Beischreibung in Personenstandsbüchern

Begriff und Bedeutung der Beischreibung in Personenstandsbüchern

Die Beischreibung in Personenstandsbüchern ist ein zentrales Element des Personenstandsrechts und betrifft die fortlaufende Ergänzung, Erweiterung oder Korrektur von Eintragungen in Personenstandsurkunden. Personenstandsbücher werden von den Standesämtern geführt und enthalten wesentliche Angaben zu Geburt, Eheschließung, Lebenspartnerschaft und Tod einer Person. Die Beischreibung dient der Aktualisierung und Vervollständigung dieser Einträge entsprechend rechtlicher Vorgaben.

Rechtsgrundlagen der Beischreibung

Personenstandsgesetz (PStG) und Personenstandsverordnung (PStV)

Die wesentlichen gesetzlichen Regelungen zur Beischreibung finden sich im Personenstandsgesetz (PStG), insbesondere in den §§ 5, 18 und 21 PStG, sowie in der Personenstandsverordnung (PStV). Der Gesetzgeber regelt hier detailliert, wie mit nachträglichen Änderungen, Zusätzen oder Streichungen in den Personenstandsbüchern zu verfahren ist.

Laut § 5 PStG werden Änderungen oder Ergänzungen zu bestehenden Einträgen durch eine gesonderte Beischreibung vorgenommen. Ursprüngliche Eintragungen bleiben grundsätzlich erhalten und dürfen nicht direkt überschrieben werden, um die Nachvollziehbarkeit und Integrität der beurkundeten Sachverhalte zu gewährleisten.

Zweck der Beischreibung

Die Beischreibung ermöglicht es, nachträglich bekannte oder amtlich festgestellte Tatsachen, wie beispielsweise die Auflösung einer Ehe, die Anerkennung der Vaterschaft oder Namensänderungen, in den relevanten Personenstandsbüchern zu vermerken. Damit trägt die Beischreibung zur Vollständigkeit und Aktualität der Personenstandseinträge bei.

Arten der Beischreibung

Korrekturen und Ergänzungen

Korrekturen durch Beischreibungen erfolgen, wenn bereits eingetragene Daten nachträglich als unrichtig festgestellt werden, beispielsweise bei Schreibfehlern oder irrtümlichen Angaben. Eine Ergänzung erfolgt insbesondere dann, wenn eine Eintragung nach gesetzlichen Änderungen oder Verwaltungsentscheidungen um relevante Tatsachen erweitert werden muss.

Nachträge zu rechtlichen Veränderungen

Typische Fälle für Beischreibungen ergeben sich durch:

• Vaterschaftsfeststellungen und -anerkennungen
• Änderungen familienrechtlicher Verhältnisse (z.B. Adoption, Eheauflösung)
• Namensänderungen auf Grundlage behördlicher oder gerichtlicher Entscheidung
• Todesfeststellungen bei ungeklärten Todesumständen
• Sonstige nachträgliche Änderungen amtlicher Tatsachen

Berichtigung und Streichung durch Beischreibung

Im Falle einer offensichtlichen Unrichtigkeit erfolgt häufig eine Berichtigung durch Beischreibung, wobei der bisherige Eintrag erhalten und die Korrektur zusätzlich eingetragen wird. Eine direkte Löschung oder Streichung ist nicht zulässig; Korrekturen werden ausschließlich beischreibend dokumentiert, um die Nachvollziehbarkeit der Entwicklung des Eintrags sicherzustellen.

Form und Inhalt der Beischreibung

Formvorgaben

Beischreibungen müssen gemäß § 37 PStV eindeutig als solche erkennbar, mit Datum und Unterschrift des Standesbeamten versehen und dem ursprünglichen Eintrag eindeutig zuordenbar sein. Sie werden am Rand oder in einer gesonderten Spalte des entsprechenden Registers eingetragen oder an die Urkunde angefügt, wenn die Eintragung digital erfolgt.

Kennzeichnung und Dokumentation

Die Beischreibung wird stets mit Angabe des Rechtsgrunds (zum Beispiel Aktenzeichen, Beschlussdatum) versehen. Die Urkundsperson hat sicherzustellen, dass der Inhalt verständlich, vollständig und rechtlich korrekt dokumentiert ist. Beischreibungen sind Bestandteil des öffentlichen Glaubens des Personenstandsbuches und entfalten Beweiswirkung im rechtsgeschäftlichen Verkehr.

Rechtliche Folgen und Wirkung der Beischreibung

Beweisfunktion und öffentliche Glaubwürdigkeit

Beischreibungen sind Teil der formellen öffentlichen Beurkundung. Sie genießen dieselbe Beweiskraft wie der ursprüngliche Eintrag. Im Streitfall gelten die beigeschriebenen Tatsachen – vorbehaltlich des Beweises des Gegenteils – als inhaltlich richtig, solange kein Berichtigungsverfahren abgeschlossen wurde.

Auswirkungen auf Folgeurkunden

Sobald eine Beischreibung erfolgt ist, sind alle künftigen Abschriften, Auszüge oder beglaubigten Abschriften aus dem Personenstandsbuch mit der Beischreibung zu versehen. Das gilt insbesondere für Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden. Die Beischreibung wird damit rechtsverbindlicher Bestandteil aller künftigen Nachweise zur betroffenen Person.

Berichtigung und Löschung von Beischreibungen

Eine einmal vorgenommene Beischreibung kann nicht entfernt, sondern nur durch eine neue Beischreibung berichtigt oder ergänzt werden. Die Eintragungs- und Korrekturhistorie bleibt daher lückenlos nachvollziehbar. Änderungen erfolgen in einem gesonderten, formalisierten Verfahren auf Antrag Beteiligter oder zuständiger Behörden.

Datenschutz und Einsichtsrechte bei Beischreibungen

Die Einsichtnahme in beischriebene Personenstandsbücher richtet sich nach den Vorgaben des PStG und des Datenschutzrechts. Behörden, Gerichte und berechtigte Personen erhalten Zugang zu den vollständigen Einträgen inklusive Beischreibungen. Die Vertraulichkeit der Daten bleibt durch Zugangsregelungen und Dokumentationspflichten gewährleistet.

Bedeutung im internationalen und historischen Kontext

Entwicklung des Beischreibungsrechts

Die Rechtsfigur der Beischreibung besteht seit Einführung des Personenstandswesens im 19. Jahrhundert und wurde im Zuge der Digitalisierung und Modernisierung des Personenstandsrechts weiterentwickelt. Auch internationale Regelungen, etwa im Rahmen bilateraler Abkommen, kennen Formen der beischreibenden Nachtragsführung.

Vergleich mit anderen Staaten

In vielen Staaten existiert ein ähnliches System der fortlaufenden Aktualisierung von Personenstandseinträgen. Die Terminologie (z. B. „Nachtragsvermerk“, „marginal entry“, „annotation“) und die rechtliche Ausgestaltung variieren jedoch.

Literatur und weiterführende Quellen

• Personenstandsgesetz (PStG)
• Personenstandsverordnung (PStV)
• Beck, „Handbuch des Standesamtsrechts“, München, aktuelle Auflage
• BMJ: Informationen zum Personenstandswesen
• OLG- und BGH-Rechtsprechung zum Personenstandsrecht

Dieser Beitrag stellt eine umfassende und sachliche Darstellung des Begriffs Beischreibung in Personenstandsbüchern dar und beleuchtet dessen rechtliche Bedeutung sowie die praktische Handhabung durch die zuständigen Behörden.

Häufig gestellte Fragen

Wer ist für die Eintragung von Beischreibungen in Personenstandsbüchern zuständig?

Für die Eintragung von Beischreibungen in Personenstandsbüchern ist gemäß den §§ 3 und 5 des Personenstandsgesetzes (PStG) ausschließlich das zuständige Standesamt verantwortlich. Dabei richtet sich die Zuständigkeit in der Regel nach dem deutschen Wohnsitz der betroffenen Person beziehungsweise nach dem Ort des betroffenen Personenstandsfalls (z.B. Geburtsort, Eheschließungsort). Standesbeamte sind verpflichtet, jede relevante Änderung oder Ergänzung, die im Zusammenhang mit einer bestehenden Personenstandseintragung steht, ordnungsgemäß als sogenannte Beischreibung in das dazugehörige Register aufzunehmen. Die Eintragung erfolgt nach Prüfung der Rechtsgrundlage, etwa bei nachträglichen Änderungen des Namens, Vaterschaftsanerkennungen, Adoptionen oder der Aufhebung einer Ehe. Die Standesbeamten haben dabei alle gesetzlichen Vorgaben zu beachten und die Eintragungen so vorzunehmen, dass die Nachvollziehbarkeit und Rechtsklarheit des Personenstandsregisters gewahrt bleibt.

Welches rechtliche Verfahren ist bei der Durchführung einer Beischreibung zu beachten?

Das rechtliche Verfahren zur Vornahme einer Beischreibung ist in § 10 PStG und in der Personenstandsverordnung (PStV) geregelt. Grundsätzlich ist jeder sozialrechtlich oder zivilrechtlich erhebliche Vorgang, der nach der Beurkundung eines Personenstandsfalls eintritt und das Register betrifft, als Beischreibung einzutragen. Die betroffene Person, deren Daten geändert werden sollen, muss dem i.d.R. zustimmen beziehungsweise werden die maßgeblichen Urkunden, Beschlüsse oder Nachweise (z.B. gerichtliche Entscheidungen, Sterbeurkunden, Anerkennungsurkunden) beim Standesamt vorgelegt. Die Standesbeamt*innen prüfen sodann sorgfältig die Echtheit und Rechtsgültigkeit dieser Nachweise. Die Eintragung der Beischreibung umfasst die genaue Angabe der Art der Änderung oder Ergänzung, das Datum, den zugrunde liegenden Rechtsakt sowie einen Verweis auf die maßgeblichen Akten oder Urkunden. Dadurch bleiben sowohl die ursprüngliche Eintragung als auch die erfolgte Veränderung dauerhaft dokumentiert und nachvollziehbar.

In welchen Fällen ist eine Beischreibung zwingend notwendig?

Eine Beischreibung ist immer dann zwingend vorzunehmen, wenn sich nach der ursprünglichen Beurkundung eines Personenstandsfalles rechtlich relevante Tatsachen ändern, die Einfluss auf den Inhalt des Registers nehmen. Dies betrifft insbesondere Änderungen des Familiennamens, Vaterschaftsanfechtungen oder -anerkennungen, Adoptionen, gerichtliche Entscheidungen zu elterlicher Sorge, nachträgliche Feststellungen oder aber die Löschung oder Ungültigmachung bestehender Eintragungen. Auch Todeserklärungen oder die Aufhebung von Adoptionen und Eheschließungen führen zu zwingenden Beischreibungen. Die genaue Verpflichtung und Art der Beischreibung sind jeweils im Personenstandsgesetz sowie angrenzenden Spezialgesetzen (z.B. Namensänderungsgesetz, Adoptionsvermittlungsgesetz) geregelt.

Wie erfolgt die Dokumentation und Archivierung von Beischreibungen aus rechtlicher Sicht?

Gemäß § 10 Abs. 2 PStG sowie den ergänzenden Regelungen in der PStV werden Beischreibungen stets als eigenständige Eintragungen mit Datum, Angabe der Rechtsgrundlage und Querverweis zur Initialeintragung geführt. Jede Beischreibung wird dabei chronologisch dokumentiert und ist dauerhaft Bestandteil des betreffenden Personenstandseintrages. Eine rückwirkende Entfernung oder Veränderung gesetzlich getrennter Informationen ist grundsätzlich nicht vorgesehen, von Ausnahmefällen gerichtlicher Anordnungen oder offensichtlicher Unrichtigkeiten abgesehen. Die Archivierung erfolgt gemäß den Regelungen zum Datenschutz und zur Registratur nach den Vorgaben der jeweiligen Bundesländer. Elektronisch geführte Registerlösungen unterliegen dabei den besonderen Anforderungen der Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Welche Rechtsmittel stehen zur Verfügung, wenn eine Beischreibung fehlerhaft ist?

Stellt eine betroffene Person oder eine berechtigte Behörde einen Fehler in einer Beischreibung fest, so besteht zunächst die Möglichkeit, gemäß § 47 PStG eine Berichtigung beim Standesamt zu beantragen. Das zuständige Standesamt prüft sodann nach Vorlage der entsprechenden Nachweise die Situation und nimmt gegebenenfalls eine rechtmäßige Berichtigung vor. Wird der Antrag auf Berichtigung abgelehnt, steht der betroffenen Person das Recht zu, den Rechtsweg zu beschreiten. Sie kann eine gerichtliche Entscheidung beim zuständigen Amtsgericht (Personenstandssachen) beantragen. Das Gericht prüft dann, ob eine Korrektur erforderlich ist und kann die Änderung anordnen. Parallel dazu sind die Datenschutzrechte der betroffenen Person zu wahren, insbesondere hinsichtlich der Offenbarung und Verarbeitung von Personenstandsdaten.

Welche besonderen Vorschriften gelten bei Beischreibungen zu internationalen Sachverhalten?

Bei internationalen Sachverhalten – etwa wenn deutsche oder ausländische Personenstandsfälle im Ausland stattfanden oder ausländische Urkunden einzubeziehen sind – kommen zusätzlich die Vorschriften des Internationalen Privatrechts (IPR), einschlägige völkerrechtliche Abkommen sowie die Verwaltungsanweisungen des Bundes und der Länder zur Anwendung. Hierbei ist zu prüfen, ob und wie eine ausländische Entscheidung oder Urkunde im Rahmen einer Beischreibung übernommen werden kann; ggf. ist eine Legalisation oder Apostille der ausländischen Urkunde erforderlich. Die Standesämter sind gehalten, die jeweiligen Rechtsgrundlagen und eine sorgfältige Echtheitsprüfung anzuwenden, bevor sie die Beischreibung im deutschen Register vornehmen. Die Anerkennung ausländischer Entscheidungen, etwa zu Namensänderungen oder Adoptionen, erfolgt nur unter Beachtung dieser spezifischen rechtlichen Standards.

Gibt es zeitliche Vorgaben oder Fristen für die Vornahme einer Beischreibung?

Das Personenstandsgesetz sieht vor, dass Beischreibungen „unverzüglich“, das heißt ohne schuldhaftes Zögern, nach Bekanntwerden der maßgeblichen Veränderung einzutragen sind (§ 10 Abs. 1 PStG). Standesämter sind verpflichtet, die rechtlich relevanten Mitteilungen von Gerichten, Notaren oder anderen Behörden, aber auch von Privatpersonen, zeitnah auszuwerten und entsprechende Nachträge im Register zu erfassen. In der Praxis beträgt die Frist in der Regel wenige Tage bis einige Wochen, abhängig von der Komplexität des Sachverhalts und der Vollständigkeit der vorgelegten Unterlagen. Wird eine Veränderung erst nach langer Zeit mitgeteilt, so wird die Beischreibung dennoch rückwirkend eingetragen, wobei das Eintragungsdatum und der Sachverhalt exakt zu dokumentieren sind, um die Registerhistorie zu gewährleisten.