Bundesgerichtshof kippt Schätzung nach Richtsätzen – Az. X R 19/21
Bei einer Betriebsprüfung kann es zu Hinzuschätzungen durch das Finanzamt kommen. Die gesetzlichen Vorschriften, insbesondere die Betriebsprüfungsordnung, bilden die Grundlage für Schätzungen im Rahmen der Betriebsprüfung. Eine Schätzung stellt einen erheblichen Eingriff in die Rechte des Steuerpflichtigen dar und ist durch rechtliche Vorgaben geregelt. Steuerbescheide und mögliche Steuernachzahlungen können sich direkt aus einer Schätzung ergeben und haben oft erhebliche finanzielle Auswirkungen. Es gibt verschiedene Arten von Betriebsprüfungen, die sich nach Unternehmensgröße, Branche oder Prüfungsart unterscheiden. Die Voraussetzungen und der rechtliche Rahmen für Schätzungen sind klar definiert und müssen eingehalten werden. Im Ablauf der Betriebsprüfung erfolgt eine Überprüfung der Buchführung, wobei es zu Änderungen kommen kann, wenn Unstimmigkeiten festgestellt werden. Dabei dürfen die Prüfer nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 18. Juni 2025 (Az. X R 19/21) nicht mehr automatisch pauschale Schätzungen auf der Basis von Branchenwerten der sog. Richtsatzsammlung vornehmen. Häufig stellt sich während der Betriebsprüfung die Frage nach der Plausibilität der Buchführung, die von den Betriebsprüfern genau geprüft wird. Vielmehr sei einem innerbetrieblichen Vergleich der Vorzug zu geben.
Die Finanzbehörden sind grundsätzlich zu Schätzungen berechtigt, wenn die Buchführung des Steuerpflichtigen nicht ordnungsgemäß ist. Von Betriebsprüfungen können sowohl Unternehmen als auch verschiedene Personen wie Selbstständige, Freiberufler und Privatpersonen betroffen sein. Bei mangelhaften, unvollständigen oder nicht plausiblen Buchführungsunterlagen kann der Prüfer die Besteuerungsgrundlage gemäß § 162 Abgabenordnung (AO) schätzen. Dazu werden häufig sog. Richtwerte herangezogen. Das ist für den Steuerpflichtigen in vielen Fällen nachteilig. Der BFH wendet sich nun von dieser gängigen Praxis ab und favorisiert eine individuelle Berechnung der Besteuerungsgrundlage, so die Wirtschaftskanzlei MTR Legal Rechtsanwälte , die u.a. im Steuerrecht berät.
Einführung in die Betriebsprüfung
Was ist eine Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung ist ein zentrales Instrument der Finanzverwaltung, um die ordnungsgemäße Veranlagung von Steuern bei Unternehmen sicherzustellen. Das Finanzamt oder auch die Deutsche Rentenversicherung führen diese Prüfungen regelmäßig durch, um zu kontrollieren, ob alle steuerlichen Pflichten im relevanten Zeitraum korrekt erfüllt wurden. Die Außenprüfung ist dabei die häufigste Form der Betriebsprüfung, die durch das Finanzamt und andere Behörden im Außendienst durchgeführt wird. Sie stellt vor allem eine umfassende und gesamtbetriebliche Kontrolle aller steuerlich relevanten Sachverhalte dar und betrifft das Unternehmen in seiner Gesamtheit. Im Rahmen der Betriebsprüfung werden verschiedene steuerlich relevante Sachverhalte, wie beispielsweise Liquiditätsprüfungen, genau geprüft. Dabei gibt es verschiedene Arten von Betriebsprüfungen, die sich nach Steuerart, Unternehmensgröße oder zuständiger Behörde unterscheiden. Verschiedene Behörden, insbesondere Finanzämter und Zollbehörden, spielen eine zentrale Rolle bei der Durchführung dieser Prüfungen und der Überwachung der Finanzen im öffentlichen Verwaltungskontext.
Warum ist die Vorbereitung auf die Betriebsprüfung so wichtig?
Für Unternehmen ist die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung von großer Bedeutung, um unnötigen Ärger und unerwartete Überraschungen zu vermeiden. Auch Freiberufler und Selbstständige sind regelmäßig von Betriebsprüfungen betroffen und müssen dabei besondere Anforderungen erfüllen, etwa bei der Verfahrensdokumentation und der elektronischen Datenübermittlung. Transparente und gut dokumentierte betriebliche Prozesse sowie eine vollständige Sammlung aller relevanten Unterlagen erleichtern die Kontrolle durch das Finanzamt erheblich. Die Unterstützung durch einen Steuerberater ist in allen Phasen der Betriebsprüfung äußerst hilfreich, da der Steuerberater bei der Vorbereitung, Organisation und Durchführung der Prüfung eine zentrale Rolle spielt und Risiken minimieren kann. Die Einbindung des Steuerberaters sorgt zudem für rechtliche Sicherheit und eine optimale Vorbereitung auf die Anforderungen der Behörden. Es kann außerdem sinnvoll sein, etwas mehr Zeit in die Dokumentation und Vorbereitung zu investieren, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Während der Prüfung besteht eine Mitwirkungspflicht: Unternehmen müssen dem Prüfer alle angeforderten Unterlagen und Informationen zur Verfügung stellen. Wer diese Anforderungen ernst nimmt und sich rechtzeitig vorbereitet, kann die Betriebsprüfung in der Regel reibungslos und ohne größere Komplikationen durchlaufen.
Anlässe für eine Betriebsprüfung
Eine Betriebsprüfung kann aus unterschiedlichen Gründen durch das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung angeordnet werden. Häufige Auslöser sind Unstimmigkeiten oder Auffälligkeiten in der Steuererklärung, wie etwa unerklärliche Schwankungen bei Umsätzen oder Gewinnen, verspätete Steuerzahlungen oder eine auffällige Entwicklung der Unternehmenszahlen im Vergleich zu Vorjahren. Auch wiederholte Fehler in den Steuererklärungen oder eine Häufung von Meldungen und Hinweisen von Dritten können die Finanzverwaltung dazu veranlassen, eine Betriebsprüfung einzuleiten. In Deutschland sind verschiedene Finanzämter für die Durchführung von Betriebsprüfungen zuständig, wobei die Auswahl der zu prüfenden Unternehmen nach bestimmten Kriterien erfolgt. Unternehmen sollten daher stets auf eine korrekte und vollständige Erstellung ihrer Steuererklärungen achten, um das Risiko einer Betriebsprüfung zu minimieren. Die Finanzverwaltung nutzt zudem moderne Analysemethoden, um potenzielle Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen und gezielt zu prüfen.
Ablauf einer Betriebsprüfung
Startphase und Organisation der Betriebsprüfung
Der Ablauf einer Betriebsprüfung folgt einem klaren Schema, das Unternehmen kennen sollten, um optimal vorbereitet zu sein. Zu Beginn erhält das Unternehmen eine offizielle Prüfungsanordnung vom Finanzamt, in der der genaue Zeitraum, der Beginn und der Ort der Prüfung festgelegt sind. Im Rahmen der Prüfungsanordnung wird auch der Besuch des Betriebsprüfers im Unternehmen angekündigt, wobei organisatorische Aspekte wie Terminabstimmung, Zugang zu Unterlagen und die Einhaltung von Fristen zu beachten sind. Die Bedeutung des Prüfungszeitraums liegt darin, dass innerhalb dieses Zeitraums alle relevanten steuerlichen Vorgänge überprüft werden; die Festlegung des Zeitraums für die Betriebsprüfung erfolgt in der Regel auf Basis von Umsatz oder Gewinn. Die eigentliche Prüfung kann je nach Art und Größe des Unternehmens unterschiedlich ablaufen. Im Fokus stehen dabei die steuerlichen Verhältnisse des Unternehmens, insbesondere die Umsatzsteuer, Lohnsteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer und explizit auch die Lohnsteuer.
Prüfungsinhalte und Abschlussbericht
Während der Prüfung prüft der Betriebsprüfer die vorgelegten Unterlagen und kontrolliert verschiedene Sachverhalte, um die Richtigkeit der Angaben zu überprüfen. In bestimmten Fällen kann der Prüfer auch eine Nachschau vor Ort durchführen, um sich ein Bild von den betrieblichen Abläufen zu machen. Nach Abschluss der Prüfung erstellt das Finanzamt einen schriftlichen Bericht, in dem die Ergebnisse und etwaige Feststellungen detailliert aufgeführt werden. Sollte das Unternehmen mit dem Ergebnis nicht einverstanden sein, besteht die Möglichkeit, Einspruch gegen die Feststellungen einzulegen.
Die Dauer einer Betriebsprüfung hängt maßgeblich von der Größe und Komplexität des Unternehmens ab. Während kleinere Betriebe oft innerhalb weniger Tage geprüft werden, kann sich die Prüfung bei größeren Unternehmen über mehrere Wochen oder sogar Monate erstrecken. Eine sorgfältige Vorbereitung und das Bereithalten aller erforderlichen Unterlagen helfen, den Ablauf zu beschleunigen und unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
Rechte und Pflichten während einer Betriebsprüfung
Während einer Betriebsprüfung haben Unternehmen sowohl Rechte als auch Pflichten, die im Interesse eines fairen und transparenten Prüfungsprozesses stehen. Zu den wichtigsten Rechten zählt das Recht auf Information: Unternehmen müssen rechtzeitig über den Prüfungszeitraum, den Umfang der Prüfung und die geplanten Maßnahmen informiert werden. Ebenso besteht das Recht, Einsicht in die Ergebnisse der Prüfung zu nehmen und bei Unklarheiten Rückfragen zu stellen. Auf der anderen Seite besteht eine Mitwirkungspflicht: Unternehmen sind verpflichtet, alle angeforderten Unterlagen vollständig und fristgerecht vorzulegen und die Fragen des Prüfers wahrheitsgemäß zu beantworten. Die Abgabenordnung (AO) regelt diese Rechte und Pflichten im Detail und gibt den Rahmen für die Durchführung von Betriebsprüfungen durch die Finanzämter in Deutschland vor. Wer seine Mitwirkungspflicht ernst nimmt und die erforderlichen Unterlagen bereithält, kann den Ablauf der Prüfung erleichtern und unangenehme Überraschungen vermeiden.
Kassen-Nachschau
Die Kassen-Nachschau ist ein spezielles Instrument der Finanzverwaltung, um die ordnungsgemäße Kassenführung in Unternehmen zu überprüfen. Sie erfolgt in der Regel unangekündigt durch das Finanzamt und konzentriert sich auf die Prüfung der Kassenaufzeichnungen und Belege. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Umsatzsteuer korrekt berechnet und abgeführt wird und die Kassenführung den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Kassenaufzeichnungen lückenlos und nachvollziehbar zu führen, da bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Belegen schnell der Verdacht auf Steuerverkürzung entstehen kann. Die Kassen-Nachschau ist ein wichtiger Bestandteil der Betriebsprüfung und kann auch von der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt werden. In Deutschland gelten klare Vorschriften und Regelungen für die Durchführung der Kassen-Nachschau, die Unternehmen unbedingt beachten sollten, um Sanktionen oder Nachzahlungen zu vermeiden.
Deutsche Rentenversicherung und Betriebsprüfung
Neben dem Finanzamt ist auch die Deutsche Rentenversicherung berechtigt, Betriebsprüfungen bei Unternehmen durchzuführen. Im Fokus dieser Prüfungen steht die korrekte Abführung der Sozialabgaben für die Beschäftigten. Die Deutsche Rentenversicherung prüft dabei, ob die Beitragszahlungen und Nachweise des Unternehmens vollständig und ordnungsgemäß erbracht wurden. Fehlerhafte oder verspätete Zahlungen können zu Nachforderungen und gegebenenfalls zu Bußgeldern führen. Unternehmen sollten daher großen Wert auf eine sorgfältige und pünktliche Abführung der Sozialabgaben legen. Die enge Zusammenarbeit zwischen der Deutschen Rentenversicherung und den Finanzämtern in Deutschland sorgt dafür, dass Unstimmigkeiten schnell erkannt und behoben werden können. Eine gute Vorbereitung auf die Betriebsprüfung und die ordnungsgemäße Dokumentation aller relevanten Unterlagen sind auch hier der beste Schutz vor unangenehmen Folgen.
Hinzuschätzung durch Finanzamt
In dem zugrunde liegenden Fall hatte das Finanzamt die Buchführung eines Diskothekenbesitzers als formell ordnungswidrig beanstandet. Die Diskothek stellt einen Betrieb dar, der der Betriebsprüfung und Überprüfung durch das Finanzamt unterliegt. Konkret waren in der Diskothek bis zu fünf offene Ladenkassen im Einsatz. Die Umsätze wurden auf Zetteln erfasst und an die Buchhaltung übergeben. Neben den klassischen Belegen müssen im Rahmen der Betriebsprüfung auch andere Artikel wie Verträge, Rechnungen und Eingangsrechnungen vorgelegt werden; daneben können Nachweise auch auf anderem Wege erbracht werden oder es können andere steuerliche Konstellationen relevant sein. Im Zuge einer Betriebsprüfung kann es zudem zu einer Kassen-Nachschau oder zu Sonderprüfungen, insbesondere im Bereich Lohnsteuer und anderer Steuerarten, kommen. Während der Überprüfung der Buchführung durch den Prüfer ist es wichtig, auf die gestellten Fragen der Betriebsprüfer einzugehen und offene Fragen zu klären, um Missverständnisse und Hinzuschätzungen zu vermeiden. Wegen der mangelhaften Buchführung nahm das Finanzamt erhebliche Hinzuschätzungen vor.
Nach Klage des Diskothekenbesitzers bestätigte das Finanzgericht Hamburg die Schätzungsbefugnis des Finanzamts. Dies begründete es damit, dass die Kassenzettel nicht den tatsächlichen Kassenbestand widerspiegelten. Für die Nachvollziehbarkeit der Buchführung und zur Vermeidung von Hinzuschätzungen ist die ordnungsgemäße Sammlung und Archivierung von Belegen unerlässlich. Das Finanzgericht nahm eine eigene Schätzung vor. Dabei legte es auf Grundlage eines äußeren Betriebsvergleichs einen Rohgewinnaufschlag von 300 Prozent zugrunde und berief sich auf die amtlichen Richtsatzsammlung für Gastronomie.
BFH: Inneren Betriebsvergleich bei Schätzung vorziehen
Der Bundesfinanzhof kam im Revisionsverfahren jedoch zu einer anderen Einschätzung. Der BFH hob zwar hervor, dass in bargeldintensiven Betrieben wie einer Diskothek Mängel in der Kassenführung und Buchführung die Finanzbehörden zu Schätzungen berechtigen können. Dabei seien die Finanzbehörden auch grundsätzlich frei in der Wahl ihrer Schätzungsmethode. Die Wahl der Schätzungsmethode ist jedoch durch die Betriebsprüfungsordnung und die geltenden Vorschriften geregelt, die die rechtlichen Voraussetzungen und den Rahmen für die Überprüfung und Änderung durch die Prüfer festlegen. Bei mehreren möglichen Schätzungsmethoden sei jedoch der genaueren Variante der Vorzug zu geben. Der innere Betriebsvergleich sei daher dem äußerem Betriebsvergleich in der Regel vorzuziehen, so der BFH. Dabei machte der BFH seine Zweifel deutlich, ob die amtliche Richtsatzsammlung in ihrer bisherigen Form eine geeignete Grundlage für den Betriebsvergleich darstelle.
Der BFH bestätigte, dass in dem vorliegenden Fall die Kassenführung mangelhaft und die Finanzbehörden zur Schätzung berechtigt waren. Allerdings bemängelte er die Schätzungsmethode. So habe sich das Finanzgericht bei seiner Schätzung allein auf einen äußeren Betriebsvergleich gestützt und dafür auf Basis der amtlichen Richtsatzsammlung für Gastronomiebetriebe einen Rohgewinnaufschlag von 300 Prozent herangezogen. Das FG habe aber nicht nachvollziehbar dargelegt, warum gerade die Gewerbeklasse Gastronomie und dieser spezifische Richtsatzwert angewandt worden seien. Eine Diskothek lasse sich keiner der in der Richtsatzsammlung ausgewiesenen Gewerbeklassen ohne weiteres zuordnen, machte der BFH deutlich. Weiterhin sei auch nicht dargelegt worden, dass der konkrete Wert aus der Bandbreite der Richtsätze unter Berücksichtigung der Besonderheiten des Einzelfalls ausgewählt worden sei.
Zweifel an der Richtsatzsammlung des Finanzamts
Darüber hinaus hinterfragte der BFH die Daten- und Methodenqualität der Richtsatzsammlung selbst: Es fehlten Angaben zur Zufallsauswahl, zur Repräsentativität, und insbesondere war unklar, warum Verlustbetriebe grundsätzlich ausgeschlossen wurden. Dadurch sei eine systematische Verzerrung möglich.
Zudem gebe es sehr weite Spannen innerhalb der Gewerbeklassen. Umso wichtiger sei eine nachvollziehbare Begründung für den gewählten Wert, insbesondere im Hinblick auf die Höhe der festgesetzten Schätzwerte, machte der BFH deutlich.
Wahl der geeigneten Methode bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt
Bei mehreren möglichen Schätzmethoden sei eine Nachkalkulation auf Basis interner Betriebsdaten zuverlässiger als ein externer Vergleich mit Durchschnittswerten. Auch im Streitfall sei eine Nachkalkulation auf Basis des Wareneinsatzes naheliegender gewesen, weil interne Daten vorhanden waren und damit ein innerer Betriebsvergleich möglich gewesen wäre. Der BFH wies das Verfahren daher zur erneuten Prüfung an das Finanzgericht zurück.
Das Urteil macht deutlich, dass bei einer mangelhaften Kassen- und Buchführung Hinzuschätzungen der Finanzbehörden gerechtfertigt sein können. Der BFH stellt aber auch klar, dass die geeignete Methode gewählt werden muss und eine pauschale Schätzung auf Grundlage von Richtsatzwerten gegenüber einem inneren Betriebsvergleich nachrangig ist. Ziel der Betriebsprüfung ist es, ein nachvollziehbares und korrektes Ergebnis zu erzielen, das auf einer geeigneten Schätzungsmethode basiert. Die Häufigkeit und Intensität der Betriebsprüfung ist insbesondere bei Großbetrieben mit hohem Umsatz und Gewinn deutlich höher, da diese Unternehmen von den Finanzbehörden als besonders prüfungsrelevant eingestuft werden. Zudem kann die Einordnung eines Betriebs nach Land und Unternehmensgröße Einfluss auf die Prüfungsfrequenz und die Auswahl der Schätzungsmethode haben. Eine professionelle Vorbereitung und die Wahl der richtigen Schätzungsmethode können dazu beitragen, Gewinne zu sichern und finanzielle Nachteile wie Steuernachzahlungen oder Strafzahlungen zu vermeiden.
Digitale Betriebsprüfung
Die digitale Betriebsprüfung ist in Deutschland auf dem Vormarsch und verändert die Art und Weise, wie Finanzämter und Unternehmen Betriebsprüfungen durchführen. Durch den Einsatz moderner Technologien werden Prozesse effizienter gestaltet und die Übermittlung von Unterlagen sowie steuerrelevanten Daten vereinfacht. Die Übermittlung von Steuererklärungen und anderen steuerrelevanten Daten erfolgt dabei häufig über das ELSTER-System, das eine digitale und automatisierte Kommunikation zwischen Steuerpflichtigen und Finanzbehörden ermöglicht. Unternehmen können ihre Buchführungsunterlagen, Steuererklärungen und weitere Dokumente elektronisch bereitstellen, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Nachvollziehbarkeit der Prüfung erhöht. Für die Finanzämter bedeutet dies, dass sie schneller und gezielter auf die relevanten Informationen zugreifen und die Prüfung strukturierter durchführen können. Die digitale Betriebsprüfung trägt somit dazu bei, die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung zu modernisieren und die Qualität der Prüfungen zu steigern.
Vorteile der digitalen Betriebsprüfung
Die Umstellung auf digitale Betriebsprüfungen bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Finanzämter mit sich. Einer der größten Pluspunkte ist die gesteigerte Effizienz: Alle relevanten Unterlagen und Daten können digital übermittelt werden, was den Aufwand für die Prüfung deutlich reduziert. Digitale Meldungen und Benachrichtigungen zwischen Unternehmen und Finanzamt beschleunigen den Prüfungsprozess zusätzlich, da Termine, Anforderungen oder Ergebnisse schnell und formal übermittelt werden können. Die Transparenz wird erhöht, da sämtliche Schritte und Informationen im Rahmen der Prüfung elektronisch dokumentiert und nachvollziehbar gespeichert werden. Auch die Fehlerquote sinkt, da die digitale Übermittlung und Archivierung von Daten und Unterlagen Übertragungsfehler minimiert. Für Unternehmen und Finanzämter bedeutet dies zudem eine Kostenersparnis, da weniger Zeit und Ressourcen für die Organisation und Durchführung der Prüfung aufgewendet werden müssen. Nicht zuletzt fördert die digitale Betriebsprüfung eine bessere Zusammenarbeit, da Informationen und Daten schnell und unkompliziert zwischen den Beteiligten ausgetauscht werden können.
Herausforderungen der digitalen Betriebsprüfung
Trotz aller Vorteile bringt die digitale Betriebsprüfung auch einige Herausforderungen mit sich, die Unternehmen und Finanzämter beachten müssen. Ein zentrales Thema ist die Datensicherheit: Es muss gewährleistet sein, dass alle sensiblen Daten und Unterlagen während der Prüfung geschützt sind. Darüber hinaus ist die Kompatibilität der eingesetzten Systeme entscheidend, damit der Austausch von Daten zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung reibungslos funktioniert. Für eine erfolgreiche digitale Prüfung ist es außerdem notwendig, dass alle Beteiligten – sowohl auf Seiten der Unternehmen als auch der Finanzämter – entsprechend geschult und mit den neuen Prozessen vertraut sind.
Die Einführung digitaler Betriebsprüfungen erfordert zudem Investitionen in geeignete Hard- und Software sowie eine Anpassung bestehender Abläufe, was eine Änderung der bisherigen Prozesse und Strukturen notwendig macht. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig mit den notwendigen Änderungen auseinandersetzen, um die Vorteile der digitalen Betriebsprüfung optimal nutzen zu können.
MTR Legal Rechtsanwälte berät umfassend zu Betriebsprüfung, Steuerschätzung und weiteren Themen des Steuerrechts.
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