Bundesarbeitsgericht (BAG, Federalny Sąd Pracy) wyrokiem z 7 maja 2026 r. (sygn. 2 AZR 184/25) zaostrzył wymagania dotyczące wykazania dojścia prawnie istotnych pism do adresata. Pracodawcy przy doręczaniu ważnych pism nie mogą bez dalszych zastrzeżeń polegać na dowodzie nadania oraz elektronicznie odtworzonym potwierdzeniu doręczenia listu poleconego wrzucanego do skrzynki. Jeżeli nie uda się wykazać dojścia pisma, może to w postępowaniu o ochronę przed wypowiedzeniem obciążać pracodawcę.
Pracownik broni się przed wypowiedzeniem z powodu choroby
U podstaw rozstrzygnięcia Bundesarbeitsgericht leżało postępowanie o ochronę przed wypowiedzeniem, w którym pracownik zatrudniony od maja 2015 r. bronił się przed zwykłym wypowiedzeniem umowy o pracę dokonanym przez pracodawcę z przyczyn związanych z chorobą. W zakładzie pracy zatrudnionych było ponad dziesięciu pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, wobec czego zastosowanie miała Kündigungsschutzgesetz (KSchG, niemiecka ustawa o ochronie przed wypowiedzeniem).
W ciągu trzech lat poprzedzających złożenie wypowiedzenia pracownik wielokrotnie był niezdolny do pracy z powodu choroby. W okresie od 28 listopada 2020 r. do 27 listopada 2021 r. na absencje istotne prognostycznie przypadło 40 dni roboczych, w kolejnym rocznym okresie było to 75 dni roboczych, a w okresie od 28 listopada 2022 r. do 27 listopada 2023 r. kolejne 37 dni roboczych.
Zaproszenie do zakładowego zarządzania integracją (bEM)
Pracodawca już kilkakrotnie zapraszał pracownika do udziału w betriebliches Eingliederungsmanagement (bEM, zakładowe zarządzanie integracją). W sierpniu 2022 r. przeprowadzono odpowiednią procedurę. Kolejne zaproszenie z kwietnia 2023 r. pozostało natomiast bez odpowiedzi.
Po tym, jak pracownik w okresie od 3 maja do 6 października 2023 r. ponownie wykazał znaczne okresy absencji chorobowej, pracodawca 11 października 2023 r. wysłał kolejne zaproszenie do bEM. Pismo zostało wysłane jako list polecony wrzucany do skrzynki. Pracownik zaprzeczył jednak, aby otrzymał zaproszenie. Kolejnego bEM nie przeprowadzono.
Po wysłuchaniu rady pracowniczej pracodawca pismem z 15 grudnia 2023 r. wypowiedział stosunek pracy w trybie zwykłym ze skutkiem na 30 czerwca 2024 r.
Arbeitsgericht uwzględnia powództwo o ochronę przed wypowiedzeniem
Pracownik wniósł w terminie powództwo o ochronę przed wypowiedzeniem. Podnosił, że wypowiedzenie jest społecznie nieuzasadnione. W szczególności brak było wystarczająco negatywnej prognozy zdrowotnej; ponadto wypowiedzenie było nieproporcjonalne, ponieważ nie przeprowadzono prawidłowego bEM. Zaproszenia z października 2023 r. nie otrzymał.
Pracodawca powoływał się natomiast na dowód nadania, śledzenie przesyłki oraz reprodukcję potwierdzenia doręczenia Deutsche Post AG. Wynikało z nich, że zaproszenie zostało doręczone 14 października 2023 r. Przedłożone dokumenty, w jego ocenie, uzasadniały dowód prima facie dojścia pisma.
Arbeitsgericht (sąd pracy pierwszej instancji) uwzględnił powództwo o ochronę przed wypowiedzeniem. Landesarbeitsgericht Hamburg (krajowy sąd pracy w Hamburgu) oddalił apelację pracodawcy po przesłuchaniu wskazanego doręczyciela pocztowego. W rewizji do Bundesarbeitsgericht pracodawca nadal dążył do uznania wypowiedzenia za skuteczne.
BAG oddala rewizję
Bundesarbeitsgericht oddalił rewizję pracodawcy wyrokiem z 7 maja 2026 r. – 2 AZR 184/25. Wypowiedzenie z przyczyn chorobowych było społecznie nieuzasadnione, a tym samym prawnie bezskuteczne.
W centrum rozstrzygnięcia znajdują się dwie powiązane ze sobą kwestie: wykazanie dojścia zaproszenia do bEM oraz ciężar przedstawienia twierdzeń po stronie pracodawcy co do proporcjonalności wypowiedzenia z przyczyn chorobowych, jeżeli wymagane bEM nie zostało przeprowadzone.
Brak dowodu prima facie dojścia pisma w stosowanej procedurze skanowania
BAG zaprzeczył istnieniu dowodu prima facie na to, że zaproszenie do bEM rzeczywiście doszło do pracownika.
Zgodnie z ustaleniami Landesarbeitsgericht Hamburg (wyrok z 14 lipca 2025 r. – 4 SLa 26/24) doręczanie listów poleconych wrzucanych do skrzynki w miarodajnej procedurze Deutsche Post AG następowało przy użyciu skanera. Doręczyciel najpierw rejestrował kod kreskowy przesyłki. Następnie podpisywał się na polu wprowadzania danych urządzenia i w ten sposób zamykał elektroniczną procedurę dokumentowania. Dopiero potem wrzucał pismo do skrzynki pocztowej odbiorcy. Dane były niezwłocznie przekazywane do systemu śledzenia Deutsche Post AG.
W ocenie BAG procedura ta nie tworzy typowego przebiegu zdarzeń, który z dostatecznie wysokim prawdopodobieństwem pozwalałby wnioskować o rzeczywistym wrzuceniu przesyłki do właściwej skrzynki pocztowej.
Decydujący moment dokumentowania
Decydująca różnica w stosunku do procedury doręczania rozpatrywanej we wcześniejszych orzeczeniach Bundesgerichtshof (BGH, Federalny Trybunał Sprawiedliwości) polega na momencie dokumentowania. W procedurze będącej tam podstawą rozstrzygnięcia etykieta odrywana służąca identyfikacji była odklejana od przesyłki bezpośrednio przed wrzuceniem i naklejana na potwierdzenie doręczenia. Następnie doręczyciel potwierdzał doręczenie podpisem i datą. Dokumentacja odnosiła się zatem do wrzucenia, które już nastąpiło.
Bundesgerichtshof w 2023 r. w przypadku listu poleconego wrzucanego do skrzynki potwierdził jeszcze istnienie dowodu prima facie dojścia pisma, jeżeli przedstawiono dowód nadania oraz reprodukcję potwierdzenia doręczenia. Różnica w stosunku do tej tak zwanej procedury peel-off polega na tym, że w procedurze skanowania podpis składany jest już przed wrzuceniem przesyłki. Sytuacja dowodowa uległa więc zmianie nie wskutek odmiennej oceny prawnej, lecz wskutek zmiany procedury doręczania.
W miarodajnej tu procedurze skanowania czynność dokumentowania została natomiast zakończona przed faktycznym wrzuceniem przesyłki. Po podpisaniu na skanerze doręczyciel musiał dopiero włożyć przesyłkę do skrzynki. Nie było zatem wykluczone, że po elektronicznym potwierdzeniu został rozproszony lub zatrzymany i wbrew już sporządzonej dokumentacji nie wrzucił przesyłki prawidłowo.
Brak dostatecznie wysokiego prawdopodobieństwa
BAG wyjaśnił, że elektroniczna rejestracja może wprawdzie pozwalać na wnioski, iż doręczyciel znajdował się w przewidzianym miejscu doręczenia, a przesyłka tam dotarła. Nie uzasadnia jednak dostatecznie wysokiego prawdopodobieństwa, że list następnie rzeczywiście trafił do właściwej skrzynki pocztowej.
Również kombinacja dowodu nadania, śledzenia przesyłki i odtworzonego potwierdzenia doręczenia nie prowadziła do odmiennego wyniku.
Kluczowa teza brzmi zatem: w badanej tu procedurze skanowania Deutsche Post przedłożenie tych dokumentów nie uzasadnia dowodu prima facie rzeczywistego dojścia listu poleconego wrzucanego do skrzynki.
Nie oznacza to, że każdy list polecony wrzucany do skrzynki jest generalnie nieprzydatny jako dowód doręczenia. Decydujące znaczenie mają raczej konkretnie zastosowana procedura doręczania oraz pytanie, czy dokumentacja pozwala na dostatecznie wiarygodny wniosek o faktycznym wrzuceniu przesyłki.
Deutsche Post, według własnych informacji, zmieniła już swój proces doręczania: doręczyciel po skanie dodatkowo potwierdza obecnie wrzucenie cyfrowo w skanerze poprzez podpis i potwierdzenie umieszczenia przesyłki. Tym samym dowód prima facie mógłby w przyszłości ponownie wchodzić w rachubę.
Alternatywnie można jednak również rozważyć sposoby doręczenia, które są możliwe do udowodnienia niezależnie od procedury pocztowej: w szczególności wchodzi w grę osobiste przekazanie – najlepiej w obecności świadka – oraz doręczenie przez posłańca albo firmę kurierską.
Przesłuchanie doręczyciela pocztowego nie wykazało dojścia pisma
Pracodawca nie mógł udowodnić dojścia zaproszenia również poprzez przesłuchanie doręczyciela.
Pracownik poczty przesłuchany jako świadek nie miał konkretnej pamięci spornej czynności doręczenia. Nie mógł ani potwierdzić, że podpis na reprodukcji potwierdzenia doręczenia pochodził od niego, ani wiarygodnie opisać, że przy doręczaniu listów poleconych wrzucanych do skrzynki zawsze przestrzegał określonego przebiegu czynności.
Landesarbeitsgericht mógł zatem ocenić zeznanie jako nieprzydatne. BAG nie dopatrzył się w tej ocenie dowodów błędu istotnego z punktu widzenia postępowania rewizyjnego.
Tym samym dojście zaproszenia do bEM pozostało nieudowodnione.
Ponowne zaproszenie do bEM mimo wcześniejszego braku reakcji
BAG potwierdził ponadto, że pracodawca zasadniczo musi ponownie podjąć inicjatywę przeprowadzenia bEM, jeżeli spełnione są ustawowe przesłanki, a pracownik po wcześniejszej odmowie lub braku reakcji ponownie wykazuje znaczne okresy niezdolności do pracy.
Zgodnie z § 167 ust. 2 zdanie 1 SGB IX (Dziewiąta Księga niemieckiego Kodeksu Socjalnego) bEM należy zaoferować, jeżeli pracownicy w ciągu roku są niezdolni do pracy nieprzerwanie lub wielokrotnie dłużej niż sześć tygodni.
Jeżeli pracownik nie przyjął wcześniejszego zaproszenia, obowiązek pracodawcy nie odpada trwale. Jeżeli pracownik ponownie choruje w odpowiednim wymiarze, jego gotowość do udziału mogła ulec zmianie. Pracodawca musi zatem co do zasady podjąć kolejną próbę; powinien więc ponownie zaprosić do przeprowadzenia bEM.
Ponieważ nie mógł wykazać dojścia zaproszenia z 11 października 2023 r., nie dało się stwierdzić, że prawidłowo wywiązał się ze swojego obowiązku inicjatywy.
Przed wypowiedzeniem z powodu choroby należy zbadać łagodniejsze środki
Wypowiedzenie z przyczyn chorobowych wymaga między innymi, aby nie było dostępnego odpowiedniego łagodniejszego środka, za pomocą którego można uniknąć wypowiedzenia albo zmniejszyć przyszłe absencje. W rachubę wchodzą na przykład dostosowanie dotychczasowego stanowiska pracy, dalsze zatrudnienie na innym odpowiednim stanowisku albo środki rehabilitacji medycznej.
Samo bEM nie jest wprawdzie łagodniejszym środkiem wobec wypowiedzenia. Służy jednak identyfikowaniu i rozwijaniu takich alternatyw. § 167 ust. 2 SGB IX konkretyzuje w tym zakresie zasadę proporcjonalności.
Jeżeli pracodawca zaniecha wymaganego bEM, w postępowaniu o ochronę przed wypowiedzeniem spoczywa na nim rozszerzony ciężar przedstawienia twierdzeń. Musi wówczas z własnej inicjatywy konkretnie wykazać, a w razie potrzeby udowodnić, że także prawidłowe bEM nie mogłoby wskazać odpowiednich środków pozwalających zapobiec dalszym okresom niezdolności do pracy albo przynajmniej istotnie je ograniczyć.
W niniejszej sprawie dowód ten się nie powiódł.
Wypowiedzenie nieproporcjonalne
Ponieważ pracodawca ani nie udowodnił dojścia ponownego zaproszenia, ani w wystarczający sposób nie wykazał obiektywnej bezcelowości kolejnego bEM, wypowiedzenie było nieproporcjonalne.
Pozostałe sporne między stronami kwestie, w szczególności dotyczące prawidłowego wysłuchania rady pracowniczej, nie miały już decydującego znaczenia.
Listy polecone wrzucane do skrzynki nie są niezawodnym dowodem dojścia
BAG wyjaśnia, że dowód nadania i elektronicznie odtworzone potwierdzenie doręczenia nie uzasadniają automatycznie dowodu prima facie dojścia pisma.
Dla praktyki oznacza to odejście od założenia, że list polecony wrzucany do skrzynki, przy przedłożeniu odpowiednich dokumentów przesyłki, zawsze stanowi wystarczający dowód dojścia.
Orzeczenie dotyczy bezpośrednio konkretnie zbadanej procedury skanowania. Nie stwierdza ono, że list polecony wrzucany do skrzynki w żadnych okolicznościach nie nadawałby się do wykazania dojścia pisma. Nie można z niego również wywieść, że dojście nigdy nie mogłoby zostać udowodnione innymi środkami dowodowymi.
Pracodawcy muszą jednak liczyć się z tym, że samo przedłożenie zwykłych dokumentów przesyłki przy merytorycznie uzasadnionym zaprzeczeniu dojścia nie wystarczy. Późniejsze przesłuchanie doręczyciela również niekoniecznie pomoże, zwłaszcza jeżeli nie ma on konkretnej pamięci danej czynności.
Konsekwencje dla dojścia wypowiedzeń i innych oświadczeń
Orzeczenie ma znaczenie wykraczające poza konkretny kontekst bEM. Zasady dotyczące dowodu prima facie odnoszą się do pytania, czy dojście dokumentu można uznać za udowodnione na podstawie typowego przebiegu zdarzeń.
Może to mieć znaczenie w szczególności przy wypowiedzeniach, upomnieniach, wyznaczaniu terminów i innych oświadczeniach wymagających dojścia do adresata, ale także przy oświadczeniach terminowych w obrocie gospodarczym, takich jak wezwanie do zapłaty, odstąpienie/odwołanie albo wypowiedzenie umowy, których skutki prawne zgodnie z § 130 BGB (niemiecki kodeks cywilny) wymagają dojścia do odbiorcy.
Należy jednak różnicować: BAG rozstrzygał bezpośrednio o dowodzie zaproszenia do bEM, a nie o skuteczności wypowiedzenia, które samo zostało doręczone listem poleconym wrzucanym do skrzynki. Możliwość przeniesienia tych rozważań na inne pisma zależy zatem od konkretnej procedury doręczenia i okoliczności danego przypadku.
W przypadku pism prawnie istotnych nie należy więc polegać wyłącznie na elektronicznym śledzeniu przesyłki. Jako dalsze środki wchodzą w rachubę:
-
osobiste przekazanie za jednoznacznym potwierdzeniem odbioru;
-
doręczenie przez posłańca, który zna treść pisma i może udokumentować wrzucenie do właściwej skrzynki pocztowej;
-
inna forma doręczenia, która umożliwia wiarygodne wykazanie konkretnego dojścia pisma.
To, który wariant jest w danym przypadku preferowany, zależy między innymi od pilności, kosztów, celu dowodowego i ustawowych wymagań dotyczących danego oświadczenia. Zwłaszcza przy wypowiedzeniach doręczenie powinno być więc traktowane jako samodzielny element zarządzania ryzykiem prawnym.
Znaczenie wyroku
Wyrokiem z 7 maja 2026 r. – 2 AZR 184/25 – Bundesarbeitsgericht łączy dwie tezy centralne dla praktyki prawa pracy.
Po pierwsze, dowód nadania, śledzenie przesyłki i odtworzone potwierdzenie doręczenia w konkretnie zbadanej procedurze skanowania Deutsche Post AG nie uzasadniają dowodu prima facie na to, że list polecony wrzucany do skrzynki rzeczywiście trafił do właściwej skrzynki pocztowej.
Po drugie, zaniechanie wymaganego bEM może doprowadzić do upadku wypowiedzenia z przyczyn chorobowych, jeżeli pracodawca nie wykaże w sposób konkretny, że również prawidłowe bEM nie mogłoby wskazać łagodniejszych środków pozwalających uniknąć wypowiedzenia.
MTR Legal Rechtsanwälte doradza przedsiębiorstwom w kwestiach z zakresu prawa pracy. Więcej informacji znajdą Państwo na stronie doradztwo prawne w zakresie prawa pracy.
