Overhead

Begriffserklärung: Was bedeutet Overhead?

Der Begriff „Overhead“ stammt aus dem Englischen und bezeichnet im wirtschaftlichen Kontext die Gemeinkosten eines Unternehmens oder einer Organisation. Gemeinkosten sind jene Kosten, die nicht direkt einem bestimmten Produkt, Projekt oder Auftrag zugeordnet werden können. Sie fallen unabhängig von der konkreten Leistungserbringung an und betreffen beispielsweise Verwaltung, Miete, Energie oder allgemeine Dienstleistungen.

Arten von Overhead

Verwaltungsoverhead

Verwaltungsoverhead umfasst alle Kosten, die durch administrative Tätigkeiten entstehen. Dazu zählen Gehälter für Verwaltungsangestellte, Ausgaben für Büromaterialien sowie Aufwendungen für Buchhaltung und Personalmanagement.

Betriebs- und Infrastruktur-Overhead

Hierzu gehören Kosten wie Miete für Geschäftsräume, Versicherungen sowie Ausgaben für Strom, Wasser und Heizung. Auch Wartungskosten von Gebäuden oder technischen Anlagen fallen unter diesen Bereich.

Technologischer Overhead

Technologischer Overhead bezieht sich auf Ausgaben im Zusammenhang mit IT-Infrastruktur wie Serverkosten, Softwarelizenzen oder Wartungsgebühren technischer Systeme.

Rechtliche Aspekte des Overheads in Unternehmen und Organisationen

Kalkulation und Transparenzpflichten bei der Abrechnung von Overheads

Unternehmen sind verpflichtet, ihre Kostenstrukturen nachvollziehbar darzustellen. Bei der Kalkulation von Preisen müssen auch die Gemeinkosten angemessen berücksichtigt werden. Insbesondere bei öffentlichen Aufträgen ist eine transparente Darstellung des Overheads erforderlich. Die Offenlegung dient dazu sicherzustellen, dass keine unzulässigen Preisaufschläge erfolgen.

Overheads in Verträgen mit Dritten (z.B. Dienstleistungsverträge)

In vielen Verträgen wird geregelt, ob und in welchem Umfang Overheads berechnet werden dürfen. Vertragspartner können festlegen, welche Arten von Gemeinkosten erstattungsfähig sind oder wie sie anteilig aufgeteilt werden sollen.

Spezielle Regelungen bei Fördermitteln und Zuschüssen

Bei staatlichen Förderprogrammen ist häufig genau definiert, welche Arten von Overheads als förderfähig gelten. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist Voraussetzung dafür, dass entsprechende Kosten anerkannt werden können.

Buchführungspflichten im Hinblick auf den Overhead

Unternehmen müssen ihre Gemeinkosten ordnungsgemäß erfassen und dokumentieren. Dies dient sowohl internen Kontrollzwecken als auch der Nachvollziehbarkeit gegenüber Dritten – etwa Finanzbehörden oder Vertragspartnern.

Bedeutung des Begriffs „Overhead“ im Steuerrecht

Im steuerlichen Kontext spielen Gemeinkosten eine wichtige Rolle bei der Gewinnermittlung eines Unternehmens: Sie mindern den steuerpflichtigen Gewinn als Betriebsausgaben – vorausgesetzt sie sind betrieblich veranlasst sowie ordnungsgemäß nachgewiesen.

Anwendungsbereiche außerhalb klassischer Unternehmen

Auch gemeinnützige Organisationen müssen ihren Anteil an Verwaltungskosten offenlegen – insbesondere dann,
wenn Spenden eingeworben werden oder öffentliche Gelder zum Einsatz kommen.