Begriff und Zweck der Zusammenfassenden Meldung
Die Zusammenfassende Meldung ist eine elektronische Aufstellung bestimmter grenzüberschreitender Umsätze innerhalb der Europäischen Union. Gemeldet werden Lieferungen von Waren und bestimmte Dienstleistungen zwischen Unternehmen, bei denen die Umsatzsteuer nicht im Staat des leistenden Unternehmens erhoben wird. Die Meldung dient dem EU-weiten Abgleich von Unternehmensangaben und Umsätzen, der Sicherung der Steuererhebung im Bestimmungsland sowie der Vermeidung von Mehrwertsteuerbetrug. Die Daten werden von den Steuerverwaltungen der Mitgliedstaaten über spezielle Informationssysteme ausgetauscht und mit den Angaben der Erwerber abgeglichen.
Anwendungsbereich und Meldegegenstand
Innergemeinschaftliche Lieferungen
Erfasst werden steuerbefreite Lieferungen von Waren aus Deutschland in andere EU-Mitgliedstaaten an dort für Zwecke der Umsatzsteuer erfasste Unternehmer. Voraussetzung ist typischerweise die Verwendung gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Beteiligten und eine tatsächliche Warenbewegung in einen anderen Mitgliedstaat.
Sonstige Leistungen
Zu melden sind außerdem bestimmte grenzüberschreitende Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (Reverse-Charge). Hierzu zählen insbesondere Leistungen, die nach der allgemeinen B2B-Systematik am Sitz des Leistungsempfängers steuerbar sind. Leistungen, die im Inland steuerbar sind oder an Privatpersonen erbracht werden, gehören nicht in die Meldung.
Dreiecksgeschäfte
Auch Umsätze im Rahmen der umsatzsteuerlichen Vereinfachungsregel für Dreiecksgeschäfte werden in der Zusammenfassenden Meldung ausgewiesen. Dadurch können die beteiligten Steuerverwaltungen die vereinfachte Behandlung nachvollziehen.
Innergemeinschaftliche Verbringungen
Die Verbringung eigener Waren in einen anderen EU-Mitgliedstaat zu unternehmerischen Zwecken wird einer Lieferung gleichgestellt und ist daher ebenfalls meldepflichtig.
Nicht meldepflichtige Sachverhalte
- Reine Inlandsgeschäfte
- Ausfuhren in Drittstaaten außerhalb der EU
- Lieferungen und Leistungen an Privatpersonen (B2C), einschließlich Fernverkäufen, soweit sie besonderen E‑Commerce-Regelungen unterliegen
- Leistungen, die Ausnahmeregelungen zum Leistungsort unterliegen und im Inland steuerbar sind
Meldepflichtige Personen und Identifikationsmerkmale
Unternehmerkreis
Meldepflichtig sind in Deutschland erfasste Unternehmer, die meldepflichtige innergemeinschaftliche Umsätze ausführen. Die Pflicht knüpft an die Unternehmereigenschaft und die Teilnahme am innergemeinschaftlichen Handel an.
B2B-Konstellation
Die Meldung erfasst grundsätzlich Umsätze zwischen Unternehmen. Die Unternehmereigenschaft der Erwerber wird regelmäßig über deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nachgewiesen.
Bedeutung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die USt-IdNr. ist zentrales Ordnungsmerkmal in der Zusammenfassenden Meldung. Sie ermöglicht den länderübergreifenden Abgleich und ist wesentliche Voraussetzung für die zutreffende steuerliche Einordnung der Umsätze.
Inhalt und Aufbau der Meldung
Angaben je Erwerber oder Leistungsempfänger
Je meldepflichtigem Geschäftspartner werden dessen USt-IdNr., das Bestimmungsland sowie die Summe der in dem Meldezeitraum erbrachten Umsätze ausgewiesen. Werte werden netto, ohne Umsatzsteuer, angegeben.
Kategorien und Codierungen
Die Umsätze werden nach Art der Leistung unterschieden (Warenlieferungen, Dreiecksgeschäfte, sonstige Leistungen). Die technischen Codierungen dienen der eindeutigen Zuordnung bei der maschinellen Verarbeitung.
Berichtigungen und Stornierungen
Stellt sich nachträglich heraus, dass Angaben unvollständig oder unrichtig waren, werden sie grundsätzlich periodengenau durch eine Berichtigung der betreffenden Meldung korrigiert. Dabei ist zwischen Mengen- oder Wertberichtigungen sowie der vollständigen Stornierung einzelner Positionen zu unterscheiden.
Meldezeitraum, Fristen und Abgabemodalitäten
Periodizität
- Warenlieferungen und Dreiecksgeschäfte: grundsätzlich vierteljährlich; bei Überschreiten bestimmter Wertschwellen im laufenden oder vorangegangenen Quartal monatlich.
- Sonstige Leistungen: in der Regel vierteljährlich.
Der Meldezeitraum orientiert sich an Kalendermonaten bzw. -quartalen; abweichende Wirtschaftsjahre sind hierfür ohne Bedeutung.
Abgabefristen und Übermittlung
Die Zusammenfassende Meldung ist regelmäßig bis zum 25. Tag nach Ablauf des jeweiligen Meldezeitraums elektronisch zu übermitteln. Die Übermittlung erfolgt über die in Deutschland bereitgestellten elektronischen Verfahren. Übliche Fristverlängerungen, die für andere Steueranmeldungen gelten können, erstrecken sich nicht ohne Weiteres auf die Zusammenfassende Meldung.
Nullmeldungen
Liegt in einem Meldezeitraum kein meldepflichtiger Umsatz vor, ist keine Meldung abzugeben.
Verhältnis zu anderen Melde- und Besteuerungsverfahren
Umsatzsteuer-Voranmeldung und -Jahreserklärung
Die in der Zusammenfassenden Meldung ausgewiesenen Beträge stehen in systematischem Zusammenhang mit den Angaben in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Jahreserklärung. Auffällige Abweichungen können Nachfragen der Verwaltung auslösen.
Intrastat
Intrastat-Meldungen dienen statistischen Zwecken und sind von der Zusammenfassenden Meldung unabhängig. Beide Systeme folgen unterschiedlichen Zielsetzungen und Schwellenwerten.
E‑Commerce-Verfahren (OSS/IOSS)
Umsätze, die über besondere E‑Commerce-Verfahren abgewickelt werden, sind grundsätzlich nicht Gegenstand der Zusammenfassenden Meldung. Für sie bestehen eigene Erklärungswege.
Prüfung, Abgleich und Rechtsfolgen bei Verstößen
EU-weiter Datenabgleich
Die gemeldeten Daten werden mit Angaben der Erwerber in deren Mitgliedstaaten abgeglichen. Unstimmigkeiten können zu länderübergreifenden Prüfhinweisen führen.
Ordnungswidrigkeiten und Sanktionen
Unterlassene, verspätete oder unrichtige Meldungen können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Zusätzlich können Zinsen und verwaltungsrechtliche Maßnahmen in Betracht kommen.
Auswirkungen auf Steuerbefreiungen
Die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen setzt die Erfüllung bestimmter materieller und formeller Voraussetzungen voraus. Unzutreffende oder fehlende Meldungen können die Inanspruchnahme der Befreiung gefährden, sofern Abweichungen nicht nachvollziehbar aufgeklärt werden.
Aufbewahrung, Dokumentation und Berichtigung
Aufbewahrungspflichten
Unterlagen, die den meldepflichtigen Umsätzen zugrunde liegen, sind nach den allgemeinen steuerlichen Grundsätzen über mehrere Jahre aufzubewahren, regelmäßig für zehn Jahre. Dazu zählen insbesondere Rechnungen, Transport- und Versendungsnachweise sowie Aufzeichnungen zu grenzüberschreitenden Warenbewegungen.
Berichtigungspfad
Berichtigungen erfolgen durch nachträgliche Abgabe einer angepassten Meldung für den betroffenen Zeitraum. Der Berichtigungsbedarf kann sich aus eigenen Feststellungen oder aus Rückfragen der Verwaltung ergeben.
Typische Abgrenzungsfragen
Ort der Leistung und Reverse-Charge
Ob eine grenzüberschreitende Dienstleistung in der Zusammenfassenden Meldung zu erfassen ist, hängt vom Leistungsort und davon ab, ob die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Ausnahmen vom allgemeinen B2B-Leistungsort führen dazu, dass Leistungen nicht meldepflichtig sind.
Reihengeschäfte und Warenlager
Bei Reihengeschäften ist die Zuordnung der bewegten Lieferung entscheidend. Bei Warenlagermodellen können zusätzliche Dokumentationspflichten bestehen, die sich auch auf die inhaltliche Ausgestaltung der Meldung auswirken.
B2C gegenüber B2B
Lieferungen und Leistungen an Privatpersonen werden nicht in der Zusammenfassenden Meldung aufgeführt. Maßgeblich ist die Unternehmereigenschaft des Leistungsempfängers.
Häufig gestellte Fragen
Wer muss eine Zusammenfassende Meldung abgeben?
Unternehmer in Deutschland, die innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren oder bestimmte grenzüberschreitende Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten ausführen, sind zur Abgabe verpflichtet. Die Pflicht knüpft an die Unternehmereigenschaft und die Ausführung meldepflichtiger Umsätze an.
Welche Umsätze gehören in die Meldung und welche nicht?
In die Meldung gehören steuerbefreite innergemeinschaftliche Warenlieferungen, innergemeinschaftliche Verbringungen, bestimmte Dienstleistungen an EU-Unternehmer mit Steuerschuldnerschaft des Empfängers sowie Umsätze aus Dreiecksgeschäften. Nicht aufgenommen werden Inlandsumsätze, Ausfuhren in Drittstaaten und Umsätze an Privatpersonen.
In welchem Turnus ist die Meldung abzugeben?
Für Warenlieferungen und Dreiecksgeschäfte erfolgt die Meldung grundsätzlich vierteljährlich; bei Überschreiten festgelegter Wertschwellen ist sie monatlich abzugeben. Dienstleistungen werden in der Regel vierteljährlich gemeldet.
Bis wann muss die Meldung abgegeben werden?
Die Übermittlung hat regelmäßig bis zum 25. Tag nach Ablauf des jeweiligen Meldezeitraums zu erfolgen. Der Meldezeitraum ist ein Kalendermonat oder Kalenderquartal.
Ist eine Meldung erforderlich, wenn keine meldepflichtigen Umsätze vorliegen?
Nein. Wenn in einem Meldezeitraum keine meldepflichtigen Umsätze ausgeführt wurden, ist keine Zusammenfassende Meldung abzugeben.
Welche Folgen hat eine verspätete, unterlassene oder fehlerhafte Meldung?
Verspätete, fehlende oder unzutreffende Meldungen können mit Bußgeldern geahndet werden. Zudem kann die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen gefährdet sein, wenn formelle Anforderungen nicht erfüllt sind und Abweichungen nicht plausibel aufgeklärt werden.
Wie werden Fehler in der Meldung korrigiert?
Fehler werden durch eine Berichtigung der betroffenen Zusammenfassenden Meldung für den ursprünglichen Zeitraum korrigiert. Dabei werden unzutreffende Angaben durch die richtigen ersetzt oder entsprechende Differenzen ausgewiesen.
Welche Rolle spielt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Die USt-IdNr. ist zentrales Zuordnungs- und Prüfmerkmal. Sie identifiziert die Beteiligten EU-weit und ermöglicht den Datenabgleich zwischen den Mitgliedstaaten. Ihre korrekte Verwendung ist für die Meldung und die steuerliche Behandlung maßgeblich.
