Après la fin d’une relation de travail, la question se pose régulièrement aussi bien pour les salariés que pour les employeurs de savoir dans quelle mesure les données à caractère personnel peuvent continuer à être conservées – notamment lorsqu’il s’agit d’informations sensibles telles que les avertissements dans le dossier du personnel. Dans son arrêt du 14 mars 2024 (n° 9 Sa 73/21), le Landesarbeitsgericht du Bade-Wurtemberg s’est penché en détail sur le droit issu de la législation sur la protection des données à faire retirer un avertissement du dossier personnel après la fin de la relation de travail, apportant ainsi des clarifications importantes sur le rapport entre droit du travail et droit de la protection des données.
Les bases juridiques de la tenue du dossier du personnel
Le rôle de l’avertissement dans la relation de travail
Les avertissements sont des outils servant à la préservation des droits contractuels et ont pour but de documenter les manquements ainsi que de donner au salarié concerné la possibilité de s’améliorer. Pendant la relation de travail en cours, les avertissements conservent généralement leur importance, notamment en ce qui concerne d’éventuelles sanctions ultérieures relevant du droit du travail ou des licenciements.
Qualification au regard de la protection des données
Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, la question se pose du maintien du stockage de telles données à caractère personnel. Le droit de la protection des données, en particulier les dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD), prévoit des exigences claires quant à la nécessité et à la légalité de la conservation. Pour les données des salariés, il est déterminant d’apprécier si la conservation reste réellement nécessaire ou s’il existe au contraire un droit à l’effacement.
Décision du Landesarbeitsgericht du Bade-Wurtemberg
Faits et objet du litige
Dans l’affaire examinée, un salarié avait, après la fin de sa relation de travail, exigé le retrait d’un avertissement de son dossier personnel. L’employeur a refusé, invoquant d’éventuelles obligations de conservation.
Appréciation par le tribunal
Le Landesarbeitsgericht a jugé qu’avec la fin de la relation de travail, la finalité initiale de l’avertissement – à savoir la documentation des manquements contractuels et la préparation d’éventuelles autres mesures relevant du droit du travail – disparaissait. Le tribunal a constaté qu’après le départ du salarié, il n’existait plus de motifs juridiquement recevables pour conserver l’avertissement, sauf s’il existe à titre exceptionnel d’autres intérêts légitimes, notamment en lien avec des litiges en cours ou des obligations légales de conservation. Dans le cas contraire, l’avertissement doit être retiré du dossier personnel, le droit à l’effacement découle à cet égard de l’art. 17 RGPD.
Distinction : Quand la conservation des données reste-t-elle possible ?
Cas d’exception et intérêts légitimes
Le tribunal a expressément laissé ouverte la question de savoir si, au cas par cas, des intérêts légitimes de l’employeur – par exemple en cas de contentieux non achevés ou d’obligations légales de conservation – pouvaient s’opposer à un effacement immédiat. Il appartient dans ce contexte d’apprécier la situation au cas par cas et d’effectuer une mise en balance complète des intérêts en présence.
Portée pratique
Pour les employeurs, il en résulte la nécessité d’examiner avec soin les dossiers du personnel après la fin d’une relation de travail et de supprimer en principe les avertissements, s’il n’existe pas de motif particulier de les conserver. Les salariés bénéficient ainsi de droits renforcés en matière de protection de leurs données personnelles.
Conséquences pour la gestion du personnel et la conformité
Nécessité de processus conformes à la protection des données
Les entreprises doivent s’assurer qu’à la fin des relations de travail, des processus conformes au RGPD sont en place afin de vérifier et d’effacer les données personnelles qui ne sont plus requises, en particulier celles susceptibles d’avoir une connotation négative comme les avertissements. Il s’agit d’une obligation relevant non seulement du droit du travail mais aussi du droit de la protection des données, car les infractions au RGPD peuvent entraîner des sanctions lourdes.
Lien avec d’autres obligations de conservation
Les dossiers du personnel font régulièrement l’objet d’obligations de conservation relevant notamment du droit du travail d’entreprise, du droit fiscal ou de la sécurité sociale. L’obligation de retirer un avertissement après la fin du contrat de travail doit donc toujours être envisagée dans le contexte d’éventuelles autres dispositions légales. Une analyse différenciée des fondements juridiques est indispensable pour garantir des processus de gestion des ressources humaines juridiquement sûrs.
Portée de la décision pour employeurs et salariés
L’arrêt du Landesarbeitsgericht souligne également dans le droit du travail l’importance du principe de minimisation des données découlant de l’art. 5 § 1 c) RGPD. Les employeurs sont désormais confrontés à un cadre réglementaire de plus en plus différencié, dans lequel les salariés concernés peuvent, après la fin de la relation de travail, faire valoir pleinement leur droit à l’effacement de leurs données personnelles.
Les salariés quant à eux voient leur position juridique renforcée et peuvent avoir la certitude qu’une fois la relation d’emploi terminée, les inscriptions négatives injustifiées ou devenues inutiles devront être effacées au titre de leur droit à l’effacement prévu par la législation sur la protection des données.
Conseil sur les possibilités de consultation individuelle
L’arrêt du Landesarbeitsgericht du Bade-Wurtemberg met en évidence le rôle central d’un traitement conforme à la protection des données des données du personnel au sein de la relation de travail et après sa cessation. Les entreprises et les particuliers confrontés à des questions complexes concernant, par exemple, la légalité d’effacements ou la poursuite de la conservation de certains documents, peuvent bénéficier d’un examen attentif de l’évolution actuelle de la législation et de la jurisprudence.
Compte tenu de l’évolution dynamique du droit de la protection des données et du droit du travail, les avocats de MTR Legal Rechtsanwalt sont à votre disposition, en Allemagne et à l’international, pour un conseil juridique fondé. Référence : LAG Bade-Wurtemberg, arrêt du 14.03.2024, n° 9 Sa 73/21.
