Buchungsbelege

Definition und rechtliche Grundlagen von Buchungsbelegen

Buchungsbelege sind zentrale Dokumente im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung, da sie die Grundlage für jeden buchhalterischen Geschäftsvorfall darstellen. Jeder Geschäftsvorfall, der sich in der Buchführung auswirkt, muss laut gesetzlichen Vorgaben durch einen entsprechenden Beleg nachgewiesen werden. Buchungsbelege sind daher ein unverzichtbarer Bestandteil eines rechtssicheren Rechnungswesens.

Buchungsbelege dokumentieren Einzahlungen, Auszahlungen, Forderungen, Verbindlichkeiten sowie sonstige Veränderungen des Vermögens oder der Schulden eines Unternehmens. Ihre Führung, Aufbewahrung und inhaltliche Ausgestaltung ist in verschiedenen Gesetzen und Vorschriften – insbesondere im Handelsgesetzbuch (HGB), in der Abgabenordnung (AO) und weiteren einschlägigen Rechtsquellen – detailliert geregelt.

Gesetzliche Pflicht zur Belegführung

Anforderungen gemäß Handelsrecht

Nach § 238 Abs. 1 HGB haben Kaufleute alle Geschäftsvorfälle fortlaufend, vollständig, richtig und zeitgerecht aufzuzeichnen. Gemäß § 239 Abs. 2 HGB sowie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind diese Geschäftsvorfälle durch Buchungsbelege zu belegen.

Anforderungen nach Steuerrecht

Das Steuerrecht, insbesondere § 146 Abs. 1 AO, regelt, dass die Buchführung nachvollziehbar und überprüfbar gestaltet sein muss. Die Nachvollziehbarkeit eines jeden Geschäftsvorfalles wird durch entsprechende Buchungsbelege gewährleistet, die als Nachweis im Falle einer steuerlichen Prüfung dienen. Ferner regelt § 147 AO die Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

Die GoB verlangen, dass für jede Buchung ein Beleg vorhanden ist (Belegprinzip). Dieser Grundsatz wird sowohl durch das Handelsrecht als auch steuerrechtlich gestützt. Das Fehlen eines Buchungsbelegs kann als Buchführungsmangel gewertet werden und erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Arten von Buchungsbelegen

Externe und interne Belege

Es wird zwischen externen (Fremdbelegen) und internen Belegen unterschieden:

• Externe Belege (Fremdbelege): Hierzu zählen Dokumente, die von Dritten ausgestellt werden, beispielsweise Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge oder Lieferantenbescheinigungen.
• Interne Belege (Eigenbelege): Diese werden innerbetrieblich erstellt, wenn kein geeigneter Fremdbeleg verfügbar ist. Beispiele sind Eigenbelege für Privatentnahmen, Materialentnahmen, Abschreibungsbelege oder Kassensturzbelege.

Elektronische Buchungsbelege

Im Zuge der Digitalisierung sind elektronische Buchungsbelege von wachsender Bedeutung. Sie müssen nach den gleichen Maßgaben wie physische Belege behandelt werden. Nach dem Grundsatz der Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO) dürfen auch digitale Belege nachträglich nicht unbemerkt verändert werden.

Anforderungen an Buchungsbelege

Mindestangaben und inhaltliche Anforderungen

Gesetzlich ist nicht jede einzelne Angabe explizit vorgeschrieben, jedoch haben sich auf Grundlage der GoB verschiedene Mindestbestandteile etabliert. Ein Buchungsbeleg sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

• Ausstellungsdatum des Belegs
• Beschreibung des Geschäftsvorfalls
• Betrag (Brutto-, ggf. Nettobetrag)
• Namen und Anschriften der Geschäftspartner (bei externen Belegen)
• fortlaufende Belegnummer zur eindeutigen Zuordnung
• Umsatzsteuerbetrag und Steuersatz (sofern relevant)
• Unterschrift des Ausstellers bzw. Verantwortlichen bei Eigenbelegen

Form und Ordnung

Die Belege müssen so geordnet sein, dass eine jederzeitige Nachprüfbarkeit und Übersicht anlässlich einer Betriebsprüfung gewährleistet ist. Die nachträgliche Änderung oder Vernichtung von Buchungsbelegen ist unzulässig und kann strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege

Dauer der Aufbewahrung

Gemäß § 257 HGB und § 147 AO müssen Buchungsbelege grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Vernichtung und Digitalisierung

Buchungsbelege dürfen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, sofern keine laufenden Prüfungen oder rechtliche Verfahren die weitere Aufbewahrung erforderlich machen. Die Digitalisierung von Buchungsbelegen ist zulässig, sofern die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts sowie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) eingehalten werden.

Sanktionen bei Verstößen gegen die Belegpflicht

Steuerliche und handelsrechtliche Konsequenzen

Das Fehlen von Buchungsbelegen stellt einen Verstoß gegen die gesetzlichen Buchführungspflichten dar. Dies kann im schlimmsten Fall zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt führen (§ 162 AO) und die Aberkennung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nach sich ziehen. Im Rahmen insolvenz- oder strafrechtlicher Prüfungen kann das Fehlen von Buchungsbelegen als Verletzung der Buchführungspflicht nach §§ 283 ff. StGB gewertet werden.

Haftungspflichten

Geschäftsführer und Vorstände juristischer Personen haften für die ordnungsgemäße Belegführung und können bei schwerwiegenden Verstößen persönlich haftbar gemacht werden.

Zusammenfassung

Buchungsbelege sind essentielle Nachweisdokumente für sämtliche Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung und unterliegen strengen rechtlichen Vorgaben hinsichtlich Form, Inhalt und Aufbewahrung. Sie sichern die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der Buchführung und sind somit unverzichtbar für die Einhaltung handels- und steuerrechtlicher Pflichten. Verstöße gegen die Belegpflichten können erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.

Häufig gestellte Fragen

Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für Buchungsbelege?

Buchungsbelege müssen nach § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) und § 147 AO (Abgabenordnung) bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen. Laut diesen Vorschriften müssen Buchungsbelege nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufbewahrt werden. Die Belege müssen alle zur Buchung führenden Tatsachen nachweisen und eine Überprüfung des geschäftlichen Vorfalls ermöglichen. Darüber hinaus ist es verpflichtend, die Belege mindestens zehn Jahre im Original oder, bei digitalen Belegen, in einer unveränderbaren Form aufzubewahren. Veränderungen oder Löschungen während der Aufbewahrung sind nicht erlaubt. Neben dem formalen Aufbau, wie Tagesdatum, Betrag, Buchungstext und gegebenenfalls Empfänger- und Rechnungsnummer, ist es bei elektronischen Belegen wichtig, die Unveränderbarkeit durch entsprechende technische Maßnahmen wie eine revisionssichere Archivierung sicherzustellen.

Wer ist nach rechtlicher Lage zur Aufbewahrung von Buchungsbelegen verpflichtet?

Nach deutschem Recht sind sämtliche Kaufleute gemäß HGB sowie alle steuerpflichtigen Unternehmen und Selbständige nach AO zur Aufbewahrung von Buchungsbelegen verpflichtet. Die Pflicht betrifft sowohl bilanzierende Unternehmen als auch solche, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln. Auch Freiberufler und Selbständige können unter die Aufbewahrungspflicht fallen, wenn sie zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder die letzte Eintragung gemacht wurde. Wird gegen die Aufbewahrungspflichten verstoßen, können steuerliche Nachteile bis hin zu Schätzungen durch das Finanzamt sowie Bußgelder drohen.

Welche Rolle spielt die GoBD bei der Behandlung von Buchungsbelegen?

Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) konkretisieren die gesetzlichen Anforderungen des HGB und der AO bezüglich digitaler Buchungsbelege. Sie definieren unter anderem die Notwendigkeit der Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, vollständigen Erfassung sowie der maschinellen Auswertbarkeit aller Belege. Die GoBD verlangen außerdem eine Verfahrensdokumentation, aus der hervorgeht, wie Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Werden diese Vorschriften nicht eingehalten, drohen steuerliche Konsequenzen, wie die Verwerfung der Buchführung und Schätzungen der Besteuerungsgrundlage durch das Finanzamt.

Wie müssen Korrekturen an Buchungsbelegen aus rechtlicher Sicht durchgeführt werden?

Korrekturen an Buchungsbelegen sind aus rechtlicher Sicht ausschließlich ordnungsgemäß durch entsprechende Berichtigungs- oder Stornobuchungen zulässig; nachträgliche Veränderungen eines originalen Beleges sind verboten. Sollte nachträglich ein Fehler festgestellt werden, ist dieser durch eine entsprechende Gegenbuchung zu bereinigen. Zudem muss jede Änderung nachvollziehbar und dokumentiert sein. Handschriftliche Korrekturen sind nur im Ausnahmefall und dann lediglich mit vollständiger Dokumentation sowie Datum und Unterschrift des Korrigierenden zulässig. Im digitalen Bereich müssen alle Bearbeitungsschritte lückenlos und revisionssicher protokolliert werden, so dass die Ursprünglichkeit und der Änderungsprozess jederzeit überprüfbar bleiben.

Müssen Buchungsbelege im Original aufbewahrt werden?

Nach deutscher Rechtslage ist die Aufbewahrung der Buchungsbelege grundsätzlich im Original vorgeschrieben, soweit es sich um Belege in Papierform handelt. Mit Einführung der GoBD ist auch die Digitalisierung und digitale Aufbewahrung zulässig, sofern sie den Grundsätzen der Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und vollständigen Reproduzierbarkeit entspricht. Das heißt, gescannte Belege ersetzen das Original nur dann, wenn der Scanprozess dokumentiert, nachvollziehbar und löschsicher ist. Bei elektronischen Originalbelegen genügt die rein digitale Aufbewahrung, sofern die Daten während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert bleiben.

Gibt es besondere rechtliche Vorschriften für ausländische Buchungsbelege?

Ja, auch ausländische Buchungsbelege unterliegen steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen. Sie müssen jedenfalls die inländischen Mindestanforderungen an Buchungsbelege erfüllen. Relevant ist dies insbesondere im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer: Der Vorsteuerabzug aus ausländischen Rechnungen ist nur möglich, wenn diese Belege die nach deutschen Vorgaben erforderlichen Angaben enthalten. Zudem müssen die Dokumente vollständig aufbewahrt und im Zweifel auf Verlangen einer deutschen Behörde in einer verständlichen Sprache bzw. mit Übersetzung vorgelegt werden können. Fehlen geforderte Angaben oder ist die Lesbarkeit bzw. Verständlichkeit nicht sichergestellt, kann der Fiskus den Aufwand oder Vorsteuerabzug versagen.

Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen die gesetzlichen Vorgaben zur Behandlung von Buchungsbelegen?

Verstöße gegen gesetzliche Aufbewahrungs-, Vollständigkeits- oder Ordnungsvorschriften zu Buchungsbelegen können als Ordnungswidrigkeit oder sogar als Steuerstraftat verfolgt werden. Mögliche Sanktionen reichen von Bußgeldern bis zu Strafverfahren bei vorsätzlicher Steuerverkürzung. Darüber hinaus kann das Finanzamt bei Verstößen die Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß einstufen und zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen übergehen. Solche Schätzungen fallen oft zuungunsten des Steuerpflichtigen aus. Zusätzlich drohen handelsrechtliche Konsequenzen, etwa die Aberkennung der Bilanz als Grundlage für Jahresabschlüsse oder im Fall der Insolvenz die persönliche Haftung von Geschäftsführern wegen Verletzung ihrer Buchführungspflichten.