Aktenzeichen

Begriff und Funktion des Aktenzeichens

Ein Aktenzeichen ist eine eindeutige Kennziffer, mit der Gerichte, Staatsanwaltschaften und Behörden Vorgänge, Verfahren und einzelne Akten organisatorisch erfassen. Es dient der eindeutigen Identifikation, Zuordnung und Verwaltung eines Falls während seines gesamten Bearbeitungszyklus. Im Schriftverkehr erscheint es regelmäßig als Abkürzung „Az.“ (Aktenzeichen) oder – bei Behörden – als „Gz.“ (Geschäftszeichen) beziehungsweise in verwandten Formen wie „Kassenzeichen“ oder „Vorgangsnummer“.

Abgrenzung zu verwandten Kennziffern

• Aktenzeichen (Gerichte und Staatsanwaltschaften): Kennzeichnet ein gerichtliches oder staatsanwaltschaftliches Verfahren und enthält häufig Informationen zu Spruchkörper, Registerart, laufender Nummer und Jahrgang.
• Geschäftszeichen (Behörden): Verwaltungstechnische Kennziffer für Verwaltungsverfahren oder einzelne Vorgänge; Aufbau und Kürzel folgen behördeninternen Systemen.
• Kassenzeichen: Zahlungsbezogene Kennziffer zur Zuordnung von Gebühren und Forderungen einer Behörde oder Gerichtskasse.
• Interne Referenzen von Unternehmen oder Versicherungen: Diese dienen nur der hausinternen Zuordnung und sind keine gerichtlichen Aktenzeichen.
• Veröffentlichungskennungen (z. B. Dokument-IDs, ECLI): Identifizieren veröffentlichte Entscheidungen oder Dokumente und sind vom Aktenzeichen des Verfahrens zu unterscheiden.

Aufbau und typische Bestandteile

Es existiert kein bundesweit vollständig einheitliches Schema. Gleichwohl weisen Aktenzeichen häufig wiederkehrende Elemente auf, die Rückschlüsse auf das Verfahren und die Zuständigkeit ermöglichen.

Typische Elemente eines Aktenzeichens

• Institution: Gericht, Spruchkörper oder Behörde (z. B. Kammer, Senat, Abteilung), oft in Form einer Ziffer oder eines Kürzels.
• Registerzeichen: Buchstabenfolge für die Verfahrensart (z. B. Zivil-, Straf-, Familien-, Verwaltungs-, Arbeits-, Finanz- oder Sozialverfahren). Die Kürzel unterscheiden sich nach Gerichtszweig.
• Laufende Nummer: Fortlaufende Zählung innerhalb des Registers für ein Kalenderjahr.
• Jahresangabe: Üblicherweise zweistellig (z. B. „/24″ für 2024) oder vierstellig.
• Zusätze: Unterakten, Verbund- oder Sammelkennungen, Hinweise auf besondere Verfahrensarten oder Eilsachen.

Häufige Schreibweisen (schematische Darstellung)

• Gerichtliche Verfahren: „[Spruchkörper] [Register] [lfd. Nummer]/[Jahr]“ (z. B. „1 C 123/24″).
• Staatsanwaltschaft: „[lfd. Nummer] [Registerkürzel] [lfd. Nummer]/[Jahr]“ (z. B. „123 Js 456/24″).
• Behörden: „[Abteilung]/[Vorgang]/[Jahr]“ oder alphanumerische Kombinationen; zusätzlich oft ein „Kassenzeichen“ für Zahlungszwecke.

Die konkrete Bedeutung einzelner Kürzel variiert je nach Gerichtszweig und Organisationseinheit.

Vergabe und Lebenszyklus eines Aktenzeichens

Erstvergabe

Das Aktenzeichen wird bei Eingang eines Verfahrens oder Vorgangs vergeben. Es steuert ab diesem Zeitpunkt die interne Zuordnung und die Dokumentation aller eingehenden und ausgehenden Schriftstücke, Verfügungen und Entscheidungen.

Änderungen im Verfahren

Ein Aktenzeichen kann sich ändern, wenn das Verfahren an eine andere Instanz gelangt, an ein anderes Gericht oder eine andere Behörde abgegeben wird oder wenn Verfahren verbunden oder getrennt werden. Jede Instanz führt ein eigenes Aktenzeichen; dadurch wird die Verfahrensgeschichte nachvollziehbar.

Abschluss und Archivierung

Nach Abschluss wird die Akte entsprechend den geltenden Aufbewahrungsfristen archiviert. Das Aktenzeichen bleibt dabei der primäre Bezugspunkt für das Wiederauffinden der Akte im Archivsystem.

Rechtliche Bedeutung und Einordnung

• Identifikations- und Ordnungsfunktion: Das Aktenzeichen ordnet alle verfahrensrelevanten Dokumente und Entscheidungen einem konkreten Verfahren oder Vorgang zu.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Aus dem Aktenzeichen lässt sich regelmäßig entnehmen, welche Stelle zuständig ist und welche Verfahrensart betroffen ist.
• Kein eigenständiger Regelungsgehalt: Das Aktenzeichen selbst entfaltet keine materiellen Rechtsfolgen; maßgeblich sind die Verfahrenshandlungen und inhaltlichen Entscheidungen, denen es zugeordnet ist.
• Kommunikation: Im Schriftverkehr mit Gerichten und Behörden dient das Aktenzeichen der eindeutigen Zuordnung eingehender Schreiben und Unterlagen.
• Datenschutz: Ein Aktenzeichen ist eine Funktionskennung. In Verbindung mit Personen- und Sachangaben erhält es Bezug zu einer konkreten Person oder Sache und unterliegt dann den einschlägigen Datenschutzanforderungen.
• Veröffentlichungspraxis: In veröffentlichten Entscheidungen können Aktenzeichen angegeben sein; personenbezogene Angaben werden in der Regel anonymisiert.

Aktenzeichen in verschiedenen Verfahrensarten

Zivil- und Familiensachen

Aktenzeichen weisen häufig auf die zuständige Abteilung oder Kammer hin und enthalten ein Registerzeichen für die Verfahrensart. Bei Familiensachen werden eigene Register geführt. In Zivilsachen kann aus dem Register auch erkennbar sein, ob es sich um Berufung oder Revision handelt.

Strafsachen

Bei den Staatsanwaltschaften werden Ermittlungsverfahren mit eigenen Kennziffern geführt. Nach Anklageerhebung erhält das gerichtliche Verfahren ein separates Aktenzeichen, das dem zuständigen Spruchkörper zugeordnet ist. Zusätze können auf besondere Verfahrensarten hindeuten.

Verwaltungs-, Sozial-, Arbeits- und Finanzgerichtsbarkeit

Jeder Gerichtszweig verwendet eigene Registerkürzel und Nummernsysteme. Aus dem Aktenzeichen lässt sich oft ablesen, ob es sich um Klage, Eilrechtsschutz oder ein Rechtsmittel handelt.

Digitale Akte und elektronische Kommunikation

Elektronische Akte (E-Akte)

Mit der fortschreitenden Digitalisierung werden Akten zunehmend elektronisch geführt. Das Aktenzeichen fungiert dabei als zentrales Ordnungskriterium, über das elektronische Dokumente verknüpft werden.

Standards und Austauschformate

Für die elektronische Übermittlung werden standardisierte Datenfelder genutzt, in denen das Aktenzeichen als Pflicht- oder Kernangabe geführt wird. Dadurch bleibt die eindeutige Zuordnung auch im digitalen Austausch gewährleistet.

Praktische Erscheinungsformen

Platzierung in Schreiben

Das Aktenzeichen ist üblicherweise im Briefkopf oder in einer Betreffzeile aufgeführt, häufig mit dem Hinweis „Az.“ oder „Gz.“. Bei Gebührenbescheiden erscheint ergänzend ein „Kassenzeichen“.

Abkürzungen und Kürzel

• Az.: Aktenzeichen (gerichtlich oder staatsanwaltschaftlich)
• Gz.: Geschäftszeichen (behördlich)
• Kassenzeichen: Zahlungsreferenz

Typische Fehlerquellen

• Verwechslung zwischen Aktenzeichen, Geschäftszeichen und internen Referenznummern privater Stellen.
• Unvollständige Wiedergabe (z. B. ohne Jahresangabe oder ohne Registerkürzel).
• Falsche Zuordnung, wenn mehrere Instanzen oder verbundene Verfahren beteiligt sind.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der rechtliche Zweck eines Aktenzeichens?

Das Aktenzeichen ordnet einen Vorgang eindeutig einer Akte zu und stellt sicher, dass alle verfahrensbezogenen Handlungen, Beschlüsse und Schreiben der richtigen Akte zugeordnet werden. Es besitzt keine eigenständige Regelungswirkung, sondern dient der Organisation und Nachvollziehbarkeit.

Ist Aktenzeichen und Geschäftszeichen dasselbe?

Nein. Das Aktenzeichen wird vor allem bei Gerichten und Staatsanwaltschaften verwendet. Das Geschäftszeichen ist eine behördliche Kennziffer zur Verwaltung von Verwaltungsverfahren. Beide erfüllen eine Ordnungsfunktion, folgen aber unterschiedlichen Systemen.

Ändert sich das Aktenzeichen bei einem Rechtsmittel?

Ja, beim Übergang in eine andere Instanz wird üblicherweise ein neues Aktenzeichen vergeben. Dadurch wird die Zuordnung zur jeweiligen Instanz und zum zuständigen Spruchkörper deutlich.

Woran lässt sich die Verfahrensart im Aktenzeichen erkennen?

Viele Aktenzeichen enthalten Registerkürzel, aus denen sich die Verfahrensart ergibt, etwa Zivil-, Straf-, Familien-, Verwaltungs-, Arbeits-, Sozial- oder Finanzsachen. Die konkrete Bedeutung der Kürzel richtet sich nach Gerichtszweig und Organisation.

Wo findet sich das Aktenzeichen in amtlichen Schreiben?

Es ist regelmäßig im Briefkopf oder in der Betreffzeile zu finden, häufig mit den Hinweisen „Az.“ für Aktenzeichen oder „Gz.“ für Geschäftszeichen. Zahlungsbezogene Hinweise werden oft als „Kassenzeichen“ gesondert ausgewiesen.

Ist ein Aktenzeichen personenbezogen?

Das Aktenzeichen ist zunächst eine Funktionskennung. In Verbindung mit Angaben zu Personen, Sachverhalten oder Dokumenten erhält es Personenbezug und unterliegt dann den einschlägigen Datenschutzanforderungen.

Bleibt das Aktenzeichen zwischen Polizei, Staatsanwaltschaft und Gericht identisch?

In Strafsachen führen Polizei, Staatsanwaltschaft und Gericht jeweils eigene Kennziffern. Ermittlungsakten haben bei der Staatsanwaltschaft eine eigene Kennung; das gerichtliche Verfahren erhält nach Anklageerhebung ein separates Aktenzeichen.