Begriff und Einordnung des Lohnsteuerjahresausgleichs
Der Lohnsteuerjahresausgleich ist eine arbeitgeberseitige Jahresabrechnung innerhalb der Lohnabrechnung. Er dient dazu, die im laufenden Jahr einbehaltene Lohnsteuer mit der nach der Jahressumme des Arbeitslohns tatsächlich geschuldeten Lohnsteuer abzugleichen. Er ist Teil des Systems, nach dem die Lohnsteuer als Vorauszahlung auf die Einkommensteuer erhoben wird. Vom Lohnsteuerjahresausgleich zu unterscheiden ist die gesonderte Einkommensteuerveranlagung durch das Finanzamt (Steuererklärung), die unabhängig davon stattfinden kann und in bestimmten Fällen vorgeschrieben ist.
Zweck und Funktionsweise
Mechanismus der Verrechnung
Im Monatslauf wird Lohnsteuer anhand von Monatswerten einbehalten. Am Jahresende vergleicht der Arbeitgeber die Summe der einbehaltenen Monatsabzüge mit der Lohnsteuer, die sich aus dem gesamten Jahresarbeitslohn nach den abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen ergibt. Dabei werden Tarifwirkungen, Kinderfreibeträge im Lohnsteuerabzug, hinterlegte Freibeträge, Steuerklasse oder Faktor und vergleichbare Merkmale berücksichtigt. Ergibt sich eine Differenz, erfolgt entweder eine Erstattung oder ein zusätzlicher Einbehalt über die Lohnabrechnung.
Zeitpunkt und Ablauf
Die Durchführung erfolgt regelmäßig mit der letzten Lohnabrechnung des Kalenderjahres. Grundlage sind die im Lohnkonto dokumentierten Daten und die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Das Ergebnis wird in der Abrechnung ausgewiesen und in die elektronische Lohnsteuerbescheinigung übernommen.
Abgrenzung zur Einkommensteuerveranlagung
Der Lohnsteuerjahresausgleich ist keine Entscheidung des Finanzamts über die Jahressteuer, sondern eine innerbetriebliche Korrektur der Vorauszahlungen aus dem Lohnsteuerabzug. Persönliche Aufwendungen oder Sachverhalte, die im Lohnsteuerabzug nicht berücksichtigt werden (etwa außergewöhnliche Belastungen, bestimmte Sonderausgaben oder Werbungskosten über Pauschalen hinaus), bleiben hierbei unberücksichtigt und können erst im Rahmen einer Einkommensteuerveranlagung erfasst werden.
Voraussetzungen und Ausschlussgründe
Typische Voraussetzungen
Der arbeitgeberseitige Lohnsteuerjahresausgleich setzt regelmäßig voraus, dass die lohnsteuerlichen Verhältnisse des Arbeitsverhältnisses über das Jahr hinweg eindeutig zugeordnet sind. Hierzu zählt insbesondere eine Beschäftigung beim selben Arbeitgeber mit einem durchgängigen Lohnkonto sowie die Verwendung der maßgeblichen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ohne konkurrierende Beschäftigungsverhältnisse.
Ausschlussgründe
Der Ausgleich entfällt oder ist eingeschränkt, wenn die Jahressummenbildung im Lohnkonto die tatsächlichen steuerlichen Verhältnisse nicht zutreffend widerspiegelt oder besondere Fallgruppen vorliegen. In diesen Konstellationen verbleibt es beim monatlichen Abzug; eine Korrektur erfolgt gegebenenfalls im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung.
Beispiele für Ausschluss oder Einschränkung
- Mehrfachbeschäftigung mit parallelem Arbeitslohn von mehreren Arbeitgebern.
- Bezüge, die anderen Erhebungsformen unterliegen (z. B. pauschal besteuerter Arbeitslohn), soweit diese die Vergleichsrechnung verzerren würden.
- Leistungen, die dem Progressionsvorbehalt unterliegen (z. B. bestimmte Lohnersatzleistungen), mit der Folge einer regelmäßig vorgeschriebenen Einkommensteuerveranlagung.
- Arbeitslohn mit Steuerklasse VI oder besondere Konstellationen bei Arbeitgeberwechsel während des Jahres, wenn keine eindeutige Jahreszusammenrechnung möglich ist.
- Nicht hinterlegte oder geänderte Lohnsteuerabzugsmerkmale, die nicht mehr rechtzeitig für den Ausgleich berücksichtigt werden können.
Rechtsfolgen und Dokumentation
Auswirkungen auf Lohnabrechnung und Lohnsteuerbescheinigung
Das Ergebnis des Lohnsteuerjahresausgleichs wird als Erstattung oder zusätzlicher Einbehalt in der Abrechnung des Ausgleichsmonats ausgewiesen. Die abschließenden Jahreswerte zu Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer fließen in die elektronische Lohnsteuerbescheinigung ein und sind damit Bestandteil der späteren steuerlichen Auswertung durch die Finanzverwaltung.
Erstattungen und Nachforderungen
Erstattungen reduzieren den Nettolohn im Sinne einer Gutschrift auf die abgeführte Lohnsteuer. Bei Nachforderungen wird zusätzlicher Lohnsteuerabzug vorgenommen, soweit eine Verrechnung über die Lohnabrechnung möglich ist. Etwaige Differenzen, die nicht über die Lohnabrechnung ausgeglichen werden können, werden im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung erfasst.
Pflichten des Arbeitgebers
Der Arbeitgeber führt den Ausgleich im Rahmen der Lohnabrechnung anhand der geführten Lohnkonten durch, dokumentiert die Berechnung und bewahrt die Unterlagen entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen auf. Grundlage sind die übermittelten und angewandten Lohnsteuerabzugsmerkmale.
Rolle der Finanzverwaltung
Die Finanzverwaltung verarbeitet die übermittelten Jahresdaten, prüft Plausibilitäten und berücksichtigt die Werte bei einer etwaigen Einkommensteuerveranlagung. Abweichungen werden dort abschließend festgestellt; der Lohnsteuerjahresausgleich entfaltet insoweit keine Bindungswirkung für die Jahressteuerfestsetzung.
Abgrenzungen und verwandte Begriffe
Freibeträge und ELStAM
Freibeträge, Kinderfreibeträge im Lohnsteuerabzug, Kirchensteuermerkmale und ggf. der Faktor bei der Steuerklassenkombination werden als elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) geführt. Nur hinterlegte und im Abrechnungszeitraum angewendete Merkmale können im Lohnsteuerjahresausgleich berücksichtigt werden.
Faktorverfahren und Steuerklassenwahl
Bei Ehegatten oder Lebenspartnern kann die Steuerbelastung über Steuerklassen oder das Faktorverfahren im Lohnsteuerabzug gesteuert werden. Der Lohnsteuerjahresausgleich verwendet die im Jahr maßgeblichen Merkmale und gleicht auf Jahresbasis innerhalb des einzelnen Arbeitsverhältnisses ab. Eine paarbezogene Gesamtbetrachtung findet erst im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung statt.
Pauschalbesteuerung versus individueller Lohnsteuerabzug
Für bestimmte Arbeitgeberleistungen kann eine Pauschalbesteuerung in Betracht kommen. Pauschalversteuerte Bezüge sind nicht Bestandteil des individuellen Lohnsteuerjahresausgleichs und bleiben bei der Vergleichsrechnung außen vor.
Typische Konstellationen
Schwankendes Einkommen und Einmalzahlungen
Unregelmäßige Zahlungen wie Prämien oder Einmalzahlungen können im Monatsabzug zu abweichenden Lohnsteuerbeträgen führen. Auf Jahressicht glättet der Lohnsteuerjahresausgleich solche Schwankungen, indem die Jahressteuer auf Basis der Jahressumme ermittelt wird.
Jahreswechsel, Beschäftigungsbeginn und -ende
Beginnt oder endet ein Arbeitsverhältnis im Laufe des Jahres, ist die Jahreszusammenrechnung nur eingeschränkt möglich. Der Lohnsteuerjahresausgleich kann dadurch entfallen oder führt lediglich zu einer begrenzten Korrektur innerhalb des geführten Lohnkontos.
Elternzeit, Kurzarbeit und Lohnersatzleistungen
Lohnersatzleistungen werden nicht als Arbeitslohn versteuert, können aber die Höhe der Jahressteuer beeinflussen. In solchen Fällen ist der Lohnsteuerjahresausgleich regelmäßig nicht ausreichend, und die abschließende Beurteilung erfolgt durch die Einkommensteuerveranlagung.
Missverständnisse rund um den Lohnsteuerjahresausgleich
Keine automatische Jahresveranlagung
Der Lohnsteuerjahresausgleich ist kein Ersatz für eine Einkommensteuerveranlagung. Er korrigiert lediglich den laufenden Lohnsteuerabzug innerhalb des Arbeitsverhältnisses auf Jahresbasis.
Reichweite der Korrektur
Persönliche Aufwendungen, die im Lohnsteuerabzug nicht berücksichtigt werden, bleiben vom Lohnsteuerjahresausgleich unberührt. Eine abschließende Berücksichtigung solcher Sachverhalte erfolgt gegebenenfalls im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was umfasst der Lohnsteuerjahresausgleich inhaltlich?
Er umfasst die Gegenüberstellung der im Jahresverlauf einbehaltenen Lohnsteuer mit der Lohnsteuer, die sich aus dem gesamten im Kalenderjahr bezogenen Arbeitslohn nach den maßgeblichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen ergibt. Einbezogen sind in der Regel auch Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, soweit sie auf dem Lohnsteuerabzug beruhen.
Wann ist der Arbeitgeber zur Durchführung verpflichtet?
Die Durchführung ist Teil der Jahresabrechnung, wenn die lohnsteuerlichen Voraussetzungen vorliegen und keine Ausschlussgründe bestehen. Maßgeblich sind die im Lohnkonto dokumentierten Daten und die abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale des Beschäftigten.
In welchen Fällen ist der Lohnsteuerjahresausgleich ausgeschlossen?
Ein Ausschluss liegt typischerweise bei paralleler Beschäftigung mit mehreren Arbeitgebern, bei Arbeitslohn mit Steuerklasse VI, bei bestimmten Lohnersatzleistungen mit Progressionswirkung oder bei Konstellationen vor, in denen die Jahreszusammenrechnung im Lohnkonto nicht sachgerecht möglich ist.
Hat der Lohnsteuerjahresausgleich Einfluss auf die Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung?
Der Ausgleich ersetzt keine Einkommensteuerveranlagung. Eine Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung kann unabhängig davon bestehen, etwa bei bestimmten Kombinationen von Einkünften, bei Lohnersatzleistungen oder in weiteren gesetzlich geregelten Fallgruppen.
Wie werden Einmalzahlungen berücksichtigt?
Einmalzahlungen und variable Bezüge fließen in die Jahressumme des Arbeitslohns ein. Der Ausgleich ermittelt die Jahreslohnsteuer auf Basis dieser Summe und korrigiert damit Abweichungen, die sich aus der monatlichen Betrachtung ergeben.
Welche Abgaben sind vom Ausgleich betroffen?
Der Ausgleich betrifft die Lohnsteuer und regelmäßig auch den darauf bezogenen Solidaritätszuschlag sowie die Kirchensteuer, sofern Kirchensteuerpflicht besteht und diese über den Lohnsteuerabzug erfasst wird.
Wie wird der Ausgleich dokumentiert?
Das Ergebnis erscheint in der Lohnabrechnung des Ausgleichsmonats und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Die zugrunde liegenden Berechnungen sind im Lohnkonto dokumentiert und unterliegen den üblichen Aufbewahrungspflichten.
