Begriff und rechtliche Einordnung der Geschäftsauslagen
Geschäftsauslagen sind Kosten, die im Rahmen der Ausübung eines Mandats oder einer Dienstleistung im Auftrag oder Interesse eines Mandanten oder Auftraggebers von einem Dienstleistungserbringer – häufig im Bereich der Rechts- und Steuerberatung – verauslagt werden. Diese Auslagen entstehen regelmäßig zusätzlich zu den eigentlichen Gebühren und stellen einen erstattungsfähigen Aufwand dar, sofern sie zur sachgemäßen Erledigung des Auftrags notwendig waren.
Geschäftsauslagen finden sich im Rechtsverkehr vor allem bei der Mandatsbetreuung durch Rechtsdienstleister, lassen sich jedoch nach allgemeinem Schuldrecht ebenfalls auf Dienst- und Werkverträge übertragen. Rechtliche Grundlage für die Erstattung von Geschäftsauslagen bieten verschiedene Normkomplexe, insbesondere das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und Spezialgesetze wie das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG).
Geschäftsauslagen nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB)
Rechtsnatur und Anspruchsgrundlagen
Im Bürgerlichen Gesetzbuch werden Geschäftsauslagen vornehmlich unter dem Gesichtspunkt des Auftragsrechts (§§ 662 ff. BGB) sowie des Dienstvertragsrechts (§ 611 ff. BGB) geregelt. Nach § 670 BGB hat ein Beauftragter Anspruch auf Ersatz von Aufwendungen, die zur Ausführung des Auftrags erforderlich waren und die der Beauftragte den Umständen nach für erforderlich halten durfte (sogenannter Aufwendungsersatz).
Voraussetzungen des Aufwendungsersatzes
Für die Geltendmachung von Geschäftsauslagen im Sinne des § 670 BGB müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:
- Die Auslagen müssen im Rahmen einer bestehenden vertraglichen Beziehung (z.B. Mandatsvertrag, Dienstvertrag) entstanden sein.
- Es muss sich um erforderliche (notwendige und angemessene), also nicht bloß nützliche, Aufwendungen handeln.
- Die Aufwendungen müssen tatsächlich getätigt worden sein.
- Die Auslagen dürfen nicht bereits durch die vereinbarte Vergütung abgegolten sein.
Die Erforderlichkeit bestimmt sich nach einem objektiven Maßstab unter Würdigung der Erkenntnismöglichkeiten des Auslagenerstattungsberechtigten im Zeitpunkt der Vornahme der Aufwendungen.
Geschäftsauslagen im Rechtsanwaltsvergütungsrecht (RVG)
Allgemeine Regelungen
Im Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) ist die Erstattung von Geschäftsauslagen ausdrücklich vorgesehen. Nach § 675 BGB in Verbindung mit § 12 RVG kann ein Rechtsdienstleistungserbringer neben der gesetzlichen oder vereinbarten Vergütung auch Ersatz für Aufwendungen, insbesondere für Geschäftsauslagen, verlangen.
Nach Teil 7 des Vergütungsverzeichnisses zum RVG (VV RVG) ist der Ersatz typischer Geschäftsauslagen abschließend geregelt. Die wichtigsten erstattungsfähigen Positionen sind in Nr. 7000 bis 7008 VV RVG aufgeführt.
Arten typischer Geschäftsauslagen
Erstattungsfähige Geschäftsauslagen umfassen unter anderem:
- Post- und Telekommunikationsdienstleistungen (§ 7002 VV RVG),
- Kosten für Kopien und Abschriften (§ 7000 VV RVG),
- Reisekosten und Tages- und Übernachtungsgelder (§§ 7003, 7005, 7006 VV RVG),
- Gerichtskosten, Zustellungsgebühren und Kosten für notwendige Fremdleistungen (§ 7008 VV RVG).
Nachweis- und Darlegungslast
Geschäftsauslagen müssen auf Anforderung einzeln und konkret belegt und nachvollziehbar dargelegt werden. Pauschalen sind nur insoweit zulässig, wie sie nach dem RVG vorgesehen sind (z. B. Post- und Telekommunikationspauschale). Für besonders hohe oder außergewöhnliche Auslagen ist regelmäßig eine Einzeldarstellung erforderlich.
Geschäftsauslagen im Steuerrecht
Geschäftsauslagen als Betriebsausgaben
Im Steuerrecht werden Geschäftsauslagen, sofern sie durch den Betrieb veranlasst sind, regelmäßig als Betriebsausgaben im Sinne des § 4 Abs. 4 EStG berücksichtigt. Sie mindern insoweit den steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmers oder Dienstleistungserbringers, sofern eine klare Trennung zwischen erstattungsfähigen Fremd- und nicht erstattungsfähigen Eigenaufwendungen erfolgt.
Umsatzsteuerliche Behandlung
Geschäftsauslagen gelten in der Umsatzsteuer häufig als durchlaufende Posten gemäß § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG, sofern der Dienstleister lediglich einen Kostenersatz für verauslagte Fremdkosten geltend macht und sie im Namen und für Rechnung des Auftraggebers erbracht wurden. Voraussetzung hierfür ist die ordnungsgemäße Vereinbarung und Abrechnung entsprechend den umsatzsteuerlichen Vorschriften.
Abgrenzung: Geschäftsauslagen, Auslagen und Fremdgelder
Geschäftsauslagen vs. Auslagen
Nicht jede Ausgabe im Zusammenhang mit der Erledigung eines Auftrags ist als Geschäftsauslage zu qualifizieren. Eine Abgrenzung ist insbesondere zu nicht unmittelbar im fremden Interesse getätigten und daher nicht erstattungsfähigen Auslagen vorzunehmen.
Geschäftsauslagen vs. Fremdgelder
Fremdgelder sind solche Gelder, die der Dienstleistungserbringer für den Auftraggeber inkassiert oder verwaltet und für ihn zu treuen Händen hält. Geschäftsauslagen hingegen werden zunächst durch den Dienstleistungserbringer aus eigenen Mitteln verauslagt und sodann vom Auftraggeber im Wege des Aufwendungsersatzes zurückverlangt.
Prozessuale Aspekte der Geschäftsauslagen
Erstattung im gerichtlichen Verfahren
Geschäftsauslagen genießen prozessual eine gesetzlich abgesicherte Stellung, denn sie gehören zu den erstattungsfähigen Kosten des Rechtsstreits nach § 91 ZPO (Zivilprozessordnung). Die Geltendmachung erfolgt im Rahmen des Kostenfestsetzungsverfahrens. Zu beachten ist, dass nur notwendige Kosten in angemessener Höhe und im Einklang mit einschlägigen Vergütungsregelungen erstattungsfähig sind.
Internationaler Rechtsvergleich
Auch im internationalen Kontext finden sich vergleichbare Regelungen zum Ersatz von Geschäftsauslagen, etwa im Common Law als „disbursements“ oder in anderen kontinentaleuropäischen Rechtsordnungen.
Abschlussbemerkung
Geschäftsauslagen stellen einen zentralen Bestandteil der Kostenstruktur beim Führen von Mandaten, der Erbringung von Dienstleistungen und im Prozesswesen dar. Eine exakte Abrechnung, die strikte Beachtung der gesetzlichen Regelungen sowie die trennscharfe Abgrenzung von anderen Kostenarten sind für die rechtssichere Handhabung unabdingbar.
Quellen und weiterführende Literatur:
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), insbesondere §§ 662 ff., 670
- Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) und Vergütungsverzeichnis VV RVG
- Einkommensteuergesetz (EStG), insbesondere § 4 Abs. 4
- Umsatzsteuergesetz (UStG), insbesondere § 10
- Zivilprozessordnung (ZPO), insbesondere § 91
Häufig gestellte Fragen
Welche rechtlichen Voraussetzungen müssen für die Anerkennung von Geschäftsauslagen im deutschen Steuerrecht erfüllt sein?
Damit Geschäftsauslagen steuerlich anerkannt werden, müssen sie betrieblich veranlasst sein, das heißt, sie müssen in unmittelbarem Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit stehen (§ 4 Abs. 4 EStG). Für jede Ausgabe ist ein äußerlicher Beleg erforderlich, aus dem sich der Anlass und der Empfänger der Zahlung ergeben. Die Auslagen dürfen außerdem nicht durch private oder nicht abzugsfähige Gründe motiviert sein (z.B. Kosten der privaten Lebensführung gemäß § 12 EStG). Besonders wichtig ist die ordnungsgemäße Dokumentation: Der Beleg muss den Namen und die Anschrift sowohl des Ausstellers als auch des Empfängers sowie das genaue Leistungsdatum enthalten. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder Repräsentationsaufwendungen wie Bewirtung sind nur eingeschränkt oder unter zusätzlichen Nachweisanforderungen abziehbar. Fehlen Belege oder fehlt der betriebliche Zusammenhang, kann das Finanzamt die Anerkennung verweigern.
Welche Nachweispflichten bestehen gegenüber dem Finanzamt bezüglich Geschäftsauslagen?
Grundsätzlich besteht für jeden Geschäftsvorfall die Pflicht, einen Nachweis in Form von Originalbelegen (Rechnungen, Quittungen, Verträge) zu führen. Die Belege sind zehn Jahre lang aufzubewahren (§ 147 AO). Bei elektronisch übermittelten Rechnungen ist die digitale Archivierung nach GoBD zwingend. Der Nachweis muss die Höhe, den Empfänger und den Zweck der Aufwendung klar erkennen lassen. Bei speziellen Auslagen, wie z.B. Bewirtungskosten, sind weitere Angaben auf dem Beleg zu vermerken: Teilnehmer, Anlass sowie Ort und Datum. Können diese Angaben nicht erbracht werden, kann das Finanzamt die Betriebsausgaben streichen oder schätzen. Eigenbelege werden nur in Ausnahmefällen und bei geringwertigen Ausgaben akzeptiert, sofern ein Fremdbeleg nicht erhältlich ist.
Welche steuerlichen Konsequenzen drohen bei unzutreffender Verbuchung von Geschäftsauslagen?
Falsch verbuchte Geschäftsauslagen können zu erheblichen steuerlichen Nachteilen führen. Werden private Kosten als Betriebsausgabe deklariert oder fehlt der Nachweis der betrieblichen Veranlassung, droht eine Kürzung der Ausgaben bei einer Betriebsprüfung, was zu Steuernachzahlungen und ggf. Zinsforderungen (§ 233a AO) führt. Handelt es sich um einen größeren Umfang oder um Vorsatz, besteht zudem das Risiko eines steuerstrafrechtlichen Ermittlungsverfahrens wegen Steuerhinterziehung nach § 370 AO. Das Finanzamt kann zudem für nicht rechtzeitig korrigierte Fehler einen Verspätungszuschlag (§ 152 AO) erheben und bei wiederholten Verstößen eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen vornehmen (§ 162 AO).
Welche Geschäftsauslagen sind im deutschen Steuerrecht ausdrücklich ausgeschlossen?
Das deutsche Steuerrecht schließt bestimmte Ausgaben explizit vom Betriebsausgabenabzug aus. Nach § 4 Abs. 5 EStG dürfen beispielsweise Kosten für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer sind, nur bis zu einer Grenze von 35 Euro pro Empfänger und Jahr angesetzt werden. Auch Aufwendungen für Gästehäuser, Strafgelder, Geldbußen, Ordnungsgelder und ähnliche Sanktionen sind nicht abzugsfähig. Typische Repräsentationsaufwendungen – wie Aufwendungen für Jagd, Fischerei, Segel- oder Motorjachten sowie für gesellschaftliche Anlässe – sind ebenfalls nicht als Betriebsausgabe anzuerkennen. Kosten für die Lebensführung, selbst wenn sie betrieblich mitveranlasst sind, sind gemäß § 12 EStG generell ausgeschlossen.
Wie sind gemischte Aufwendungen mit privatem und betrieblichem Anteil rechtlich zu behandeln?
Bei gemischten Aufwendungen, also Kosten, die sowohl einen betrieblichen als auch einen privaten Charakter aufweisen (z.B. die Nutzung eines Telefons für private und geschäftliche Gespräche), muss eine sachgerechte und nachprüfbare Aufteilung erfolgen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG). Die betriebliche Nutzung ist im Verhältnis zur privaten Nutzung zu schätzen und mit Dokumenten (zum Beispiel Gesprächslisten, Rechnungen, Nutzungsaufzeichnungen) zu belegen. Nur der nachweisbar betriebliche Teil ist als Betriebsausgabe abziehbar. Ohne entsprechende Nachweise kann das Finanzamt einen Betriebsausgabenabzug ganz oder teilweise verweigern.
Wer ist für die ordnungsgemäße Dokumentation und Deklaration von Geschäftsauslagen im Unternehmen rechtlich verantwortlich?
Verantwortlich sind die steuerpflichtigen Unternehmer selbst, auch wenn die Buchhaltung an externe Dienstleister oder Steuerberater übertragen wird. Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung ist im Handelsgesetzbuch (§§ 238 ff. HGB) und in der Abgabenordnung (§§ 140 ff. AO) festgelegt. Geschäftsführer einer GmbH oder Vorstand einer AG tragen die Verantwortung für die Einhaltung und Einreichung der korrekten Buchführung, während in Personengesellschaften (z.B. GbR, OHG) oder bei Einzelunternehmern die jeweiligen Inhaber bzw. Gesellschafter haften. Bei Versäumnissen kann das Finanzamt neben Steuernachforderungen auch Bußgelder oder in schwerwiegenden Fällen strafrechtliche Maßnahmen ergreifen.
Welche Besonderheiten gelten bei internationalen Geschäftsauslagen aus Sicht des deutschen Steuerrechts?
Internationale Geschäftsauslagen bedürfen regelmäßig einer besonderen Beachtung hinsichtlich der rechtlichen Anerkennung. Reisekosten ins Ausland müssen dokumentieren, dass sie betrieblich veranlasst und nachweislich erforderlich waren. Auf ausländische Rechnungen sind gegebenenfalls die Anforderungen nach deutschem Umsatzsteuerrecht (insbesondere § 14 UStG) anzuwenden. Für ausländische Belege ist meist eine Übersetzung beizufügen, die wesentlichen Inhalte, wie Leistungsbeschreibung, Betrag, Aussteller, sowie der Zahlungsnachweis in Euro, müssen nachvollziehbar sein. Bei Geschäften mit verbundenen Unternehmen im Ausland sind zudem die Anforderungen der Verrechnungspreisdokumentation zu erfüllen (§ 90 Abs. 3 AO). Fehlen diese Nachweise, droht die Nichtanerkennung als Betriebsausgabe durch das Finanzamt.
