Exigences actuelles concernant la sécurisation de l’envoi de factures par e-mail
Par un arrêt du 10 février 2025 (réf. 12 U 9/24), la Cour d’appel de Schleswig-Holstein a précisé de manière significative les exigences en matière de sécurité informatique lors de l’envoi électronique de factures par les entreprises. L’élément central de cette décision est l’obligation explicite de garantir un niveau de protection approprié en ce qui concerne la confidentialité des données à caractère personnel lors de l’envoi de documents de facturation par e-mail. L’arrêt met en lumière que l’envoi de documents sensibles tels que des factures nécessite en principe un chiffrement de bout en bout, afin de respecter les prescriptions du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la Loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG).
Fondement juridique : protection des données personnelles dans la correspondance électronique
Dans cette affaire, la Cour d’appel de Schleswig-Holstein devait examiner si une entreprise était tenue de prendre des mesures techniques et organisationnelles pour empêcher tout accès non autorisé aux données personnelles contenues dans les factures envoyées par e-mail. La situation concrète concernait la transmission d’une facture incluant, outre les données habituelles de facturation, des informations personnelles sur le destinataire. Ce dernier a contesté l’absence de chiffrement lors du transport, voire de chiffrement de bout en bout, car, en théorie, des tiers auraient pu consulter ces informations confidentielles pendant la transmission.
Conformément à l’art. 5 al. 1 let. f RGPD ainsi qu’à l’art. 32 RGPD, les responsables du traitement sont tenus d’assurer la protection des données à caractère personnel par des mesures tant techniques qu’organisationnelles. Le chiffrement de la communication électronique constitue à cet égard une méthode courante pour garantir l’intégrité et la confidentialité des données.
Exigences applicables à la communication par e-mail : la décision du tribunal
Les juges du Schleswig-Holstein ont souligné que l’envoi de factures — même si celles-ci paraissent à première vue moins sensibles que d’autres données personnelles — exigeait déjà un besoin accru de protection. Les factures peuvent comprendre, outre le nom et l’adresse, des informations sur les habitudes de consommation, des coordonnées bancaires, des éléments de contrat ou d’autres données dignes de protection. Un accès non autorisé à ces informations peut causer des préjudices importants à la personne concernée.
Le tribunal a précisé que l’absence de chiffrement de bout en bout lors de l’envoi d’une facture ne répond pas aux exigences du RGPD, sauf si une convention avec le destinataire prévoit expressément la renonciation à de telles mesures de protection, et que ce dernier en a été pleinement informé. Une telle renonciation doit être documentée de manière compréhensible et être faite librement.
Portée pratique pour les entreprises et importance de la décision
L’arrêt constitue une occasion de réexaminer de manière critique les processus internes liés à l’envoi électronique de documents. La sécurité informatique, du point de vue du droit à la protection des données, ne se limite pas à la protection du propre système informatique, mais englobe également le transfert de données externes sécurisé. Les entreprises qui envoient de manière répétée ou automatisée des factures par e-mail à leurs clients ou partenaires commerciaux sont confrontées au défi de garantir une transmission sécurisée. Cela peut — selon l’infrastructure technique et le modèle économique — nécessiter la mise en place de systèmes de communication chiffrés ou la conclusion d’accords de communication spécifiques avec les destinataires.
Concernant les questions de responsabilité, la Cour d’appel précise que les manquements aux obligations en matière de protection des données peuvent entraîner des droits à réparation conformément à l’art. 82 RGPD. La preuve que toutes les mesures techniques et organisationnelles requises ont été mises en œuvre demeure donc une tâche constante pour les responsables du traitement.
Implications complémentaires et questions ouvertes sélectionnées
Interaction avec d’autres réglementations
En plus du RGPD, d’autres réglementations doivent être respectées. Ainsi, le Code fiscal allemand (AO) et le Code du commerce allemand (HGB) peuvent imposer des exigences en matière de conservation et d’inaltérabilité des documents de facturation électroniques, tandis que le secret fiscal selon l’art. 30 AO est soumis à ses propres exigences de protection.
Évolutions en cours du droit de la sécurité informatique
Compte tenu de la rapide évolution des normes techniques et de la réévaluation régulière de l’état de la technique conformément à l’art. 32 RGPD, l’adéquation des mesures de sécurité adoptées doit toujours être adaptée aux exigences actuelles. La Cour d’appel de Schleswig-Holstein souligne expressément que l’état de la technique évolue en permanence et que les entreprises sont tenues de procéder à des vérifications et des ajustements réguliers.
Protection de la confiance et risques de responsabilité
L’arrêt souligne que les entreprises pourraient être amenées à prendre des mesures importantes pour garantir la confiance de leurs clients et partenaires commerciaux. En cas de litige, il peut s’avérer décisif d’agir de manière transparente et de documenter précisément les mesures mises en place, afin de pouvoir se défendre efficacement contre d’éventuelles demandes de recours ou de dommages-intérêts.
Perspectives
La décision du Schleswig-Holstein peut servir de référence pour la gestion des envois de documents sensibles par e-mail et fixe une exigence élevée en matière de protection des données dans la pratique des entreprises. Les sociétés sont ainsi confrontées à des attentes élevées concernant les technologies de chiffrement et l’évaluation ciblée des risques.
Pour tout éclaircissement supplémentaire concernant des questions juridiques précises ou en cas d’incertitudes relatives aux exigences de la communication électronique sécurisée, les Rechtsanwälte de MTR Legal Rechtsanwälte se tiennent à votre disposition.
