DGA

Définition et signification de la DGA

L’abréviation DGA désigne principalement dans le contexte juridique allemand la « Dossier Sociétaire Numérique » (« Digitale Gesellschaftsakte »), mais elle est également employée dans les systèmes juridiques internationaux pour « Directors and General Assembly » ou « Directors’ General Agreement ». En droit allemand, la DGA fait avant tout référence au dossier sociétaire numérique, un dossier électronique destiné à la gestion et à la documentation des opérations en droit des sociétés, notamment pour les entreprises, sociétés et tribunaux de registre. Les aspects juridiques de la DGA couvrent de nombreux domaines du droit des sociétés, du droit de la protection des données et des réglementations en matière d’administration numérique.

Cadre juridique de la DGA

Fondements du droit des sociétés

L’introduction de la DGA est étroitement liée à la digitalisation croissante du droit des sociétés. La loi portant transposition de la directive sur la digitalisation (DiRUG) ainsi que la loi complémentaire de mise en œuvre de la directive sur la digitalisation (DiREG) permettent depuis 2021 la gestion entièrement numérique des dossiers sociétaires et des dossiers de registre. Ainsi, la DGA remplace la documentation analogique des résolutions d’associés, des documents constitutifs et des opérations sociétaires. Le cadre juridique se réfère notamment au § 8 et suivants du Code de commerce (HGB), aux §§ 10-12 de la GmbHG et aux réglementations applicables telles que le règlement sur le registre du commerce (HRV).

Enregistrement et gestion

La DGA constitue une collection numérique de tous les documents pertinents en matière de droit des sociétés. Il s’agit notamment des actes constitutifs, des statuts, des listes d’associés, des demandes d’inscription au registre, des résolutions et autres documents importants pour la société. L’obligation juridique de bonne tenue résulte en particulier du § 8 al. 2 GmbHG ainsi que du § 12 HGB (gestion électronique des registres).

Droits d’accès

Conformément au § 9 HGB, le public a le droit de consulter le registre du commerce et les dossiers qui y sont rattachés, ce qui inclut la DGA. L’accessibilité est réglementée par le § 8 HRV et la procédure électronique via le portail judiciaire.

Exigences en matière de protection des données

La DGA contient généralement des données à caractère personnel, par exemple celles des associés et des gérants. Les dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi que la Loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) s’appliquent donc de manière adéquate. Sont particulièrement pertinentes les règles relatives à la sécurité des données (§ 32 RGPD) et à la base juridique du traitement des données (art. 6 RGPD).

Confidentialité et restrictions d’accès

L’accès à la DGA est par principe public. Cependant, certains documents peuvent être traités de manière confidentielle si la loi prévoit des exceptions (par exemple, en cas de secrets d’affaires ou d’exploitation protégés selon le § 30 al. 2 phrase 2 VwVfG).

Fonction probatoire et effets juridiques

La DGA assure la conservation de la preuve de toutes les opérations en droit des sociétés. Selon les §§ 415 et suivants du Code de procédure civile (ZPO), les documents électroniques qui satisfont aux exigences du § 371a ZPO sont admis comme preuve documentaire authentique dans le cadre d’un procès civil. Les documents de la DGA ont une force probante particulière lorsqu’ils portent une signature électronique qualifiée.

Structure et contenu de la DGA

Obligations de documentation

La société est tenue, conformément au § 41 GmbHG, de documenter de manière continue et complète tous les événements pertinents en droit des sociétés, ce qui se fait à l’ère numérique au moyen de la DGA. Il s’agit notamment de :

• Documents de fondation et statuts
• Listes des associés et leurs modifications
• Modifications au sein de la gérance
• Inscriptions et immatriculations au registre
• Résolutions de l’assemblée des associés
• Conventions particulières et actes
• Procès-verbaux de l’assemblée générale

Signature numérique et authentification

D’un point de vue juridique, il est important que les documents déposés dans la DGA soient en règle générale munis d’une signature électronique qualifiée (§ 126a BGB). Cela vise à garantir l’intégrité et l’authenticité des documents.

Échanges juridiques électroniques et DGA

Transmission et communication

Depuis la mise en œuvre de la Loi visant à promouvoir la communication électronique avec les tribunaux (ERV-Gesetz), la transmission numérique des documents sociétaires aux tribunaux de registre et aux notaires est obligatoire. La DGA occupe ici un rôle central en tant qu’interface entre les entreprises, les notaires et les tribunaux.

Interfaces avec les autorités et les tribunaux

Depuis l’entrée en vigueur des dispositions afférentes, les tribunaux de registre exigent la transmission numérique des actes constitutifs et autres documents de société par l’intermédiaire de la boîte postale électronique spéciale pour avocats (beA) ou pour notaires (beN). La DGA permet une transmission standardisée et une archivage sécurisé et conforme.

Avantages et défis de la DGA

Avantages

• Documentation conforme au droit, infalsifiable et efficace de toutes les opérations sociétaires
• Accès facilité et gestion transparente pour les associés, les tribunaux de registre et les tiers habilités
• Accélération des processus liés à l’entreprise grâce à l’absence de rupture de média

Défis

• Exigences accrues en matière de protection des données et de sécurité informatique
• Nécessité d’une mise à jour technique et juridique régulière
• Incertitudes possibles dans la gestion des signatures numériques et des exigences de preuve

Importance et portée internationale

Contexte européen

Avec la transposition de la directive européenne sur la digitalisation (UE 2019/1151), la DGA est reconnue juridiquement dans presque tous les États membres de l’Union européenne. L’obligation de digitalisation complète des dossiers de société est ainsi harmonisée au niveau transfrontalier, bien que des particularités nationales subsistent en ce qui concerne la documentation et l’accès.

Perspective de droit comparé

Dans d’autres États membres de l’UE ainsi que dans des pays tiers, par exemple en Suisse ou aux États-Unis, il existe des dossiers électroniques de société comparables, dont l’organisation juridique peut toutefois différer en ce qui concerne les droits d’accès et la valeur probante.

Résumé

La DGA (Dossier Sociétaire Numérique) constitue, en droit allemand et européen des sociétés, l’instrument central de la documentation et de la gestion numérique des documents juridiques relatifs à la vie des sociétés. Son fondement et ses prescriptions résultent des dispositions du droit commercial, de la protection des données et du droit procédural. L’utilisation correcte, l’archivage conforme et la consultation juridique sécurisée de la DGA garantissent la transparence, la traçabilité et la sécurité juridique des démarches sociétaires à l’ère numérique. Les principaux défis résident dans la protection des données, l’adaptation technique régulière et la précision juridique lors de l’utilisation de documents signés numériquement. La DGA fait l’objet d’un développement continu dans le cadre de la digitalisation croissante du droit des sociétés, du commerce et des registres.

Questions fréquentes

Quelles sont les obligations juridiques des propriétaires dans le cadre d’une DGA ?

Les propriétaires, par exemple d’immeubles collectifs, sont juridiquement tenus dans le cadre de la DGA (Dossier Numérique du Bâtiment) d’assurer une tenue, une gestion et une sécurisation correctes du dossier du bâtiment. Cette obligation découle notamment des §§ 194 et suivants du BauGB ainsi que des prescriptions locales (par exemple, règlements de construction, instructions administratives). La DGA sert ici de preuve structurée pour tous les documents importants relatifs à la construction, à l’entretien, aux contrôles et aux réceptions. Les propriétaires doivent veiller à ce que toutes les modifications, modernisations ou maintenances soient immédiatement documentées et ajoutées à la DGA. Par ailleurs, il existe une obligation légale de conservation de certains documents, comme les attestations de contrôle ou les certificats d’énergie, dont la durée varie selon le Land fédéral et le type de document (généralement entre 5 et 30 ans). Tout manquement à ces obligations peut entraîner des conséquences civiles ou administratives, notamment en ce qui concerne le devoir de sécurité et la responsabilité envers les tiers.

Qui peut légalement consulter le Dossier Numérique du Bâtiment ?

Les droits d’accès à la DGA sont réglementés par la loi et dépendent avant tout du motif précis de la demande ainsi que du cercle des personnes autorisées. Les administrations, telles que le service de la construction ou les services de prévention incendie, disposent de droits de consultation étendus dans le cadre de leurs missions de contrôle, conformément aux réglementations et instructions administratives applicables. Les acheteurs et les candidats locataires ont un droit légitime de consulter les contenus essentiels de la DGA avant la conclusion d’un contrat de vente ou de location, notamment pour évaluer l’état de l’immeuble ou les rénovations effectuées. Les locataires peuvent, sous certaines conditions (par exemple en cas de travaux de modernisation ou de mesures d’économie d’énergie), exiger des informations sur certains éléments du dossier. Les tribunaux et les experts peuvent également obtenir la consultation dans le cadre de procédures judiciaires ou administratives, si cela est nécessaire à la manifestation de la vérité. Sur le plan de la protection des données, toute transmission de données personnelles issues de la DGA (telles que les coordonnées privées des artisans ou propriétaires) doit toujours respecter le principe de finalité et de minimisation des données.

Comment la DGA est-elle prise en compte en droit immobilier ?

En droit immobilier, la DGA prend une importance croissante, notamment en relation avec les contrats de vente, les états des lieux et la documentation des interventions essentielles sur le bâtiment. Le vendeur est juridiquement tenu d’informer de façon exhaustive sur tous les faits essentiels concernant le bien – une DGA bien tenue peut ainsi prouver qu’aucun défaut important n’a été dissimulé. En cas de contentieux de garantie ou de poursuite pour dol devant les tribunaux, c’est bien souvent la DGA qui sert de pièce justificative. De plus, la DGA peut faire partie des documents de transfert lors d’un changement de propriétaire, pour lequel il convient d’inclure dans le contrat des dispositions spécifiques relatives à la remise et à la mise à jour. Dans le cadre de la location, la DGA sert de preuve pour les maintenances et l’exécution des obligations d’entretien, permettant de se prémunir contre les réclamations liées au droit locatif.

Quelles sont les exigences juridiques pour la conservation et l’archivage numérique ?

La conservation numérique des dossiers du bâtiment est soumise en Allemagne à de nombreux impératifs juridiques, en particulier du droit commercial (§§ 238, 257 HGB), du droit fiscal (§ 147 AO), du droit de la construction et du droit sur la protection des données (RGPD/BDSG). Les données doivent être archivées de manière sécurisée et inaltérable sur le long terme. Pour les documents numériques, cela signifie notamment qu’ils doivent être sécurisés par des signatures électroniques qualifiées, protégés contre toute manipulation et conservés de façon à rester lisibles et reproductibles à tout moment. Le logiciel utilisé doit garantir la traçabilité, c’est-à-dire qu’aucune modification a posteriori des documents archivés ne doit être possible sans enregistrement. Des sauvegardes régulières doivent par ailleurs être réalisées et des contrôles d’accès appropriés instaurés, de sorte que seuls les utilisateurs autorisés puissent consulter ou modifier le dossier. Les mesures techniques et organisationnelles de protection doivent répondre aux exigences de l’art. 32 RGPD.

Quelles sont les conséquences d’une gestion lacunaire de la DGA ?

Une gestion incomplète ou incorrecte de la DGA peut entraîner de nombreuses conséquences juridiques. Lors de contrôles administratifs, des amendes peuvent être infligées si, par exemple, des documents obligatoires relatifs aux réceptions, contrôles ou entretiens de construction sont manquants. En cas de responsabilité, notamment suite à des dommages au bâtiment ou à des accidents, l’absence de preuves pertinentes peut conduire à une inversion de la charge de la preuve, plaçant ainsi le propriétaire ou le gestionnaire dans une position défavorable. Sur le plan civil, il existe également un risque de demandes de dommages et intérêts de la part d’acheteurs, de locataires ou de voisins si certains défauts ne peuvent plus être retracés en raison d’un manque de documentation. Dans les cas extrêmes, cela peut conduire à l’annulation de contrats de vente ou à des réductions de loyer.

Qui porte la charge de la preuve en cas de dommage si la DGA est incomplète ?

Si la DGA est incomplète ou insuffisante, la charge de la preuve de la bonne exécution des obligations en matière de construction, de sécurité et civiles incombe en principe au propriétaire ou au gestionnaire. En cas de litige, tel qu’un recours en dommages-intérêts pour des dommages au bâtiment ou des défauts de construction, le manque de preuves est généralement interprété comme le signe que certaines mesures n’ont pas été appliquées ou respectées. La jurisprudence attache une grande importance à une documentation précise et continue afin de démontrer la conformité légale. Si le propriétaire n’est pas en mesure de présenter une documentation complète à travers la DGA, cela peut avoir un effet préjudiciable dans le cadre d’une procédure civile et entraîner une inversion de la charge de la preuve.

Quels sont les défis spécifiques en matière de protection des données pour la DGA ?

La DGA contient une multitude de données personnelles, telles que des informations sur les propriétaires, les locataires, les prestataires ou les artisans, et est dès lors strictement soumise aux dispositions du droit de la protection des données, notamment le RGPD. Les propriétaires et les gestionnaires doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées contre tout accès non autorisé. Toute modification, transmission ou consultation doit être enregistrée (art. 5, art. 30 RGPD). Un fondement juridique clair est nécessaire pour toute transmission à des tiers ou autorités, par exemple en raison d’obligations légales d’information ou d’intérêts légitimes. Les violations en matière de protection des données peuvent entraîner de fortes amendes, en outre les personnes concernées peuvent exiger des informations, la rectification ou la suppression de leurs données. Lorsque des prestataires cloud ou informatiques externes sont utilisés, des contrats de traitement de données en sous-traitance doivent également être conclus et le respect du RGPD doit être assuré.