Bewirtungskosten

Bewirtungskosten: Begriff und rechtliche Einordnung

Bewirtungskosten sind Aufwendungen, die durch die Bewirtung von Personen entstehen. Gemeint sind vor allem Ausgaben für Speisen, Getränke, Serviceleistungen und damit verbundene Nebenkosten, wenn Personen aus geschäftlichem, betrieblichem, beruflichem oder dienstlichem Anlass bewirtet werden. Der Begriff ist vor allem im Steuerrecht, Handelsrecht, Arbeitsrecht, Gesellschaftsrecht und Rechnungswesen bedeutsam.

Bewirtungskosten können etwa bei Geschäftsessen, Besprechungen mit Kunden, Treffen mit Lieferanten, Verhandlungen, Fortbildungsveranstaltungen, Mitarbeiterveranstaltungen oder repräsentativen Anlässen entstehen. Rechtlich entscheidend ist, aus welchem Anlass bewirtet wurde, wer teilgenommen hat, ob die Aufwendungen angemessen waren und ob die erforderlichen Nachweise vorliegen.

Für Laien lässt sich der Begriff so erklären: Bewirtungskosten sind Ausgaben für Essen und Getränke, die im Zusammenhang mit einer beruflichen oder geschäftlichen Tätigkeit entstehen. Steuerlich werden sie nicht immer vollständig anerkannt, sondern nach Anlass, Dokumentation und Angemessenheit bewertet.

Funktion von Bewirtungskosten im Steuerrecht

Im Steuerrecht geht es bei Bewirtungskosten vor allem darum, ob und in welchem Umfang sie als Betriebsausgaben oder Werbungskosten berücksichtigt werden können. Da Essen und Trinken auch privat veranlasst sein können, prüft das Steuerrecht Bewirtungskosten genauer als viele andere Aufwendungen.

Die steuerliche Behandlung soll unterscheiden, ob die Bewirtung tatsächlich betrieblich oder beruflich veranlasst war oder ob private Lebensführung im Vordergrund stand. Deshalb sind Anlass, Teilnehmer, Ort, Höhe, Rechnung und schriftliche Angaben von großer Bedeutung.

Betriebliche Veranlassung

Eine betriebliche Veranlassung liegt vor, wenn die Bewirtung durch das Unternehmen, die selbstständige Tätigkeit oder geschäftliche Beziehungen verursacht ist. Typisch sind Gespräche mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern oder Interessenten.

Berufliche Veranlassung

Eine berufliche Veranlassung kann bei Arbeitnehmern oder sonstigen beruflich tätigen Personen vorliegen, wenn die Bewirtung im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit steht und nicht überwiegend privat geprägt ist.

Private Mitveranlassung

Bewirtungskosten können privat mitveranlasst sein, etwa bei Geburtstagsfeiern, privaten Treffen oder gemischten Veranstaltungen. Eine private Prägung kann die steuerliche Berücksichtigung einschränken oder ausschließen.

Arten von Bewirtungskosten

Bewirtungskosten können in unterschiedlichen Zusammenhängen entstehen. Die rechtliche Einordnung hängt stark davon ab, wer bewirtet wird und zu welchem Zweck die Bewirtung erfolgt. Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen geschäftlicher Bewirtung, betrieblicher Mitarbeiterbewirtung und privaten Anlässen.

Geschäftliche Bewirtung

Geschäftliche Bewirtung betrifft die Bewirtung von Personen außerhalb des eigenen Unternehmens, etwa Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten, Beratern oder potenziellen Auftraggebern. Sie steht häufig im Zusammenhang mit Vertragsverhandlungen, Projektgesprächen oder Kontaktpflege.

Mitarbeiterbewirtung

Mitarbeiterbewirtung betrifft Speisen und Getränke für Beschäftigte. Sie kann bei Besprechungen, Fortbildungen, Betriebsveranstaltungen, außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen oder internen Terminen auftreten.

Repräsentative Bewirtung

Repräsentative Bewirtung dient der Außendarstellung eines Unternehmens oder einer Organisation. Sie kann bei Empfängen, Veranstaltungen, Jubiläen oder Präsentationen entstehen.

Private Bewirtung

Private Bewirtung betrifft Ausgaben, die der persönlichen Lebensführung zuzurechnen sind. Solche Kosten sind steuerlich grundsätzlich nicht als betriebliche oder berufliche Aufwendungen zu behandeln.

Geschäftliche Bewirtung

Die geschäftliche Bewirtung ist der klassische Fall von Bewirtungskosten. Sie liegt vor, wenn Personen bewirtet werden, zu denen eine geschäftliche Beziehung besteht oder angebahnt werden soll. Die Bewirtung muss einen nachvollziehbaren geschäftlichen Anlass haben.

Bewirtung von Kunden

Die Bewirtung von Kunden kann geschäftlich veranlasst sein, wenn sie im Zusammenhang mit Aufträgen, Vertragsverhandlungen, Beratungsgesprächen, Projektabstimmungen oder Kundenpflege steht.

Bewirtung von Lieferanten

Auch die Bewirtung von Lieferanten kann geschäftlich veranlasst sein, wenn es um Lieferbeziehungen, Konditionen, Zusammenarbeit, Qualitätsfragen oder sonstige betriebliche Themen geht.

Bewirtung potenzieller Geschäftspartner

Eine geschäftliche Veranlassung kann auch vorliegen, wenn noch keine bestehende Geschäftsbeziehung besteht, aber eine solche angebahnt werden soll.

Kontaktpflege

Auch geschäftliche Kontaktpflege kann eine Bewirtung veranlassen. Der Anlass muss jedoch konkret genug sein, damit die Bewirtung nicht als rein gesellschaftliches Treffen erscheint.

Bewirtung eigener Arbeitnehmer

Die Bewirtung eigener Arbeitnehmer wird steuerlich anders behandelt als die Bewirtung externer Geschäftspartner. Bei Arbeitnehmern können Fragen der Betriebsausgaben, des Arbeitslohns, der Lohnsteuer, der Sozialversicherung und der betrieblichen Veranlassung entstehen.

Arbeitsbesprechungen

Werden während einer betrieblichen Besprechung Speisen oder Getränke bereitgestellt, kann dies betrieblich veranlasst sein. Entscheidend sind Anlass, Umfang und Angemessenheit.

Betriebsveranstaltungen

Bei Betriebsveranstaltungen können Bewirtungskosten Teil der Veranstaltungskosten sein. Rechtlich relevant ist, ob die Veranstaltung allen oder bestimmten Beschäftigtengruppen offensteht und welche Vorteile den Arbeitnehmern zufließen.

Aufmerksamkeiten

Kleinere Speisen und Getränke können als Aufmerksamkeit eingeordnet werden, etwa Kaffee, Wasser, Gebäck oder ein Imbiss bei betrieblichen Terminen. Die Abgrenzung zur Bewirtung hängt vom Umfang ab.

Arbeitslohnbezug

Wenn Arbeitnehmer durch Bewirtung einen persönlichen Vorteil erhalten, kann lohnsteuerlich Arbeitslohn in Betracht kommen. Ob dies der Fall ist, hängt von Anlass, Wert und betrieblichem Zusammenhang ab.

Bewirtungskosten als Betriebsausgaben

Bewirtungskosten können Betriebsausgaben sein, wenn sie durch den Betrieb veranlasst sind. Allerdings gelten für geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten besondere Abzugsbeschränkungen und Nachweisanforderungen. Dies soll verhindern, dass private Lebensführung unter dem Begriff der Geschäftsbewirtung steuerlich geltend gemacht wird.

Abziehbarer Anteil

Bei geschäftlich veranlasster Bewirtung ist steuerlich häufig nur ein bestimmter Anteil der angemessenen Aufwendungen abzugsfähig. Der verbleibende Anteil bleibt vom Abzug ausgeschlossen, obwohl die Bewirtung betrieblich veranlasst sein kann.

Angemessenheit

Nur angemessene Bewirtungskosten können steuerlich berücksichtigt werden. Unangemessen hohe Ausgaben können ganz oder teilweise vom Abzug ausgeschlossen sein.

Nachweis der Aufwendungen

Die Aufwendungen müssen durch ordnungsgemäße Belege und ergänzende Angaben nachgewiesen werden. Ohne ausreichende Dokumentation kann die steuerliche Anerkennung scheitern.

Trennung von privaten Kosten

Private Kosten müssen von betrieblichen Bewirtungskosten getrennt werden. Eine gemischte Veranlassung kann eine Aufteilung erforderlich machen oder den Abzug erschweren.

Bewirtungskosten als Werbungskosten

Auch Arbeitnehmer können Bewirtungskosten in bestimmten Fällen beruflich veranlasst tragen. Dann stellt sich die Frage, ob sie als Werbungskosten berücksichtigt werden können. Dies betrifft etwa berufliche Veranstaltungen, Bewerbungszusammenhänge, dienstliche Besprechungen oder berufsbezogene Kontaktpflege.

Beruflicher Anlass

Ein beruflicher Anlass muss klar erkennbar sein. Die Bewirtung darf nicht überwiegend durch private Motive geprägt sein.

Arbeitnehmer und Kundenkontakt

Bei Arbeitnehmern mit Kundenkontakt können Bewirtungskosten entstehen, wenn sie im Rahmen beruflicher Aufgaben Geschäftspartner oder Kunden bewirten.

Einladung aus eigenem beruflichem Interesse

Bewirtet ein Arbeitnehmer andere Personen aus eigenem beruflichem Anlass, kann die steuerliche Bewertung davon abhängen, ob die Kosten objektiv mit der Erwerbstätigkeit zusammenhängen.

Erstattung durch Arbeitgeber

Erstattet der Arbeitgeber Bewirtungskosten, stellt sich die Frage, ob die Erstattung steuerfrei, steuerpflichtig oder als Auslagenersatz zu behandeln ist.

Nachweispflichten bei Bewirtungskosten

Bewirtungskosten unterliegen strengen Nachweispflichten. Die steuerliche Anerkennung hängt nicht nur davon ab, dass tatsächlich gezahlt wurde. Erforderlich sind auch nachvollziehbare Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern.

Rechnung

Eine Rechnung muss die Bewirtungsleistung nachvollziehbar belegen. Dazu gehören Angaben zum leistenden Betrieb, Datum, Art der Leistung, Betrag, Umsatzsteuer und Zahlungsweise, soweit dies für die steuerliche Behandlung erforderlich ist.

Bewirtungsbeleg

Ein Bewirtungsbeleg enthält ergänzende Angaben zur Bewirtung. Dazu gehören insbesondere Anlass, Teilnehmer und Höhe der Aufwendungen.

Anlass der Bewirtung

Der Anlass muss konkret angegeben werden. Allgemeine Angaben wie „Geschäftsessen“ können zu ungenau sein, wenn daraus kein tatsächlicher betrieblicher Zusammenhang erkennbar wird.

Teilnehmerangaben

Die teilnehmenden Personen müssen nachvollziehbar bezeichnet werden. Dies dient der Prüfung, ob eine geschäftliche oder betriebliche Veranlassung vorliegt.

Zeitnahe Dokumentation

Bewirtungsangaben sollten zeitnah dokumentiert werden. Je später Angaben ergänzt werden, desto schwieriger kann die Nachvollziehbarkeit sein.

Ordnungsgemäße Rechnung bei Bewirtungskosten

Die Rechnung ist ein zentraler Bestandteil der Dokumentation. Besonders bei Bewirtung in Restaurants oder Hotels ist wichtig, dass die Rechnung maschinell erstellt oder in sonstiger Weise ordnungsgemäß ausgestellt ist. Eigenbelege reichen nur in engen Ausnahmefällen und sind bei Bewirtungskosten besonders problematisch.

Angaben zum Restaurant oder Anbieter

Die Rechnung muss erkennen lassen, von welchem Anbieter die Bewirtung erbracht wurde. Name, Anschrift und steuerlich relevante Angaben können dabei Bedeutung haben.

Datum der Bewirtung

Das Datum ist wichtig, um die Bewirtung einem betrieblichen oder beruflichen Anlass zuordnen zu können. Es muss mit dem dokumentierten Anlass zusammenpassen.

Leistungsbeschreibung

Die Rechnung sollte Speisen, Getränke oder Bewirtungsleistungen nachvollziehbar ausweisen. Eine bloße Gesamtsumme ohne ausreichende Leistungsbeschreibung kann problematisch sein.

Trinkgeld

Auch Trinkgeld kann zu Bewirtungskosten gehören, wenn es nachgewiesen oder glaubhaft dokumentiert ist. Die steuerliche Behandlung hängt von der Nachvollziehbarkeit und Angemessenheit ab.

Angemessenheit von Bewirtungskosten

Bewirtungskosten müssen angemessen sein. Die Angemessenheit richtet sich nach Anlass, Branche, Teilnehmerkreis, wirtschaftlicher Bedeutung des Geschäfts, Größe des Unternehmens, Üblichkeit und Höhe der Aufwendungen. Nicht jede teure Bewirtung ist ausgeschlossen, aber übermäßige Ausgaben können steuerlich gekürzt werden.

Anlassbezogene Angemessenheit

Ein einfaches Abstimmungsgespräch rechtfertigt regelmäßig andere Bewirtungskosten als ein bedeutender Vertragsabschluss, eine internationale Verhandlung oder eine umfangreiche Veranstaltung.

Branchenübliche Maßstäbe

Was angemessen ist, kann je nach Branche unterschiedlich sein. Repräsentationsintensive Branchen können andere Bewirtungsgewohnheiten haben als stark standardisierte Tätigkeiten.

Teilnehmerkreis

Die Zahl und Stellung der Teilnehmer beeinflusst die Angemessenheit. Bewirtungskosten müssen zum Zweck und zur Teilnehmerstruktur passen.

Luxusaufwendungen

Ausgaben mit ausgeprägtem Luxuscharakter können steuerlich kritisch sein. Entscheidend ist, ob sie noch durch den betrieblichen Anlass getragen sind oder die private Lebensführung überwiegt.

Umsatzsteuer bei Bewirtungskosten

Bewirtungskosten können auch umsatzsteuerlich relevant sein. Unternehmen können unter bestimmten Voraussetzungen Vorsteuer aus Bewirtungsrechnungen geltend machen. Dabei sind ordnungsgemäße Rechnung, betriebliche Veranlassung und umsatzsteuerliche Abzugsfähigkeit maßgeblich.

Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass die Bewirtung für das Unternehmen bezogen wurde und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Die einkommensteuerliche Abzugsbeschränkung wirkt nicht in jedem Fall identisch auf die Umsatzsteuer.

Rechnungsanforderungen

Für den Vorsteuerabzug sind die umsatzsteuerlichen Rechnungsangaben bedeutsam. Fehlen wesentliche Angaben, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.

Unternehmerische Veranlassung

Die Bewirtung muss dem Unternehmen zugeordnet werden können. Private Bewirtung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.

Bewirtungskosten und Lohnsteuer

Bewirtungskosten können lohnsteuerlich relevant werden, wenn Arbeitnehmer durch die Bewirtung einen Vorteil erhalten. Nicht jede Bewirtung von Arbeitnehmern ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Entscheidend sind Anlass, Wert, Teilnehmerkreis und betriebliche Zielsetzung.

Bewirtung bei Besprechungen

Speisen und Getränke im Rahmen betrieblicher Besprechungen können überwiegend betrieblich veranlasst sein. Dann steht nicht die private Bereicherung des Arbeitnehmers im Vordergrund.

Betriebsveranstaltungen

Bei Betriebsveranstaltungen können Freibeträge, Bewertungsregeln und besondere lohnsteuerliche Einordnungen relevant sein. Die Bewirtung ist dann Teil der Gesamtveranstaltung.

Sachbezug

Erhält ein Arbeitnehmer Mahlzeiten oder Verpflegung, kann ein Sachbezug vorliegen. Die steuerliche Behandlung richtet sich nach Anlass und Bewertung der Leistung.

Aufmerksamkeiten im Betrieb

Kleine Aufmerksamkeiten wie Getränke oder Gebäck können anders behandelt werden als vollständige Mahlzeiten oder aufwendige Bewirtungen.

Bewirtungskosten und Sozialversicherung

Wenn Bewirtung oder Verpflegung als Arbeitslohn einzuordnen ist, können auch sozialversicherungsrechtliche Fragen entstehen. Dies betrifft insbesondere geldwerte Vorteile, Sachbezüge und Arbeitgeberleistungen an Beschäftigte.

Sozialversicherungspflichtiger Vorteil

Ein Vorteil kann sozialversicherungsrechtlich relevant sein, wenn er Arbeitsentgelt darstellt. Dies hängt davon ab, ob er im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis gewährt wird.

Bewertung von Mahlzeiten

Mahlzeiten können nach besonderen Bewertungsmaßstäben berücksichtigt werden. Die Bewertung hängt von Art, Anlass und Umfang der Verpflegung ab.

Betriebliche Veranlassung

Ist die Bewirtung überwiegend durch betriebliche Zwecke geprägt, kann dies gegen eine Einordnung als persönlicher Vorteil sprechen.

Bewirtungskosten und Gesellschaftsrecht

Im Gesellschaftsrecht können Bewirtungskosten relevant werden, wenn Geschäftsführer, Vorstände, Gesellschafter oder andere Organpersonen Bewirtungen veranlassen. Dabei geht es um Vertretungsmacht, interne Zuständigkeit, Angemessenheit, Dokumentation und mögliche verdeckte Vermögensverschiebungen.

Geschäftsleiter und Bewirtung

Geschäftsleiter können Bewirtungskosten für das Unternehmen auslösen, wenn die Bewirtung betrieblich veranlasst und angemessen ist. Interne Regeln können die Genehmigung oder Abrechnung näher bestimmen.

Gesellschafterbewirtung

Bewirtung von Gesellschaftern kann steuerlich und gesellschaftsrechtlich sensibel sein. Entscheidend ist, ob ein betrieblicher Anlass besteht oder ob eine private oder gesellschaftsbezogene Vorteilsgewährung im Vordergrund steht.

Verdeckte Gewinnausschüttung

Bei Kapitalgesellschaften können unangemessene Bewirtungen zugunsten von Gesellschaftern oder nahestehenden Personen als verdeckte Vorteilsgewährung eingeordnet werden. Dies kann steuerliche Folgen auslösen.

Bewirtungskosten und Compliance

Bewirtungskosten können Compliance-Fragen auslösen, insbesondere wenn Amtsträger, Einkäufer, Entscheidungsträger, Geschäftspartner oder Personen mit Einfluss auf Vergaben bewirtet werden. Dabei geht es um Korruptionsprävention, Transparenz, Angemessenheit und interne Genehmigungsregeln.

Einladung von Amtsträgern

Die Bewirtung von Amtsträgern ist besonders sensibel. Schon der Eindruck einer unsachlichen Einflussnahme kann rechtlich und reputationsbezogen problematisch sein.

Einladung von Geschäftspartnern

Auch bei privaten Geschäftspartnern können Grenzen bestehen. Einladungen dürfen nicht als Gegenleistung für Entscheidungen oder Vorteile erscheinen.

Interne Richtlinien

Unternehmen regeln häufig, welche Bewirtungen zulässig sind, welche Werte gelten und wann eine Genehmigung erforderlich ist. Solche Richtlinien dienen Transparenz und Risikobegrenzung.

Dokumentation und Freigabe

Eine nachvollziehbare Dokumentation von Anlass, Teilnehmern und Kosten kann Compliance-Risiken reduzieren. Sie zeigt, dass die Bewirtung einem sachlichen Zweck diente.

Bewirtungskosten bei Veranstaltungen

Bei Veranstaltungen können Bewirtungskosten Teil eines größeren Gesamtaufwands sein. Dazu gehören Seminare, Schulungen, Messen, Produktpräsentationen, Tagungen, Betriebsveranstaltungen oder Kundenevents. Die Einordnung hängt davon ab, ob die Bewirtung Hauptzweck oder Nebenleistung ist.

Seminare und Schulungen

Bei Seminaren oder Schulungen kann Verpflegung organisatorisch zur Veranstaltung gehören. Steuerlich ist zu prüfen, ob Fortbildung, Bewirtung oder persönlicher Vorteil im Vordergrund steht.

Kundenevents

Kundenevents können Werbe-, Informations- und Bewirtungselemente verbinden. Die Aufwendungen müssen sachgerecht aufgeteilt oder einheitlich bewertet werden, soweit dies steuerlich erforderlich ist.

Messen und Präsentationen

Auf Messen oder Produktpräsentationen können Getränke und kleinere Speisen bereitgestellt werden. Die Abgrenzung zwischen Aufmerksamkeit, Werbeaufwand und Bewirtung kann bedeutsam sein.

Betriebsveranstaltungen

Bei Betriebsveranstaltungen sind Bewirtungskosten Teil der Gesamtaufwendungen. Sie können lohnsteuerlich anders behandelt werden als geschäftliche Bewirtungen externer Personen.

Bewirtungskosten im Ausland

Bewirtungskosten können auch im Ausland entstehen. Dann stellen sich zusätzliche Fragen zu ausländischen Rechnungen, Währung, Umsatzsteuer, Nachweisen und Angemessenheit. Der geschäftliche Anlass muss auch bei Auslandsbewirtungen nachvollziehbar bleiben.

Ausländische Rechnungen

Ausländische Rechnungen müssen die Bewirtung ausreichend belegen. Abweichende Rechnungsformen können anerkennungsfähig sein, wenn die wesentlichen Angaben nachvollziehbar sind.

Währungsumrechnung

Aufwendungen in Fremdwährung müssen für die Buchhaltung in die maßgebliche Währung umgerechnet werden. Dabei sind nachvollziehbare Umrechnungskurse wichtig.

Internationale Geschäftsbeziehungen

Bei internationalen Geschäftsbeziehungen können Bewirtungen üblich sein. Die Angemessenheit ist dennoch anhand des konkreten Anlasses und der wirtschaftlichen Bedeutung zu bewerten.

Aufzeichnung und Buchführung

Bewirtungskosten müssen in der Buchführung nachvollziehbar erfasst werden. Eine getrennte und genaue Verbuchung ist wichtig, weil steuerlich unterschiedliche Abzugsregeln gelten können.

Getrennte Erfassung

Bewirtungskosten sollten von anderen Reisekosten, Werbekosten, Veranstaltungskosten oder privaten Kosten getrennt werden. Dies erleichtert die steuerliche Prüfung.

Belegablage

Rechnungen und Bewirtungsangaben müssen geordnet aufbewahrt werden. Elektronische Belegsysteme müssen die Nachvollziehbarkeit sicherstellen.

Kontierung

Die richtige Zuordnung in der Buchhaltung ist wichtig, weil geschäftliche Bewirtung, Mitarbeiterbewirtung und private Aufwendungen unterschiedlich behandelt werden können.

Prüfbarkeit

Die Aufzeichnungen müssen so gestaltet sein, dass ein Dritter Anlass, Teilnehmer, Höhe und betriebliche Veranlassung nachvollziehen kann.

Typische Fehler bei Bewirtungskosten

Bewirtungskosten werden steuerlich häufig beanstandet, wenn Angaben fehlen oder der betriebliche Zusammenhang nicht erkennbar ist. Typische Fehler betreffen unklare Anlässe, fehlende Teilnehmer, nicht ordnungsgemäße Rechnungen, überhöhte Kosten oder private Mitveranlassung.

Unklarer Anlass

Ein allgemeiner Anlass ohne konkreten Geschäftsbezug kann nicht ausreichen. Der Zusammenhang mit einer betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit muss erkennbar sein.

Fehlende Teilnehmerangaben

Ohne Teilnehmerangaben lässt sich schwer prüfen, ob die Bewirtung geschäftlich, betrieblich oder privat veranlasst war.

Unvollständige Rechnung

Fehlen wichtige Rechnungsangaben, kann die steuerliche Anerkennung gefährdet sein. Dies betrifft besonders Umsatzsteuer und Leistungsbeschreibung.

Vermischung mit privaten Kosten

Private Bestandteile müssen getrennt werden. Wird eine private Feier als geschäftlicher Anlass dargestellt, kann die Anerkennung versagt werden.

Bewirtungskosten und Betriebsprüfung

In Betriebsprüfungen werden Bewirtungskosten häufig genauer betrachtet. Der Grund liegt darin, dass sie leicht private und betriebliche Elemente verbinden können. Prüfer achten daher auf Belege, Anlass, Teilnehmerkreis, Höhe und Buchung.

Prüfung der Belege

Die Belege müssen vollständig und nachvollziehbar sein. Fehlende Angaben können zu Kürzungen führen.

Prüfung der Angemessenheit

Ungewöhnlich hohe oder häufige Bewirtungen können Anlass für Nachfragen geben. Die wirtschaftliche Bedeutung des Anlasses ist dann besonders relevant.

Prüfung des Teilnehmerkreises

Der Teilnehmerkreis zeigt, ob eine geschäftliche, betriebliche oder private Veranlassung wahrscheinlich ist.

Folgen fehlerhafter Behandlung

Fehler können zu steuerlichen Hinzurechnungen, versagtem Vorsteuerabzug, lohnsteuerlichen Folgen oder Korrekturen in der Buchhaltung führen.

Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen

Bewirtungskosten sind von ähnlichen Begriffen wie Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand, Aufmerksamkeiten, Betriebsveranstaltung, Repräsentationskosten und Werbekosten zu unterscheiden. Diese Abgrenzung ist wichtig, weil steuerlich unterschiedliche Regeln gelten.

Reisekosten

Reisekosten betreffen Aufwendungen im Zusammenhang mit beruflichen oder betrieblichen Reisen. Bewirtungskosten können während einer Reise entstehen, sind aber nicht automatisch gewöhnliche Reisekosten.

Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand betrifft pauschale Mehraufwendungen einer Person bei auswärtiger Tätigkeit. Bewirtungskosten betreffen dagegen die Bewirtung von Personen mit Speisen und Getränken.

Aufmerksamkeiten

Aufmerksamkeiten sind kleinere Zuwendungen wie Getränke oder Gebäck. Sie können von einer vollwertigen Bewirtung abzugrenzen sein.

Werbekosten

Werbekosten dienen der Absatzförderung oder Außendarstellung. Bewirtung kann werbenden Charakter haben, wird steuerlich aber eigenständig geprüft.

Häufig gestellte Fragen zu Bewirtungskosten

Was sind Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen, Getränke und damit verbundene Leistungen, die aus geschäftlichem, betrieblichem, beruflichem oder dienstlichem Anlass entstehen.

Wann sind Bewirtungskosten steuerlich relevant?

Bewirtungskosten sind steuerlich relevant, wenn sie als Betriebsausgaben oder Werbungskosten berücksichtigt werden sollen oder wenn sie lohnsteuerliche, umsatzsteuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Folgen haben können.

Welche Angaben müssen bei Bewirtungskosten dokumentiert werden?

Erforderlich sind regelmäßig eine ordnungsgemäße Rechnung sowie Angaben zu Anlass, Teilnehmern, Datum, Ort und Höhe der Bewirtung. Der geschäftliche oder betriebliche Zusammenhang muss nachvollziehbar sein.

Sind Bewirtungskosten immer vollständig abziehbar?

Nein. Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten sind steuerlich häufig nur begrenzt abziehbar. Außerdem müssen sie angemessen und ordnungsgemäß nachgewiesen sein.

Was ist der Unterschied zwischen Bewirtungskosten und Verpflegungsmehraufwand?

Bewirtungskosten betreffen die Bewirtung von Personen mit Speisen und Getränken. Verpflegungsmehraufwand betrifft dagegen pauschale Mehraufwendungen einer Person bei auswärtiger beruflicher oder betrieblicher Tätigkeit.

Können Bewirtungskosten für Mitarbeiter steuerliche Folgen haben?

Ja. Die Bewirtung von Mitarbeitern kann lohnsteuerlich relevant sein, wenn ein persönlicher Vorteil vorliegt. Bei überwiegend betrieblichem Anlass kann die Bewertung anders ausfallen.

Warum ist der Anlass der Bewirtung wichtig?

Der Anlass zeigt, ob die Bewirtung betrieblich, beruflich oder privat veranlasst war. Ohne konkreten Anlass kann die steuerliche Anerkennung gefährdet sein.

Welche Rolle spielt Angemessenheit bei Bewirtungskosten?

Nur angemessene Bewirtungskosten können steuerlich berücksichtigt werden. Ob Kosten angemessen sind, hängt von Anlass, Teilnehmerkreis, Branche, wirtschaftlicher Bedeutung und Höhe der Aufwendungen ab.