Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Sachsen zur Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte
Mit Beschluss vom 13.03.2024 (4 Sa 117/21) befasste sich das Landesarbeitsgericht (LAG) Sachsen mit der Frage, ob ein datenschutzrechtlicher Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus einer in Papierform geführten Personalakte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht. Das Gericht verneinte einen solchen Anspruch.
Ausgangslage und Streitgegenstand
Dem Verfahren lag der Sachverhalt zugrunde, dass ein Arbeitnehmer nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses die datenschutzrechtlich motivierte Entfernung einer zuvor erteilten Abmahnung aus seiner physischen Personalakte verlangte. Zur Begründung verwies der ehemalige Beschäftigte auf das Bestehen eines Löschungsanspruchs nach Art. 17 DSGVO.
Die Arbeitgeberseite hielt dem entgegen, dass die Aufbewahrung der Abmahnung in der Papierakte auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters datenschutzrechtlich zulässig bleibe.
Kernpunkte der gerichtlichen Entscheidung
Anwendbarkeit der Datenschutz-Grundverordnung
Das LAG Sachsen prüfte zunächst, ob die DSGVO und insbesondere ein daraus resultierender Anspruch auf Löschung in Bezug auf die vorliegende papiergebundene Personalakte einschlägig ist. Nach Einschätzung des Gerichts sind lediglich automatisierte Verarbeitungsvorgänge von der DSGVO erfasst beziehungsweise Fälle, in denen eine nicht-automatisierte Datenverarbeitung in einem Dateisystem erfolgt. Der Begriff des Dateisystems setzt jedoch eine strukturierte Sammlung personenbezogener Daten voraus, die nach bestimmten Kriterien zugänglich ist.
Die Personalakte in Papierform genügte nach Überzeugung des Gerichts nicht den Anforderungen eines solchen Dateisystems, da sie nicht mit einer indexierten, nach bestimmten Kriterien geordneten Sammlung vergleichbar sei. Damit fand Art. 17 DSGVO auf den streitgegenständlichen Vorgang keine Anwendung.
Kein datenschutzrechtlicher Löschungsanspruch
Aus der fehlenden Anwendbarkeit der DSGVO resultierte nach Einschätzung des LAG Sachsen, dass ein Anspruch auf Löschung oder Entfernung der in der Papierakte befindlichen Abmahnung nicht besteht. Hinweise auf eine erforderliche Berichtigung oder Entfernung nach anderen datenschutzrechtlichen Bestimmungen vermochte das Gericht ebenfalls nicht zu erkennen.
Darüber hinaus stellte das Gericht klar, dass der Schutzbereich des allgemeinen Persönlichkeitsrechts eines ausgeschiedenen Mitarbeiters durch die bloße fortbestehende Dokumentation der Abmahnung in der Personalakte nicht berührt werde. Dies gelte insbesondere dann, wenn ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an der Aufbewahrung der Unterlagen anzunehmen ist, etwa zur Verteidigung gegen potentielle Rechtsansprüche.
Bedeutung der Entscheidung für die Praxis
Die Entscheidung des LAG Sachsen verdeutlicht, dass die Reichweite datenschutzrechtlicher Löschungsansprüche im Zusammenhang mit traditionellen, papiergebundenen Personalakten begrenzt ist. Für Unternehmen ist dabei maßgeblich, dass die DSGVO auf rein analoge Personalverwaltung nur unter bestimmten Voraussetzungen Anwendung findet.
Ebenso unterstreicht die Entscheidung die Bedeutung einer genauen Prüfung, ob eine Personalakte tatsächlich als „Dateisystem“ im Sinne der DSGVO zu werten ist. Die arbeitsrechtliche Dokumentation in Papierform löst regelmäßig keine datenschutzrechtlichen Löschungsansprüche nach Art. 17 DSGVO aus.
Das Verfahren ist mit Ablauf der Rechtsmittelfrist abgeschlossen. Quelle: https://urteile.news/Landesarbeitsgericht-Sachsen_4-Sa-11721_Kein-datenschutzrechtlicher-Anspruch-auf-Entfernung-einer-Abmahnung-aus-papierenen-Personalakte-nach-Ende-des-Arbeitsverhaeltnisses~N34141
Datenschutzrechtliche Fragestellungen im Arbeitsverhältnis
Das Zusammenspiel zwischen Arbeits- und Datenschutzrecht wirft weiterhin vielfältige Abgrenzungsfragen auf – insbesondere im Zusammenhang mit der Archivierung und dem Umgang personenbezogener Daten ehemaliger Beschäftigter. In der täglichen Unternehmenspraxis empfiehlt es sich daher, Prozesse und Verantwortlichkeiten im Bereich des Datenschutzes sensibel zu gestalten.
Sollten sich im Zusammenhang mit der Speicherung von Daten in Personalakten oder grundsätzlich zu datenschutzrechtlichen Pflichten Unsicherheiten ergeben, empfiehlt sich eine professionelle Bewertung entsprechender Vorgänge. Weitere Informationen und Unterstützung bietet MTR Legal unter Rechtsberatung im Datenschutz.
