Begriff und Definition: Weitergabe von Steuerbelegen
Die Weitergabe von Steuerbelegen bezeichnet die Übermittlung steuerrelevanter Unterlagen und Nachweise, wie beispielsweise Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge oder Buchhaltungsaufstellungen, an Empfänger innerhalb oder außerhalb einer Organisation. Dies kann sowohl intern (z. B. an die Buchhaltungsabteilung) als auch extern (z. B. an Finanzbehörden, Steuerberatungsgesellschaften oder Prüfungseinrichtungen) erfolgen. Die Weitergabe unterliegt im deutschen Steuerrecht sowie im Kontext internationaler Regelungen strikten gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich Datenschutz, Aufbewahrungspflichten und Meldeerfordernissen.
Rechtliche Grundlagen der Weitergabe von Steuerbelegen
Steuer- und handelsrechtliche Pflichten
Die Pflicht zur Aufbewahrung und Weitergabe von Steuerbelegen resultiert maßgeblich aus den Vorschriften der Abgabenordnung (AO), insbesondere §§ 140-148 AO, sowie aus handelsrechtlichen Vorgaben nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB). Daneben regeln einschlägige Steuergesetze (z. B. Umsatzsteuergesetz, Einkommensteuergesetz) die Anforderungen an den Umgang mit steuerrelevanten Dokumenten.
Abgabenordnung (AO)
- § 147 AO definiert die aufzubewahrenden Unterlagen und Fristen (i. d. R. 6 oder 10 Jahre).
- Unterlagen müssen während der Frist im Original oder in digitaler Form verfügbar und auf Verlangen der Finanzverwaltung übergeben werden.
Handelsgesetzbuch (HGB)
- § 257 HGB verpflichtet Kaufleute, bestimmte Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare und Buchungsbelege aufzubewahren und ggf. an Berechtigte weiterzugeben.
Datenschutzrechtliche Vorgaben
Die Übermittlung von Steuerbelegen enthält häufig personenbezogene Daten. Daher gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere Art. 6 DSGVO (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung) und Art. 32 (Sicherheit der Verarbeitung). Es ist sicherzustellen, dass die Weitergabe nur erfolgt, wenn eine gesetzliche Grundlage besteht oder eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.
Steuergeheimnis und Vertraulichkeit
Gemäß § 30 AO (Steuergeheimnis) dürfen personenbezogene steuerliche Informationen nur in Ausnahmefällen an Dritte weitergereicht werden. Die Preisgabe sensibler Daten bedarf stets besonderer Rechtfertigung, beispielsweise durch gesetzliche Erlaubnis oder Zustimmung des Betroffenen.
Formen der Weitergabe von Steuerbelegen
Interne Weitergabe innerhalb des Unternehmens
Innerhalb einer Organisation werden steuerrelevante Belege meist im Rahmen der Buchführung und Lohnabrechnung an interne Abteilungen weitergeleitet. Es ist darauf zu achten, dass der Zugriff nur autorisierten Personen gestattet ist, um den Vorgaben der DSGVO und des Steuergeheimnisses zu genügen.
Externe Weitergabe an Dritte
An Finanzbehörden
Die regelmäßig notwendige Übermittlung an Finanzämter erfolgt im Zuge von Steuererklärungen, Betriebsprüfungen und Anfragen zur Sachverhaltsaufklärung. Die gesetzliche Grundlage bildet insbesondere die Mitwirkungspflicht nach §§ 90 ff. AO.
An Dienstleistende aus dem Bereich der Buchführung
Die Weiterleitung an externe Dienstleister wie Steuerberatungsgesellschaften setzt einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO voraus. Eine gesonderte Verschwiegenheitsvereinbarung ist ratsam.
An Dritte (Banken, Geschäftspartner etc.)
Eine Übermittlung an Kreditinstitute oder Geschäftspartner bedarf einer klaren rechtlichen Grundlage oder schriftlichen Zustimmung des Betroffenen. Missbräuchliche Weitergabe kann zivilrechtliche, steuerrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Besondere Aspekte der Weitergabe von Steuerbelegen
Internationaler Kontext und grenzüberschreitende Sachverhalte
Bei einem grenzüberschreitenden Austausch von Steuerbelegen, beispielsweise im Rahmen von Doppelbesteuerungsabkommen (DBA), gelten zum einen nationale Aufbewahrungsvorschriften, zum anderen internationale Abkommen (z. B. OECD-Standard zum Informationsaustausch). Zusätzliche Melde- und Informationspflichten, wie nach dem Gesetz zur Mitwirkungspflicht bei steuerlichen Auslandsbeziehungen (Außensteuergesetz), können relevant werden.
Elektronische Weitergabe und GoBD
Digitale Übermittlung und elektronische Archivierung von Steuerbelegen regelt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Bei Verletzungen der GoBD kann die steuerliche Anerkennung betroffener Belege gefährdet sein.
Haftungs- und Strafbarkeitsrisiken bei unbefugter Weitergabe
Die unautorisierte Weiterleitung von Steuerbelegen kann strafbar sein (§ 355 StGB – Verletzung des Steuergeheimnisses) und zu Schadensersatzforderungen führen. Auch Ordnungswidrigkeiten nach § 379 AO (leichtfertige Verletzung der Aufbewahrungspflicht) sind möglich.
Ablauf und Anforderungen bei der Weitergabe von Steuerbelegen
Nachweis und Dokumentation
Jede Weitergabe von Steuerbelegen sollte dokumentiert werden, um Nachweise im Sinne der Rechenschaftspflicht gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO zu sichern.
Kontrolle und Nachverfolgung
Regelmäßige Kontrolle der Weitergabeprozesse und der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen ist sinnvoll. Dazu zählen Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Protokollierung.
Zusammenfassung und Fazit
Die Weitergabe von Steuerbelegen ist ein rechtsrelevanter Vorgang, der steuer-, handels- und datenschutzrechtlichen Anforderungen unterliegt. Sie muss stets nachvollziehbar, sicher und gesetzeskonform erfolgen. Die Nichtbeachtung kann haftungs- und strafrechtliche Folgen haben. Insbesondere Unternehmen sollten Prozesse zur sicheren und rechtmäßigen Weitergabe sowie zur Archivierung und Dokumentation implementieren, um Risiken zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen.
Siehe auch:
- Aufbewahrungspflicht
- Datenschutz-Grundverordnung
- Steuergeheimnis
- GoBD
Häufig gestellte Fragen
Müssen Steuerbelege im Original oder genügt eine Kopie bei der Weitergabe an den Steuerberater?
Im deutschen Steuerrecht ist geregelt, dass Steuerpflichtige ihre relevanten Unterlagen für die Steuererklärung grundsätzlich im Original vorlegen müssen, sofern der Steuerberater diese zur Bearbeitung benötigt. Allerdings ist es in der Praxis üblich und rechtlich zulässig, dem Steuerberater auch Kopien oder digitalisierte Versionen (z. B. eingescannte Belege im PDF-Format) zu übermitteln, sofern diese vollständig und gut lesbar sind. Nach § 147 Abs. 2 AO kann die Finanzverwaltung sogar verlangen, dass bestimmte Unterlagen im Falle einer Außenprüfung im Original vorgelegt werden. Für die Erstellung der Steuererklärung durch den Steuerberater genügen aber in der Regel Kopien, solange sichergestellt ist, dass die Aufbewahrungspflicht für Originale beim Steuerpflichtigen weiterhin gewahrt bleibt. Der Steuerberater hat außerdem darauf zu achten, dass ihm übermittelte digitale Unterlagen ordnungsgemäß und datenschutzkonform behandelt werden. Im Zweifel empfiehlt es sich, vorab individuelle Absprachen bezüglich der Form der Belegweitergabe zu treffen.
Dürfen Steuerbelege an Dritte weitergegeben werden?
Eine Weitergabe von Steuerbelegen an Dritte ist datenschutzrechtlich und steuerrechtlich nur unter engen Voraussetzungen zulässig. Da Steuerbelege regelmäßig personenbezogene Daten enthalten – insbesondere im Sinne von Artikel 4 Nr. 1 DSGVO – bedarf eine Weitergabe der ausdrücklichen Zustimmung des Betroffenen oder einer gesetzlichen Grundlage. Die unbegründete Weitergabe ohne Einwilligung ist rechtswidrig und kann zivilrechtliche sowie strafrechtliche Folgen nach sich ziehen. Eine Ausnahme kann gemäß § 203 StGB (Schweigepflicht für Berufsgeheimnisträger) bestehen, wenn Steuerberater im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit gegenüber Kolleg:innen aus der Kanzlei oder mitbehandelnden Personen (z. B. auslagernde Buchhaltungsdienstleister) tätig werden, sofern diese ebenfalls zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und die Datenweitergabe zur Erfüllung des Mandats dient.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für die übergebenen Belege?
Laut § 147 Abs. 1 AO müssen bestimmte steuerrechtlich relevante Originalbelege wie beispielsweise Buchungsbelege, Rechnungen oder Jahresabschlüsse für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Für andere Unterlagen, wie z. B. empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, gilt in der Regel eine Frist von sechs Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist oder die letzte Eintragung in das Dokument vorgenommen wurde. Auch nach der Weitergabe an den Steuerberater bleibt die originäre Aufbewahrungspflicht beim Steuerpflichtigen bestehen, es sei denn, es wurde ausdrücklich eine andere Regelung (wie z. B. Belegarchivierung beim Steuerberater) getroffen.
Muss der Steuerberater die erhaltenen Steuerbelege an den Mandanten zurückgeben?
Gemäß § 675, § 667 BGB (Geschäftsbesorgung, Herausgabepflicht) ist der Steuerberater verpflichtet, die im Rahmen der Auftragsbearbeitung erhaltenen Originalbelege nach Abschluss seiner Tätigkeit an den Mandanten zurückzugeben. Ausnahmen bestehen nur, wenn eine ausdrückliche anderslautende Vereinbarung getroffen wurde, zum Beispiel im Rahmen einer digitalen Belegarchivierung. Die Zurückbehaltung von Belegen ist dem Steuerberater grundsätzlich nur erlaubt, falls berechtigte Ansprüche (z. B. ausstehende Honorare) bestehen, was aus dem Zurückbehaltungsrecht gemäß § 273 BGB folgen kann. Die Herausgabe muss allerdings so erfolgen, dass der Mandant seine steuerlichen Pflichten weiterhin erfüllen kann.
Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen sind bei der Weitergabe von Steuerbelegen einzuhalten?
Die Weitergabe von Steuerbelegen unterliegt strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Steuerberater sowie Unternehmen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Dies gilt beispielsweise für die Übermittlung via E-Mail (Verschlüsselung), für Datenübertragungsportale oder bei physischen Kopien. Bei einer Datenübermittlung in Drittländer müssen zusätzlich die Vorschriften der Artikel 44 ff. DSGVO beachtet werden. Kommt es zu Datenschutzverstößen, drohen empfindliche Bußgelder durch die Aufsichtsbehörden.
Gibt es gesetzliche Vorgaben zur elektronischen Weitergabe von Steuerbelegen?
Die Elektronisierung von steuerlichen Prozessen ist in Deutschland seit Inkrafttreten des Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens (StModernG) sowie durch verschiedene Verwaltungsanweisungen (z. B. GoBD) geregelt. Demnach ist die elektronische Weitergabe von Steuerbelegen an den Steuerberater zulässig; jedoch müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfüllt sein. Insbesondere sind Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und vollständige Lesbarkeit zu gewährleisten (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD). Dokumente dürfen nach deren Digitalisierung und elektronischer Übermittlung nicht mehr nachträglich verändert werden, und etwaige technische Verfahren zur Aufbewahrung müssen den Dokumentationsvorgaben entsprechen.
Wer haftet bei Verlust oder Beschädigung von Steuerbelegen während der Weitergabe?
Die Haftung für den Verlust oder die Beschädigung von Steuerbelegen ist nach den allgemeinen Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) geregelt. Gibt ein Mandant dem Steuerberater Originalbelege zur Bearbeitung, trägt dieser für die Dauer des Besitzes grundsätzlich die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Verwahrung (§ 675, § 280 BGB). Kommt er seiner Sorgfaltspflicht nicht nach und gehen Belege verloren oder werden beschädigt, kann er zum Schadensersatz verpflichtet sein. Bei Versandwegen (z. B. Postversand) empfiehlt sich die Nutzung sicherer Methoden, andernfalls verbleibt das Restrisiko beim Mandanten. Bei elektronischer Übermittlung ist eine ordnungsgemäße Datensicherung sicherzustellen; hier greifen auch die berufsrechtlichen Pflichten des Steuerberaters und datenschutzrechtliche Vorgaben.
