Auskunft, behördliche

Begriff und Bedeutung der behördlichen Auskunft

Unter der behördlichen Auskunft versteht man die Erteilung von Informationen durch öffentliche Stellen beziehungsweise Behörden an Bürger, Unternehmen oder andere Behörden. Im deutschen Recht stellt die behördliche Auskunft einen zentralen Bestandteil des Verwaltungsverfahrens sowie der Verwaltungsdienstleistungen dar. Die Auskunft wird dabei zu verschiedenen Zwecken und auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen erteilt, etwa im Verwaltungsverfahren, im Rahmen von Transparenzgesetzen, zur Abwehr von Gefahren oder zur Wahrung bestimmter Schutzrechte.

Rechtsgrundlagen der behördlichen Auskunft

Allgemeine Rechtsgrundlagen

Die Pflicht oder das Recht zur Erteilung einer behördlichen Auskunft ergibt sich im Regelfall aus den einschlägigen Verwaltungsverfahrensgesetzen, etwa dem Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), spezialgesetzlichen Regelungen (z.B. Sozialgesetzbücher, Umweltinformationsgesetz), Landesinformationsfreiheitsgesetzen oder verwaltungsinternen Regelwerken.

Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)

Das VwVfG sieht in § 25 die sogenannte „Amtsaufklärungspflicht“ vor. Demnach haben Behörden im Rahmen der Sachverhaltsermittlung dem Beteiligten auf Nachfrage angemessene Auskünfte über den Verfahrensstand zu gewähren, soweit dies der Aufklärung oder dem Schutz berechtigter Interessen dient.

Informationsfreiheitsgesetze (IFG)

Durch das Informationsfreiheitsgesetz (IFG) des Bundes sowie entsprechende Landesgesetze wird der Zugang zu amtlichen Informationen geregelt, sofern keine Ausschlussgründe entgegenstehen. Dabei vermittelt das IFG einen Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen, zu denen auch behördliche Auskünfte gehören.

Spezialgesetze

Je nach Gegenstand finden sich Besonderheiten zum Auskunftsanspruch etwa im Steuerrecht (z.B. § 30 AO), im Sozialrecht (§ 25 SGB X), im Umweltrecht (§ 3 UIG) oder im Datenschutzrecht.

Antragsberechtigung und Anspruchsteller

Grundsätzlich steht der Anspruch auf behördliche Auskunft jedem Bürger sowie Unternehmen zu, soweit ein berechtigtes Interesse an der Information nachweisbar ist oder vom Gesetz vorausgesetzt wird. Ein berechtigtes Interesse muss insbesondere bei sensiblen, personenbezogenen oder sicherheitsrelevanten Daten dargelegt werden.

Arten und Formen der behördlichen Auskunft

Behördeninterne und externe Auskunft

Eine wichtige Unterscheidung ist zwischen interner (zwischen Behörden) und externer (gegenüber Bürgern und Dritten) Auskunft zu treffen. Während die interne behördliche Auskunft dem verwaltungsinternen Informationsaustausch dient, stellt die externe behördliche Auskunft eine Verwaltungsleistung gegenüber dem Antragssteller dar.

Form der Auskunftserteilung

Die Auskunft kann auf verschiedene Weise erteilt werden:

• Mündlich (persönlich, telefonisch)
• Schriftlich (per Brief, E-Mail)
• Elektronisch (über Online-Portale)

Im Rahmen von Akteneinsichtsrechten kann die Auskunft auch durch Einsichtnahme in Akten gewährt werden.

Rechtliche Grenzen der behördlichen Auskunft

Verweigerungsgründe

Es bestehen zahlreiche gesetzliche Verweigerungs- beziehungsweise Beschränkungsgründe für behördliche Auskünfte. Dazu zählen insbesondere:

• Datenschutz und Schutz personenbezogener Daten (vgl. DSGVO, BDSG)
• Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen
• Schutz öffentlicher Belange, etwa bei Verschlusssachen oder im Bereich der Inneren Sicherheit
• Rechte Dritter, beispielsweise Urheberrechte oder Persönlichkeitsrechte
• Laufende Ermittlungs-, Steuer- oder Disziplinarverfahren

Recht auf Auskunft im Datenschutz

Gemäß Art. 15 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Betroffene das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch öffentliche Stellen. Hierbei sind Fristvorgaben und Ausnahmen zu beachten, beispielsweise zum Schutz der öffentlichen Sicherheit oder zur Verfolgung von Straftaten.

Beschränkungen durch das Informationsfreiheitsgesetz

Das IFG sieht eine Vielzahl von Ausschlussgründen vor, die namentlich den Schutz öffentlicher Belange (z. B. Landesverteidigung, Beziehungen zu ausländischen Staaten), Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie personenbezogene Daten betreffen. Die Behörde hat hier regelmäßig eine Abwägung vorzunehmen.

Verfahren zur Auskunfterteilung

Antragstellung

In der Regel ist für die Erteilung einer behördlichen Auskunft ein (formloser) Antrag erforderlich. Dieser kann mündlich oder schriftlich erfolgen, wobei für bestimmte Anfragen Formerfordernisse gelten können.

Bearbeitungsfrist und Gebühren

Viele Informationsfreiheitsgesetze und Spezialgesetze sehen Bearbeitungsfristen vor (z. B. nach dem IFG max. einen Monat). Für die Erteilung einer Auskunft können je nach Verwaltungsaufwand Gebühren erhoben werden, sofern dies nicht ausdrücklich ausgeschlossen ist.

Rechtsbehelfsmöglichkeiten

Wird die Auskunft abgelehnt, können Antragssteller die Entscheidung der Behörde mit Rechtsmitteln wie dem Widerspruch oder der Verpflichtungsklage auf Auskunft überprüfen lassen. Auch Untätigkeitsklagen bei Überschreitung der Entscheidungsfrist sind möglich.

Besondere Formen der behördlichen Auskunft

Auskünfte im Meldewesen

Das Bundesmeldegesetz (BMG) regelt die Einholung von Melderegisterauskünften. Hierbei besteht für jedermann ein Anspruch auf einfache Auskunft über die im Register gespeicherten Daten einer Person (§ 44 BMG), soweit keine Auskunftssperre vorliegt. Für erweiterte Auskünfte und Adressermittlungen sind besondere Voraussetzungen nötig.

Polizeiliche und sicherheitsbehördliche Auskünfte

Polizeidienststellen und Ordnungsbehörden erteilen Auskünfte nur bei Vorliegen eines berechtigten Interesses beziehungsweise unter Wahrung von Datenschutz und Gefahrenabwehr. Besondere Verfahrensregelungen gelten hierbei je nach Landesrecht und Polizeigesetzen.

Sozialrechtliche Auskünfte

Im Sozialverwaltungsverfahren besteht der Anspruch auf Auskunft und Beratung gemäß § 14 SGB I. Behörden sind verpflichtet, über Rechte und Pflichten im Sozialleistungsverhältnis aufzuklären.

Bedeutung und Funktion im Rechtsstaat

Die behördliche Auskunft stellt ein wesentliches Instrument der Verwaltungstransparenz, der Rechtskontrolle und des Schutzes individueller Rechte dar. Sie dient staatlicher Rechenschaftspflicht und ermöglicht die effektive Wahrnehmung von Teilhaberechten durch Bürger und Unternehmen.

Literatur und weiterführende Hinweise

• Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)
• Informationsfreiheitsgesetz (IFG)
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), DSGVO
• Bundesmeldegesetz (BMG)
• Umweltinformationsgesetz (UIG)
• Sozialgesetzbuch (SGB), insbesondere SGB I und SGB X

Fazit:
Die behördliche Auskunft ist eine vielschichtige Rechtsmaterie, die im Spannungsfeld zwischen Informationsanspruch, Datenschutz und öffentlicher Sicherheit steht. Je nach Rechtsgrundlage, adressierter Behörde und Informationsart sind unterschiedliche Verfahrensweisen, Rechte und Pflichten zu beachten. Die Kenntnis der einschlägigen Gesetze und Vorschriften ist für eine effektive Antragstellung und Wahrnehmung von Auskunftsrechten unerlässlich.

Häufig gestellte Fragen

Welche rechtlichen Grundlagen regeln den Anspruch auf behördliche Auskunft?

Der Anspruch auf behördliche Auskunft wird im deutschen Recht insbesondere durch Verwaltungsverfahrensgesetze (insb. § 29 VwVfG), Informationsfreiheitsgesetze des Bundes und der Länder sowie durch spezifische Fachgesetze geregelt. So sieht etwa das Informationsfreiheitsgesetz (IFG) des Bundes vor, dass jede Person grundsätzlich das Recht hat, von Bundesbehörden Auskunft über amtliche Informationen zu erhalten. Darüber hinaus finden sich Regelungen im Umweltinformationsgesetz (UIG) und in Datenschutzgesetzen, welche den Zugang zu Umwelt- bzw. personenbezogenen Daten betreffen. Allerdings bestehen zahlreiche Ausnahme- und Ablehnungstatbestände, etwa wenn durch die Auskunft schutzwürdige öffentliche oder private Interessen betroffen sind oder gesetzliche Verschwiegenheitsverpflichtungen entgegenstehen. Die jeweiligen Rechtsgrundlagen sind stets kontext- und behördenspezifisch zu prüfen.

Unter welchen Voraussetzungen kann eine behördliche Auskunft verweigert werden?

Eine Verweigerung der behördlichen Auskunft ist insbesondere dann zulässig, wenn die Offenlegung von Informationen gegen gesetzliche Geheimhaltungspflichten verstößt, z.B. aus Gründen des Datenschutzes, des Steuergeheimnisses oder aufgrund spezifischer öffentlicher Interessen wie der Gefährdung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung. Ebenso können die Auskunftsansprüche eingeschränkt sein, wenn Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse oder Belange des Verfassungsschutzes betroffen sind. Die Behörde hat im Einzelfall eine umfassende Interessenabwägung vorzunehmen, insbesondere zwischen dem Informationsinteresse des Antragstellers und den entgegenstehenden öffentlichen oder privaten Interessen. Die Verweigerung muss schriftlich und unter Angabe der maßgeblichen Gründe erfolgen; auch Rechtsbehelfsbelehrungen sind beizufügen.

In welchen Formen kann eine behördliche Auskunft erteilt werden?

Behördliche Auskünfte können sowohl mündlich als auch schriftlich oder elektronisch erteilt werden, wobei der Antragsteller grundsätzlich die Form wählen kann, in der er die Auskunft begehrt. Bei komplexen Sachverhalten oder umfassenden Anfragen bevorzugen Behörden häufig die schriftliche Form, da sie die Nachweisbarkeit und Rechtssicherheit erhöht. Teilweise kann die Behörde auch auf bereits veröffentlichte Informationen verweisen oder den Zugang zu Akten gewähren (Akteneinsicht), wenn dies zweckdienlich erscheint. Die genaue Form hängt vom jeweiligen Anliegen und den zur Verfügung stehenden Verwaltungsressourcen ab.

Können für die Auskunftserteilung Gebühren erhoben werden?

Ja, für die Erteilung behördlicher Auskünfte können grundsätzlich Gebühren und Auslagen erhoben werden, soweit dies in den jeweiligen Gebührenordnungen oder Kostengesetzen (beispielsweise dem Verwaltungskostengesetz oder speziellen Kostensatzungen) vorgesehen ist. Der Gebührenmaßstab richtet sich meist nach dem Verwaltungsaufwand, der mit der Auskunftserteilung verbunden ist, wobei bestimmte einfache mündliche Auskünfte oftmals gebührenfrei sind. Antragsteller sollten sich im Vorfeld über die möglichen Kosten informieren, da insbesondere bei umfassenden oder komplexen Auskunftsersuchen durchaus erhebliche Gebühren anfallen können. In sozialrechtlichen oder datenschutzrechtlichen Kontexten kann ein Anspruch auf Gebührenfreiheit bestehen.

Besteht ein Rechtsanspruch auf behördliche Auskunft für jedermann?

Der Rechtsanspruch auf behördliche Auskunft steht in Deutschland nicht ausnahmslos jedermann zu, sondern ist je nach Rechtsgrundlage unterschiedlich ausgestaltet. Nach dem IFG besteht ein grundsätzlicher Anspruch für jede Person, unabhängig von Nationalität oder Wohnsitz, während das allgemeine Verwaltungsverfahrensrecht (z.B. § 29 VwVfG) den Anspruch auf Auskunft regelmäßig auf Verfahrensbeteiligte beschränkt. Darüber hinaus gibt es im Fachrecht (z.B. Baugesetzbuch, Umweltrecht) häufig besondere Auskunftssituationen mit jeweils eigenem Berechtigtenkreis. Die Prüfung des berechtigten Personenkreises ist Teil der behördlichen Ermessensentscheidung.

Wie ist bei einer ablehnenden Auskunftsentscheidung rechtlich vorzugehen?

Gegen eine ablehnende behördliche Entscheidung auf einen Auskunftsantrag kann der Antragsteller grundsätzlich den Verwaltungsrechtsweg beschreiten. Hierbei ist zunächst ein förmlicher Widerspruch oder ein Antrag auf Überprüfung bei der auskunftsverweigernden Behörde bzw. deren nächsthöheren Instanz einzureichen, sofern das jeweilige Verfahrensrecht dies vorsieht. Wird auch dieser Antrag abgelehnt, kann Klage vor dem zuständigen Verwaltungsgericht erhoben werden. Die Klage richtet sich regelmäßig auf Erteilung der beantragten Auskunft (Verpflichtungsklage). Im Rahmen des gerichtlichen Verfahrens wird die Recht- und Zweckmäßigkeit der Auskunftsverweigerung umfassend überprüft. Unter Umständen können auch Ombudsleute oder spezifische Aufsichtsbehörden (etwa im Datenschutz) eingeschaltet werden.

Welche Datenschutzaspekte sind bei behördlichen Auskünften zu beachten?

Die behördliche Auskunftserteilung unterliegt stets den Vorgaben des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und ggf. spezialgesetzlichen Datenschutzregeln. Soweit die Auskunft personenbezogene Daten Dritter betrifft, dürfen diese nur offengelegt werden, wenn eine ausdrückliche gesetzliche Rechtsgrundlage vorliegt oder der Betroffene eingewilligt hat. Die Interessenabwägung zwischen dem Informationsinteresse und dem Schutz personenbezogener Daten ist ein zentraler Prüfungspunkt jeder behördlichen Entscheidung zur Auskunftserteilung. Datenschutzrechtliche Kontrollinstanzen wie die Datenschutzbeauftragten können bei Streitfällen konsultiert werden.