Vertreter

Begriff und Grundprinzip der Vertretung

Vertretung bedeutet, dass eine Person (Vertreter) eine Erklärung im Namen einer anderen Person (Vertretene) abgibt oder entgegennimmt, sodass die rechtlichen Wirkungen direkt bei der vertretenen Person eintreten. Der Vertreter handelt dabei nicht für sich selbst, sondern er ermöglicht dem Vertretenen, an Rechtsgeschäften teilzunehmen, ohne persönlich aufzutreten.

Zentrales Merkmal ist, dass das Handeln des Vertreters dem Vertretenen zugerechnet wird. Dafür müssen insbesondere das Auftreten im fremden Namen und eine wirksame Vertretungsmacht vorliegen.

Formen der Vertretung

Gesetzliche Vertretung

Die gesetzliche Vertretung entsteht kraft Gesetzes, ohne dass der Vertretene selbst zustimmen muss. Typische Fälle sind die Vertretung Minderjähriger durch Sorgeberechtigte oder die Vertretung betreuter volljähriger Personen durch gerichtlich bestellte Vertretungen. Der Umfang richtet sich nach den jeweils zugewiesenen Aufgaben und kann inhaltlich oder zeitlich beschränkt sein.

Rechtsgeschäftliche Vertretung (Vollmacht)

Die rechtsgeschäftliche Vertretung beruht auf einer erteilten Vollmacht. Sie ist eine Ermächtigung, im Namen des Vollmachtgebers zu handeln. Die Erteilung kann ausdrücklich oder konkludent erfolgen. Zu unterscheiden ist zwischen dem Innenverhältnis (Beauftragungsverhältnis zwischen Vollmachtgeber und Vertreter) und dem Außenverhältnis (Auftreten gegenüber Dritten).

Arten der Vollmacht

Vollmachten lassen sich nach Reichweite und Organisation differenzieren:

• Einzelvollmacht: Ermächtigung für ein bestimmtes Geschäft oder einen klar abgegrenzten Vorgang.
• Generelle Vollmacht: Weitreichende Ermächtigung für viele oder alle Geschäfte einer Person oder eines Unternehmensbereichs.
• Handlungsvollmacht: Im kaufmännischen Verkehr gebräuchliche, inhaltlich begrenzte Vertretungsmacht für laufende Geschäfte.
• Prokura: Besonders weitreichende, im Unternehmensregister verlautbarte Vertretungsmacht mit kaufmännischem Schwerpunkt.
• Einzelvertretung und Gesamtvertretung: Der Vertreter handelt allein oder nur gemeinsam mit anderen Vertretungsberechtigten.
• Untervollmacht: Weitergabe der Vertretungsmacht an eine weitere Person, sofern dies gestattet ist.

Organschaftliche Vertretung

Organisationen wie Vereine, Genossenschaften oder Kapitalgesellschaften handeln durch ihre Organe (etwa Vorstand oder Geschäftsführung). Diese Organe sind zugleich Vertreter der Organisation nach außen. Umfang und Zusammensetzung der Vertretungsregelungen ergeben sich aus Satzung, Gesellschaftsvertrag und Registereintragungen.

Voraussetzungen wirksamer Vertretung

Handeln im Namen des Vertretenen

Der Vertreter muss erkennbar im Namen des Vertretenen auftreten. Dieses Offenkundigkeitsprinzip sorgt dafür, dass Dritte wissen, mit wem sie das Geschäft abschließen. Ausnahmen bestehen in Fällen, in denen die Person des Vertragspartners ohne Bedeutung ist.

Vertretungsmacht

Der Vertreter benötigt eine wirksame Vertretungsmacht. Sie kann sich aus Gesetz, Vollmachtserteilung oder Organstellung ergeben. Für Dritte wichtig ist der nach außen manifestierte Umfang. Nachweise können sich aus Urkunden, Registereintragungen oder branchenüblichen Bezeichnungen ergeben.

Geschäftsfähigkeit

Der Vertreter muss die erforderliche Fähigkeit besitzen, die rechtserhebliche Erklärung abzugeben. Der Vertretene selbst muss nicht in jedem Fall handlungsfähig sein; gerade bei gesetzlicher Vertretung wird fehlende Fähigkeit durch den Vertreter ausgeglichen. Im Bereich rechtsgeschäftlicher Vertretung spielt zudem das Innenverhältnis eine Rolle, das die Befugnisse und Pflichten zwischen Vertretenem und Vertreter ausbalanciert.

Abgrenzungen

Stellvertreter und Bote

Der Stellvertreter gibt eine eigene Erklärung im fremden Namen ab. Der Bote überbringt lediglich eine bereits formulierte Erklärung, ohne eigenen Entscheidungsspielraum. Für Dritte ist der Unterschied bedeutsam, weil er Einfluss auf die Wirksamkeit und Zurechnung der Erklärung hat.

Vertreter und Handelsvertreter

Der Begriff „Handelsvertreter“ bezeichnet eine selbstständig tätige Person, die dauerhaft Geschäfte für ein anderes Unternehmen vermittelt oder abschließt. Das ist ein eigenes Berufsbild mit besonderen Regeln. Nicht jede Vertretung ist eine Handelsvertretung, und nicht jeder Handelsvertreter braucht im Einzelfall Abschlussvollmacht.

Abschluss- und Empfangsvertretung

Abschlussvertreter sind zur Abgabe von rechtsgestaltenden Erklärungen ermächtigt. Empfangsvertreter sind zur Entgegennahme von Erklärungen befugt. Beide Formen können zusammenfallen, müssen es jedoch nicht.

Grenzen und Besonderheiten

Geschäfte mit sich selbst (Insichgeschäfte)

Schließt ein Vertreter ein Geschäft mit sich selbst oder gleichzeitig für beide Seiten ab (Doppelvertretung), bestehen erhöhte Risiken von Interessenkonflikten. Solche Konstellationen sind regelmäßig nur zulässig, wenn eine ausdrückliche Gestattung vorliegt oder die Art des Geschäfts Interessenkollisionen ausschließt.

Formvorschriften und Nachweise

Bestimmte Geschäfte erfordern eine besondere Form. Wird ein Geschäft in besonderer Form abgeschlossen, kann auch die Vertretungsmacht entsprechend nachzuweisen sein. Gegenüber Dritten kann die Vorlage einer Vollmachtsurkunde oder eines Registerauszugs Verlässlichkeit schaffen.

Zeitliche Begrenzung, Erlöschen und Widerruf

Vollmachten können befristet, bedingt oder widerruflich sein. Ein Erlöschen kommt beispielsweise durch Widerruf, Erfüllung des Zwecks oder Veränderungen in der Person des Vollmachtgebers oder Vertreters in Betracht. Die Wirkung gegenüber Dritten hängt davon ab, ob und wie die Außenvollmacht bekannt gemacht wurde.

Untervertretung und Vertreterkette

Erlaubt die Vollmacht Untervertretung, kann der Bevollmächtigte eine weitere Person einsetzen. Dabei muss die Ermächtigungskette schlüssig sein, damit das Handeln des Untervertreters dem ursprünglichen Vollmachtgeber zugerechnet wird.

Scheinvollmacht, Duldungs- und Anscheinsvollmacht

Handelt jemand wiederholt wie ein Vertreter und lässt der vermeintlich Vertretene dies geschehen oder hätte es bei pflichtgemäßer Sorgfalt erkennen und verhindern können, kann gegenüber gutgläubigen Dritten eine Vertretungswirkung angenommen werden. Diese Vertrauensschutzfälle beruhen auf den Grundsätzen von Duldung und Anschein.

Rechtsfolgen bei Handeln ohne Vertretungsmacht

Wer im Namen eines anderen ohne wirksame Vertretungsmacht handelt, löst grundsätzlich keine unmittelbaren Wirkungen für den Vertretenen aus. Das Geschäft bleibt bis zu einer nachträglichen Zustimmung des Betroffenen in der Schwebe. Erfolgt keine Zustimmung, kommen gegenüber dem Handelnden Ausgleichsansprüche in Betracht, insbesondere wenn der Dritte auf die Vertretungsmacht vertraut hat. Der genaue Umfang richtet sich nach den Umständen, etwa der Erkennbarkeit des Mangels.

Vertretung in besonderen Bereichen

Prozessvertretung

Vor staatlichen Gerichten und Schiedsgerichten ist Vertretung durch Bevollmächtigte verbreitet. In bestimmten Verfahrensarten besteht Vertretungszwang. Die Befugnisse ergeben sich aus einer Prozessvollmacht, die regelmäßig gesondert nachgewiesen wird.

Unternehmen und Arbeitsalltag

Im Unternehmensbereich sind Prokura und Handlungsvollmacht gebräuchliche Formen. Sie strukturieren Zuständigkeiten, erleichtern Abläufe und schaffen Verlässlichkeit für Vertragspartner. Häufig werden Zeichnungsregeln wie Einzel- oder Gesamtvertretung festgelegt.

Vereine und Verbände

Vereine, Stiftungen und Verbände werden in der Regel durch den Vorstand vertreten. Die konkrete Vertretungsregelung findet sich häufig in der Satzung und wird im Register verlautbart, sodass Dritte sie nachprüfen können.

Öffentlicher Bereich

Auch Behörden und Körperschaften des öffentlichen Rechts handeln durch Vertreter. Zuständigkeiten und Vertretungsbefugnisse sind organisatorisch festgelegt und oft öffentlich dokumentiert.

Dokumentation und Nachweis der Vertretungsmacht

Vollmachtsurkunde und Registereintragungen

Die Vorlage einer Vollmachtsurkunde oder eines Registerauszugs erleichtert den Nachweis der Vertretungsmacht. Bei Unternehmen sind Vertretungsregeln häufig in öffentlichen Registern sichtbar.

Zeichnungszusätze

Zur Einordnung helfen gebräuchliche Zusätze:

• i. V. (in Vertretung): Handeln aufgrund Vertretungsmacht.
• i. A. (im Auftrag): Hinweis auf rein interne Beauftragung; nicht zwingend mit Abschlussvollmacht verbunden.
• ppa. (per procura): Hinweis auf erteilte Prokura.

Häufig gestellte Fragen

Was unterscheidet einen Vertreter von einem Bevollmächtigten?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden beide Begriffe oft gleich verwendet. Vertreter bezeichnet die handelnde Person im Außenverhältnis, Bevollmächtigter betont die Grundlage der Vertretung durch eine Vollmacht. Inhaltlich geht es jeweils um das Handeln im Namen eines anderen mit entsprechender Ermächtigung.

Wann wirken Erklärungen des Vertreters für und gegen den Vertretenen?

Die Wirkungen treten ein, wenn der Vertreter im Namen des Vertretenen handelt und eine wirksame Vertretungsmacht besteht. Dann wird die Erklärung dem Vertretenen zugerechnet, als hätte er selbst gehandelt. Das gilt sowohl für abgegebene als auch für empfangene Erklärungen, sofern die Empfangsbefugnis umfasst ist.

Was passiert, wenn ohne Vertretungsmacht gehandelt wird?

Das Geschäft ist zunächst nicht wirksam für den Vertretenen. Es kann durch nachträgliche Zustimmung wirksam werden. Bleibt diese aus, kommen gegenüber dem Handelnden Ersatzansprüche des Vertragspartners in Betracht, insbesondere wenn der Eindruck einer Vollmacht erweckt wurde.

Kann eine Vollmacht mündlich erteilt werden?

Eine Vollmacht kann grundsätzlich formfrei erteilt werden, sofern für das zugrunde liegende Geschäft keine besondere Form erforderlich ist. Aus Gründen der Nachweisbarkeit werden schriftliche oder elektronische Dokumentationen häufig genutzt.

Erlischt eine Vollmacht mit dem Tod des Vollmachtgebers?

Das hängt von Art und Zweck der Vollmacht ab. Teilweise bleibt die Vollmacht für bestimmte Übergangs- oder Abwicklungsmaßnahmen wirksam, teils erlischt sie. Maßgeblich sind der vereinbarte Umfang, die Mitteilung an Dritte und die Umstände des Einzelfalls.

Welche Bedeutung haben die Zusätze i. V., i. A. und ppa.?

i. V. kennzeichnet Handeln als Vertreter, i. A. weist auf eine interne Auftragslage hin, die nicht zwingend zur Vertretung berechtigt, und ppa. signalisiert Prokura mit umfangreichen Befugnissen im kaufmännischen Bereich. Die Zusätze geben Dritten Hinweise auf den Umfang der Vertretungsmacht.

Darf ein Vertreter Geschäfte mit sich selbst abschließen?

Geschäfte mit sich selbst oder Doppelvertretung sind nur unter engen Voraussetzungen zulässig, etwa wenn eine ausdrückliche Erlaubnis besteht oder eine Interessenkollision ausgeschlossen ist. Ohne solche Voraussetzungen sind derartige Geschäfte regelmäßig unwirksam.

Was bedeuten Duldungs- und Anscheinsvollmacht?

Duldungsvollmacht liegt vor, wenn der Vertretene das Vertreterhandeln kennt und geschehen lässt. Anscheinsvollmacht beruht darauf, dass das Vertreterhandeln bei pflichtgemäßer Sorgfalt erkennbar gewesen wäre. In beiden Fällen können Erklärungen gegenüber gutgläubigen Dritten wirksam sein.