Es lässt sich beobachten, dass sich der Mandantenstamm in steuerberatenden Berufsträgerpraxen häufig weniger durch gezielte Auswahl als durch Zufall, Weiterempfehlungen oder langjährige Bestandsbeziehungen entwickelt. Damit kann ein Auseinanderfallen zwischen den tatsächlich betreuten Mandaten und den Mandaten entstehen, die zur eigenen strategischen Ausrichtung, zur Kapazitätsplanung und zu den wirtschaftlichen Zielsetzungen passen. In der Folge rücken Fragen nach Profilbildung, Außenwirkung und Mandatsstruktur in den Vordergrund.
Ausgangslage: Mandatsstruktur als wirtschaftlicher und organisatorischer Faktor
Mandate „wie sie kommen“ und ihre Auswirkungen
Wird die Mandatsannahme primär reaktiv betrieben, kann dies dazu führen, dass sehr unterschiedliche Anforderungen, Branchen und Prozessabläufe parallel bedient werden müssen. Der hieraus resultierende Koordinationsaufwand betrifft nicht nur den Ressourceneinsatz, sondern auch die Qualitätssicherung, die Kommunikation sowie die Planbarkeit von Fristen, Aufgabenverteilungen und Verantwortlichkeiten.
Wunschmandanten als Zielbild
Unter „Wunschmandanten“ wird in diesem Zusammenhang regelmäßig ein Mandantenprofil verstanden, das zur eigenen Arbeitsweise, zum Leistungsangebot, zur Honorarstruktur und zur Kanzleiorganisation passt. Das Zielbild ist dabei typischerweise nicht allein an Umsatzgrößen gekoppelt, sondern ebenso an Kriterien wie Zusammenarbeit, Informationsqualität, Entscheidungswege und Verlässlichkeit im laufenden Mandat.
Positionierung: Profil, Leistungsspektrum und Kommunikation
Abgrenzung durch Leistungsverständnis
Eine klare Beschreibung dessen, was angeboten wird und unter welchen Rahmenbedingungen Mandate geführt werden, wirkt strukturierend nach innen und nach außen. Sie betrifft etwa die Art der Zusammenarbeit, die Erwartung an Zuarbeiten, die zeitliche Planung der Leistungen sowie die Einordnung des eigenen Tätigkeitsschwerpunkts im Gesamtgefüge steuerlicher Pflichten und unternehmerischer Prozesse.
Sichtbarkeit und Wiedererkennbarkeit
Damit ein bestimmtes Mandantenprofil erreicht wird, ist es üblich, die eigene Außendarstellung konsistent zu halten. Dies kann sich in Sprache, Inhaltstiefe und Themenwahl widerspiegeln. Eine solche Konsistenz dient regelmäßig dazu, Erwartungshaltungen zu steuern und Anfragen zu reduzieren, die außerhalb des geplanten Spektrums liegen.
Mandatsanbahnung: Wege der Kontaktaufnahme und Auswahlmechanismen
Entstehung von Anfragen
Mandatsanbahnungen ergeben sich häufig aus persönlichen Empfehlungen, aus Netzwerken, aus öffentlich zugänglichen Informationen sowie aus der fortlaufenden Präsenz in fachbezogenen Kontexten. Dabei spielt weniger die bloße Reichweite eine Rolle als die Anschlussfähigkeit der Darstellung an die Zielgruppe, die angesprochen werden soll.
Erstkontakt und Kriterien der Passung
Im Rahmen eines Erstkontakts werden in der Praxis regelmäßig beiderseitige Erwartungen abgeglichen. Dazu zählen typischerweise der Umfang der Leistungen, die zeitlichen Anforderungen, die erforderliche Mitwirkung, die Komplexität des Sachverhalts sowie organisatorische Rahmenbedingungen. Auf dieser Grundlage wird häufig entschieden, ob ein Mandat in die bestehende Struktur integriert werden kann.
Qualität, Prozesse und Zusammenarbeit im laufenden Mandat
Verlässlichkeit als Mandatsmerkmal
In laufenden Mandaten zeigt sich die Passung oft anhand der Qualität der Kommunikation, der Vollständigkeit von Informationen und der Bereitschaft, notwendige Abläufe einzuhalten. Solche Faktoren beeinflussen typischerweise den Aufwand der Bearbeitung ebenso wie die Planbarkeit wiederkehrender Tätigkeiten.
Standardisierung und Transparenz
Eine einheitliche Strukturierung wiederkehrender Aufgaben kann die Bearbeitung erleichtern und die interne Abstimmung verbessern. Zugleich wird hierdurch häufig eine nachvollziehbare Erwartungshaltung geschaffen, die sowohl die Mandatsführung als auch die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und externen Beteiligten unterstützt.
Einordnung aus Sicht von MTR Legal
Schnittstellen zwischen Steuerpraxis und rechtlichen Rahmenbedingungen
Die Entwicklung einer Mandatsstruktur und die Art der Außenkommunikation können Berührungspunkte zu rechtlichen Fragestellungen aufweisen, etwa im Vertrags- und Haftungsumfeld, bei der Ausgestaltung von Leistungsbeziehungen, bei der Kommunikation nach außen oder bei der Bewertung steuerlich relevanter Unternehmensentscheidungen. Eine allgemeingültige Bewertung ist dabei nicht möglich; maßgeblich sind stets die konkreten Umstände des Einzelfalls.
Überleitung zur Beratung
Soweit im Zusammenhang mit Mandatsstruktur, Zusammenarbeit, Leistungsbeschreibung oder angrenzenden steuerlichen Fragestellungen rechtliche Fragen entstehen, kann eine individualisierte Prüfung angezeigt sein. MTR Legal Rechtsanwälte begleitet Unternehmen, Investoren und vermögende Privatpersonen in steuerrechtlichen Angelegenheiten im Rahmen einer professionellen Rechtsberatung im Steuerrecht.
