Begriff und Einordnung des Nicht-offenen Verfahrens
Das Nicht-offene Verfahren ist ein zweistufiges Vergabeverfahren der öffentlichen Hand. Es dient dazu, Aufträge über Liefer-, Dienst- oder Bauleistungen wettbewerblich zu vergeben. In der ersten Stufe bewerben sich Unternehmen um die Teilnahme (Teilnahmewettbewerb). In der zweiten Stufe werden nur die zuvor ausgewählten Bewerber zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Das Verfahren ist im europäischen und nationalen Vergaberecht verankert und wird im EU-Kontext häufig als „restricted procedure“ bezeichnet.
Abgrenzung und Zweck
Im Unterschied zum offenen Verfahren, bei dem alle interessierten Unternehmen unmittelbar ein Angebot einreichen können, erfolgt beim Nicht-offenen Verfahren eine Vorauswahl. Dadurch sollen die Angebotsabgaben auf fachlich und wirtschaftlich geeignete Unternehmen konzentriert und die Verfahrenseffizienz erhöht werden, ohne die Grundsätze von Wettbewerb und Transparenz zu vernachlässigen.
Rechtlicher Rahmen und Grundprinzipien
Anwendungsbereich
Das Nicht-offene Verfahren kommt insbesondere bei Aufträgen zur Anwendung, die bestimmte Auftragswerte erreichen oder überschreiten. Dann gelten europaweit harmonisierte Vorgaben. Unterhalb dieser Wertgrenzen bestehen nationale Regelungen, die das Verfahren ebenfalls kennen. Die jeweiligen Vorschriften unterscheiden sich zwischen klassischen öffentlichen Auftraggebern, Auftraggebern im Sektorenbereich (z. B. Energie, Verkehr, Wasser) und dem Bereich Verteidigung und Sicherheit.
Grundprinzipien
- Transparenz: Bekanntmachungen, Auswahl- und Zuschlagskriterien sind vorab klar zu kommunizieren.
- Gleichbehandlung: Alle Bewerber und Bieter sind ohne Diskriminierung zu behandeln.
- Wettbewerb: Es ist ein effektiver Wettbewerb anzustreben.
- Verhältnismäßigkeit: Anforderungen müssen sachlich angemessen und auftragsbezogen sein.
- Vertraulichkeit: Geschäftsgeheimnisse der Unternehmen sind zu schützen.
Verfahrensablauf
1. Bekanntmachung und Teilnahmewettbewerb
- Der Auftraggeber veröffentlicht eine Auftragsbekanntmachung mit den wesentlichen Informationen zum Vorhaben und den Teilnahmebedingungen.
- Interessierte Unternehmen reichen Bewerbungen zur Teilnahme ein. Diese enthalten typischerweise Nachweise zur Eignung (z. B. Leistungsfähigkeit, Referenzen, technische Kapazitäten).
2. Eignungsprüfung und Auswahl der Bewerber
- Der Auftraggeber prüft Ausschlussgründe und Eignung nach vorab festgelegten Kriterien.
- Die Zahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber kann begrenzt werden, sofern dies in der Bekanntmachung angekündigt und anhand objektiver, nichtdiskriminierender Kriterien vorgenommen wird.
3. Angebotsphase und Zuschlag
- Die ausgewählten Bewerber erhalten Aufforderungen zur Angebotsabgabe samt Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen, Zuschlagskriterien).
- Grundsätzlich findet in diesem Verfahren keine Verhandlung über Angebote statt. Zulässig sind Klarstellungen und Aufklärungen, die den Inhalt der Angebote nicht wesentlich ändern.
- Die Wertung erfolgt ausschließlich nach den bekanntgemachten Zuschlagskriterien. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot.
Fristen und Kommunikation
- Für die Fristen zur Interessenbekundung und Angebotsabgabe gelten Mindestanforderungen. Verkürzungen sind nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
- Die Kommunikation erfolgt grundsätzlich elektronisch. Fragen zum Verfahren werden innerhalb festgelegter Fristen beantwortet und allen betroffenen Unternehmen zugänglich gemacht.
Auswahl- und Zuschlagskriterien
Eignungskriterien
Eignungskriterien beziehen sich auf die Fähigkeit eines Unternehmens, den Auftrag auszuführen. Dazu zählen Fachkunde, personelle und technische Leistungsfähigkeit, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit sowie die Zuverlässigkeit. Die Anforderungen müssen auftragsbezogen und verhältnismäßig sein. Eignungsnachweise werden regelmäßig bereits in der ersten Stufe eingereicht.
Zuschlagskriterien
Zuschlagskriterien dienen der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots. Sie können qualitative, ökologische, soziale und preisbezogene Aspekte umfassen. Die Kriterien und ihre Gewichtung werden vorab festgelegt und in den Vergabeunterlagen mitgeteilt. Eine Änderung der Zuschlagskriterien im laufenden Verfahren ist nicht vorgesehen.
Zahl der Bewerber und Wettbewerb
Begrenzung der Bewerberzahl
Zur Wahrung der Verfahrenseffizienz kann die Zahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Unternehmen begrenzt werden. Die Mindestanzahl soll den Wettbewerb sicherstellen. Die Auswahl erfolgt anhand transparenter und objektiver Kriterien, die frühzeitig bekannt gemacht werden.
Besonderheiten und Varianten
Sektoren und Verteidigung/Sicherheit
Im Sektorenbereich gelten teils flexiblere Regelungen, insbesondere zur Ausgestaltung von Fristen und Kommunikationsformen. Im Bereich Verteidigung und Sicherheit bestehen zusätzliche Schutzinteressen, etwa hinsichtlich Geheimschutz und Sicherheitsanforderungen, die die Teilnahme- und Eignungsprüfung beeinflussen können.
Losbildung, Nebenangebote und Bietergemeinschaften
- Losbildung: Aufträge können in Lose aufgeteilt werden, um den Zugang für unterschiedliche Marktteilnehmer zu erleichtern.
- Nebenangebote: Die Zulässigkeit von Varianten hängt von der Vorgabe in den Vergabeunterlagen und einer ausreichenden Vergleichbarkeit ab.
- Bietergemeinschaften und Nachunternehmer: Zusammenschlüsse und die Einbindung Dritter sind möglich, sofern die Eignung insgesamt nachgewiesen wird und keine Ausschlussgründe entgegenstehen.
Abgrenzung zu verwandten Verfahren
Offenes Verfahren
Beim offenen Verfahren gibt es nur eine Stufe: Alle interessierten Unternehmen geben unmittelbar ein Angebot ab. Eine Vorauswahl entfällt. Das Nicht-offene Verfahren unterscheidet sich durch den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb.
Verhandlungsverfahren und kompetitives Verfahren mit Verhandlung
Im Verhandlungsverfahren sind inhaltliche Verhandlungen über Angebote vorgesehen. Das Nicht-offene Verfahren sieht demgegenüber keine Verhandlungen über die Angebote vor; es beschränkt sich auf Aufklärungen, die den Angebotsinhalt nicht wesentlich verändern.
Wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft
Diese Verfahren dienen der Beschaffung besonders komplexer oder innovativer Lösungen, bei denen der Auftraggeber den Bedarf oder die Mittel zu dessen Deckung nicht abschließend beschreiben kann. Das Nicht-offene Verfahren eignet sich demgegenüber besonders für hinreichend beschreibbare Leistungen mit Bedarf an Vorauswahl.
Rechtsschutz und Information der Unternehmen
Informationspflichten und Wartefristen
Nach der Entscheidung über den Zuschlag sind die betroffenen Unternehmen über das Ergebnis zu informieren. Vor Vertragsschluss ist eine Wartezeit einzuhalten, die der Transparenz dient und die Möglichkeit eröffnet, Entscheidungen überprüfen zu lassen.
Nachprüfungsmöglichkeiten
Unternehmen können vergaberechtliche Entscheidungen einer Überprüfung zuführen. Gegenstand sind typischerweise die Einhaltung der Verfahrensvorgaben, die ordnungsgemäße Bekanntmachung, die Eignungs- und Angebotswertung sowie die Beachtung der Grundprinzipien. Die Zuständigkeit und die konkreten Abläufe richten sich nach dem Auftragswert und dem jeweiligen Regelungsbereich.
Praxisrelevanz
Gründe für die Wahl des Nicht-offenen Verfahrens
- Steuerung des Aufwands durch zweistufigen Ablauf und Vorauswahl geeigneter Unternehmen.
- Wahrung eines ausreichenden Wettbewerbs bei komplexeren oder umfangreicheren Beschaffungen.
- Klar abgegrenzte Rollen von Eignung (Teilnahmestufe) und Zuschlag (Angebotsstufe).
Typische Einsatzbereiche
Das Nicht-offene Verfahren ist verbreitet bei Bauaufträgen, umfangreichen Dienstleistungsvergaben und Beschaffungen mit erhöhten Eignungsanforderungen, bei denen eine strukturierte Vorauswahl den Verfahrensablauf verbessert.
Häufig gestellte Fragen zum Nicht-offenen Verfahren
Ist das Nicht-offene Verfahren grundsätzlich frei wählbar?
In vielen Konstellationen kann zwischen offenem und Nicht-offenem Verfahren gewählt werden. Maßgeblich sind die einschlägigen vergaberechtlichen Vorgaben, die je nach Auftragsart und Auftraggeberbereich unterschiedliche Spielräume vorsehen.
Darf im Nicht-offenen Verfahren über Angebote verhandelt werden?
Verhandlungen über den Inhalt von Angeboten sind nicht vorgesehen. Zulässig sind lediglich Aufklärungen und Klarstellungen, die den Angebotsinhalt nicht wesentlich verändern.
Wie viele Unternehmen müssen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden?
Es gilt eine Mindestanzahl, die den Wettbewerb sichern soll. Die konkrete Anzahl hängt vom Regelungsbereich ab. Eine Begrenzung nach oben ist zulässig, wenn sie angekündigt und nach objektiven Kriterien vorgenommen wird.
Welche Fristen gelten in den beiden Verfahrensstufen?
Für die Teilnahmebewerbungen und die Angebotsabgabe bestehen Mindestfristen. Verkürzungen sind nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich, etwa bei besonderer Dringlichkeit oder umfassender elektronischer Verfügbarkeit der Unterlagen.
Welche Kriterien entscheiden über die Teilnahme und den Zuschlag?
Über die Teilnahme entscheiden Eignungskriterien wie fachliche, technische und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot nach den zuvor bekanntgemachten Zuschlagskriterien und deren Gewichtung.
Wie wird der Schutz von Geschäftsgeheimnissen gewährleistet?
Vergabestellen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Angebotsunterlagen und unternehmensbezogene Informationen dürfen nicht unbefugt offengelegt werden. Einsichtsrechte Dritter sind auf schutzwürdige Interessen abzustimmen.
Gibt es besondere Regeln für Sektoren- oder Verteidigungsaufträge?
Ja. Im Sektorenbereich bestehen teils abweichende Vorgaben, etwa zu Fristen. Im Bereich Verteidigung und Sicherheit gelten zusätzliche Anforderungen, insbesondere zum Geheimschutz und zu sicherheitsrelevanten Eignungsmerkmalen.
