Bundesregierung plant elektronische Belege ab 2028
Die Bundesregierung will die bisherige Pflicht zur Ausgabe von Papierbelegen ab 2028 durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzen. Grundlage ist der Entwurf eines Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen (Bundestagsdrucksache 21/8867).
Mit dem Entwurf verfolgt die Bundesregierung insbesondere drei Ziele:
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Der Verbraucherschutz und die Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen sollen gefördert werden.
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Der Verzicht auf Papierbelege soll die Umwelt entlasten.
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Manipulationen von Kassenaufzeichnungen und Steuerhinterziehung sollen erschwert werden.
Eine Abschaffung der Belegpflicht insgesamt ist damit nicht vorgesehen. An die Stelle der papiergebundenen Ausgabe soll vielmehr die Verpflichtung treten, den Beleg elektronisch bereitzustellen.
Elektronische Kassensysteme für Unternehmen ab 100.000 Euro Umsatz
Verpflichtung zum Einsatz einer elektronischen Kasse
Unternehmen mit einem Gesamtumsatz ab 100.000 Euro sollen ab 2028 eine elektronische Kasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung vorhalten müssen, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die einzusetzenden Systeme müssen die Voraussetzungen des § 146a Abgabenordnung erfüllen.
Die Grundaufzeichnungen werden dabei durch die technische Sicherheitseinrichtung geschützt und nach Maßgabe der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme, der DSFinV-K, erzeugt. Die unmittelbare kryptografische Sicherung und Aufzeichnung der Daten soll nach der Begründung des Entwurfs die Möglichkeiten nachträglicher Veränderungen reduzieren.
Risiken bei offenen Ladenkassen
Die Bundesregierung verweist darauf, dass in der Praxis weiterhin offene Ladenkassen ohne elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet werden. Insbesondere in Branchen mit einem hohen Anteil an Barzahlungen bestehe dadurch eine einfachere und zugleich schwerer nachweisbare Möglichkeit, Umsätze nicht vollständig zu erklären.
Nach der Begründung des Gesetzentwurfs geht der Einsatz offener Ladenkassen deshalb mit einem erhöhten Risiko einher, dass Einnahmen nicht ordnungsgemäß erfasst und Steuern hinterzogen werden. Elektronische Kassensysteme sollen demgegenüber ein geringeres Manipulationspotenzial aufweisen, weil die erfassten Daten unmittelbar kryptografisch gesichert werden.
Elektronische Bereitstellung ersetzt den Papierbeleg
Der Entwurf sieht nicht vor, dass Unternehmen künftig überhaupt keinen Beleg mehr bereitstellen müssen. Geändert werden soll allein die Form: Statt der bisherigen Ausgabe auf Papier soll grundsätzlich eine elektronische Bereitstellung erfolgen.
Bundesfinanzminister Lars Klingbeil ordnete das Vorhaben in einer Mitteilung des Bundesfinanzministeriums als Beitrag zum Bürokratieabbau und zu einem fairen Wettbewerb ein. Er verband dies mit dem Ziel, gesetzestreue Unternehmen gegenüber Unternehmen, die Umsätze nicht vollständig erfassen, nicht zu benachteiligen.
Erweiterte Kassen-Nachschau durch die Finanzverwaltung
Kontrolle auch durch das Finanzamt am Tätigkeitsort
Neben den neuen Vorgaben für Kassensysteme soll der Gesetzentwurf die Kontrollmöglichkeiten der Finanzbehörden erweitern. Im Mittelpunkt steht die Kassen-Nachschau. Sie ermöglicht eine unangekündigte und zeitnahe Prüfung steuerlich erheblicher Sachverhalte, die mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen zusammenhängen.
Die Prüfung kann sowohl elektronische Aufzeichnungssysteme als auch offene Ladenkassen betreffen. Künftig soll nicht ausschließlich das für die Besteuerung zuständige Finanzamt eine solche Kontrolle durchführen dürfen. Die Befugnis soll auch dem Finanzamt zustehen, in dessen Bezirk der Steuerpflichtige seine Tätigkeit ausübt.
Bedeutung für mobile Gewerbetreibende
Die geplante Erweiterung betrifft insbesondere Gewerbetreibende, die häufig außerhalb des Bezirks ihres zuständigen Finanzamts tätig sind. Nach Auffassung der Bundesregierung lassen sich Kontrollen durch das örtlich zuständige Finanzamt in solchen Fällen nicht immer zweckmäßig und effizient durchführen.
Die zusätzliche Zuständigkeit am jeweiligen Tätigkeitsort soll vor allem Kontrollen auf Kirmesveranstaltungen, Weihnachtsmärkten und Messen erleichtern. Die Finanzverwaltung könnte die dort geführten Aufzeichnungen unmittelbar am Einsatzort überprüfen.
Schärfere Strafen für Manipulationen elektronischer Kassen
Der Gesetzentwurf sieht außerdem strengere strafrechtliche Folgen für bestimmte Eingriffe in elektronische Kassensysteme vor. Das gewerbsmäßige Inverkehrbringen oder der Einsatz eines Manipulationsprogramms soll künftig mit Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren geahndet werden können.
Die Bundesregierung begründet den erweiterten Strafrahmen mit der erhöhten kriminellen Energie, die erforderlich sei, um kryptografisch geschützte Aufzeichnungen zu verändern. Erfasst werden sollen auch Manipulationen, durch die verhindert wird, dass entsprechende Aufzeichnungen überhaupt entstehen.
Hierbei handelt es sich um eine vorgesehene gesetzliche Neuregelung. Eine Entscheidung des Bundestages über den Gesetzentwurf liegt noch nicht vor.
Weiteres Gesetzgebungsverfahren
Nach der Ankündigung des Deutschen Bundestages steht der Gesetzentwurf am Freitag, dem 6. November 2026, auf der Tagesordnung. Für die erste Lesung sind 30 Minuten vorgesehen. Anschließend soll der Entwurf zur weiteren Beratung an die Ausschüsse überwiesen werden.
Die Bundesregierung führt als amtliche Begründung für das Vorhaben insbesondere die Sicherung der Gleichmäßigkeit der Besteuerung und eines gleichmäßigen Steuervollzugs an. Ob und mit welchem endgültigen Inhalt die geplanten Regelungen in Kraft treten, hängt vom weiteren Gesetzgebungsverfahren ab.
Steuerrechtliche Einordnung der geplanten Vorgaben
Die vorgesehenen Änderungen betreffen sowohl die Form der Belegbereitstellung als auch die technische Ausgestaltung von Kassensystemen und die Prüfungsbefugnisse der Finanzverwaltung. Für Unternehmen können sich daraus neue Anforderungen an die Erfassung, Sicherung und Bereitstellung steuerlich relevanter Kassendaten ergeben. MTR Legal Rechtsanwälte begleitet Unternehmen bei Fragen zu diesen Themen im Rahmen der Rechtsberatung im Steuerrecht.
