Definition und rechtlicher Rahmen des Werkstudenten
Begriffserklärung „Werkstudent“
Als Werkstudent bezeichnet man in Deutschland Studierende, die neben ihrem Studium in einem Unternehmen arbeiten und dabei bestimmte rechtliche Sonderregelungen im Hinblick auf Sozialversicherung und Arbeitsrecht in Anspruch nehmen können. Die Tätigkeit als Werkstudent ist insbesondere durch eine spezielle sozialversicherungsrechtliche Behandlung gekennzeichnet, die sich grundlegend von anderen Beschäftigungsformen – wie Minijobs oder reguläre sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen – unterscheidet.
Rechtsgrundlagen für Werkstudenten
Die maßgebliche Rechtsgrundlage für die Werkstudententätigkeit ist § 6 Absatz 1 Nr. 3 SGB V in Verbindung mit § 27 Absatz 4 SGB III für die Sozialversicherung. Die Rahmenbedingungen zur Einschreibung und die Prüfpflicht liegen bei den Hochschulen bzw. Universitäten, ergänzend sind Regelungen aus dem Hochschulrahmengesetz, dem Arbeitszeitgesetz und dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) zu beachten.
Voraussetzungen und Charakteristika der Werkstudententätigkeit
Immatrikulation an einer Hochschule
Voraussetzung für den Werkstudentenstatus ist eine bestehende Immatrikulation an einer staatlichen oder staatlich anerkannten Hochschule. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Studium in Vollzeit, Teilzeit oder dualer Form absolviert wird.
Arbeitszeitregelungen
Werkstudenten dürfen während des Semesters regelmäßig nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten. Diese 20-Stunden-Grenze soll sicherstellen, dass das Studium im Vordergrund steht und die Erwerbstätigkeit tatsächlich als Nebentätigkeit im Verhältnis zur Hochschulausbildung ausgeübt wird. In der vorlesungsfreien Zeit kann diese Grenze unter bestimmten Bedingungen temporär überschritten werden.
Abgrenzung zu anderen Beschäftigungsformen
Werkstudenten sind von klassischen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungen, Praktika nach der Studienordnung und geringfügigen Beschäftigungen (Minijob, kurzfristige Beschäftigung) abzugrenzen. Der Werkstudentenstatus steht Studierenden insgesamt nur so lange zu, wie sie aktiv immatrikuliert sind und keine Abschlussarbeit geschrieben bzw. keinen Urlaubssemesterstatus haben.
Sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Werkstudenten
Befreiung von bestimmten Sozialversicherungspflichten
Werkstudenten sind grundsätzlich von der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung befreit, solange sie die oben genannten Voraussetzungen erfüllen. Die Beiträge zur Rentenversicherung müssen jedoch geleistet werden; die Rentenversicherungspflicht bleibt bestehen.
Krankenversicherung
Werkstudenten müssen sich eigenständig um ihren Krankenversicherungsschutz kümmern. Bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres ist häufig die beitragsfreie Familienversicherung möglich. Nach Ablauf dieser Zeitspanne ist der Abschluss einer studentischen Krankenversicherung notwendig.
Pflege- und Arbeitslosenversicherung
Während des Werkstudentenverhältnisses besteht keine Versicherungspflicht in der sozialen Pflegeversicherung und der Arbeitslosenversicherung.
Rentenversicherung
Arbeiten Werkstudenten mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von mehr als 20 Stunden oder in einer Beschäftigung, die nicht als Werkstudententätigkeit gilt, sind sie auch in der Renten- und eventuell weiteren Sozialversicherungszweigen pflichtversichert. Grundsätzlich besteht für Werkstudenten Rentenversicherungspflicht.
Steuerrechtliche Aspekte der Werkstudententätigkeit
Einkommensteuer
Das Einkommen aus einer Werkstudententätigkeit unterliegt der Besteuerung nach dem Einkommensteuergesetz (EStG). Überschreitet das zu versteuernde Jahreseinkommen die geltenden Freibeträge (Grundfreibetrag), muss Einkommensteuer gezahlt werden. Arbeitgeber führen Lohnsteuer ggf. direkt ab. Durch eine Einkommensteuererklärung ist eine mögliche Steuererstattung realisierbar.
Lohnsteuer und Freibeträge
Auch Werkstudenten können von Freibeträgen, wie dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag oder Werbungskosten, profitieren. Auf die Anwendung der Lohnsteuerklasse hat die Werkstudententätigkeit keinen gesonderten Einfluss.
Besonderheiten: Arbeitsrechtliche Stellung und Mutterschutz
Arbeitsrechtlicher Status
Werkstudenten gehen ein reguläres Arbeitsverhältnis mit ihrem Arbeitgeber ein. Es besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaub gemäß Bundesurlaubsgesetz und Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz, soweit die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind.
Mutterschutz und Elternzeit
Werkstudentinnen unterliegen während der Arbeitsphase dem Mutterschutzgesetz (MuSchG), wenn sie schwanger werden. Die Elternzeit kann von Werkstudenten ebenfalls in Anspruch genommen werden.
Beendigung des Werkstudentenverhältnisses
Verlust des Werkstudentenstatus
Der Werkstudentenstatus endet automatisch mit dem Abschluss des Studiums, der Exmatrikulation oder dem Überschreiten der zulässigen Arbeitszeit von im Regelfall 20 Wochenstunden während des Semesters. Ab diesem Zeitpunkt gelten die regulären sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen für Arbeitnehmer.
Ansprüche nach Beendigung
Auch nach dem Wegfall des Werkstudentenstatus bestehen bereits erworbene arbeitsrechtliche Ansprüche (wie Urlaubsansprüche oder Zeugniserteilungspflicht des Arbeitgebers) fort und können geltend gemacht werden.
Werkstudent und Praktikum: Unterschiedliche rechtliche Grundlagen
Werkstudententätigkeiten sind von Praktika zu unterscheiden. Während Pflichtpraktika im Rahmen des Studiums anderen sozialversicherungsrechtlichen und arbeitsrechtlichen Regelungen unterliegen, gelten bei freiwilligen Praktika – insbesondere während der Vorlesungszeit – die gleichen Regelungen wie bei sonstigen Arbeitnehmern.
Fazit
Die Tätigkeit als Werkstudent ist durch einen besonderen rechtlichen Status im deutschen Sozialversicherungsrecht und Arbeitsrecht geprägt. Werkstudenten genießen zahlreiche Vorteile hinsichtlich der Abgabenlast, sind jedoch zugleich verpflichtet, bestimmte Rahmenbedingungen einzuhalten. Die Einhaltung der 20-Stunden-Grenze sowie der Nachweis einer aktiven Immatrikulation sind zentrale Voraussetzungen für den Erhalt dieses Status. Die rechtliche Gestaltung des Werkstudentenverhältnisses erfordert eine sorgfältige Beachtung der gesetzlichen Vorgaben durch Studierende und Arbeitgeber.
Häufig gestellte Fragen
Welche rechtlichen Voraussetzungen müssen für die Beschäftigung als Werkstudent vorliegen?
Um als Werkstudent tätig zu werden, müssen Studierende immatrikuliert und an einer Hochschule bzw. Universität eingeschrieben sein. Die Werkstudententätigkeit setzt voraus, dass das Studium im Vordergrund steht und die Erwerbstätigkeit als Nebenbeschäftigung ausgeübt wird. Dies bedeutet rechtlich, dass die wöchentliche Arbeitszeit während der Vorlesungszeit regelmäßig 20 Stunden nicht überschreiten darf. Eine Ausnahme besteht in der vorlesungsfreien Zeit, in der eine längere Arbeitszeit zulässig ist, sofern das Studium dadurch nicht beeinträchtigt wird. Zudem darf keine Beschäftigung im Rahmen eines dualen Studiums oder eines Promotionsverhältnisses vorliegen. Arbeitgeber sind verpflichtet, vor Beginn der Tätigkeit den Studentenstatus zu kontrollieren und eine Immatrikulationsbescheinigung einzufordern. Die Meldung bei den Sozialversicherungsträgern erfolgt unter besonderer Berücksichtigung der Werkstudenteneigenschaft.
Wie gestaltet sich die Sozialversicherungspflicht für Werkstudenten?
Werkstudenten sind gemäß dem sogenannten Werkstudentenprivileg grundsätzlich von der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung befreit, solange die oben genannten Voraussetzungen eingehalten werden. Sie unterliegen jedoch der Rentenversicherungspflicht, weshalb Rentenversicherungsbeiträge abgeführt werden müssen. Sollte die regelmäßige Wochenarbeitszeit von 20 Stunden in der Vorlesungszeit überschritten werden, entfällt das Werkstudentenprivileg und die volle Sozialversicherungspflicht tritt ein. Arbeitet der Werkstudent ausschließlich in der vorlesungsfreien Zeit oder am Wochenende bzw. in den Abend- und Nachtstunden, bleibt der Status unter bestimmten Voraussetzungen erhalten. Besonderheiten gelten bei Mehrfachbeschäftigungen oder gleichzeitigem Bezug von BAföG.
Welche steuerrechtlichen Bestimmungen gelten für Werkstudenten?
Werkstudenten unterliegen grundsätzlich in gleicher Weise der Lohnsteuer wie andere Beschäftigte. Dabei richtet sich die steuerliche Behandlung nach der Höhe des monatlichen Einkommens sowie den individuellen Lohnsteuermerkmalen (Steuerklasse, Freibeträge). Bei geringfügigen Beschäftigungen (Minijob, monatlich bis 538 €) sind Besonderheiten zu beachten: In diesen Fällen zahlt in der Regel der Arbeitgeber eine Pauschsteuer. Bei Überschreiten dieser Grenzen muss der Werkstudent in der Regel Lohnsteuer zahlen, kann diese aber über eine Einkommenssteuererklärung häufig zurückerhalten, sofern das Jahreseinkommen den Grundfreibetrag (2024: 11.604 €) nicht überschreitet.
Welche arbeitsrechtlichen Schutzrechte genießen Werkstudenten?
Werkstudenten genießen die vollen arbeitsrechtlichen Schutzrechte wie andere Arbeitnehmer. Dazu gehören das Recht auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Anspruch auf bezahlten gesetzlichen Mindesturlaub gemäß Bundesurlaubsgesetz und der Schutz vor willkürlicher Kündigung nach dem Kündigungsschutzgesetz, sofern die gesetzlichen Schwellenwerte (Betriebsgröße, Betriebszugehörigkeit) erreicht sind. Es gelten zudem das Arbeitszeitgesetz und das Mutterschutzgesetz. Besonderheiten können sich durch befristete Arbeitsverträge nach dem Wissenschaftszeitvertragsgesetz oder Teilzeitregelungen ergeben.
Gibt es rechtliche Besonderheiten bei der Befristung von Werkstudentenverträgen?
Werkstudentenverträge sind in der Regel befristet und orientieren sich meist an der Laufzeit des Studiums bzw. der Immatrikulation. Rechtlich finden bei der Befristung insbesondere das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) Anwendung, welches eine kalendermäßige Befristung ohne sachlichen Grund für bis zu zwei Jahre erlaubt. Für studentische Hilfskräfte an staatlichen Hochschulen kann das Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG) gelten, das besondere Regelungen zur Befristung im wissenschaftlichen Bereich enthält. Grundsätzlich müssen alle Befristungen schriftlich und vor Vertragsbeginn vereinbart werden; andernfalls entsteht ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.
Wie wirken sich Unterbrechungen des Studiums, z.B. durch Urlaubssemester, auf den Werkstudentenstatus aus?
Im Falle eines Urlaubssemesters oder einer anderen Unterbrechung des Studiums entfällt grundsätzlich der Werkstudentenstatus, da die Voraussetzung des fortlaufenden Studiums nicht mehr gegeben ist. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Sozialversicherungspflicht: Betroffene Studierende werden voll versicherungspflichtig in allen Zweigen der Sozialversicherung und unterliegen dann nicht mehr dem Werkstudentenprivileg. Nur bei Mutterschutz, Elternzeit und Pflege von Angehörigen können Ausnahmen gelten, sofern die Immatrikulation weiterhin besteht.
Welche Auswirkungen haben Mehrfachbeschäftigungen auf den rechtlichen Status als Werkstudent?
Übt ein Werkstudent mehrere Beschäftigungen gleichzeitig aus, sind diese zur Prüfung der sozialrechtlichen Voraussetzungen zusammenzurechnen. Das Werkstudentenprivileg gilt nur, solange die insgesamt ausgeübte Erwerbstätigkeit während der Vorlesungszeit 20 Stunden pro Woche nicht überschreitet. Andernfalls entfällt der Status und es tritt volle Sozialversicherungspflicht ein. Bei Überschneidungen verschiedener Beschäftigungsverhältnisse ist vom Arbeitgeber eine genaue Prüfung erforderlich und die Meldung an den Sozialversicherungsträger entsprechend anzupassen. Bei Überschreitung der zeitlichen Grenzen erfolgt eine rückwirkende Beitragserhebung.
