Notwendige Auslagen – Bedeutung, Einordnung und Funktion
Der Begriff „notwendige Auslagen“ beschreibt diejenigen Aufwendungen, die einer am Verfahren beteiligten Person im sachgerechten Zusammenhang mit der Verteidigung, Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung entstehen und die nach objektiven Maßstäben zur zweckentsprechenden Wahrnehmung ihrer Rechte erforderlich waren. Er bildet eine zentrale Größe im Kostenrecht zahlreicher Verfahrensarten und entscheidet darüber, ob und in welchem Umfang private Aufwendungen von der Staatskasse oder von anderen Beteiligten zu erstatten sind.
- „Auslagen“ sind Fremdkosten und Nebenkosten einer Partei, nicht die von Behörden oder Gerichten erhobenen Gebühren.
- „Notwendig“ ist, was aus einer ex-ante Sicht vernünftigerweise geboten erschien, um das konkrete Verfahrensziel sachgerecht zu verfolgen.
- Die Erstattung richtet sich nach der Kostenentscheidung des jeweiligen Verfahrens und kann ganz, teilweise oder gar nicht erfolgen.
Abgrenzungen und Grundprinzipien
Auslagen, Gebühren und sonstige Kosten
Im Kostenrecht wird zwischen Gebühren, Auslagen und Parteikosten unterschieden. Gebühren sind Entgelte für amtliche Tätigkeiten. Auslagen der Beteiligten sind eigenständige private Aufwendungen, etwa für Rechtsbeistand, Reisen oder Kopien. Notwendige Auslagen sind der erstattungsfähige Ausschnitt dieser privaten Aufwendungen, begrenzt durch Erforderlichkeit und Angemessenheit.
Maßstab der Notwendigkeit
Die Notwendigkeit wird nach einer objektiven, vorausschauenden Betrachtung beurteilt. Entscheidend ist, ob eine verständige Person in gleicher Lage die Ausgabe als sachdienlich erachtet hätte. Die bloße Nützlichkeit genügt nicht, Luxus oder Übermaß sind ausgeschlossen.
Kausalität, Wirtschaftlichkeit, Verhältnismäßigkeit
Erstattungsfähig sind nur Auslagen, die durch das Verfahren veranlasst sind, in wirtschaftlich vernünftiger Weise getätigt wurden und in einem angemessenen Verhältnis zur Bedeutung der Sache stehen. Doppelaufwendungen oder aufwändige Alternativen trotz naheliegender, gleich geeigneter Möglichkeiten sind regelmäßig nicht notwendig.
Einsatzbereiche im Verfahrensrecht
Strafverfahren und Ermittlungsverfahren
Tragung und Erstattung
In Strafsachen umfasst der Begriff typischerweise die Aufwendungen der beschuldigten oder angeklagten Person. Je nach Ausgang des Verfahrens werden diese Auslagen von der Person selbst, vom Staat oder von anderen Beteiligten getragen. Bei einem entlastenden Ausgang kann eine Erstattung in Betracht kommen; bei einer Verurteilung tragen Betroffene ihre Auslagen im Grundsatz selbst. In Konstellationen der Einstellung hängt die Kosten- und Auslagenentscheidung von der Art und Begründung der Verfahrensbeendigung ab.
Nebenklage und Privatklage
Die notwendigen Auslagen eines sich anschließenden Opfers (Nebenklage) können dem verurteilten Täter auferlegt werden. Kommt es zur Privatklage und zur Entlastung der beschuldigten Person, können deren notwendige Auslagen dem Privatkläger auferlegt werden.
Pflichtverteidigung und eigene Auslagen
Vergütungen eines beigeordneten Verteidigers sind verfahrensrechtliche Kosten. Daneben können eigene zusätzliche Aufwendungen der beschuldigten Person nur erstattet werden, soweit sie als notwendig eingestuft werden; parallele Mehrfachvertretungen werden nur ausnahmsweise als erforderlich anerkannt.
Ordnungswidrigkeitenverfahren
Bußgeldverfahren, Einstellungen und Kostentragung
Im Bußgeldrecht gelten vergleichbare Grundsätze. Die notwendigen Auslagen des Betroffenen können bei Aufhebung eines Bußgeldbescheids oder bei bestimmter Beendigung des Verfahrens erstattungsfähig sein. Bei bestätigtem Verstoß trägt der Betroffene seine notwendigen Auslagen grundsätzlich selbst.
Verwaltungs- und sozialrechtliches Vorverfahren
Widerspruch/Einspruch und Kostenerstattung
Im verwaltungs- und sozialrechtlichen Vorverfahren kann die Stelle, die den angegriffenen Bescheid erlässt oder überprüft, den Erfolg der Rechtsbehelfseinlegung auch kostenrechtlich abbilden. Wird dem Begehren abgeholfen, kann die Erstattung der notwendigen Auslagen angeordnet werden. Der Begriff umfasst hier insbesondere Porto, Fahrten, angemessene Vertretungskosten und vergleichbare Aufwendungen.
Weitere Verfahren
Disziplinar-, Berufs- und Kammerverfahren
Auch in besonderen öffentlich-rechtlichen Verfahren existieren Kostenentscheidungen, die die notwendigen Auslagen der Beteiligten regeln. Maßgeblich sind die jeweiligen Verfahrensordnungen, die regelmäßig an den dargelegten Grundsätzen der Erforderlichkeit anknüpfen.
Typische Positionen notwendiger Auslagen
- Honorare für rechtskundige Vertretung, soweit dem Umfang und der Angelegenheit angemessen
- Reisekosten der Partei oder ihrer Vertretung (Fahrt, Übernachtung), unter Beachtung des Gebots der Kostenschonung
- Kopier- und Akteneinsichtskosten, Kosten digitaler Dateien und Datenübermittlungen
- Porto-, Telefon- und Kommunikationskosten in angemessenem Rahmen
- Übersetzungs- und Dolmetscherkosten, sofern für Verständnis und Verteidigung erforderlich
- Kosten privater Sachverständiger oder Gutachten, wenn sie zur sachgerechten Rechtsverfolgung oder Verteidigung notwendig waren
- Umsatzsteuer, soweit sie nicht als Vorsteuer abziehbar ist
Nicht zu den notwendigen Auslagen der Partei zählen regelmäßig persönliche Aufwendungen ohne unmittelbaren Verfahrensbezug sowie reine Komfort- oder Prestigeausgaben. Ein Verdienstausfall der Partei selbst ist typischerweise nicht als notwendige Auslage erstattungsfähig; für geladene Zeugen bestehen gesonderte Entschädigungsregelungen.
Festsetzung und Verfahren
Kostenentscheidung und Auslagenfestsetzung
Die Frage, wer die notwendigen Auslagen trägt, wird durch eine Kostenentscheidung des Gerichts oder der zuständigen Stelle geregelt. Die konkrete Höhe wird in einem eigenständigen Festsetzungsverfahren bestimmt. Dabei werden die geltend gemachten Positionen geprüft, gekürzt oder anerkannt und mit der Kostenentscheidung abgeglichen.
Nachweise, Pauschalen, Umsatzsteuer
Erstattungsfähige Auslagen müssen der Art und Höhe nach nachvollziehbar sein. Für einzelne Positionen existieren pauschalierende Ansätze oder Obergrenzen. Die Umsatzsteuer ist nur erstattungsfähig, wenn sie tatsächlich anfällt und nicht abzugsfähig ist.
Rechtsschutz gegen Festsetzungen
Gegen Entscheidungen zur Festsetzung der notwendigen Auslagen bestehen regulär Rechtsbehelfe. Diese können sich gegen die Höhe einzelner Positionen oder gegen die grundsätzliche Tragungspflicht richten und werden in dem hierfür vorgesehenen Verfahren beschieden.
Besonderheiten und Grenzfälle
Mehrere Beteiligte und Quotelung
Bei mehreren Beteiligten kann eine Aufteilung der Erstattung nach Quoten erfolgen. In Betracht kommt auch eine gesamtschuldnerische Haftung, abhängig von der konkreten Kostenentscheidung und der Beteiligungsstruktur.
Private Sachverständige und Gutachten
Privatgutachten sind nur erstattungsfähig, wenn sie zur sachgerechten Wahrnehmung der Rechte erforderlich waren. Das ist etwa der Fall, wenn ohne fachliche Klärung substanzielle Verteidigungs- oder Darlegungshindernisse bestanden. Reine Parteivorträge in aufwändiger Gestaltung sind nicht automatisch notwendig.
Reise-, Übersetzungs- und Dolmetscherkosten
Reisekosten müssen im Hinblick auf Entfernung, Verkehrsmittel und Übernachtungsstandard angemessen sein. Übersetzungen und Dolmetschleistungen sind notwendig, wenn ohne sie ein sachgerechtes Verständnis oder eine wirksame Mitwirkung nicht gewährleistet wäre.
Einstellungen, Vergleiche und Absprachen
Bei Verfahrensbeendigungen ohne Sachentscheidung (Einstellung, Vergleich, Absprachen) enthalten die Kostenentscheidungen regelmäßig eigenständige Regelungen zur Tragung der notwendigen Auslagen. Oft verbleiben Auslagen bei den Beteiligten, es sind jedoch auch andere Lösungen vorgesehen.
Überhöhte oder vermeidbare Aufwendungen
Aufwendungen, die erkennbar über das notwendige Maß hinausgehen, oder die sich durch gleich geeignete, kostengünstigere Maßnahmen vermeiden ließen, gelten nicht als notwendig. Dazu zählen etwa Luxusreisen, parallele Mehrfachbeauftragungen ohne Bedarf oder aufwändige Präsentationen ohne Mehrwert für die Sache.
Beispiele zur Veranschaulichung
- Ein Betroffener im Bußgeldverfahren beauftragt eine Vertretung. Wird der Bescheid aufgehoben, können die angemessenen Vertretungskosten und Aktenkopiekosten erstattungsfähig sein.
- In einem Strafverfahren führt ein Freispruch dazu, dass die notwendigen Auslagen des Angeklagten der Gegenseite oder der Staatskasse auferlegt werden können; hierzu zählen etwa angemessene Verteidigerhonorare und Fahrtkosten zur Hauptverhandlung.
- Im Widerspruchsverfahren einer Verwaltungssache werden Porto, Kopien und eine angemessene Vertretung vergütet, wenn dem Begehren abgeholfen und die Kostentragung entsprechend angeordnet wird.
- Ein privat eingeholtes Kurzgutachten ist erstattungsfähig, wenn es für die substanzielle Auseinandersetzung mit dem Verfahrensgegenstand erforderlich war; ein repräsentatives Dossier ohne zusätzlichen Erkenntniswert eher nicht.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet der Begriff „notwendige Auslagen“?
Erfasst werden diejenigen privaten Aufwendungen einer Verfahrensbeteiligten, die zur sachgerechten Rechtsverfolgung oder Verteidigung erforderlich waren. Maßgeblich ist eine objektive Betrachtung im Zeitpunkt der Entscheidung über die Ausgabe.
Welche Kosten gehören typischerweise zu den notwendigen Auslagen?
Hierzu zählen angemessene Vertretungskosten, Reise- und Übernachtungskosten in wirtschaftlichem Rahmen, Akten- und Kopierkosten, Porto und Kommunikation, erforderliche Übersetzungen und Dolmetschleistungen sowie ausnahmsweise private Gutachten. Umsatzsteuer ist erstattungsfähig, wenn sie tatsächlich anfällt und nicht abziehbar ist.
Wer trägt die notwendigen Auslagen im Strafverfahren?
Die Kostentragung richtet sich nach dem Verfahrensausgang und der Kostenentscheidung. Bei Verurteilung trägt die angeklagte Person ihre Auslagen regelmäßig selbst. Bei entlastendem Ausgang oder bestimmten Einstellungen kann eine Erstattung durch die Staatskasse oder andere Beteiligte in Betracht kommen.
Wie werden notwendige Auslagen im Bußgeldverfahren behandelt?
Bei bestätigtem Verstoß verbleiben die Auslagen grundsätzlich beim Betroffenen. Wird der Bescheid aufgehoben oder das Verfahren in bestimmter Weise beendet, kann die Erstattung der notwendigen Auslagen angeordnet werden.
Sind Kosten für private Gutachten erstattungsfähig?
Ja, wenn das Gutachten zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung oder Verteidigung erforderlich war. Reine Parteigutachten ohne zusätzlichen Erkenntniswert gelten nicht als notwendig.
Werden Reisekosten und Verdienstausfall ersetzt?
Reisekosten können erstattungsfähig sein, sofern sie notwendig und angemessen sind. Ein Verdienstausfall der Partei selbst gehört regelmäßig nicht zu den notwendigen Auslagen; für geladene Zeugen bestehen gesonderte Entschädigungsmechanismen.
Nach welchen Kriterien wird die „Notwendigkeit“ beurteilt?
Entscheidend sind Veranlassung durch das Verfahren, Eignung und Erforderlichkeit, Wirtschaftlichkeit sowie ein angemessenes Verhältnis zur Bedeutung der Sache. Die Beurteilung erfolgt aus einer objektiven ex-ante Sicht.
Wie läuft die Festsetzung notwendiger Auslagen ab und welche Rechtsbehelfe gibt es?
Die Kostentragung wird durch eine Kostenentscheidung bestimmt. Die konkrete Höhe wird in einem Festsetzungsverfahren geprüft und festgesetzt. Gegen Festsetzungsentscheidungen bestehen regulär Rechtsbehelfe, die sich gegen Höhe und Tragung richten können.
