Aucune obligation en matière de protection des données de retirer un avertissement après la fin de la relation de travail – Décision de la Cour régionale du travail de Basse-Saxe
La Cour régionale du travail de Basse-Saxe (arrêt du 19 juin 2024, n° 11 Sa 1180/20) s’est penchée en détail sur la question de savoir si, après la fin d’une relation de travail, il existe un droit à l’effacement d’un avertissement délivré dans le cadre du rapport de travail sur la base des dispositions relatives à la protection des données. L’arrêt met en évidence que les règles de protection des données – notamment les dispositions du RGPD – ne soutiennent pas nécessairement le simple souhait d’un ancien salarié de voir supprimer intégralement les avertissements de son dossier du personnel.
Situation initiale et état du litige
À la fin d’une relation de travail, des questions se posent fréquemment concernant la gestion des documents présents dans le dossier du personnel, tels que les avertissements, évaluations ou attestations. Outre les aspects de droit du travail, la protection des données, en particulier le droit à l’effacement des données à caractère personnel selon l’art. 17 RGPD, prend une importance croissante.
Dans le cas présent, le demandeur a exigé, après la fin de la relation de travail, le retrait d’un avertissement prononcé au cours du contrat, de ses documents personnels. L’employeur a refusé, invoquant la nécessité de conserver ce document à des fins de preuve, notamment en vue de futurs litiges en droit du travail ou de différends post-contractuels.
Appréciation juridique de la Cour régionale du travail
Applicabilité du RGPD au contenu du dossier du personnel
La Cour de Basse-Saxe confirme que les données à caractère personnel issues des rapports de travail relèvent en principe du champ d’application du RGPD. Cela inclut également, entre autres, les avertissements conservés dans les dossiers du personnel. Néanmoins, la possibilité d’effacement n’est pas illimitée.
Mise en balance des intérêts et obligations de conservation
Selon le tribunal, une mise en balance des intérêts entre l’intérêt de l’ancien salarié à l’effacement et les intérêts légitimes de l’ancien employeur doit être effectuée. En vertu de l’art. 17, al. 1, let. a du RGPD, il n’existe pas de droit à l’effacement tant que le traitement ultérieur – en l’espèce, la conservation de l’avertissement – est nécessaire pour remplir des obligations légales ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
La Cour souligne que les avertissements peuvent, même après la fin de la relation de travail, revêtir une importance pour la préservation de moyens de preuve en cas de futurs litiges – par exemple à l’occasion d’un désaccord sur un certificat de travail, d’une action ultérieure en protection contre le licenciement ou de réclamations en dommages-intérêts. La simple cessation du contrat de travail ne fait donc pas automatiquement disparaître la légitimité de l’intérêt de l’employeur.
Critères du droit à l’effacement
Le tribunal explique qu’un droit à l’effacement peut exister, en principe, lorsque le traitement des données contrevient aux dispositions relatives à la protection des données (cf. art. 17, al. 1, let. d RGPD). Il faudrait notamment que la conservation de l’avertissement ne soit plus nécessaire et qu’aucun intérêt légitime prépondérant de l’employeur n’existe. Dans le cas jugé, la Cour n’a toutefois pas constaté de prépondérance des intérêts de l’ancien salarié.
Implications pour la gestion des données personnelles dans la relation de travail
Intérêt pratique pour employeurs et salariés
La décision apporte une orientation quant à la portée des droits à la protection des données des anciens salariés. Les employeurs peuvent s’opposer, en invoquant la nécessité de conservation en vue de la preuve, à des demandes de suppression ou de retrait, dès lors qu’un intérêt légitime objectif subsiste. À l’inverse, les salariés doivent examiner si, dans chaque cas concret, la conservation demeure réellement nécessaire.
Lien avec d’autres droits à l’effacement et délais d’archivage
L’arrêt souligne par ailleurs que les obligations de suppression des avertissements issues du droit du travail à l’issue de la relation de travail sont à distinguer des droits issus de la protection des données. Alors qu’un retrait peut être exigé au cas par cas sur la base du droit du travail, un droit autonome à l’effacement au titre du RGPD dépend, quant à lui, de la pondération d’intérêts exposée.
Portée au-delà du cas d’espèce
Par sa décision, la Cour de Basse-Saxe précise la frontière jusqu’ici mal définie entre la protection des données et les effets persistants des contrats de travail. Surtout à une époque où les droits liés à la protection des données occupent une place centrale dans les litiges en droit du travail, cet arrêt assure une sécurité juridique et un cadre de référence fiable pour les parties concernées.
Conclusion et perspectives
Par sa décision récente, la Cour de Basse-Saxe clarifie que le droit à l’effacement des données au titre de l’art. 17 RGPD s’en trouve limité dans le contexte des dossiers du personnel par les intérêts légitimes de l’employeur. Le refus de supprimer totalement un avertissement après la fin de la relation de travail peut être admissible, dès lors que des motifs objectifs – notamment la préservation de positions juridiques éventuelles – le justifient.
Néanmoins, les circonstances propres à chaque cas restent déterminantes ; en particulier, le passage du temps après la fin du contrat ou la disparition manifeste d’un intérêt légitime peuvent soulever de nouvelles questions juridiques pour les deux parties.
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