Begriff und Bedeutung der Aufbewahrungspflicht bei Geschäftsbüchern
Die Aufbewahrungspflicht bei Geschäftsbüchern bezeichnet die gesetzlich vorgeschriebene Verpflichtung für Unternehmen, bestimmte geschäftliche Unterlagen über einen festgelegten Zeitraum hinweg geordnet aufzubewahren. Diese Pflicht dient dazu, eine nachträgliche Überprüfung der wirtschaftlichen Aktivitäten eines Unternehmens zu ermöglichen. Sie betrifft sowohl klassische Geschäftsbücher als auch weitere relevante Dokumente, die im Rahmen der Buchführung entstehen.
Zweck und Zielsetzung der Aufbewahrungspflicht
Der Hauptzweck dieser Pflicht liegt darin, Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen sicherzustellen. Behörden wie das Finanzamt oder andere prüfende Stellen können so im Bedarfsfall Einsicht in die Unterlagen nehmen. Die Regelungen zur Aufbewahrung sollen Manipulationen vorbeugen und eine ordnungsgemäße Besteuerung gewährleisten.
Welche Unterlagen sind aufbewahrungspflichtig?
Die Aufbewahrungspflicht erstreckt sich nicht nur auf klassische Bücher wie das Hauptbuch oder das Journal, sondern umfasst auch zahlreiche weitere Dokumente aus dem betrieblichen Alltag. Dazu zählen beispielsweise:
- Bilanzen und Jahresabschlüsse
- Inventare
- Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Quittungen)
- Kassenberichte
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Geschäftsbriefe sowie empfangene Handelsbriefe (auch E-Mails)
- Sämtliche sonstigen Unterlagen mit steuerlicher Relevanz
Auch elektronische Dokumente unterliegen den gleichen Anforderungen wie Papierunterlagen.
Elektronische Speicherung von Geschäftsbüchern
Mit fortschreitender Digitalisierung ist es zulässig geworden, viele geschäftliche Unterlagen elektronisch zu speichern. Dabei müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein: Die Daten müssen während des gesamten Zeitraums lesbar bleiben sowie vor Veränderungen geschützt werden.
Dauer der Aufbewahrungsfrist
Für verschiedene Arten von Geschäftsunterlagen gelten unterschiedliche Fristen zur Aufbewahrung. In den meisten Fällen beträgt diese Frist sechs oder zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist oder zuletzt bearbeitet wurde.
- Zehnjährige Frist: Gilt insbesondere für Bücher, Inventare sowie Jahresabschlüsse.
- Sechsjährige Frist: Betrifft vor allem empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe.
Anfangspunkt der Fristberechnung
Die Berechnung beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das betreffende Schriftstück erstellt wurde beziehungsweise zum letzten Mal verändert worden ist.
Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Aufbewahrung
Während des gesamten Zeitraums muss gewährleistet sein, dass alle aufbewahrten Unterlagen jederzeit verfügbar sind und innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können – unabhängig davon ob sie digital oder analog gespeichert wurden.
Zudem dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden; etwaige Korrekturen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.
Eine Vernichtung darf erst nach Ablauf aller relevanten Fristen erfolgen.
Besonderheiten bei Betriebsaufgabe oder -übernahme
Im Falle einer Betriebsaufgabe bleibt die Verpflichtung zur weiteren Verwahrung bestehen – dies gilt ebenso beim Wechsel des Inhabers eines Unternehmens.
Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten
Werden geschäftliche Unterlagen nicht ordnungsgemäß verwahrt beziehungsweise zu früh vernichtet,
kann dies rechtliche Konsequenzen haben: Beispielsweise kann es zu steuerlichen Schätzungen kommen,
wenn Belege fehlen; zudem drohen Bußgelder.
Häufig gestellte Fragen zur Aufbewahrungspflicht bei Geschäftsbüchern
Welche Unternehmen sind verpflichtet, Geschäftsbücher aufzubewahren?
Grundsätzlich trifft diese Pflicht alle Unternehmen mit Buchführungserfordernis – darunter fallen Einzelunternehmen ebenso wie Kapitalgesellschaften sowie Personengesellschaften bestimmter Größe.
Gilt die Pflicht auch für Privatpersonen?
Privatpersonen unterliegen grundsätzlich keiner solchen Verpflichtung; sie betrifft ausschließlich betriebliche Vorgänge im Rahmen einer gewerblichen Tätigkeit bzw. selbstständigen Arbeit.
Was passiert mit digitalen Belegen?
Digitale Belege müssen genauso sicher gespeichert werden wie Papierdokumente; sie dürfen während des gesamten Zeitraums weder verloren gehen noch unleserlich werden.
Wann beginnt die jeweilige Frist für einzelne Dokumente?
< p>The maßgebende Zeitpunkt ist stets das Ende jenes Kalenderjahres,in welchem ein Schriftstück erstellt wurde bzw. seine letzte Bearbeitung erfolgte.
< h3>Können Originaldokumente nach Digitalisierung vernichtet werden? < / h3 >< p>Nicht immer genügt eine digitale Kopie;
für manche Arten von Urkunden kann weiterhin eine Archivierung im Original erforderlich sein.< / p>
< h3>Muss ich auch E-Mails archivieren?< / h3 >< p>E-Mails gelten als Geschäfts- bzw Handelsbriefe,
sofern sie Informationen enthalten,
die für Besteuerung relevant sind;
sie unterliegen daher ebenfalls den genannten Pflichten.< / p>
< h3>Sind Verstöße gegen diese Pflichten strafbar?< / h3 >< p>Nichteinhaltung kann Sanktionen nach sich ziehen;
insbesondere drohen steuerrechtliche Nachteile bis hin zu Geldbußen.< / p>
< h4>Muss ich meine Kunden über meine Archivierung informieren?< / h4 >< p>Dafür besteht keine ausdrückliche Informationspflicht gegenüber Dritten;
die Regelungen richten sich allein an Unternehmerinnen und Unternehmer selbst.< / p>
