Entschädigung von Zeugen und Sachverständigen: Begriff, Zweck und Einordnung
Die Entschädigung von Zeugen und die Vergütung von Sachverständigen regeln den finanziellen Ausgleich für Personen, die auf behördliche oder gerichtliche Anordnung an einem Verfahren mitwirken. Zeugen erhalten Ersatz für notwendige Aufwendungen und für Nachteile durch die Teilnahme am Termin. Sachverständige werden für ihre fachliche Leistung und ihre Auslagen vergütet. Der Zweck besteht darin, eine geordnete Wahrheitsfindung sicherzustellen, ohne dass die Mitwirkung zu unzumutbaren Belastungen führt.
Anspruchsberechtigte und Abgrenzungen
Zeugen
Anspruchsberechtigt sind Personen, die als Zeugen ordnungsgemäß geladen wurden und an einer Vernehmung, Anhörung oder Beweisaufnahme teilgenommen haben. Die Entschädigung umfasst den Ausgleich für entstandene Kosten und für den Nachteil durch Ausfall von Arbeit oder Zeit. Ohne Ladung besteht in der Regel kein Anspruch.
Sachverständige
Sachverständige sind von Gericht oder Behörde beauftragte Fachkundige, die Tatsachen bewerten, Befunde erheben oder Gutachten erstatten. Sie erhalten eine Vergütung für ihre Leistung einschließlich Vorbereitung, Untersuchung, Begutachtung, Berichterstellung, Teilnahme an Terminen sowie notwendige Reisen und Auslagen.
Abgrenzung: Privat beauftragte Gutachter
Von Parteien oder Beteiligten privat beauftragte Gutachter fallen nicht unter das gerichtliche Vergütungs- und Entschädigungssystem. Deren Vergütung richtet sich nach der privaten Vereinbarung und wird nicht durch Gericht oder Behörde festgesetzt.
Umfang der Entschädigung bei Zeugen
Verdienstausfall und Zeitaufwand
Zeugen erhalten einen Ausgleich für den tatsächlichen Verlust an Arbeitsentgelt oder an selbstständigem Einkommen, der durch den Termin verursacht wurde. Der Ausgleich orientiert sich an der üblichen Arbeitszeit und den nachweisbaren Einbußen. Bei nicht Erwerbstätigen kann der Zeitaufwand pauschal berücksichtigt werden, soweit dies vorgesehen ist.
Reise- und Übernachtungskosten
Erstattungsfähig sind notwendige und wirtschaftliche Reisekosten, insbesondere Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Kilometersätze bei Nutzung privater Fahrzeuge, Park- und Mautgebühren, sowie bei Bedarf Übernachtungskosten. Maßgeblich ist, dass die Aufwendungen erforderlich waren und in angemessenem Verhältnis zum Zweck der Ladung stehen.
Sonstige notwendige Aufwendungen
Dazu zählen nachweislich erforderliche Nebenkosten wie Kinderbetreuung oder Pflegevertretung während der Abwesenheit, Kosten für notwendige Arbeits- oder Schutzkleidung bei Ortsbesichtigungen, Kommunikations- und Kopierkosten für angeforderte Unterlagen sowie Verpflegungsmehraufwand im gesetzlichen Rahmen. Auslagen sind durch Belege zu dokumentieren.
Vergütung von Sachverständigen
Leistungsumfang und abrechenbare Zeiten
Vergütet werden alle angeordneten und erforderlichen Leistungen: Sichtung der Akten, Untersuchungen, Messungen, Probenahmen, Erstellung des Gutachtens, Teilnahme an Terminen und Erläuterung des Gutachtens. Reise- und Wartezeiten sind vergütungsfähig, soweit sie verfahrensbedingt anfallen.
Stundensätze und Honorarermittlung
Die Vergütung bemisst sich nach Stundensätzen, die sich an der Fachrichtung, dem Schwierigkeitsgrad und dem erforderlichen Qualifikationsniveau orientieren. Besondere Anforderungen, etwa Einsatz spezieller Geräte oder erhöhtes Haftungsrisiko, können sich auf die Höhe auswirken. Die Festsetzung erfolgt durch Gericht oder Behörde.
Auslagen und Nebenkosten
Zusätzlich zur Zeitvergütung werden notwendige Auslagen erstattet, etwa Material- und Laboraufwendungen, Kosten für Hilfskräfte, Datenträger, Bilddokumentationen, Porto, sowie Reise- und Übernachtungskosten. Auslagen müssen in der Regel einzeln belegt und nachvollziehbar sein.
Umsatzsteuer und Abrechnung
Sachverständige rechnen formgerecht ab. Soweit Umsatzsteuerpflicht besteht, wird die Umsatzsteuer auf die Vergütung und erstattungsfähigen Auslagen gesondert ausgewiesen und erstattet. Die Abrechnung umfasst eine Leistungsbeschreibung, die aufgewendeten Zeiten, die angewandten Stundensätze und die belegten Auslagen.
Verfahren der Festsetzung und Auszahlung
Antragstellung und Fristen
Zeugen und Sachverständige müssen ihre Ansprüche innerhalb einer kurzen, starr bemessenen Frist nach dem Termin oder nach Zugang der Anordnung geltend machen. Verspätete Anträge können regelmäßig nicht mehr berücksichtigt werden.
Nachweise und Form
Der Antrag enthält Angaben zur Person, zum Verfahren und zum Termin. Erforderlich sind vollständige Nachweise, insbesondere Fahrkarten, Quittungen, Hotelrechnungen, Nachweise zum Verdienstausfall oder zur unterbliebenen Lohnfortzahlung. Sachverständige legen eine detaillierte Leistungs- und Zeitaufstellung vor.
Vorschüsse und Abschlagszahlungen
Bei umfangreichen Aufträgen oder hohen Auslagen sind Vorschüsse oder Abschläge möglich. Die Entscheidung darüber trifft die beauftragende Stelle. Gezahlte Vorschüsse werden mit der Schlussvergütung verrechnet.
Entscheidung, Auszahlung und Rechtsbehelf
Die Festsetzung erfolgt durch gerichtlichen oder behördlichen Beschluss. Die Auszahlung richtet sich nach der festgesetzten Höhe und erfolgt an den Berechtigten oder an Dritte, denen der Anspruch wirksam abgetreten wurde (etwa Arbeitgeber bei Lohnfortzahlung). Gegen die Festsetzung steht ein förmlicher Rechtsbehelf offen, der innerhalb einer kurzen Frist eingelegt werden muss.
Kostentragung und Rückgriff
Vorschuss durch die Staatskasse
In der Regel erfolgt eine Vorleistung aus öffentlichen Mitteln. Die endgültige Kostentragung kann je nach Ausgang und Art des Verfahrens auf Beteiligte übergehen, etwa wenn Kosten dem Unterliegenden auferlegt werden.
Besonderheiten nach Verfahrensart
In Strafsachen werden Zeugen- und Sachverständigenkosten typischerweise aus öffentlichen Mitteln getragen, mit Rückgriffsmöglichkeiten in bestimmten Konstellationen. In Zivil- und Verwaltungssachen können die Kosten den Parteien oder Beteiligten auferlegt werden, abhängig vom Ergebnis und den Kostenentscheidungen des Gerichts oder der Behörde.
Besondere Konstellationen
Arbeitnehmer, Selbständige, Arbeitsuchende, Schüler und Studierende
Bei Arbeitnehmern kann der Arbeitgeber Lohn fortzahlen und den Ausfall ersetzt verlangen, oder der Zeuge macht selbst Verdienstausfall geltend. Selbständige weisen den entgangenen Gewinn plausibel nach. Bei Personen ohne Erwerbseinkommen kann der Zeitaufwand in engen Grenzen berücksichtigt werden, soweit dies vorgesehen ist.
Entfernung, Auslandsanreise, digitale Teilnahme
Bei längeren Anreisen sind Übernachtungen und angemessene Reisemittel erstattungsfähig, wenn erforderlich. Bei Auslandsanreisen gelten zusätzliche Regelungen zur Kostenerstattung und Währungsumrechnung. Erfolgt die Teilnahme digital, entfallen Reisekosten; berücksichtigungsfähig bleibt jedoch der erforderliche Zeitaufwand und notwendige technische Aufwände, soweit verfahrensbedingt.
Mehrfachladungen, Terminaufhebung
Jede Teilnahme löst grundsätzlich eigenständige Entschädigungs- oder Vergütungsansprüche aus. Wird ein Termin kurzfristig aufgehoben, können bereits entstandene notwendige Kosten erstattungsfähig sein.
Nichtbefolgung der Ladung
Wer eine ordnungsgemäße Ladung ohne anerkannten Grund nicht befolgt, riskiert nachteilige prozessuale Maßnahmen. Ein Entschädigungsanspruch entsteht in solchen Fällen nicht.
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Einordnung
Zeugenentschädigung
Die steuerliche Behandlung hängt von Art und Zweck der Zahlung ab. Ersatz echter Auslagen dient nicht der Einkünfteerzielung. Entschädigungen für Verdienstausfall können je nach Konstellation steuerlich unterschiedlich zu beurteilen sein, insbesondere im Verhältnis zur Lohnfortzahlung.
Sachverständigenvergütung
Die Vergütung stellt regelmäßig Betriebseinnahmen dar. Umsatzsteuer fällt an, soweit Steuerpflicht besteht. Sozialversicherungsrechtliche Aspekte richten sich nach der individuellen Tätigkeit und Einordnung.
Datenschutz und Transparenz
Verarbeitung von Belegen
Zur Festsetzung werden personenbezogene Daten und Belege verarbeitet. Notwendig sind nur Angaben, die der Nachvollziehbarkeit und Prüfung der Ansprüche dienen. Die beauftragende Stelle informiert über Zweck, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer und Rechte der Betroffenen.
Häufig gestellte Fragen
Wer hat Anspruch auf Entschädigung?
Anspruchsberechtigt sind ordnungsgemäß geladene Zeugen und von Gericht oder Behörde bestellte Sachverständige, die an einer Beweisaufnahme mitgewirkt haben. Privat beauftragte Gutachter fallen nicht darunter.
Welche Kosten werden Zeugen erstattet?
Erstattungsfähig sind notwendige Reisekosten, Übernachtungen, angemessener Verpflegungsmehraufwand, nachgewiesene Verdienstausfälle sowie erforderliche Nebenkosten wie Kinderbetreuung oder Pflegevertretung. Alle Auslagen müssen nachvollziehbar sein und in angemessenem Verhältnis stehen.
Wie wird die Vergütung von Sachverständigen berechnet?
Sie bemisst sich nach Stundensätzen, die an Fachrichtung und Schwierigkeit anknüpfen, zuzüglich erstattungsfähiger Auslagen. Vergütet werden Vorbereitung, Untersuchung, Gutachtenerstellung, Teilnahme an Terminen sowie Reise- und Wartezeiten, soweit erforderlich.
Bis wann muss der Antrag gestellt werden?
Ansprüche sind innerhalb einer kurzen, gesetzlich festgelegten Ausschlussfrist nach dem Termin oder nach Zugang der Beauftragung geltend zu machen. Nach Fristablauf ist eine Festsetzung regelmäßig ausgeschlossen.
Wer trägt letztlich die Kosten?
Zunächst leistet in der Regel die Staatskasse. Die endgültige Kostentragung richtet sich nach der Kostenentscheidung im jeweiligen Verfahren und kann auf Beteiligte übergehen.
Gibt es Vorschüsse?
Bei umfangreichen Gutachten oder hohen Auslagen können Vorschüsse oder Abschläge bewilligt werden. Darüber entscheidet die beauftragende Stelle nach Prüfungsmaßstäben der Erforderlichkeit.
Werden digitale Vernehmungen oder Anhörungen entschädigt?
Ja, der erforderliche Zeitaufwand ist berücksichtigungsfähig. Reisekosten fallen hingegen nicht an. Notwendige technische Aufwände können einbezogen werden, sofern sie verfahrensbedingt sind.
Ist die Entschädigung steuerpflichtig?
Bei Zeugen hängt die steuerliche Einordnung von Art und Zweck der Zahlung ab. Die Vergütung von Sachverständigen ist regelmäßig als Betriebseinnahme zu erfassen, gegebenenfalls zuzüglich Umsatzsteuer.
