Beweisstück oder Nachweis in Verwaltungs- und Gerichtsverfahren.
Verfahren der Beglaubigung
Die Beglaubigung einer Abschrift erfolgt durch Sichtvergleich zwischen dem Original und der erstellten Abschrift. Anschließend versieht die autorisierte Person die Abschrift mit einem Beglaubigungsvermerk, einem Siegel oder Stempel und datiert diese. Beglaubigte Abschriften sind gesetzlich insbesondere in § 33 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) geregelt, finden sich aber auch in weiteren Rechtsvorschriften.
Zulässigkeit im Rechtsverkehr
Viele Behörden und Gerichte fordern bei der Vorlage von Unterlagen beglaubigte Abschriften zur Vermeidung von Fälschungen oder in Zweifelsfällen bezüglich der Echtheit eingereichter Dokumente.
Abschriften in unterschiedlichen Rechtsgebieten
Abschrift im Zivilrecht
Im Zivilprozess sind Abschriften häufig als Anlage zu Schriftsätzen vorzulegen (vgl. § 133 Zivilprozessordnung – ZPO). Zudem können bestimmte Anträgen, wie z.B. Mahnbescheid, Abschriften beigefügt werden. In vielen Fällen wird eine beglaubigte Abschrift verlangt.
Abschrift im Strafrecht
Im Strafverfahren gelten vergleichbare Regeln bezüglich der Einreichung von Urkunden. Zur Akteneinsicht erhalten Verfahrensbeteiligte häufig Abschriften von Verfahrensdokumenten.
Abschrift im Notariat
Notariell errichtete Urkunden erlangen in ihrer Ausfertigung, beglaubigten Abschrift oder einfachen Abschrift unterschiedliche Rechtswirkungen. Die beglaubigte Abschrift dient als Nachweis für Inhalt und Existenz einer notariellen Urkunde, ersetzt aber nicht die Ausfertigung, die allein Vollstreckungstitel sein kann.
Abschrift im Verwaltungsrecht
Im Verwaltungsverfahren werden für verschiedene Zwecke (z.B. Antragsverfahren, Genehmigungen, Nachweise) Abschriften akzeptiert. Häufig ist hierbei eine Beglaubigung erforderlich, um Missbrauch zu verhindern.
Elektronische Abschrift
Mit dem Fortschritt der Digitalisierung sind auch elektronische Abschriften zunehmend von Bedeutung. Elektronische Abschriften werden meist als gescannte Dokumente (digitale Kopien) übermittelt. Bei elektronischen Verwaltungsverfahren ist die Vorlage solcher Abschriften häufig zulässig, wenn sie elektronisch signiert oder durch einen sicheren Übertragungsweg übermittelt wurden.
Rechtsfolgen bei fehlerhafter oder unvollständiger Abschrift
Ist eine Abschrift unvollständig, fehlerhaft oder unzutreffend, kann dies rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Abhängig vom Einzelfall kann dies von der Abweisung oder Unzulässigkeit des jeweiligen Antrags bis hin zur Möglichkeit von Schadensersatz oder strafrechtlichen Folgen reichen, etwa bei Vorlage gefälschter Abschriften.
Zusammenfassung
Die Abschrift besitzt als wortgetreue, schriftliche Vervielfältigung eines Originals in zahlreichen rechtlichen Zusammenhängen eine zentrale Bedeutung. Sie dient häufig als Ersatz oder Beweis des Originals, sofern sämtliche Formvorschriften eingehalten werden. Die beglaubigte Abschrift weist eine erhöhte Beweiskraft auf und ist in diversen Rechtsgebieten unerlässlich. Für die Anerkennung im Rechtsverkehr sind insbesondere Vollständigkeit, Richtigkeit und ggf. Beglaubigung essenziell. Die Digitalisierung erweitert das Anwendungsfeld der Abschrift zunehmend um elektronische Varianten, deren rechtliche Anerkennung durch spezifische Vorschriften geregelt ist.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann eine Abschrift im rechtlichen Kontext verwendet werden?
Eine Abschrift spielt im rechtlichen Kontext eine wichtige Rolle als beglaubigte oder unbeglaubigte Kopie eines Originaldokuments. Sie kann als Nachweis oder Beweismittel in Gerichtsverfahren, Verwaltungsverfahren oder bei Behörden vorgelegt werden. Damit eine Abschrift rechtswirksam ist, muss sie die wesentlichen Inhalte des Originals wahrheitsgetreu wiedergeben und gegebenenfalls durch eine amtliche Beglaubigung bestätigt werden, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt. Abschriften sind etwa notwendig, wenn Originaldokumente aus Sicherheitsgründen nicht ausgehändigt werden dürfen, aber deren Inhalt belegt werden muss. In einigen Fällen schreiben Rechtsnormen wie die Zivilprozessordnung oder Verwaltungsverfahrensgesetze explizit vor, dass Abschriften von Schriftsätzen, Urkunden oder Beschlüssen den Parteien oder Dritten vorzulegen sind. Eine unvollständige, manipulierte oder nicht ordnungsgemäß beglaubigte Abschrift kann im Verfahren zurückgewiesen werden oder die Beweiskraft des Dokuments beeinträchtigen.
Wer darf eine Abschrift beglaubigen?
Die Beglaubigung von Abschriften ist grundsätzlich bestimmten Personen oder Stellen vorbehalten. Nach deutschem Recht können dies insbesondere Notare, Behörden wie Bürgerämter oder Standesämter, Gerichte und vereinzelt auch Schulen oder Hochschulen sein – je nachdem, um welches Dokument es sich handelt. Private oder nicht autorisierte Stellen dürfen keine amtliche Beglaubigung vornehmen; deren Bestätigungen sind rechtlich nicht bindend. Beglaubigte Abschriften sind vor allem dort erforderlich, wo die Echtheit und Übereinstimmung mit dem Original sichergestellt werden muss, beispielsweise bei Bewerbungen an Hochschulen, Zeugnisanerkennungen, im Grundbuchverfahren oder zur Vorlage bei Ämtern. Die Beglaubigung wird in der Regel durch einen Beglaubigungsvermerk (Stempel, Siegel, Unterschrift des Berechtigten) auf der Abschrift dokumentiert und kann gebührenpflichtig sein.
Welche Formerfordernisse gelten für eine Abschrift im Gerichtsverfahren?
Für Abschriften, die in einem Gerichtsverfahren verwendet werden, gelten strengere Formerfordernisse. Die Abschrift muss vollständig, klar lesbar und inhaltlich identisch mit dem Original sein. Sie muss alle wesentlichen Bestandteile, wie Unterschriften, Stempel oder Siegel des Originals, in geeigneter Form wiedergeben (z.B. durch Vermerk: „gez. Max Mustermann“ bzw. „Stempel: XY“). In Zivil-, Verwaltungs- oder Strafprozessordnungen kann die Pflicht bestehen, Abschriften von Schriftsätzen für die Gegenpartei oder das Gericht beizufügen. Elektronische Abschriften (Ablichtungen/Scans) werden inzwischen häufig akzeptiert, wenn sie mittels qualifizierter elektronischer Signatur versehen sind. Werden diese Anforderungen nicht eingehalten, kann das Gericht eine Nachbesserung verlangen oder das Schriftstück zurückweisen.
Welche rechtliche Bedeutung hat eine Abschrift im Vergleich zum Original?
Rechtlich unterscheidet sich die Bedeutung einer Abschrift vom Original darin, dass sie grundsätzlich sekundäre Beweiskraft hat – sie beweist nicht die Echtheit des Inhalts im Sinne des Originals, sondern lediglich, dass ein bestimmter Inhalt auf einem Dokument existiert. Deshalb geben Gerichte und Behörden in aller Regel dem Original Vorrang. Nur in Ausnahmefällen, insbesondere wenn das Original nicht vorgelegt werden kann und tatsächliche Hindernisse vorliegen, kann eine Abschrift als Beweismittel anerkannt werden. Eine beglaubigte Abschrift hingegen bescheinigt, dass sie mit dem vorgelegten Original übereinstimmt, womit sich ihre Beweiskraft im Verfahren erhöht, jedoch die originäre Urkundenechtheit weiterhin dem Original vorbehalten bleibt.
Wann kann die Vorlage einer Abschrift abgelehnt werden?
Die Vorlage einer Abschrift kann von Behörden oder Gerichten abgelehnt werden, wenn begründete Zweifel an der Echtheit oder Vollständigkeit der Abschrift bestehen, die Abschrift nicht formgerecht beglaubigt wurde oder gesetzliche Vorschriften die Vorlage des Originals vorschreiben. Auch bei Manipulationsverdacht oder wenn eine Abschrift nur unvollständig oder unleserlich ist, wird sie in der Regel nicht akzeptiert. Zudem ist in sensiblen rechtlichen Verfahren, etwa bei Unterlagen mit Sperrvermerk oder besonderen Datenschutzbestimmungen, eine Vorlage von Abschriften ohne Genehmigung unter Umständen unzulässig.
Wie wird mit fremdsprachigen Abschriften im Rechtsverkehr verfahren?
Fremdsprachige Abschriften unterliegen im deutschen Rechtsverkehr besonderen Vorschriften. Für die rechtliche Verwertbarkeit ist häufig eine von einem vereidigten oder öffentlich bestellten Übersetzer angefertigte und beglaubigte Übersetzung erforderlich. Gerichte und Behörden können die Vorlage einer deutschen Übersetzung verlangen, wobei sowohl die Abschrift des fremdsprachigen Originals als auch die beglaubigte Übersetzung zusammen eingereicht werden müssen. Insbesondere im internationalen Urkundenverkehr regelt das Haager Übereinkommen zudem Anforderungen an Beglaubigung und Apostille.
Welche besonderen Bestimmungen gelten für Abschriften von Urkunden?
Abschriften von Urkunden, insbesondere von Geburts-, Heirats-, Sterbe- oder Grundbuchurkunden, unterliegen besonderen rechtlichen Anforderungen. Sie dürfen ausschließlich von der ausstellenden Behörde oder den in Urkundengesetzen vorgesehenen Stellen gefertigt und beglaubigt werden. Die Ausstellung unbeglaubigter Abschriften ist meist nur zu privaten Zwecken gestattet. Im amtlichen Rechtsverkehr, etwa für Konsulate, Gerichte oder notarielle Zwecke, wird stets eine beglaubigte Abschrift verlangt, wobei das Fehlen einer solchen zur Ungültigkeit der Einreichung führen kann. Für Urkundenabschriften besteht zudem eine Aufbewahrungs- und Kontrollpflicht auf Seiten der ausstellenden Behörden.
