Closing

Begriff und rechtliche Einordnung des Closings

Das Closing stellt im rechtlichen Kontext einen zentralen Meilenstein bei der Umsetzung von Transaktionen dar, insbesondere im Bereich des Unternehmens- und Immobilienrechts. Es bezeichnet den Vollzug eines Vertrages, häufig nach einer Phase der Verhandlung und dem Abschluss eines schuldrechtlichen Vertrags (Signing). Der Begriff „Closing“ hat eine besondere Bedeutung für Mergers & Acquisitions (M&A), Unternehmenskäufe, Immobilientransaktionen sowie strukturierte Finanzierungen. Rechtlich gesehen ist das Closing der Zeitpunkt, zu dem die vertraglich vereinbarten Leistungen – etwa die Übertragung von Eigentum, Zahlung des Kaufpreises oder Übergabe von Sicherheiten – tatsächlich bewirkt werden.

Abläufe und Bedeutung des Closing im Transaktionsprozess

Unterscheidung zwischen Signing und Closing

Im Rahmen komplexer Transaktionen findet regelmäßig eine Trennung zwischen dem Abschluss des eigentlichen Vertrages (Signing) und dessen Vollzug (Closing) statt. Das Signing markiert den Zeitpunkt, zu dem die Parteien den Vertrag rechtsverbindlich unterzeichnen und sich zu dessen Durchführung verpflichten, während das Closing den tatsächlichen Leistungsaustausch und die rechtliche Erfüllung darstellt. In der Praxis liegen zwischen beiden Zeitpunkten oft mehrere Wochen oder Monate, da häufig regulatorische Freigaben, die Erfüllung von Bedingungen (Closing Conditions) oder Genehmigungen ausstehen.

Closing Conditions (Vollzugsbedingungen)

Eine Transaktion wird regelmäßig nur unter bestimmten aufschiebenden Bedingungen vollzogen. Diese sogenannten Closing Conditions sind im Vertrag ausdrücklich geregelt. Hierzu zählen beispielsweise:

• Zustimmung von Behörden (z. B. durch das Bundeskartellamt, Aufsichtsbehörden etc.),
• Zustimmung von Gremien der Parteien (z. B. Gesellschafterversammlungen, Aufsichtsräten),
• Erteilung von bestimmten Lizenzen,
• Abschluss von Finanzierungsverträgen,
• Erfüllung sämtlicher vertraglich vereinbarter Nebenpflichten.

Erst wenn sämtliche Closing Conditions eingetreten oder rechtswirksam abbedungen wurden (Waiver), darf das Closing durchgeführt werden.

Rechtliche Wirkungen des Closings

Übertragung von Rechten und Pflichten

Mit dem Closing geht regelmäßig der wirtschaftliche Nutzen und das Risiko sowie die rechtliche Besitzposition auf die erwerbende Partei über. Im Rahmen eines Anteilskaufvertrags (Share Deal) etwa vollzieht sich in diesem Stadium die Übertragung der Geschäftsanteile durch Abtretung (Zession) gemäß § 398 BGB; bei einem Asset Deal erfolgt die Einzelrechtsnachfolge hinsichtlich der jeweils übertragenen Vermögensgegenstände, möglicherweise unter Beachtung formbedürftiger Regelungen.

Kaufpreiszahlung und Sicherheiten

Ein zentrales Element des Closings ist zudem die Zahlung des Kaufpreises bzw. die Durchführung einer Zahlungssicherung (z. B. Hinterlegung auf einem Anderkonto oder durch Treuhandabrede). Auch die Übertragung von Sicherheiten – etwa Grundschulden, Bürgschaften oder Garantien – erfolgt meist zeitgleich und wird vertraglich ausführlich geregelt.

Liefer- und Übergabeverpflichtungen

Während des Closings werden in aller Regel auch sämtliche weiteren Übergabeverpflichtungen erfüllt, darunter die Übergabe von Dokumenten, Urkunden, Schlüsseln, Zugangsdaten oder firmeninterner Hardware. Im Rahmen von Immobiliengeschäften werden Grundbuchanträge gestellt, Auflassungen beurkundet und Lastenfreistellungen durchgeführt.

Beteiligte Parteien und deren rechtliche Aufgaben beim Closing

Am Closing wirken unterschiedliche Parteien mit, darunter:

• Die Vertragsparteien selbst (Käufer, Verkäufer)
• Notare (bei beurkundungsbedürftigen Geschäften wie Immobilien- oder Anteilskäufen)
• Banken und Finanzierungsinstitute (bei Sicherheitenbestellungen oder Zahlungsabwicklungen)
• Behörden (insbesondere bei Genehmigungsvorbehalten oder Meldepflichten)
• Treuhänder oder Escrow Agents (zur Zwischenschaltung von Kaufpreiszahlungen oder Dokumenten)

Jede dieser Parteien übernimmt klar definierte Aufgaben im Rahmen des rechtlich vorgesehenen Transaktionsablaufs, wobei die Koordination regelmäßig in Form von sogenannten Closing Memoranda dokumentiert wird.

Dokumentation und Kontrolle des Closing

Zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs werden sämtliche für das Closing erforderlichen Dokumente in einen umfassenden Closing Checklist oder ein Closing Memorandum aufgenommen. Darin sind alle erforderlichen Handlungen, Dokumente und Zustimmungen detailgenau erfasst und werden während des Closings einzeln abgearbeitet und protokolliert. So kann die erfolgreiche Durchführung des Closings rechtssicher dokumentiert werden.

Praktische Besonderheiten und potentielle Risiken beim Closing

Verzögerungen und Nichterfüllung

Kommt es zu Verzögerungen oder zur Nichterfüllung einzelner Closing Conditions, kann das Closing auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden oder – falls bestimmte Bedingungen nicht mehr erfüllt werden können – endgültig ausbleiben. Je nach Vertragsgestaltung können in solchen Fällen Rücktrittsrechte, Schadensersatzansprüche oder Vertragsstrafen vorgesehen sein.

Rückabwicklung nach dem Closing

Kommt es nach dem Closing zu Unregelmäßigkeiten, etwa aufgrund von arglistiger Täuschung, verdeckten Mängeln oder sonstigen Vertragsverletzungen, kann je nach Vertrag und Rechtslage eine Rückabwicklung der Transaktion geboten sein. In solchen Fällen spielen Gewährleistungsrechte, spezifische Garantiezusagen sowie Haftungsregelungen eine zentrale Rolle.

Zusammenfassung

Das Closing ist ein wesentlicher rechtlicher Vorgang zur tatsächlichen Durchführung und Umsetzung von Transaktionen, insbesondere bei gesellschaftsrechtlichen und immobilienrechtlichen Vorgängen. Rechtlich ist das Closing geprägt durch detaillierte Regelungen zu aufschiebenden Bedingungen, zur Dokumentation, zur Zahlung und Übertragung von Rechten sowie zur Sicherstellung aller weiteren Pflichten aus dem Vertrag. Die präzise Gestaltung und Durchführung des Closings sichert nicht nur die erfolgreiche Abwicklung der Transaktion, sondern minimiert auch potentielle Risiken und Rechtsstreitigkeiten zwischen den Parteien.

Häufig gestellte Fragen

Welche rechtlichen Dokumente sind im Rahmen eines Closings zwingend erforderlich?

Im Rahmen eines Closings, insbesondere bei Unternehmenskaufverträgen (Share oder Asset Deals), sind mehrere rechtliche Dokumente zwingend erforderlich, um einen rechtssicheren und wirksamen Vollzug zu gewährleisten. Hierzu zählen neben dem eigentlichen Hauptvertrag (z.B. Kaufvertrag oder Beteiligungsvertrag) häufig ergänzende Vereinbarungen wie Nebenabreden, Treuhandvereinbarungen, Übertragungsdokumente (etwa Abtretungserklärungen für Anteile, Gesellschafterbeschlüsse gemäß GmbHG §§ 46ff. oder Einbringungserklärungen), sowie urkunden- oder notarbeurkundungspflichtige Dokumente für grundstücksbezogene Transaktionen (§§ 311b, 873 BGB). Weiterhin sind häufig Vollmachten, Handelsregisteranmeldungen, LoI’s (Letter of Intent), sog. Closing-Zertifikate (Bestätigungen, dass Closing-Bedingungen erfüllt sind), sowie gegebenenfalls Kartellfreigabe- oder Fusionskontrollentscheidungen beizubringen. Der genaue Dokumentenumfang hängt vom jeweiligen Erwerbsgegenstand, der Gesellschaftsform, dem anwendbaren Recht und den individuell vereinbarten Closing-Bedingungen („Conditions precedent“) ab.

Welche Rolle spielen Bedingungen („Conditions Precedent“) aus juristischer Sicht beim Closing?

Bedingungen, sogenannte „Conditions Precedent“, sind juristisch von erheblicher Bedeutung, da sie bestimmen, unter welchen konkreten Voraussetzungen der Übergang von Rechten und Pflichten aus einem Vertrag zustande kommt. Rechtlich gesehen sind diese Bedingungen aufschiebende Bedingungen im Sinne des § 158 Absatz 1 BGB, sodass der Vertrag erst mit Eintritt dieses/ dieser Ereignisse wirksam vollzogen werden kann. Klassische Closing-Bedingungen sind z.B. das Vorliegen von Zustimmungen Dritter (z.B. Gesellschafter, Banken), behördlicher Genehmigungen (Fusionskontrolle), oder die Erfüllung spezifischer vertraglich vereinbarter Handlungen. Solange diese Bedingungen nicht erfüllt sind, bleibt der Vertrag in Schwebe und eine etwaige Übertragung von Vermögenswerten oder Anteilen ist schwebend unwirksam.

Welche rechtlichen Folgen ergeben sich bei Nichterfüllung einzelner Closing-Bedingungen?

Wird mindestens eine der vertraglich vereinbarten Closing-Bedingungen bis zum festgelegten Stichtag nicht erfüllt, sind die Parteien rechtlich grundsätzlich nicht zur Durchführung des Closings verpflichtet. Eine Partei kann dann regelmäßig vom Vertrag zurücktreten, sofern nicht vertraglich ein Nachbesserungsrecht („Cure Period“) vorgesehen ist. Sind bestimmte Bedingungen schuldhaft von einer Partei nicht erfüllt worden, können daneben Schadensersatzansprüche nach allgemeinen Grundsätzen (§§ 280 ff. BGB) bestehen. In Konstellationen, in denen keine Bedingung vorliegt, sondern eine vertragliche Verpflichtung, kann gegebenenfalls auf Erfüllung geklagt werden. Im Zweifel empfiehlt es sich, die Rechtsfolgen exakt im Vertrag zu regeln, um langwierige Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Ist beim Closing zwingend eine notarielle Beurkundung oder Beglaubigung erforderlich?

Ob eine notarielle Beurkundung im Rahmen des Closings notwendig ist, hängt maßgeblich vom Gegenstand des Vertrages ab. Beim Erwerb von GmbH-Geschäftsanteilen (§ 15 Absatz 3 GmbHG), beim Immobilienkauf (§ 311b BGB) sowie bei bestimmten Umwandlungsmaßnahmen (§ 9 UmwG) ist eine notarielle Beurkundung zwingend vorgesehen. Für andere Transaktionen wie den Erwerb von Geschäftsanteilen an einer OHG oder KG besteht keine gesetzliche Beurkundungspflicht, jedoch können formgerechte Beglaubigungen (insbesondere bei Registeranmeldungen gemäß § 12 HGB) erforderlich werden. Fehlt eine zwingend gesetzlich vorgeschriebene Form, ist das Rechtsgeschäft gemäß § 125 BGB nichtig.

Welche rechtlichen Prüfpflichten treffen die Vertragsparteien unmittelbar vor dem Closing?

Vor dem Closing sind die Parteien verpflichtet, insbesondere alle Closing-Bedingungen („Conditions Precedent“) zu prüfen und die Voraussetzungen für die Durchführung des Closings sicherzustellen. Dazu zählen die Prüfung der ordnungsgemäßen Autorisierung und Vertretung der Vertragsparteien (z.B. Vorlage von Vorstandsbeschlüssen, Vertretungsnachweisen, Gesellschafterbeschlüssen), Einholung aller erforderlichen behördlichen Genehmigungen (z.B. Fusionskontrollfreigaben), Prüfung der Einhaltung kartell-, gesellschafts- oder aufsichtsrechtlicher Anforderungen sowie die Verifikation, dass keine materiellen negativen Veränderungen („Material Adverse Change“) eingetreten sind. Rechtlich geschuldet ist zudem, dass alle Übertragungsdokumente formal korrekt ausgestellt und, soweit erforderlich, notariell beurkundet oder beglaubigt sind.

Welche Besonderheiten bestehen im Rahmen des Closings im Hinblick auf die Registeranmeldungen?

Gerade bei Gesellschaftsverträgen (insbesondere GmbH und AG) ist ein Closing häufig erst dann rechtlich vollzogen, wenn die erforderlichen Eintragungen im Handelsregister erfolgt sind. Die Anmeldung geschieht regelmäßig durch einen Notar. Rechtswirksam werden beispielsweise die Übertragung von GmbH-Anteilen und die Änderung der Gesellschafterliste erst mit Eintragung ins Handelsregister (§ 16 GmbHG). Verzögerungen bei der Eintragung können somit das Closing hinauszögern oder sogar temporär verhindern. Zudem sind sämtliche Registerdokumente formgerecht zu erstellen und bei Insolvenzgefährdung besondere Sorgfalt auf Insolvenzantragspflichten zu legen.

Gibt es juristische Risiken im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung beim Closing?

Die juristischen Risiken bei der Zahlungsabwicklung betreffen insbesondere die Gefahr, dass Kaufpreiszahlungen nicht gegen ordnungsgemäße Übertragung der jeweiligen Vermögenswerte (z.B. Shares, Immobilien) erfolgen oder Dritte Zugriff auf die Zahlung erlangen (z.B. bei Insolvenz einer Partei). Deshalb werden im Rahmen des Closings häufig Treuhandkonstruktionen oder Escrow-Vereinbarungen genutzt, die den gleichzeitigen (Zug-um-Zug-)Vollzug von Zahlung und Übertragung der Vermögenswerte absichern. Bei grenzüberschreitenden Transaktionen können zudem währungs- und steuerrechtliche Risiken auftreten, die gemäß vertraglicher Vereinbarungen abzusichern sind. Fehlt eine rechtssichere Regelung, drohen Rückabwicklungs- und Schadensersatzforderungen.