Verwaltungskosten

Begriff und Definition der Verwaltungskosten

Verwaltungskosten sind ein zentraler Begriff im Bereich des öffentlichen und privaten Rechts sowie der Betriebswirtschaft. Sie bezeichnen alle Aufwendungen, die durch die Wahrnehmung administrativer, organisatorischer und steuernder Aufgaben entstehen und keinem bestimmten Leistungsprozess direkt zugeordnet werden können. Verwaltungskosten sind insbesondere für Unternehmen, Versicherungen, Kapitalanlagen, öffentliche Einrichtungen und im Sozialrecht von Bedeutung.

Im rechtlichen Kontext werden Verwaltungskosten in verschiedenen Gesetzen, Verordnungen sowie in untergesetzlichen Normen und Richtlinien genauer definiert und geregelt. Dabei können Umfang, Anrechenbarkeit, Abzugsfähigkeit sowie Verteilung je nach Anwendungsbereich und Rechtsgebiet variieren.

Verwaltungskosten im Öffentlichen Recht

Verwaltungskostenrecht in Deutschland

Im öffentlichen Recht bezeichnet der Begriff Verwaltungskosten ganz überwiegend die Kosten, die Behörden durch die Ausübung hoheitlicher Maßnahmen oder im Rahmen administrativer Tätigkeiten entstehen. Die Definition und Erhebung öffentlicher Verwaltungskosten ist unter anderem durch das Verwaltungskostengesetz (VwKostG) sowie entsprechende Landesgesetze geregelt.

Verwaltungskostengesetz (VwKostG)

Das Verwaltungskostengesetz regelt die Gebühren und Auslagen, die im Zusammenhang mit Verwaltungsverfahren erhoben werden dürfen. Verwaltungskosten setzen sich dort aus Gebühren (für Amtshandlungen nach Maßgabe der Gebührenordnungen) und Auslagen (für tatsächlich entstandene Kosten wie Porto oder Reisekosten) zusammen.

Wesentliche Merkmale:

• Verwaltungskosten fallen für bestimmte Verwaltungsleistungen an.
• Sie dienen der Finanzierung einzelner Verwaltungsakte und -verfahren.
• Die Höhe und Fälligkeit werden durch Gesetze, Verordnungen oder Verwaltungsvorschriften festgelegt.

Verwaltungskosten im Kommunalrecht

Kommunen erheben zur Kostendeckung ihrer Verwaltungsaufwendungen im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung verschiedene Arten von Verwaltungskosten. Dies umfasst zum Beispiel Gebühren für Genehmigungen, Erlaubnisse oder Verwaltungsakte.

Verwaltungskosten im Steuerrecht

Im Steuerrecht stellt sich die Frage, inwieweit Verwaltungskosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar sind. Grundsätzlich sind Verwaltungskosten, die dem Erwerb, der Sicherung und der Erhaltung von Einnahmen dienen, steuerlich absetzbar, soweit sie betrieblich oder beruflich veranlasst sind.

Verwaltungskosten im Sozialrecht

Verwaltungskosten nach SGB

Im Sozialgesetzbuch wird der Begriff Verwaltungskosten unter anderem in den Sozialversicherungszweigen (Kranken-, Unfall-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) genutzt. Hierunter fallen Kosten, die den Trägern im Zusammenhang mit der Verwaltung des jeweiligen Versicherungszweigs entstehen, wie etwa Personal-, Sach- und Raumkosten.

Beispiel: Nach § 69 SGB IV dürfen die Verwaltungs- sowie Verfahrenskosten die Leistungsaufwendungen in den Sozialversicherungen nicht unverhältnismäßig übersteigen.

Verwaltungskosten bei Sozialleistungsträgern

Auch bei sonstigen Sozialleistungsträgern, etwa Jobcentern oder Familienkassen, werden Verwaltungskosten separat ausgewiesen und insbesondere im Rahmen der Haushaltsgesetzgebung kontrolliert und begrenzt.

Verwaltungskosten im Zivilrecht

Verwaltungskosten in Vertragsverhältnissen

Auch im Zivilrecht spielen Verwaltungskosten eine Rolle, beispielsweise im Rahmen von Miet- oder Erbverträgen, Treuhandverhältnissen oder bei der Fondsverwaltung.

Beispiel: Verwaltungskosten in Mietverhältnissen

Im Mietrecht können Verwaltungskosten im Rahmen der Betriebskostenabrechnung nur dann auf den Mieter umgelegt werden, wenn dies im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart ist und es sich um umlagefähige Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung (BetrKV) handelt. Reine Verwaltungskosten (z. B. für die Erstellung der Abrechnungen, Kontoführung) sind in der Regel nicht umlagefähig.

Beispiel: Verwaltungskosten bei Kapitalanlagen

Im Kapitalanlage- und Investmentrecht werden Verwaltungskosten regelmäßig als Teil der Fondskosten, z. B. als Verwaltungsvergütung oder Managementgebühr, ausgewiesen. Diese Kosten sind für Anleger in den wesentlichen Anlegerinformationen und im Verkaufsprospekt transparent auszuweisen.

Verwaltungskosten in der Finanz- und Versicherungswirtschaft

Verwaltungskosten in Versicherungsverträgen

Im Versicherungswesen sind Verwaltungskosten regelmäßig Bestandteil der Gesamtkostenquote eines Versicherungsprodukts. Sie umfassen die Kosten für Vertragsverwaltung, Kundenbetreuung, Personal und Organisation und werden im Rahmen der Kalkulation der Versicherungsprämie berücksichtigt.

Die Versicherungsaufsicht verlangt eine Offenlegung und Begrenzung von Verwaltungskosten. Nach den §§ 5, 9 Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) sind Versicherungsunternehmen verpflichtet, ihre Verwaltungskosten so niedrig wie möglich zu halten, um die Interessen der Versicherten zu wahren.

Verwaltungskosten in Investmentfonds

Im Investmentrecht sind die Verwaltungskosten vollständig und transparent im Jahresbericht sowie im sogenannten „Key Investor Information Document“ (KID) auszuweisen. Die Höhe der Verwaltungskosten (bzw. der Verwaltungsvergütung) hat wesentlichen Einfluss auf die Netto-Rendite des Anlegers.

Verwaltungskosten im Arbeits- und Unternehmensrecht

Verwaltungskosten als Betriebsausgaben

Im Rahmen des Handels- und Gesellschaftsrechts werden Verwaltungskosten als unspezifische Gemeinkosten der Verwaltung, Führung und Überwachung eines Unternehmens verstanden. Sie gehören zu den allgemeinen Unternehmenskosten und sind bei der Gewinnermittlung steuerlich abzugsfähig.

Handelsrechtlich werden Verwaltungskosten in der Gewinn- und Verlustrechnung (§ 275 Abs. 2 HGB) gesondert unter „Verwaltungskosten“ ausgewiesen.

Verwaltungskosten im öffentlichen Vergaberecht

Auch bei öffentlichen Vergabeverfahren werden Verwaltungskosten berücksichtigt. Auftraggeber müssen bei der Kostenermittlung und Angebotserstellung alle Aufwendungen beziffern, die im Zusammenhang mit der Abwicklung des Vergabeverfahrens und der Vertragsdurchführung anfallen.

Abgrenzung und Abgrenzungsprobleme

Verwaltungskosten sind von anderen Kostenarten, insbesondere von Herstellungskosten, Vertriebskosten oder Betriebskosten, zu unterscheiden. Praktisch und rechtlich bedeutsam ist die exakte Abgrenzung, da hiervon sowohl steuerliche als auch abgabenrechtliche Folgen abhängen können.

Kriterien zur Abgrenzung:

• Bezug zur administrativen Tätigkeit
• Keine direkte Zuordnung zu einem Produkt oder einer Dienstleistung
• Regelmäßige Wiederkehr und Dauerhaftigkeit

Zusammenfassung

Verwaltungskosten sind ein vielfältiger Rechtsbegriff, der in nahezu allen Rechtsgebieten Berücksichtigung findet. Sie spielen eine zentrale Rolle in der Kalkulation, Kontrolle und Rechtfertigung von Kosten in Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen. Die jeweilige Ausgestaltung der Verwaltungskosten und ihre rechtlichen Konsequenzen sind abhängig vom spezifischen Rechtsgebiet. Eine präzise Definition, Dokumentation sowie Abrechnung von Verwaltungskosten ist ausschlaggebend für die Kosten- und Leistungsrechnung, für steuerliche Bewertungen und für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

Häufig gestellte Fragen

Welche rechtlichen Vorgaben gibt es zur Erhebung von Verwaltungskosten in öffentlichen Verwaltungen?

Die Erhebung von Verwaltungskosten in öffentlichen Verwaltungen unterliegt in Deutschland den Vorgaben des Kostenrechts, insbesondere den jeweiligen Verwaltungsverfahrensgesetzen (z.B. § 10 VwKostG oder den landesspezifischen Verwaltungskostengesetzen) sowie spezialgesetzlichen Regelungen der jeweiligen Fachgesetze. Diese bestimmen, für welche Amtshandlungen und Verwaltungsleistungen Gebühren und Auslagen erhoben werden dürfen und wie deren Höhe zu bemessen ist. Eine gesetzliche Grundlage ist zwingende Voraussetzung, da die Erhebung von Kosten einen Grundrechtseingriff darstellt (Vorbehalt des Gesetzes, Art. 20 Abs. 3 GG). Daneben regelt das materielle Verwaltungsrecht in Einzelfällen abschließend, ob und in welchem Umfang Verwaltungskosten anfallen. Die Gebühren- und Auslagenverzeichnisse werden meist als Anlage zu den Gesetzen geführt und konkretisieren die einzelnen Tatbestände. Ohne eine ausdrückliche gesetzliche Ermächtigung ist die Erhebung von Verwaltungskosten unzulässig.

Welche Anforderungen bestehen an die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Verwaltungskosten?

Rechtlich verlangt die Kostenregelung, dass Verwaltungskosten für den Bürger sowohl transparent als auch nachvollziehbar festgesetzt werden. Das heißt, die jeweiligen Kostentatbestände und die Bemessungsgrundlagen müssen klar und verständlich im Gesetz oder in entsprechenden Gebührenordnungen ausgewiesen sein. Verwaltungshandeln muss gemäß § 39 VwVfG begründet werden, daraus folgt für die Kostenerhebung, dass auf eine ordnungsgemäße, schriftliche und verständliche Kostenentscheidung, meist verbunden mit einem Gebührenbescheid, Wert zu legen ist. Der Bescheid muss neben der gesetzlichen Grundlage den relevanten Sachverhalt, die Berechnungsgrundlagen und ggf. Gebührenstaffelungen enthalten, damit der Betroffene den Kostenansatz überprüfen und ggf. dagegen vorgehen kann.

In welchen Fällen können Verwaltungskosten reduziert oder erlassen werden?

Die Möglichkeit der Reduzierung oder des Erlasses von Verwaltungskosten ist rechtlich grundsätzlich in den Kosten- bzw. Verwaltungskostengesetzen sowie den dazugehörigen Ausführungsvorschriften geregelt. Ein teilweise oder vollständiger Erlass kommt insbesondere aus Billigkeitsgründen infrage (§ 25 VwKostG, parallele Landesregelungen), etwa bei besonderer sozialer Härte, öffentlichen Interessen oder wenn das wirtschaftliche Ergebnis unverhältnismäßig wäre. Hierbei ist das Ermessen der Behörde rechtlich gebunden – sie muss eine Abwägung treffen, insbesondere unter Berücksichtigung gleichheitsrechtlicher Aspekte (Art. 3 GG) sowie der individuellen wirtschaftlichen Lage des Kostenschuldners. Ein Antrag auf Erlass, Befreiung oder Stundung der Kosten erfordert regelmäßig eine schriftliche Begründung und Nachweise.

Welche rechtlichen Möglichkeiten gibt es für Betroffene, gegen die Festsetzung von Verwaltungskosten vorzugehen?

Betroffene, die eine Kostenentscheidung für rechtswidrig halten, können dagegen mit Rechtsbehelfen vorgehen. Der typische Rechtsweg ist der Widerspruch gegen den Gebührenbescheid nach den Verwaltungsverfahrensgesetzen oder – soweit ein Vorverfahren ausgeschlossen ist – die Klage vor dem Verwaltungsgericht (§ 68 ff. VwGO). Entscheidend sind dabei die Einhaltung der jeweiligen Fristen und die Begründung, aus welchen rechtlichen oder tatsächlichen Gründen die Kostenfestsetzung für fehlerhaft gehalten wird. Argumentationsansätze liegen häufig in der fehlenden oder unrichtigen gesetzlichen Grundlage, einer fehlerhaften Ermessensausübung oder der Unverhältnismäßigkeit der Kosten. Mit der Anfechtung kann in bestimmten Fällen die aufschiebende Wirkung eintreten.

Welche besonderen Regelungen gelten für die Kostenerhebung bei Verwaltungsverfahren mit Auslandsbezug?

Wenn ein Verwaltungsverfahren grenzüberschreitende Aspekte aufweist, etwa durch die Beteiligung ausländischer Antragsteller oder die Verwendung internationaler Urkunden, können nach internationalem Kostenrecht beziehungsweise über völkerrechtliche Vereinbarungen zusätzliche oder abweichende Bestimmungen gelten. Regelmäßig sehen auch innerstaatliche Kostengesetze Sonderregelungen für den Umgang mit Auslandsbeteiligten vor, etwa bezüglich der Währung, Zahlungsmodalitäten oder der Zustellung von Kostenforderungen. Auch Zuständigkeiten und Kostenträger können in bilateralen oder multilateralen Abkommen, vor allem im europäischen oder konsularischen Kontext, abweichend geregelt sein.

Welche Rolle spielt das Verursacherprinzip bei der Bemessung von Verwaltungskosten?

Das Verursacherprinzip ist ein zentrales rechtliches Leitprinzip bei der Erhebung von Verwaltungskosten und in den meisten kostenrechtlichen Vorschriften ausdrücklich normiert. Danach trägt grundsätzlich derjenige die Kosten, der die Verwaltungshandlung veranlasst hat oder von dieser profitiert (vgl. § 13 Abs. 1 VwKostG). Das Prinzip soll gewährleisten, dass nicht die Allgemeinheit, sondern der individuelle Nutznießer für den Ressourcenaufwand der öffentlichen Verwaltung aufkommt. Dabei darf die Kostenerhebung jedoch nicht in eine unverhältnismäßige Belastung ausarten, weshalb die gesetzlichen Grenzen des Kostenrechts, darunter Höchstbeträge und Ermessensspielräume, zu beachten sind. In Ausnahmefällen können Dritte oder die Allgemeinheit (z.B. bei Amtshilfe oder Notfällen) zur Kostentragung verpflichtet sein, sofern dies gesetzlich vorgesehen ist.